Как использовать постоянную систему инвентаризации для вашего бизнеса электронной коммерции

Инвентарь — это кровь вашего бизнеса. Вам нужно достаточно запасов на складе, чтобы не отставать от потребительского спроса, но не слишком много, чтобы вы не переплачивали за хранение. Вот где система инвентаризации вступает в игру.

Система постоянной инвентаризации — это надежный способ отслеживать запасы в режиме реального времени. Читайте дальше, чтобы узнать, что такое постоянная система инвентаризации и как она работает.

Что такое постоянная система инвентаризации?

Постоянная система инвентаризации — это система, используемая для отслеживания и регистрации уровней запасов, в которой каждая покупка и продажа запасов регистрируется автоматически и немедленно. В этой системе каждый раз, когда происходит транзакция, программное обеспечение записывает изменение уровня запасов в режиме реального времени.

Что такое вечный инвентарь?

Постоянная инвентаризация — это метод учета, при котором предприятие постоянно отслеживает уровень своих запасов в режиме реального времени. Этот метод делает более точные подсчеты запасов доступными для бизнеса в любое время.

Постоянная инвентаризация отличается от системы постоянной инвентаризации, которая обычно относится к программному обеспечению или программе, которая выполняет метод учета постоянной инвентаризации.

Каковы преимущества системы непрерывного инвентаризации?

Постоянная система инвентаризации имеет много преимуществ для предприятий электронной коммерции любого размера. Это не только помогает отслеживать данные запасов в режиме реального времени, но также помогает исключить трудозатраты и человеческие ошибки. Давайте посмотрим, почему предприятия электронной коммерции предпочитают использовать систему постоянного инвентаря.

Записывает данные в режиме реального времени

Постоянная система записывает обновления запасов и перемещения по мере их возникновения. Это означает, что вы всегда можете быть уверены, что ваш подсчет запасов будет точным.

Предоставляет подробный бумажный след

Постоянная система инвентаризации отслеживает движение запасов и взаимодействия по всей цепочке поставок электронной коммерции. Эти данные дадут вам больше информации о узких местах в ваших процедурах, чтобы вы могли найти способы оптимизировать свою цепочку поставок.

Снижает затраты на управление запасами

Благодаря обновлениям в режиме реального времени затраты на хранение и пополнение запасов контролируются и сводятся к минимуму. Поскольку системы постоянной инвентаризации автоматизируют многие процессы, которые были бы ручными, они могут сэкономить на трудозатратах.

Рассчитывает остаток запасов на конец года

Поскольку система постоянного учета запасов ведется непрерывно, остаток запасов на конец года рассчитывается мгновенно по окончании года. Это помогает убедиться, что у вас есть точные инвентарные номера для отчетности в целях бухгалтерского учета.

Прогнозы требуют большей точности

Система инвентаризации в режиме реального времени упрощает прогнозирование спроса . Исторические данные о запасах и продажах можно использовать для прогнозирования будущих циклов продаж и обеспечения оптимального количества запасов в разное время сезона, например в праздничные дни.

«Инструмент аналитики ShipBob тоже очень классный. Это очень помогает нам планировать повторные заказы запасов, видеть, когда SKU закончатся, и мы даже можем настроить уведомления по электронной почте, чтобы мы были предупреждены, когда в SKU осталось меньше определенного количества. В их технологии есть большая ценность».

Одед Харт, генеральный директор и соучредитель MDacne

Как работает постоянная система инвентаризации?

Постоянная система инвентаризации работает, постоянно обновляя количество инвентаря, когда товары покупаются и продаются. Этот метод учета запасов обеспечивает более точный и эффективный способ учета запасов, чем система периодической инвентаризации. Вот пошаговый обзор того, как работает этот тип системы инвентаризации.

Шаг 1. Система торговой точки обновляет уровни запасов

Всякий раз, когда продукт продается, система управления запасами, подключенная к системе POS (точка продажи), немедленно применяет дебет к основному запасу по всем каналам продаж. Сканеры штрих-кодов или RFID (радиочастотная идентификация) делают этот процесс быстрым и легким.

