8 способов оптимизировать расписание смен сотрудников в 2022 году

График смены сотрудников должен быть простым делом, верно?! Вы не хотите, чтобы планирование отнимало у вас много времени, но оно все равно отнимает. Ваш средний менеджер тратит 3,14 часа в неделю на составление графика работы сотрудников . Даже крупные бренды и крупные корпорации испытывают массовые мигрени при планировании и, как известно, допускают ошибки на миллионы долларов при составлении графиков смен сотрудников.

Если большие ребята со всем их опытом и бюджетами совершают ошибки, то можно было бы ожидать, что для малого бизнеса управление персоналом — планирование смены сотрудников будет обречено с самого начала. Но это не обязательно.

Думайте о своем расписании смен как о машине с множеством движущихся частей, которые все должны работать вместе, чтобы машина функционировала должным образом и, по большей части, автоматически. Если одна часть выходит из строя, остальные должны компенсировать слабину. Если они выйдут из строя, то ваша машина просто нуждается в ремонте.

Что касается машин, хорошие из них редко требуют обслуживания, в то время как некоторые едва удерживаются вместе с помощью клейкой ленты и добрых намерений. Если планирование смен вашим сотрудником является одним из тех ржавых старых расписаний на основе электронных таблиц или (не дай Бог) ручного планирования, а не современного программного обеспечения для расписания смен, то распространенные сбои могут стоить вам немалых денег.

Что случилось с расписанием сотрудников RyanAir

В сентябре 2017 года авиакомпания была вынуждена отменить 20 000 рейсов из-за проблем с расписанием , в результате чего крупнейшая в Европе авиакомпания по количеству пассажиров не смогла укомплектовать пилотов самолетами. Результатом стал шквал разъяренных клиентов, тысячи фунтов компенсационных выплат и штрафов, уход многих пилотов на работу к конкурентам и необходимость существенного повышения зарплаты и улучшения условий для того, чтобы остальные остались.

Неудивительно, что RyanAir были пойманы с расстегнутыми ремнями безопасности. Плохой план полета для компании, чей слоган гласит: «Всегда становится лучше».

Ошибки планирования дорого обходятся

Я думаю, мы все можем согласиться с тем, что ошибки в расписании могут дорого вам обойтись. Сколько? Что ж, RyanAir была вынуждена пообещать пилотам улучшенную оплату и условия, которые, как она утверждает, превышают те, что предлагают конкуренты. Однако этого недостаточно, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем . Вот почему компания нанимает сотни пилотов, надеясь довести численность экипажа до 11,0 пилотов на самолет с 10,5 к летним каникулам в Европе.

RyanAir также вложила средства в оптимизацию расписания смен и журналов отсутствия, в том числе в новое приложение для мобильных телефонов для управления экипажем . Оптимизация процессов и внедрение мобильных приложений для сотрудников не попадают в заголовки пресс-релизов, но являются неотъемлемой частью плана RyanAir по предотвращению дорогостоящих провалов в управлении расписанием пилотных проектов.

Как сэкономить деньги на расписании смен (не будь еще одним RyanAir )

1. Планируйте графики смен заранее

Время решает все. Например, вы можете сократить количество отсутствий и заявок на отсутствие, просто предоставив сотрудникам заранее графики работы . Больше времени на подготовку и обмен сменами дает сотрудникам гибкость, необходимую им для перемещения вещей в соответствии со своим графиком смены.

Предоставление каждому достаточного пространства для планирования и корректировки также должно снизить частоту попыток найти замену в последнюю минуту. Вы знаете, какой из них — тот, который поглощает рабочее время этих менеджеров.

Проще сказать, чем сделать?

Конечно, планирование ротации сотрудников на две-три недели вперед может показаться сложной задачей. Однако наличие мобильного приложения, позволяющего сотрудникам заранее вводить свои предпочтения смены и просматривать запланированные и актуальные расписания на несколько недель вперед, помогает снизить общий стресс и напряжение, связанные с публикацией расписаний в последнюю минуту.

Это все о создании рутины и улучшении того, как вы работаете. Как скажет вам любой хороший бойскаут, потратив время на подготовку сейчас, вы сэкономите время позже и позволите войти в ритм, когда смены готовятся заранее. Таким образом, даже если придут перемены, а они придут, вы будете к ним готовы.

