Руководство по упаковочным листам: определение, что включать + бесплатный шаблон

Упаковочная накладная, возможно, не чуждый термин в секторе электронной коммерции, но и не является общеизвестным. Продавцы и клиенты электронной коммерции могут принять его за этикетку доставки. Итак, в этой статье мы анализируем все элементы, из которых состоит упаковочный лист, и его ценность с помощью нашего эксклюзивного руководства по упаковочному листу.

1) Упаковочная накладная: сведения об отгрузке

В словаре логистики упаковочная накладная — это документ, содержащий сведения обо всех продуктах, находящихся внутри упаковки. Его обычные размеры составляют 4 × 6 дюймов или 8,5 × 11 дюймов для листа бумаги или карты в альбомном режиме.

Упаковочная накладная обычно включает вес, размеры и количество SKU (единиц хранения) в упаковке. Тем не менее, они могут быть динамичными и иметь много места для настройки, если бренд того пожелает.

Некоторые пользуются возможностью, чтобы включить логотипы своих брендов, призыв к действию (CTA), код купона и ссылку на социальные сети. Таким образом, упаковочные листы становятся отличным инструментом брендинга.

Обычно упаковочные листы заполняются информацией, чтобы упростить процессы, связанные с упаковкой и доставкой заказа. Распечатанный на складе или в центре исполнения, он помогает упаковочному персоналу обеспечить точную упаковку заказа. Кроме того, это помогает покупателю проверить, есть ли в упаковке все заказанные товары.

2) Подробное представление шаблона упаковочной накладной

Упаковочная накладная включает все детализированные детали доставки каждого заказанного покупателем артикула. Тем не менее, компания может включить информацию, которая поможет повысить узнаваемость бренда. Вот список наиболее распространенных фактов и элементов, которые есть в шаблоне упаковочной накладной:

2.1) Детали доставки

Сведения об отгрузке являются наиболее важной частью упаковочного листа. В эту категорию входит множество компонентов. Сначала идет информация о бренде, такая как название бренда, адрес, веб-сайт и контактная информация.

Затем идет номер заказа или идентификатор заказа на покупку, который представляет собой серию уникальных номеров, идентифицирующих конкретный заказ. Третий элемент включает в себя дату заказа и время размещения заказа.

Четвертая часть содержит способ доставки, например, USPS Priority Mail или UPS Ground. В этом разделе есть сведения, которые помогают клиентам отслеживать свой заказ и сверять информацию о доставке при получении посылки.

2.2) Контактная информация клиента

После того, как первоначальная информация о доставке напечатана, следующий критический набор информации относится к покупателю или получателю. В этом разделе есть полная учетная запись клиентов, такая как их имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Иногда бренды также указывают обратный адрес на случай, если такой запрос на возврат или обмен будет сделан покупателем. Этот раздел включает пункт назначения доставки. Это может пригодиться, если посылка предназначена в качестве подарка, таким образом предоставляя получателю информацию об отправителе.

2.3) Товары для заказа и товары, которых нет в наличии

Третий раздел является основным и включает подробный список заказанных SKU. В списке есть несколько вариантов. Некоторые бренды включают названия продуктов, в то время как другие указывают SKU или UPC (универсальный номер продукта).

Помимо доставляемых товаров, в упаковочном листе также содержится информация о товарах, которых не было на складе и которые не могли быть доставлены. Эта важная деталь помогает покупателям отслеживать заказанные товары. При необходимости они могут задать бренду вопрос об отсутствующих товарах.

Так же, как и название продукта, количество и цена каждого артикула указаны на упаковочном листе. Поэтому напротив каждого наименования продукта или номера SKU указывается количество и цена.

Как правило, бренды используют табличный формат, содержащий столбцы: количество, номер SKU, название продукта, цена и общая стоимость. Детали общей цены могут быть разделены на цены товаров, налоги, скидки и т. д.

2.4) Примечания к бренду

Примечания к бренду — это необязательная категория в упаковочном листе. Однако, когда он включен, он добавляет штрих персонализации для клиента. Компании могут включать любое сообщение для покупателя, от поздравления с днем ​​рождения до сообщения благодарности.