Например, допустим, вы управляете бизнесом по продаже ароматических свечей. Покупатель покупает 3 свечи с ароматом ванили (другими словами, 3 единицы одного SKU) по 10 долларов США за свечу, или 30 долларов США в общей сложности.

Когда сборщик на складе выбирает каждую единицу, он сканирует штрих-код каждой свечи. Как только каждый штрих-код сканируется, программное обеспечение вашей системы непрерывного учета уменьшает общее количество запасов для этой SKU на 3.

В системе постоянного запаса продажи клиентам также вызывают две бухгалтерские записи в вашем отчете о прибылях и убытках и две в вашем балансе.

В вашем отчете о прибылях и убытках сумма денег, которую покупатель платит за товары, — в данном случае 30,00 долларов США — записывается как кредит выручки. В вашем балансе эта же сумма регистрируется как дебет дебиторской задолженности или денежных средств.

Шаг 2: Стоимость проданных товаров обновляется автоматически

Всякий раз, когда продукт продан или получен, стоимость проданных товаров (COGS) пересчитывается.

Продолжая приведенный выше пример, предположим, что себестоимость каждой свечи с ароматом ванили (с учетом таких расходов, как сырье, складской труд и накладные расходы) составляет 5 долларов США за единицу. Каждый раз, когда сканируется свеча, к общей себестоимости вашего бизнеса добавляется 5 долл. США. Это означает, что после сканирования 3 свечей себестоимость увеличилась на 15 долларов США.

Эти 15 долларов должны быть зарегистрированы еще в двух проводках бухгалтерского журнала. В вашем отчете о прибылях и убытках 15,00 долларов США записаны как дебет в COGS. В вашем балансе эта же сумма зачисляется на ваш инвентарь.

Шаг 3. Точки повторного заказа часто корректируются

Основываясь на исторических данных, система постоянного запаса будет автоматически обновлять точки повторного заказа по мере увеличения или уменьшения продаж, чтобы постоянно поддерживать оптимальный уровень запасов.

Следуя предыдущему примеру, предположим, что ваш магазин предлагает специальную праздничную свечу, и за последние 4 года продажи этой свечи всегда росли в четвертом квартале.

Постоянная система инвентаризации будет учиться на данных о продажах за последние 4 года и автоматически повысит порог повторного заказа с 25 единиц до 50 единиц. Таким образом, вы можете перезаказывать запасы раньше, чем обычно, и предотвращать их дефицит.

Шаг 4: Заказы на покупку создаются автоматически

Всякий раз, когда товар или артикул достигает точки повторного заказа, система генерирует новый заказ на покупку и отправляет его вашему поставщику без вмешательства человека.

Например, продажи вашей праздничной свечи в четвертом квартале быстро выросли, как вы и предсказывали. Как только у вас останется всего 50 единиц этой свечи на складе, ваша система постоянного учета автоматически сгенерирует новый заказ на поставку еще 500 свечей (которые будут куплены по цене 3,00 доллара США за штуку) и отправит его вашему поставщику.

Эта транзакция покупки вызывает еще одну запись в журнале, на этот раз только в вашем балансе. В этом примере общая сумма в размере 1500 долларов США (500 единиц x 3,00 доллара США каждая) должна быть записана как дебет запасов и кредит либо кредиторской задолженности, либо денежных средств.

Шаг 5: Полученные продукты сканируются в инвентарь

Когда запасы отправляются на ваш склад, сотрудник склада сканирует товары с помощью программного обеспечения для управления складом (WMS), чтобы они отображались на вашей панели управления запасами и делали их доступными для покупки по всем или выбранным каналам продаж.

В нашем примере, допустим заказ на покупку проходит, и через неделю-две на ваш склад поступает партия вашего поставщика в количестве 500 свечей.

