Ошибки расчета заработной платы, которые стоят вам денег, и как их исправить

Все еще используете ручку и бумагу для учета рабочего времени сотрудников? Полагаетесь на сменные графики для расчета заработной платы? Тогда ваша компания утекает деньги, и вы, вероятно, открыты для судебных исков и штрафов IRS.

Если это вас утешит, вы не одиноки. По данным IRS, 33% работодателей совершают ошибки в расчете заработной платы, которые ежегодно обходятся в миллиарды долларов. Американская ассоциация расчета заработной платы показывает, что уровень ошибок составляет от 1 до 8% от общей суммы заработной платы в компаниях, которые используют традиционные табели учета рабочего времени, и примерно 40% малых предприятий несут в среднем 845 долларов США в год в виде штрафов IRS в результате неправильного управления процессами расчета заработной платы.

«Ошибки будут происходить», — сказал Билл Данн, директор по связям с правительством Американской ассоциации расчета заработной платы, в интервью CNBC Make It. «Они не распространены, но они случаются».

Вы уже знаете, что ошибки в расчете заработной платы вредят вашему бизнесу с точки зрения чистого дохода. Однако не забывайте, что ошибки в расчете заработной платы еще больше вредят вашим сотрудникам.

Сотрудники должны обратить внимание на эти ошибки расчета заработной платы

Не теряйте деньги, ради которых вы так усердно работали, вместо этого регулярно просматривайте свою платежную квитанцию ​​и обращайте особое внимание на:

• Посмотрите на брутто или нетто зарплату, вы видите какие-то изменения?
• Правильно ли была зарегистрирована ваша заработная плата? (Если вы работаете почасово, оплачивались ли вам все отработанные часы? Если вы являетесь наемным работником, правильно ли учитывалась ваша зарплата за расчетный период?)
• Какие налоги были удержаны (федеральные и государственные)?
• Ваши взносы 401(k) верны?
• Правильно ли удерживаются другие льготы для сотрудников, такие как здравоохранение, страхование жизни, инвалидность или оплата проезда?

Кроме того, вы и ваш руководитель должны ознакомиться с правилами отсчета рабочего времени, чтобы вы оба соблюдали требования закона.

Если вы обнаружите ошибки, вы можете сообщить об этом в отдел кадров, чтобы быстро исправить ошибку и предотвратить повторение ошибок в расчете заработной платы в будущем. Все дело в исправлении ошибок расчета заработной платы до того, как они выйдут из-под контроля.

Ошибки в расчете заработной платы, с которыми менеджеры сталкиваются ежедневно

Как владелец малого бизнеса, вы делаете все, что в ваших силах, чтобы эффективно и без ошибок распоряжаться заработной платой. Ну может не все . В конце концов, у вас есть бизнес, и вы или ваша команда HR (если она действительно есть) имеет ограниченное количество времени, которое вы можете инвестировать в проверку и перепроверку табелей учета рабочего времени сотрудников.

Однако некоторые ошибки, скрывающиеся в этой куче табелей учета рабочего времени, уже стоят вам денег и могут стоить еще больше в будущем.

Вот почему так много компаний вкладывают средства в программное обеспечение Connecteam для расчета заработной платы, чтобы предотвратить ошибки в расчете заработной платы и автоматизировать процессы учета рабочего времени.

Легко исправить все ошибки в расчете заработной платы с помощью Connecteam

Узнать больше

Вот лишь некоторые из проблем, с которыми сталкиваются предприятия, все еще зависящие от устаревших методов хронометража:

Одним из основных недостатков бумаги по сравнению с цифровыми носителями является проблема сохранения актуальных резервных копий. Бумажные табели учета рабочего времени и перфокарты хрупкие и скоропортящиеся. Это ответственность! Они могут быть заменены, изменены вручную без записи сделанных изменений, уничтожены или просто потеряны.

Только представьте себе, что вам приходится иметь дело с пожаром или наводнением в вашем бизнесе, и в то же время волноваться о том, что у вас нет записей о рабочих часах для расчета заработной платы.

Как владелец малого бизнеса, вы должны правильно рассчитать заработную плату за сверхурочную работу — заработная плата за сверхурочную работу полностью отличается от обычной заработной платы. Вы будете должны заработную плату, штрафы и проценты, если вы не будете платить правильную ставку за сверхурочную работу. Исправление ошибок в платежной ведомости означает внимательное изучение оплаты сверхурочной работы.

