Организация рабочего дня: как повысить эффективность

Быть самому себе начальником может быть здорово, но может быть трудно приспособиться к тому факту, что вы действительно должны быть своим собственным боссом. Перед теми, кто занят традиционным образом, часто ставят свои задачи — те, кто работает на себя, должны сами решать свои задачи; то они должны завершить их.

Однако не все задачи можно выполнить за один день или даже за одну неделю. Таким образом, расстановка приоритетов, структура и дисциплина являются ключом к успеху. Фриланс с полной и частичной занятостью становится все более и более популярным — эффективная организация может вывести вас на первое место.

В этом посте мы поговорим о важности эффективности и дадим несколько простых советов, как лучше всего организовать свой рабочий день. Мы также представим некоторые инструменты, которые помогут вам управлять балансом. Давайте прыгать!

Почему важно максимизировать свою эффективность

Термин «неэффективность» часто используется в корпоративном мире для описания таких вещей, как раздутие штата и избыточные процедуры. Хотя вашему бизнесу, возможно, и не нужно «обрезать жир» таким же образом, основы неэффективности верны от стартапа до транснациональной корпорации: плохая коммуникация, нерациональное использование времени и нерациональное использование денег.

Если вы работаете не по найму, у вас могут быть отдельные непродуктивные дни практически по любой причине; даже плохой ночной сон может сказаться. Однако продолжающаяся неэффективность, как правило, связана с более серьезной проблемой. Это может включать в себя что угодно, от грязного рабочего места до плохого общения с клиентом и плохого планирования.

Допустим, вы просыпаетесь в понедельник и беретесь за интересную работу, которая должна быть назначена на среду. В спешке вы забываете поработать над срочной работой, которую необходимо выполнить в понедельник днем, что приводит к срыву сроков и сердитому клиенту. Такую ошибку может совершить даже самый здравомыслящий человек, но таких ошибок можно избежать при помощи некоторой простой организации.

Текущие проблемы с организацией могут дорого обойтись малым предприятиям и частным лицам. Это может не только негативно сказаться на ваших отношениях с клиентами, но и снизить качество вашей работы и навредить вашей прибыли.

3 способа организовать свой рабочий день

Приняв несколько простых соображений относительно планирования и структуры, вы сможете справиться со своими задачами. Вот три совета, которые помогут вам начать!

1. Будьте реалистичны в своем рабочем процессе

Если вы будете реалистичны в отношении того, что вы можете и чего не можете делать — как в бизнесе, так и в качестве человека, — это значительно облегчит вашу жизнь. Несмотря на то, что отказываться от работы очень тяжело, поспешное выполнение проекта в долгосрочной перспективе отразится на вашем бизнесе гораздо хуже, чем вежливый отказ. Если вы не можете выполнить работу, вы можете подумать о том, чтобы порекомендовать кого-то, кто может — они вполне могут вернуть услугу в один прекрасный день.

Установив себе простые, реалистичные параметры, вы никогда не откусите больше, чем сможете прожевать. Таким образом, подумайте о часах, которые вы хотите работать, о времени, которое займет ваш проект, и держите сроки в центре внимания каждого рабочего дня.

Как только вы обдумаете свою рабочую нагрузку, полезно представить ее визуально. Evernote — отличный инструмент для этого. Он будет хранить ваши проекты в одном месте и поможет вам спокойно расставлять приоритеты и уточнять их.

Если вы хотите делегировать или планировать работу поэтапно, вы можете попробовать Trello. Эта удобная программа позволяет координировать проекты с помощью виртуальных стикеров — перемещать, назначать и выполнять действия по мере необходимости или откладывать их на потом.

2. Создавайте цели и графики (и придерживайтесь их)

Позаботившись о повседневном рабочем процессе, пришло время взглянуть на картину шире: чего вы хотите достичь в этом месяце или даже в этом году? Возможно, вы хотите заполучить определенного клиента, выполнить большой объем работы или заработать определенную сумму. Какой бы ни была цель, постановка себе целей (и графиков их достижения) — отличный способ плавно скользить к финишу.

Простой Календарь Google гарантирует, что вы сможете следить за пресловутым призом, будь то неделя или год. Его легко комментировать, и он отлично работает на нескольких устройствах, поэтому вы можете получить к нему доступ, даже если вы не на своем рабочем месте.

Еще один полезный инструмент — wunderlist.com, который поможет вам постепенно сокращать свои задачи и двигаться к своим целям. После настройки списков дел и сроков выполнения вы будете получать удобные обновления и уведомления, чтобы держать вас в курсе. Более того, вы можете легко классифицировать свои списки и делиться ими с другими.

3. Используйте инструмент тайм-менеджмента

Наконец, использование инструмента тайм-менеджмента гарантирует, что вы сможете свести отвлекающие факторы к минимуму и отслеживать время, когда вы фактически работаете. Это важно для обеспечения правильного выставления счетов, продуктивной работы и ведения записей.

Одним из таких инструментов является Focus Booster, который разбивает всю работу на 25-минутные фрагменты. Это также известно как техника помидора, и она может помочь вам сосредоточиться на своей работе и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. Его информационная панель также покажет, где можно повысить вашу эффективность.

Когда дело доходит до того, чтобы ваше время правильно регистрировалось и оплачивалось, то встроенный тайм-трекер Hiveage — это то, что вам нужно. Это позволяет вам отслеживать свои часы, включая расходы, пробег и тарифы, прежде чем легко преобразовать их в счет.

Вывод

Неорганизованность и неэффективность могут иметь очень негативное влияние на ваш бизнес, создавая цикл потерянного времени и упущенных возможностей. Следя за своим рабочим процессом и тайм-менеджментом, вы сможете стать боссом самому себе!

В этой статье мы обсудили, как вы можете повысить свою эффективность и лучше организовать свой рабочий день. Для этого вам необходимо:

1. Будьте реалистичны в своем рабочем процессе.
2. Создавайте цели/графики и придерживайтесь их.
3. Вооружитесь инструментами тайм-менеджмента.

Есть вопросы по эффективному управлению временем? Дайте нам знать в комментариях ниже!