По мере того, как сотрудники вашего склада проходят процесс получения, каждая единица товара проверяется на качество и сканируется с помощью сканера штрих-кода, прежде чем она будет перемещена на складское хранение. Как только единица сканируется, система постоянной инвентаризации автоматически увеличивает количество запасов для этой SKU на 1. После сканирования всех 500 единиц количество запасов должно увеличиться на 500.

В чем разница между системой постоянной инвентаризации и системой периодической инвентаризации?

Системы периодической и постоянной инвентаризации — это два разных метода отслеживания запасов, которые предприятия электронной коммерции используют для отслеживания и мониторинга товаров на складе. Постоянная система инвентаризации более совершенна и используется чаще, чем периодическая система.

Постоянная система управления запасами отслеживает запасы в режиме реального времени и централизует данные о запасах. Данные запасов доступны для всех частей системы для прогнозирования тенденций продаж, расчета точек повторного заказа и поиска товаров, которых в настоящее время нет в наличии.

Периодическая система инвентаризации поддерживается в актуальном состоянии за счет физического подсчета товаров в наличии через определенные промежутки времени для расчета себестоимости продукции с использованием таких методов оценки запасов , как FIFI, LIFO и средневзвешенные значения . При периодической системе инвентаризации предприятие подсчитывает текущие запасы в конце отчетного периода или финансового года и только затем сообщает об этом.

Постоянная инвентаризация против резервной инвентаризации

Бухгалтерский учет относится к количеству запасов, которые предприятие имеет в наличии, согласно бухгалтерским записям. Это не обязательно то же самое, что и фактические запасы (которые представляют собой истинное количество запасов, которые есть в наличии у предприятия), поскольку запасы могут быть повреждены, утеряны, украдены или иным образом завышены или занижены в бухгалтерских книгах.

Системы непрерывной инвентаризации помогают поддерживать более точную бухгалтерскую инвентаризацию, поскольку вы с меньшей вероятностью пропустите транзакции, повреждения, потерянные запасы и другие несоответствия быстрее благодаря подробным записям в реальном времени.

Формулы, используемые в методах непрерывной инвентаризации

Чтобы быть более точным при заказе товарно-материальных ценностей, можно использовать формулы. Есть несколько формул, которые владельцы бизнеса могут использовать для отслеживания физических запасов. Вот список наших фаворитов.

EOQ

EOQ, или экономичный объем заказа, предназначен для определения оптимального объема заказа для компаний, чтобы свести к минимуму определенные факторы, такие как затраты, складские площади и дефицит.

Формула: EOQ = квадратный корень из: [2SD] / H

S = затраты на установку (за заказ, как правило, включая доставку и обработку)

D = уровень спроса (количество проданных в год)

H = Затраты на хранение (в год, на единицу)

Готовые изделия

Запасы готовой продукции относятся к запасам, доступным клиентам для покупки, которые могут быть выполнены. С помощью формулы запасов готовой продукции продавцы могут рассчитать стоимость запасов.

Формула: (COGM – COGS) + стоимость готовой продукции предыдущего года.

ФИФО

FIFO (first in, first out) — это метод оценки запасов, при котором сначала продаются товары, а затем товары, которые приобретаются позже. Теоретически это означает, что самые старые запасы отправляются клиентам раньше, чем новые запасы.

ЛИФО

LIFO (последний пришел, первый ушел) — это метод оценки запасов, который использует стоимость самых последних приобретенных продуктов для расчета себестоимости проданных товаров (COGS), в то время как более ранняя стоимость запасов считается конечным запасом в балансе.

Средневзвешенная стоимость

Средневзвешенная стоимость — это система учета, которая использует средневзвешенное значение для определения суммы денег, которая идет на себестоимость и запасы.

Формула: Стоимость товаров, имеющихся в наличии для продажи / Общее количество единиц в запасах

Как оптимизировать процессы управления запасами

Выбор постоянной системы инвентаризации вместо ручной и трудоемкой — это первый шаг в управлении запасами. Но вам также нужны правильные технологии и партнеры для оптимизации ваших систем и процессов отслеживания запасов.