Бренды также могут импровизировать, чтобы включить сообщение клиента для получателя в тех случаях, когда заказы являются подарками. Таким образом, упаковочные листы могут быть настроены любым образом, чтобы включать в себя фирменный стиль, например логотип, и персонализированную распаковку с добрым пожеланием.

3) Утилиты упаковочных листов

3.1) Помогает в управлении заказами

Процесс выполнения электронной коммерции является утомительным процессом. Прежде чем пакет будет запечатан, упаковщик склада должен убедиться, что все продукты, упакованные внутри, находятся в списке заказов клиентов. Это включает в себя точное количество артикулов, цвет, размеры, вес и размер. Таким образом, упаковочная накладная подтверждает упаковщику, что заказ был точно выполнен.

Поскольку упаковочная накладная фиксирует и проверяет процесс выполнения, она оказывается наиболее полезной, когда заказ разбит на несколько поставок. Поскольку комплектовщик на складе собирает несколько позиций SKU для одного заказа клиента, каждая упаковочная накладная содержит сведения об SKU, упакованных отдельно.

Бланк можно распечатать заранее, чтобы он информировал упаковщика о предметах, которые следует сгруппировать. Это не только упрощает процесс упаковки, но и заказывает проверки, когда все посылки доставляются покупателю.

3.2) Улучшает качество обслуживания клиентов после покупки

Упаковочный лист можно рассматривать как инструмент после покупки, который явно используется для повышения качества обслуживания клиентов. Он имеет ряд применений для улучшения взаимодействия с клиентами после покупки.

Во-первых, упаковочные листы помогают улучшить отзывы клиентов о бренде за счет подробного представления заказов. Во-вторых, это создает положительный опыт распаковки, когда бренды пишут персонализированные сообщения покупателям. В-третьих, это помогает клиентам узнавать бренд с помощью фирменного формата упаковочного листа.

3.3) Помогает отслеживать заказы

В упаковочном листе содержится ряд важных деталей, которые могут помочь клиентам и бренду отслеживать заказы. Это особенно актуально для разделенных поставок, когда полный заказ клиента разбивается на более мелкие заказы. Обычно они отправляются с разных складов, и продавец может отслеживать их с помощью упаковочных листов.

Упаковочная накладная, содержащая номер заказа на покупку и SKU, упакованные в посылку, уведомляет покупателя о текущем состоянии его заказа. Они могут отследить пришедшую порцию и оценить стоимость сегмента заказа.

3.4) Поддерживает подтверждение заказа и проверяет повреждения

Упаковочные листы помогают предприятиям и клиентам подтвердить, что заказ был точно отправлен и получен. Упаковочная накладная помогает клиентам перепроверить, сослаться и проверить все товары с их последующей ценой, размером, количеством и деталями.

Упаковочные листы также помогают покупателям сортировать и идентифицировать поврежденные предметы в случаях, когда предметы ломаются при транспортировке или деформируются. Покупатель может отследить заказанный товар по его номеру SKU и проверить, выглядит ли товар одинаково, при распаковке товара. Если нет, они могут запросить возмещение или попросить бренд обменять продукт.

3.5) Помощь в возврате и обмене

Возврат почти всегда неизбежен в электронной коммерции и вызывает головную боль как у покупателя, так и у бизнеса. Запросы на возврат могут быть инициированы по ряду причин, таких как поврежденные товары, производственные дефекты, несоответствие размеров и цветов. После отправки запроса на возврат создается цепочка событий от проверки товара до возврата.

Упаковочная накладная может пригодиться для проверки претензий клиентов и ускорения процесса возврата. Например, когда товар не соответствует или поврежден, покупатель может сверить товар с упаковочным листом и подать запрос на возврат или обмен. Когда товар отсутствует в упаковке, они могут сообщить об этом бренду и подать заявку на возврат средств.

Упаковочный лист имеет огромную полезность для швейной промышленности в электронной коммерции, которая имеет большие объемы возвратов и обменов. Таким образом, они могут настроить упаковочный лист, включив в него информацию о правилах возврата. Или информируйте клиентов о том, что товара нет в наличии, и о возврате средств, чтобы уменьшить беспокойство клиентов.