Узнайте больше о новых правилах сверхурочной работы, которые вступили в силу в 2020 году.

Согласно FLSA, вы должны платить сотрудникам в 1,5 раза больше их обычной ставки заработной платы или в полтора раза за время, отработанное после 40 часов рабочей недели. Например, если сотруднику регулярно платят 10 долларов в час, вы должны ему 15 долларов в час за сверхурочную работу. Обратите внимание, что в большинстве штатов и городов действуют разные законы о заработной плате за сверхурочную работу, поэтому обязательно изучите их, если вы обязаны следовать более строгим правилам.

В зависимости от того, как вы рассчитываете заработную плату и на какие источники данных вы полагаетесь (часы времени, графики смен, отчеты сотрудников), вы можете столкнуться с перекрывающимися записями часов и случайно неправильно классифицированным оплачиваемым временем .

В лучшем случае такая путаница потребует времени, чтобы разобраться. В худшем случае вы можете заплатить намного больше, чем вам нужно.

Например, рассмотрим работника, находящегося в отпуске, который внезапно вынужден работать, чтобы решить неотложное дело. Тогда в ваших записях может быть сотрудник, находящийся в оплачиваемом отпуске, который ведет учет рабочего времени. Разобраться во всем этом беспорядке может быть небольшой головной болью, когда у вас есть команда из дюжины человек. Но по мере роста вашей рабочей силы такого рода совпадения могут превратиться в полномасштабную мигрень с расчетом заработной платы.

Если вам повезло, у вас есть наемный персонал или вы отдаете его на аутсорсинг. Если нет. вы сделай сам (например, расчет заработной платы в ресторане). В конце концов, вы не можете устранить 100% ошибок.

Их можно только уменьшить. На самом деле не имеет значения, совершаете ошибки вы или кто-то другой — мы все просто люди.

Мы все делаем опечатки, и каждый может случайно ввести 20 часов вместо 2. Это 18 оплачиваемых часов, рожденных опечаткой.

Эта проблема старая, но хорошая… ну, может быть, просто старая. 19 процентов сотрудников (1 из 5) участвовали в той или иной форме кражи рабочего времени, что может стоить компаниям до 7 процентов их валовой годовой заработной платы.

Речь идет не только о «приятелях», когда сотрудники «прикрывают» друг друга и подстраиваются друг под друга, чтобы украсть время. Средняя еженедельная «кража» времени составляет 4 часа 5 минут на одного сотрудника за расчетный период . Это включало длительные обеды и перерывы, опоздания, ранние отъезды и т. д.

В любой момент налоговые ставки меняются, поэтому любые ставки, которые вы сначала использовали для оплаты труда своих сотрудников, могут быть неприменимы или неверны сейчас. Уплата неправильной ставки означает, что вам необходимо компенсировать любые налоги, штрафы и проценты.

Регулярно проверяйте ставки налога на трудоустройство, так как большинство налоговых ставок обновляются каждый год. Обратите внимание на следующие способы исправления ошибок в расчете заработной платы:

• Федеральный подоходный налог

  
• Налог на социальное обеспечение

• Медицинский налог

• Федеральный налог на безработицу

• Государственный подоходный налог

• Государственный налог на страхование от безработицы

• Местный подоходный налог

В зависимости от вашего местоположения, следите за любыми ставками дополнительных налогов.

Вы можете нанимать независимых подрядчиков, в то время как другие работают полный рабочий день. Однако, если вы перепутаете этих рабочих, это будет дорогостоящей ошибкой. Например, подрядчику не нужно платить минимальную заработную плату или оплату за сверхурочную работу.

Кроме того, вы не удерживаете налоги с их заработной платы. Следовательно, если работник классифицируется как подрядчик, он может потерять заработную плату, а правительства упустят налоговые поступления.

Когда вы неправильно классифицируете работника, вы вынуждены платить долю налогов работника и работодателя, а также все штрафы и проценты. Кроме того, вы можете даже задолжать работнику по заработной плате. Как узнать, следует ли классифицировать работника как независимого подрядчика или как наемного работника?

Министерство труда США рекомендует вам использовать тест экономических реалий из шести частей. А если вы все еще не уверены, заполните форму SS-8, чтобы избежать проблем с неправильной классификацией заработной платы. Заполняя эту форму, вы просите IRS определить статус работника.