Не говоря уже о том, что предсказуемый график делает ваших сотрудников счастливыми и вовлеченными в вашу организацию. Они могут вести жизнь вне работы, а для работающих родителей это очень много значит. Предсказуемый график может означать, что ваши сотрудники решат остаться с вами гораздо дольше, решая, вероятно, самую большую проблему почасовой работы — текучесть кадров .

Согласно исследованию CAP, стоимость замены работника составляет около 16% от его годовой зарплаты. Поддержание предсказуемого графика может в конечном итоге сэкономить вам больше, чем просто часть изменений, это может изменить правила игры для вашего бизнеса.

2. Скажите «нет» расписанию по телефону

Планирование по вызову — это практика, когда сотрудников просят позвонить до начала их смены и убедиться, что они действительно нужны. Назначать сотрудников на смену, а затем отправлять их домой, если смена идет медленно, — в лучшем случае сомнительная практика, которая на самом деле может стоить вам больше денег, чем сэкономить. В связи с вышесказанным расписание должно быть предсказуемым не только для менеджера, но и для сотрудника.

До недавнего времени большинство крупных ритейлеров практиковали планирование по вызову, но из-за сильного регуляторного и общественного давления The Gap, A&F, Starbucks и другие пообещали отказаться от планирования по вызову. Однако это лишь малая часть истории. Чего они не говорят вам, так это того, что у них есть акционеры, о которых нужно думать, и если бы можно было получить большую прибыль от оперативного планирования, они бы все равно этим занимались.

Дело в том, что планирование по вызову не только плохо для PR, но и плохое решение растущей проблемы, которая представляет собой неоптимальное планирование, которое в конечном итоге стоит вам денег из-за раздутого штата. Есть лучшие и более экономичные способы решения этой проблемы, но для этого требуется, чтобы менеджеры были очень ориентированы на данные и отслеживали все, что происходит в их бизнесе.

3. Следите за сверхурочной работой

Оптимизированный график нужен не только ритейлерам, он очень важен и в других отраслях. Когда дело доходит до подрядчиков, OT — вот где деньги. Существует распространенное заблуждение, что сверхурочная работа на самом деле ничего вам не стоит, поскольку все фиксированные накладные расходы уже учтены в стандартной 40-часовой рабочей неделе . Дополнительная оплата и расходы компенсируются, потому что вы уже учли это как фиксированные накладные расходы.

Чтобы это сработало, вы должны уметь делать ставки для своих клиентов, с одной стороны, и управлять производительностью своих сотрудников, с другой. Простое выполнение одного из двух может быть достаточно сложным. Если вы можете управлять обоими на постоянной основе, тогда вы разобрались с этим контрактом.

Для всех остальных людей это то, что обычно происходит (пример любезно предоставлен WoodWeb):

Допустим, у вас есть работа с фиксированной оплатой, и по какой-то причине вы отстали на день не по своей вине и без штрафа (другими словами, вы отстали из-за чего-то вроде задержки из-за дождя, а не только потому, что что-то заняло больше времени, чем обычно).

Вы бы работали по выходным, платя своим людям ОТ, даже если вы рассчитали работу по обычной ставке, только для того, чтобы вы могли начать другую работу, которую вы ранее планировали начать в понедельник, и поэтому отложили ее начало до вторника? Ответ заключается в том, что вы работаете по выходным OT по обычной ставке (это пустая трата времени), но поскольку у вас есть возможность, то приступайте к следующему заданию вовремя, и вы не теряете ни одного дня пропускной способности.

Второй пример иллюстрирует, как вам нужно как можно точнее заранее учитывать сверхурочные, иначе они в конечном итоге будут стоить вам: например, ваши накладные расходы основаны на 320 человеко-часах в месяц (2 человека при 40-часовой рабочей неделе в течение 1 месяца) и вы используете только 240 из этих часов, а 40 из этих 240 — сверхурочные. Другими словами, вы работаете со своими двумя мужчинами по 60 часов каждый в неделю 1, исходя из крайнего срока работы, затем вы отправляете их домой за отсутствием работы на недели 2 и 3, затем вы работаете с ними по 60 часов каждый в неделю 4. , опять же исходя из крайнего срока работы, но, возможно, из-за отсутствия материалов или информации для начала в течение двух недель им нечего делать (это никогда не было бы настолько очевидным, но чтобы проиллюстрировать свою точку зрения, я выбрал этот пример для простоты).

