11 самых распространенных ошибок в деловой переписке, которых следует избегать

Считаете ли вы отправку деловых предложений бременем, которое доводит вас до слез?

Если вы, как и большинство деловых людей, каждый день отправляете бесчисленное количество электронных писем, предложений и отчетов, то мысль о том, чтобы писать их, вызывает у вас нежелание.

Однако обработка «бумажной волокиты» с точки зрения количества не приносит никакой пользы, если качество неаккуратно.

Если ваше деловое письмо сложное, формальное и скучное, это может привести ко многим сорвавшимся деловым сделкам.

Это прямо противоположно тому, чего вы хотите достичь , и «Нет» .

Вы хотите, чтобы все ваши деловые письма приносили результаты — будь то увеличение продаж или укрепление доверия клиентов.

Так что же делает хороший бизнес-письмо и как вы можете убедиться, что ваш текст достигает своих целей?

Сегодня мы познакомим вас с некоторыми советами и рекомендациями от ведущих специалистов по маркетингу, которые помогут вам избежать наиболее распространенных ошибок в деловой переписке.

Следуя этим советам, вы сможете улучшить свое письмо, звучать более профессионально и заключать больше успешных деловых сделок .

Давайте погрузимся!

Хорошее письмо — эффективное письмо

Эффективная и налаженная переписка с вашими читателями – неотъемлемая часть любого успешного бизнеса.

Чтобы стать мастером успешного делового письма, вам необходимо сформировать определенный набор целей, которых вы хотите достичь:

• Убедить руководителя инвестировать в вашу идею
• Для увеличения трафика на ваш сайт
• Для масштабирования ваших продаж
• Для создания контента, который конвертирует
• Чтобы заставить кого-то смеяться

Сосредоточение внимания на цели поможет вам писать четко и лаконично, чтобы ваши читатели точно знали, что им следует делать после прочтения вашего предложения, рекламы или электронного письма.

В бизнесе для читателей, потенциальных покупателей или партнеров важно только одно – ответить на вопрос «Что в этом для меня?»

Для достижения этих целей жизненно важно избегать распространенных ошибок в деловой переписке и выяснять, как использовать слова, которые побудят ваших читателей к желаемым действиям.

11 ошибок в деловой переписке, которых следует избегать

Теперь, когда мы знаем, как сделать основной акцент в деловом письме, давайте проверим, чего следует избегать в процессе.

Вот наш список из 11 наиболее распространенных ошибок в деловой переписке и способов их устранения, чтобы добиться более успешных деловых достижений.

# 1 Сбивающие с толку слова или фразы

Одна из самых распространенных ошибок, которые совершают деловые писатели, — использование запутанных слов и фраз.

Многие люди, которые зарабатывают на жизнь, не задумываются о выборе слов, и это может навредить их работе.

Например, если вы просите кого-то принять участие в проекте или кампании, не используйте слово «запрос» — вместо этого используйте глаголы «спросить» или «пригласить».

Оба эти слова имеют более позитивный смысл, чем «запрос», который может показаться бюрократическим.

Кроме того, избегайте чрезмерно описательных слов, таких как:

• Участвуйте ⇒ Присоединяйтесь

• Использовать ⇒ Использовать

• Приложите усилия ⇒ Попробуйте

Проверим это на конкретных примерах:

Примечание. Чтобы быть эффективным в деловой переписке, важно выбирать слова и фразы, которые имеют наиболее сильное значение и не смущают ваших читателей.

# 2 Использование неформального тона или фамильярности

Деловые письма часто более формальны, чем повседневные электронные письма друзьям, семье и коллегам.

Это не означает, что вы не можете использовать сокращения или сленг, но деловая электронная почта — это не то место, где можно вести себя небрежно или слишком фамильярно со своим читателем.

Это вторая по распространенности ошибка в деловой переписке.

Тон, который вы используете, должен быть формальным и правильным , потому что вы никогда не знаете, кто прочитает ваше письмо.

Например, если вы пишете электронное письмо конкретному человеку, вы можете обратиться к нему как «Уважаемая миссис Смит» или «Уважаемая миссис Смит».

Если это крупная компания, обращайтесь к ней «Уважаемые господа» или «Уважаемые дамы и господа».

Если вы не знаете, к кому обращаться в своем электронном письме, изучите информацию о компании, прежде чем писать ее, и выясните, кто является вашей целевой аудиторией.

Давайте посмотрим на разницу между формальным и неформальным письмом:

Всегда помните, что электронная почта отличается от разговора по телефону или личной встречи.

Вы можете хорошо знать человека, которому пишете, но не забывайте, что вы все равно переписываетесь с начальником или клиентом.

Примечание. Игнорирование этого фактора может привести к неправильному впечатлению и неполучению желаемых результатов .

# 3 Неясный язык

В деловой переписке лучше избегать расплывчатых формулировок, таких как «должен», «может» и «мог бы».

Вместо этого будьте конкретны и используйте глаголы, которые говорят о том, как люди что-то делают, а не слова, которые описывают то, что они делают.