Разве вы не любите аудиты IRS?! Как насчет судебных исков сотрудников о несправедливой оплате труда?! Вы можете подумать, что правила, требующие точного учета рабочего времени сотрудников, являются бюрократическим бременем, но на самом деле они существуют, чтобы защитить вас. Как и законы штатов, регулирующие процессы расчета заработной платы.

Конечно, вы все еще можете соблюдать правила, используя традиционные решения или просто старую добрую ручку и бумагу. Но с приложением проще.

Как исправить ошибки расчета заработной платы: переход на цифровые технологии

Переход на цифровое управление посещаемостью и расчетом заработной платы не так дорог и сложен, как вы могли подумать или как это могло быть, когда вы в последний раз проверяли.

Облачные решения для мобильных приложений, такие как Connecteam, позволяют владельцам бизнеса и менеджерам управлять практически всеми аспектами расчета заработной платы.

От простого отслеживания рабочего времени ваших сотрудников, проверки их рабочего времени без необходимости проверять их до отправки четких табелей учета рабочего времени сотрудников для расчета заработной платы — Connecteam охватывает все основы и многое другое.

Давайте еще подробнее рассмотрим, как Connecteam помогает с ошибками расчета заработной платы:

1. Различные типы должностей должны оплачиваться по-разному: Connecteam гарантирует, что разные сотрудники могут иметь явную квалификацию для разных должностей. В результате их время, отработанное на каждой работе, рассчитывается в их табеле учета рабочего времени.
2. Сотрудникам необходимо возмещать свои расходы в платежной ведомости: с Connecteam сотрудники могут добавлять свои расходы, пробег автомобиля или любую другую соответствующую информацию в свое расписание, чтобы было легко возмещать расходы.
3. У сотрудников нет доступа к своим прошлым табелям учета рабочего времени, чтобы выявить ошибки: Connecteam гарантирует, что может сделать именно это прямо из своего мобильного приложения. Они могут отправлять запросы на редактирование своему менеджеру в режиме реального времени, и все изменения автоматически обновляются после утверждения.
4. Трудно определить сверхурочную работу сотрудников, что означает, что сверхурочная работа оплачивается случайно : вы можете использовать Connecteam для цветовой маркировки сверхурочной работы ваших сотрудников, что означает, что вы больше никогда не пропустите ее в их табелях учета рабочего времени.
5. Менеджеры должны собирать табели каждый раз, когда им нужно отправить их в платежную ведомость: автоматические отчеты Connecteam позволяют легко настроить, когда табели автоматически отправляются лицу, ответственному за платежную ведомость.
6. Необходимость использования нескольких программ для расчета заработной платы. С технической точки зрения вы можете обрабатывать все аспекты расчета заработной платы с помощью Connecteam, если вы уже используете QuickBooks Online и Gusto. Если это так, то вы можете легко интегрировать два программного обеспечения, а это означает, что вы можете отправлять свои расписания непосредственно в QBO одним нажатием кнопки.
7. Менеджеры изо всех сил пытаются отслеживать рабочие часы / местонахождение сотрудников: благодаря встроенной технологии Connecteam Breadcrumbs с помощью GPS-отслеживания сотрудники могут приходить и уходить по расписанию, а в промежутках между этим временем собираются случайные точки местоположения, предоставляя менеджерам основную идею. где (и когда) работал каждый сотрудник.

Итоги по исправлению ошибок в расчете заработной платы

Люди не меняются, поэтому технологии должны. Люди всегда найдут способ обмануть отчетность о посещаемости.

Однако, перейдя на мобильные часы, вы можете значительно снизить частоту ошибок, сэкономить деньги и повысить эффективность своего бизнеса.

Хотя может показаться, что цифровой переход — сложная задача, если принять во внимание преимущества решений для учета рабочего времени, которые помогают избавиться от ошибок в расчете заработной платы, становится ясно, что это стоит затраченных усилий.

Программное решение для расчета заработной платы №1 для вашего бизнеса

Создан для того, чтобы вы могли экономить время с помощью быстрых действий и визуальных флажков, указывающих на то, что важно: автоматический расчет перерывов, сверхурочное время, двойное время, дневной лимит, автоматическое отключение и многое другое!

Открой для себя больше