Для предприятий, которые выплачивают своим сотрудникам сверхурочную работу, сверхурочная работа почти всегда становится проблемой. Решение простое: просто скажите «нет» ОТ . если у вас есть сотрудники, которым нужно работать больше, чем обычные 40 часов в неделю, возможно, стоит потратить время на то, чтобы сделать их наемными работниками. Перевод работников с права на сверхурочную работу на наемных работников был тактикой, используемой такими компаниями, как Walgreens.

4. Отвечайте быстро

Кошмарный сценарий: Половина сотрудников, которые должны открыть магазин завтра, заболевают этим противным гриппом, который ходит повсюду. Или представьте счастливый и чудесный сценарий, когда ваш бизнес получает неожиданный положительный отзыв от какой-нибудь звезды социальных сетей, а клиенты кишат . Что вы обычно делаете, так это волнуетесь, паникуете, а затем начинаете звонить каждому сотруднику, возможно, предлагая им дополнительную оплату за смену в последнюю минуту.

В обоих случаях вам нужно реагировать быстро, если вы хотите иметь необходимую рабочую силу круглосуточно, чтобы все шло гладко. Безумные телефонные звонки вряд ли являются самым эффективным способом справиться с неожиданными изменениями в запланированном расписании. В идеале, когда смена становится доступной для «запроса» сотрудников, они автоматически получают уведомление и могут забрать ее, если они свободны и могут использовать дополнительную смену.

В разделе 1 мы уже упоминали о преимуществах привлечения ваших сотрудников и о том, как это положительно влияет на текучесть кадров. Технология также является вашим другом, когда дело доходит до эффективного общения с вашими работниками . Есть несколько инструментов, которые могут превратить коммуникационный кошмар в простой и эффективный процесс, даже если вам нужно связаться с резервным персоналом помимо ваших нынешних штатных сотрудников.

5. Справедливое (и разумное) распределение смен

Людям трудно быть объективными. Таким образом, при планировании графика смены сотрудников на нас могут влиять привычки, которые мы выработали с течением времени. Некоторые сотрудники недовольны тем, что (они думают) вы играете в фавориты. У других меньше смен или меньше вариантов сверхурочной работы.

Во многих случаях причиной является разница в навыках и опыте. Вам нужен хотя бы один сотрудник, который может закрыть магазин в вечернюю смену, но это может быстро привести к тому, что одни и те же сотрудники будут выполнять эту роль ночь за ночью, что может быть как хорошо, так и плохо.

Компьютеры не играют в фаворитов. Просто настройте и вперед. Вы можете назначать «роли» и навыки сотрудников, настраивая идеальный график с учетом предпочтений сотрудников и потребностей вашего бизнеса.

Если вы еще этого не сделали, приобретите программное обеспечение для составления реестров, также известное как программное обеспечение для управления сменами, которое поможет вам оптимизировать ваши смены . Есть несколько хороших, которые не составит труда настроить и не опустошат ваши карманы.

6. Упрощение распределения смен

Ручная смена смен и обмены добавляют немало накладных расходов как для сотрудников, так и для менеджеров. Мы все видели, как это происходит, изменение смены запрашивается или утверждается лично, но где-то по пути забывается или неправильно сообщается.

Быстрый и эффективный процесс обмена сменами и утверждения может упростить работу для всех, гарантируя, что каждая смена будет укомплектована людьми с необходимыми навыками и «ролями» .

Создайте идеальное расписание смен для своих сотрудников бесплатно

7. Как Predictive Analytics помогает руководителям смен

Детали имеют значение, просто спросите любого менеджера по персоналу. Нехватка персонала означает, что ваши клиенты не получают услуги, которых они заслуживают, а ваши сотрудники переутомляются. Раздутие штата означает, что вы теряете деньги на ненужную заработную плату сотрудникам, которые стоят вокруг и мечтают улететь в отпуск (если рейсы не отменяются из-за неукомплектованности авиакомпаний). Вы должны получить это как раз правильно.