4) Процесс создания упаковочного листа

Продавцы электронной коммерции могут либо вручную создать упаковочный лист, либо использовать свой инструмент управления запасами. В любом случае им сначала нужно будет собрать некоторые данные, такие как все их номера SKU, названия продуктов, размеры, вес и цены. Если они используют программное обеспечение для управления запасами, такое как ShipSation, такая информация уже должна быть доступна.

После сбора данных продавец может либо использовать бесплатный шаблон упаковочного листа, либо заполнить данные. Кроме того, вы также можете выбрать любой шаблон, доступный в инструменте SaaS, и ввести данные. Большая часть этого программного обеспечения позволяет розничным продавцам настраивать квитанцию ​​​​в соответствии со своими предпочтениями, например, логотипы брендов и примечания.

После того, как шаблон упаковочного листа будет готов, продавцы могут сохранить его и распечатать квитанцию, которая будет включена в пакет. В тех случаях, когда они используют программное обеспечение, розничные продавцы могут создавать несколько шаблонов для разных случаев. Они также могут автоматизировать процесс печати, указав детали заказа в определенных шаблонах.

5) Отличается ли упаковочный лист от счетов-фактур?

Учитывая, что упаковочная накладная содержит данные, почти идентичные отгрузочной этикетке и счетам-фактурам, нередко упаковочная накладная рассматривается как отгрузочная этикетка или счет-фактура. Разница между тремя заключается в их назначении.

Счет-фактура — это финансовый документ, который содержит цену продажи каждого продукта, статус оплаты заказа, способ оплаты и условия. Таким образом, несмотря на то, что в упаковочном листе указана информация о цене товара, в нем не указаны способы оплаты и какие-либо неоплаченные платежи, связанные с доставкой.

В счетах-фактурах указывается сумма, которую должен оплатить получатель, когда клиенты используют несколько способов оплаты. Например, когда клиенты оплачивают половину суммы через UPI, а остальное заказывают наличными. В этих обстоятельствах счет действует как счет для лица, ответственного за клиринг платежа.

6) Является ли упаковочная накладная такой же, как и транспортная этикетка?

Нет, что отличает упаковочный лист от транспортной этикетки, так это назначение последней. Транспортная этикетка включает адрес для выставления счетов и доставки с указанием места отправления и места доставки.

Он также может включать детали заказа, такие как артикул, вес посылки и способ доставки. Однако он содержит метку отслеживания заказа на основе QR и номер, который можно отсканировать и отследить. В упаковочном листе этого нет.

7) Заключение

Упаковочные листы — отличный способ обеспечить проверку и точность выполнения заказа для магазина электронной коммерции. Эти маленькие листочки бумаги также способны создать у клиентов положительное впечатление о бренде. Универсальность упаковочного листа гарантирует, что предприятия могут включать любую настройку бренда наряду с указанием деталей заказа.

Иметь упаковочный лист — это как поразить двух зайцев одним выстрелом. Предприятия электронной коммерции могут контролировать процесс после отправки и взаимодействие с клиентами после покупки.

8) Часто задаваемые вопросы

8.1) Сколько стоит создание упаковочной накладной?

В большинстве случаев упаковочные листы могут быть созданы бесплатно. В Интернете доступно множество бесплатных шаблонов упаковочных листов, которые можно бесплатно загрузить и использовать. Фактически, программное обеспечение для управления запасами предлагает упаковочные листы бесплатно. Единственный компонент затрат включает принтер, чернила и используемую бумагу.

8.2) Являются ли упаковочные листы экологически чистыми?

Упаковочные листы действительно воздействуют на окружающую среду, способствуя трате бумаги. В этом смысле он не является экологически чистым. Тем не менее, бренды могут по-прежнему разумно включать упаковочные листы для конкретных отправлений, международных посылок и разделенных отправлений. Кроме того, при отправке в одной коробке розничные продавцы могут сосредоточиться на цифровой версии упаковочного листа и отправить ее по электронной почте клиенту.