Например, вместо того, чтобы сказать «Мы должны отменить ваш заказ», скажите: «Нам пришлось отменить ваш заказ».

Давайте проверим это на примере Walmart:

Примечание. Сообщите своим читателям о текущем статусе происходящего действия и устраните любые сомнения с их стороны.

#4 Пассивный залог

Пассивный залог — еще одна распространенная ошибка в деловой переписке, которую совершают многие люди.

Пассивный залог неэффективен и раздражает .

Это делает заявление менее прямым, иногда даже менее авторитетным.

Пассивный залог звучит так, будто субъект предложения не выполняет действие, а получает его из другого источника.

Например: «Статья была написана Джоном».

Это предложение должно быть в действительном залоге, потому что Джон не просто написал отчет.

Когда вы поймаете себя на том, что используете пассивный залог, найдите время, чтобы пересмотреть свое предложение и переписать его так, чтобы оно звучало ясно и убедительно:

Пассив: рукопись была представлена ​​вовремя нашими редакторами.

Активно: наши редакторы представили рукопись вовремя.

Примечание. Пишите предложения в активном залоге, чтобы их было легче читать и их смысл был ясен читателю. Активный голос взаимодействует с читателем, и вы можете использовать HemingayApp для идентификации и исправления всех пассивных голосов.

5. Слишком много восклицательных знаков

Не используйте восклицательные знаки в конце каждого предложения только для того, чтобы подчеркнуть его суть.

Вы должны использовать их только в том случае, если хотите сильно передать идею или выразить сильное волнение.

Например: «Отличная идея!!!», «Давайте сделаем!!!».

Вместо восклицательных знаков начните использовать цифры, интересные факты или статистику, чтобы добавить убедительности своим аргументам.

Например:

«Используя наше программное обеспечение, вы можете ускорить свою работу до 65% и упростить процесс расчета».

Вот пример того, как донести мысль, используя факты, которые продают:

Примечание. Чтобы повысить доверие к себе и звучать более убедительно, избегайте восклицательных знаков и подкрепляйте свои утверждения фактами.

# 6 Ошибки в правописании и грамматике

В это трудно поверить, но некоторые люди до сих пор допускают орфографические и грамматические ошибки при письме.

Решение простое — перечитайте !

Вот несколько советов о том, как всегда быть впереди своих орфографических и грамматических ошибок:

• Не торопитесь, чтобы найти ошибки в вашем письме
• Попросите кого-нибудь перепроверить ваши электронные письма, прежде чем отправлять их
• Прочитайте свой контент вслух
• Используйте инструменты для корректуры, такие как Grammarly

Будет очень обидно, если кто-то решит отложить ваше предложение только потому, что вы не просмотрели его внимательно перед отправкой.

Примечание. Отправляя электронные письма, не забывайте, что опечатки часто связаны с фишингом.

Не упускайте из виду эту ошибку только потому, что ее легко и глупо совершить.

7. Неясная структура и поток идей

Многие компании совершают эту распространенную ошибку при письме — они не тратят время на планирование своего сообщения, прежде чем написать его .

Они предполагают, что только потому, что они знают, что хотят сказать, читатель также поймет их смысл.

Давайте посмотрим на этот пример — «В этом отчете мы обсудим несколько вопросов, касающихся рассматриваемой темы».

Это предложение не дает понять, о чем идет речь.

Другой пример: «Наша команда смогла выполнить нашу задачу в срок и в рамках бюджета, но все еще есть некоторые опасения по поводу того, как задачи были выполнены. В этом отчете мы обсудим эти проблемы и дадим рекомендации о том, как их можно решить в будущем».

Трудно понять, как связаны эти два утверждения и есть ли какие-либо опасения по поводу этих выполненных задач.

Ваш читатель должен следовать вашей линии рассуждений — подкрепляйте ее четким изложением и четким сообщением .

Вот несколько идей, как этого добиться:

• Предоставьте четкое резюме обсуждения с маркерами
• Напишите абзацы, которые содержат проблемы и потенциальное решение
• Сохраняйте концепцию краткой, по существу и прямолинейной

Вот пример хорошего делового письма по электронной почте:

Примечание. Объясните своим читателям, почему вы делаете то или иное предложение или рекомендацию шаг за шагом. Так вы «звучите» более профессионально и завоюете доверие читателей.

# 8 Не принимая во внимание точку зрения читателя

Не исследовать свою целевую аудиторию — это «смертный грех».

Вы не можете ожидать какого-либо положительного прогресса в своем бизнесе, если не следуете естественному процессу спроса и цепочки поставок .

Одно можно сказать наверняка — вы не можете продать дрель старой бабушке, которая поддерживает печенье на всю жизнь, верно?

Важно проанализировать свою аудиторию, прежде чем вы начнете писать какой-либо контент.

Спроси себя:

• Кто будет читать мой контент?
• Что я знаю о них?
• Каковы их потребности?
• Что их поразит или шокирует?

Включите этот совет в свое письмо, чтобы привлечь нужную группу людей для вашего бизнеса.