Способность учитывать все расходы и доходы за смену — вот что отличает хороших начальников смен от лучших. Прежде чем вы начнете думать о технологии, вам нужно знать, как вы хотите ее использовать. Как и в случае с персоналом, вы не хотите иметь недостаточный или избыток запасов, все должно быть правильно оптимизировано. Но, и здесь вам нужно опираться, его нужно оптимизировать не для вчерашней смены, а для смены завтрашней и следующей недели.

Вы и ваши начальники смен, менеджеры проектов или бригадиры должны быть знатоками статистики и прогнозировать будущие расходы и доходы.

Что такое прогнозная аналитика?

Проще говоря, прогнозное моделирование использует статистику, такую ​​как история доходов от работы по установке или доход от обеденной смены, для прогнозирования будущих результатов.

Например, как подрядчик HVAC, вы можете использовать прогностическую модель для анализа данных обо всех ваших работах по установке воздуховодов за последний год, таких как стоимость деталей, начисление заработной платы, доход за отработанный час, и использовать эти данные для прогнозирования затрат. Ваша следующая работа по установке воздуховодов.

Что можно делать с прогностическими моделями?

• Беритесь за рабочие места в растущих сегментах отрасли, которые в будущем станут более прибыльными.
• Укомплектуйте свои рабочие смены большим количеством высококвалифицированных сотрудников
• Персонал вниз ваши медленные смены
• Точно прогнозировать затраты и доходы на работу/смену
• Прогнозируйте эффективность ваших сотрудников
• Прогнозируйте затраты на развитие вашего бизнеса и прогнозируемый доход

3 основные модели предиктивной аналитики для оптимизации смены

Существуют три основные прогностические модели, относящиеся к оптимизации смен:

1. Модели предрасположенности — смотрит на существующие переменные, чтобы предсказать действие
2. Кластерные модели — алгоритмически сортирует пользователей по сегментам на основе их поведения.
3. Совместная фильтрация — использует байесовские сети для анализа данных, скрытой семантики и других методов для поиска общих черт (если вам нравится «Крестный отец », вам понравится « Лицо со шрамом »).

Большинство программных решений для планирования, предлагающих модель оптимизации, работают с одной из этих моделей. Однако программное обеспечение для прогнозного планирования может быть очень дорогим, поэтому, если вы хотите сэкономить немного денег и узнать что-то новое, вы можете узнать больше о том, как использовать каждую модель, нажав на ссылки выше.

8. Откажитесь от бумаги, переключитесь на программное обеспечение

Вышеупомянутые шаги по оптимизации расписания сотрудников требуют, чтобы вы использовали технологии и отказались от устаревших бумажных таблиц и ненадежных электронных таблиц. С гибкими и удобными программными решениями для планирования, доступными для предприятий любого размера, у вас действительно нет причин продолжать использовать устаревшие методы для планирования смен в 2018 году. Фактически, переход на приложение для планирования смен обязательно сэкономит вам больше денег, чем программное обеспечение, вероятно, будет стоить.

А бумага? Из него еще можно сделать бумажные самолетики и отправить летать по офису без пилота. Потому что, в отличие от RyanAir, вам не нужно управлять списком из тысяч пилотов, каждый из которых хочет взять отпуск на праздники. И, если ваши сотрудники не разбираются в технологиях, вот полезное руководство, которое может помочь.

Итог по оптимизации графика смен сотрудников

Если вы похожи на нашего среднего менеджера из прошлого, вы, вероятно, потратите немало времени на составление расписания смен. Но это еще не все. Как насчет обмена сменами? изменения в расписании? Представьте, что вы и ваша команда могли бы сделать, если бы вы могли сделать планирование не отстойным! Что, если бы я сказал вам, что вы можете сделать это, отбросив расходы, связанные с незапланированными отсутствиями, а также затраты на недоукомплектование и раздутие штата.

1. Планируйте графики смен заранее
2. Скажи нет расписанию по телефону
3. Следите за сверхурочной работой
4. Отвечать быстро
5. Справедливое (и разумное) распределение смен
6. Упрощение распределения смен
7. Как прогнозная аналитика помогает руководителям смен
8. Избавьтесь от бумаги, переключитесь на программное обеспечение