Выполнение заказа не может быть выполнено должным образом без правильного процесса управления запасами. Сторонняя логистика (3PL) позволяет продавцам передавать выполнение заказов на аутсорсинг , включая складирование, управление запасами, сбор и упаковку и доставку. С ShipBob вы можете тратить меньше времени на задачи управления запасами, сохраняя при этом полную прозрачность процесса выполнения.

Skubana сотрудничает с ShipBob и предлагает расширенные бессрочные многоканальные функции управления запасами, такие как автоматическое складирование, отчеты о запасах и мощная аналитика.

«Сеть выполнения, на которую мы перешли, по-видимому, решила эту проблему, автоматически вычисляя эту цифру и синхронизируя ее напрямую со страницей продукта.

Однако мы узнали, что инвентарным данным нельзя доверять. Например, в представлении нашего магазина будут отображаться отрицательные единицы продукта на складе, но подсчет запасов выполнения будет показывать тысячи доступных единиц.

С помощью ShipBob мы смогли пометить любую комбинацию SKU как уникальный пакет и выбрать SKU компонентов прямо через панель управления.

Каждый раз, когда этот пакет выполнялся ShipBob, мы могли видеть отдельные компоненты, которые были физически подобраны, и мы знали, что заказ был выполнен, как и ожидалось. ShipBob также позволил нам вносить изменения в пакеты на лету с полным контролем и прозрачностью».

Джерард Экер, основатель и генеральный директор Ocean & Co.

Вывод

Постоянная система инвентаризации — лучший выбор для быстрорастущих предприятий электронной коммерции. Периодическая система инвентаризации имеет высокую вероятность расхождений и более слабый контроль запасов. Благодаря постоянной системе инвентаризации вы можете централизовать управление запасами, оптимизировать уровни запасов и многое другое.

Технология исполнения ShipBob поставляется со встроенными инструментами управления запасами, включая прогнозирование спроса , управление заказами , а также данные и аналитику . Чтобы узнать больше о том, как ShipBob может поддержать ваш бизнес электронной коммерции, нажмите кнопку ниже, чтобы запросить информацию.

Есть собственный склад?

У ShipBob есть лучшая в своем классе система управления складом (WMS) для брендов, у которых есть собственный склад и которым нужна помощь в управлении запасами в режиме реального времени, сокращение ошибок при сборке, упаковке и доставке, а также простое масштабирование.

С Merchant Plus бренды могут даже использовать услуги выполнения ShipBob в любом из центров выполнения ShipBob в США, Канаде, Европе и Австралии, чтобы улучшить трансграничную доставку, снизить затраты и ускорить доставку.

Часто задаваемые вопросы о системе постоянного инвентаря

Отслеживание запасов является важной частью вашего бизнеса электронной коммерции. Это ключ к тому, чтобы иметь запас для продажи и гарантирует, что вы сведете себестоимость до минимума. Система постоянной инвентаризации является наиболее распространенным методом, используемым быстрорастущими предприятиями электронной коммерции.

1. Что такое постоянная система инвентаризации?

Система постоянной инвентаризации — это метод инвентаризации, который отслеживает изменения уровня запасов в режиме реального времени. Он предоставляет подробный обзор запасов в наличии и проданных товаров.

2. Как работает система постоянной инвентаризации?

С помощью программного обеспечения для управления запасами система непрерывного учета отслеживает уровни запасов и заказы в режиме реального времени и централизует данные в одном месте.

3. Почему компании используют системы постоянной инвентаризации?

Система постоянной инвентаризации дает бизнесу электронной коммерции точное представление об уровне запасов в любое время без ручного процесса, необходимого для системы периодической инвентаризации. Автоматизация , которую обеспечивает система непрерывного учета, высвобождает время и капитал.

4. В чем преимущество системы постоянной инвентаризации?

Система постоянной инвентаризации более точна, чем менее продвинутая система периодической инвентаризации. Наличие более точного подсчета запасов в любое время предотвращает проблемы с запасами и избыточными запасами.