Примечание. Если вы хотите, чтобы ваш контент был эффективным, нацельтесь на свою аудиторию и убедитесь, что она отвечает ее потребностям.

# 9 Недостаточно информации

Непредоставление адекватной справочной информации -- это просто лень писать .

Это включает в себя игнорирование фактов, необходимых для понимания темы, и недостаточное количество доказательств для поддержки аргумента, продукта или предложения.

Например, допустим, вы пишете статью о том, почему студенты колледжа должны жить дома, а не в общежитии на территории кампуса.

В этом случае вам нужна справочная информация о жизни в колледже и общежитии для ваших читателей.

Таким образом, вам не придется объяснять все с нуля или, что еще хуже, заставить ваших читателей искать ответы в другом месте .

Вместо этого начинайте каждый абзац с тематического предложения, в котором четко указано, о чем этот абзац.

Примечание. Старайтесь, чтобы каждое предложение было сосредоточено на одной идее, чтобы читатель мог легко следовать за ним.

10. Слишком много технического языка

Деловые письма иногда могут быть полны отраслевых модных словечек и аббревиатур.

И хотя эти термины иногда неизбежны и иногда могут быть полезны в качестве сокращения, они часто указывают на ленивое или нечеткое мышление.

Деловое письмо должно быть максимально простым и понятным.

Не используйте технический язык, если ваша аудитория не поймет и не оценит его.

Ниже приведены некоторые часто используемые слова технического языка в деловой переписке, которых следует избегать:

• Be That As It May — означает то же, что и «тем не менее».

Пример: «Как бы то ни было, цена справедлива».

Хороший вывод: «Тем не менее, цена справедлива».

• Определенно — если что-то обязательно произойдет, нет необходимости об этом говорить.

Вместо этого используйте слово «будет».

Пример: «Он обязательно появится».

Хороший результат: «Он появится».

• Эффективно — Способен дать желаемый результат.

Если что-то было сделано эффективно, это, очевидно, было сделано желаемым образом.

Пример: «Машина была эффективно разобрана».

Хороший вывод: «Машина разобрана».

Примечание. Вы хотите, чтобы ваш контент был четким и информативным, но вы не хотите перегружать свою аудиторию чрезмерной информацией и запутанными аббревиатурами.

# 11 Плохая организация

Пишете ли вы статью, предложение, рекламу или электронное письмо — важна последовательность и хорошая организация письма .

Если вы плохо организуете текст, вы рискуете потерять внимание читателя.

Используйте переходы между идеями, чтобы сделать логический переход от одной точки к другой.

Примеры перехода: «Например», «Кроме того», «С другой стороны», «При этом».

Хорошая организация включает в себя также упорядочение информации от наиболее важной к наименее важной или от наименее спорной к наиболее спорной и т. д.

Примечание. Решите, какая информация в вашем деловом письме является критической, желательной и ненужной, а затем организуйте свое деловое письмо соответствующим образом.

Используйте инструменты ИИ, чтобы избежать ошибок и ускорить процесс

Создаете ли вы предложение, электронное письмо или пресс-релиз — есть много вещей, которые следует учитывать, если вы хотите избежать наиболее распространенных ошибок в бизнесе.

Мы надеемся, что, помня об этих советах, вы сможете сделать свои тексты более эффективными и увлекательными, чтобы расширить свои деловые достижения.

Помните, что очень важно знать, чего вы пытаетесь достичь своим письмом.

В противном случае ваши слова потерпят неудачу, как и ваш успех.

Имея это в виду, деловое письмо может быть сложным предметом из-за множества действующих переменных, но так не должно быть.

Если вы хотите навсегда избежать ошибок при написании и повысить свою эффективность, создавая больше различных типов контента за 70 % меньше времени, — инструменты для письма с искусственным интеллектом могут стать вашим идеальным союзником.

Эти инструменты предназначены для повышения качества контента , поэтому вы можете тратить меньше времени на вычитку и больше времени на другие задачи, важные для вашего бизнеса.

Некоторые из этих инструментов, такие как TextCortex, используют процесс обучения на основе модулей, который может обеспечить человеческий и высококачественный вывод в течение нескольких секунд .

После того, как вы загрузите расширение для Chrome, все, что вам нужно сделать, это выбрать идею из 5 слов, выделить ее и нажать кнопку «Полная публикация ».

Выберите вывод, который вам подходит, и ваш абзац готов.

Внедрение инструментов ИИ в вашу деловую писательскую рутину может:

• Расширьте свои возможности письма
• Автоматизируйте весь процесс написания
• Сэкономьте много времени на письме
• Позаботьтесь об ошибках делового письма
• Найдите нужные слова там, где они вам нужны

TextCortex может взять на себя более 70% этой утомительной работы и мгновенно улучшить ваши навыки письма.

Самое приятное то, что это может сэкономить ваши усилия и ваши деньги.

‍ Итак, загрузите расширение TextCortex для Chrome и посмотрите, как оно исправит все эти скрытые ошибки при написании и превратит каждую вашу идею в чистый успех.