Использование автомобиля компании в личных целях: что нужно знать для целей налогообложения

Если вы используете служебный автомобиль в личных целях, важно понимать налоговые последствия. IRS имеет особые правила и положения по этому вопросу, которые могут повлиять на ваши налоги. В этой статье мы обсудим, что вам нужно знать об использовании служебного автомобиля в личных целях для целей налогообложения. Давайте погрузимся!

Каково личное использование служебного автомобиля?

Использование служебного автомобиля в личных целях означает использование автомобиля, предоставленного работодателем, для неслужебных целей, таких как поездки на работу и с работы, выполнение поручений или личные поездки. Это может включать как собственные, так и арендованные транспортные средства и подлежит налогообложению, о котором должны знать сотрудники.

Правила налогообложения служебных автомобилей

IRS имеет особые правила налогообложения личного использования служебных автомобилей. Как правило, любое использование служебного автомобиля в личных целях считается налогооблагаемым доходом, за исключением поездок на работу и с работы.

Однако есть определенные исключения, например, использование автомобиля в служебных целях или в случае чрезвычайной ситуации. Стоимость такого личного использования рассчитывается на основе справедливой рыночной стоимости транспортного средства и может быть указана как работодателем, так и работником. Важно вести точный учет и понимать эти правила, чтобы избежать каких-либо налоговых обязательств.

Использование в личных целях вариантов оценки транспортных средств компании

Когда дело доходит до определения стоимости личного использования служебного автомобиля, есть несколько доступных вариантов.

Каждый метод имеет свой набор правил и требований для расчета стоимости личного использования. Давайте подробнее рассмотрим каждый из них.

Общее правило оценки

В соответствии с этим правилом стоимость личного использования определяется путем умножения справедливой рыночной стоимости автомобиля на процент личного использования. Затем эта сумма признается работником в качестве налогооблагаемого дохода.

Правило центов за милю

Правило центов за милю — это метод оценки личного использования компании или личного автомобиля на основе количества миль, пройденных в некоммерческих целях. IRS ежегодно устанавливает стандартную норму пробега, которую можно использовать для расчета стоимости личного использования в соответствии с этим правилом. На 2023 год стандартная ставка налоговой службы составляет 65,5 цента за милю.

Коммутирующее правило

Правило о поездках на работу применяется к оценке личного использования транспортных средств компании для целей налогообложения. Командировочные мили считаются личным использованием и не подлежат вычету или исключению из дохода работника. Существуют исключения, например, когда дом сотрудника также является его основным местом работы.

Правило арендной стоимости

Это правило применяется только к арендованным автомобилям и использует формулу, учитывающую такие факторы, как годовая стоимость аренды, арендные платежи, амортизация и другие расходы, связанные с арендой автомобиля. Узнайте, как арендовать автомобиль через свой бизнес, чтобы получить более подробную информацию об этих расходах.

Почему вы должны установить политику личного использования транспортных средств компании

Установление политики личного использования служебного автомобиля может дать вашей компании значительные преимущества. Создав эту политику, вы можете воспользоваться преимуществами налогообложения и оценки, которые могут сэкономить ваши деньги в долгосрочной перспективе. Вот пять причин, по которым вам следует подумать о реализации политики использования корпоративного транспорта в личных целях:

• Экономия на налогах. Установив политику использования служебных автомобилей, вы сможете вычитать расходы, связанные с транспортным средством, из налоговых деклараций. Лучшее налоговое программное обеспечение для самозанятых лиц и предприятий может помочь вам с этими вычетами.
• Снижение ответственности: четкая политика личного использования может защитить ваш бизнес от ответственности, если сотрудник попадет в аварию, управляя служебным автомобилем.
• Улучшение морального духа сотрудников: Предоставление доступа к служебным автомобилям для личного пользования может повысить моральный дух сотрудников и их удовлетворенность работой.
• Упрощенная оценка: политика личного использования упрощает определение стоимости транспортных средств вашей компании для целей финансовой отчетности.
• Усиление контроля. Наличие четкой политики использования в личных целях позволяет вам контролировать использование сотрудниками транспортных средств компании, что помогает предотвратить злоупотребления или неправомерное использование.

Что включить в служебный автомобильный полис

Эффективная политика в отношении служебных автомобилей необходима для управления использованием служебных автомобилей и защиты вашего бизнеса от ответственности. Вот некоторые ключевые элементы, которые должны быть включены в комплексную политику компании в отношении автомобилей:

• Инструкции по использованию транспортных средств : Четко укажите, когда и как использование служебных автомобилей сотрудником в личных целях является приемлемым.
• Требования к водителям : Установите минимальные требования к водителям, такие как возраст и статус водительских прав.
• Страховое покрытие : Укажите тип и сумму страхового покрытия бизнес-автомобилей, необходимого для всех транспортных средств компании.
• Процедуры технического обслуживания : подробно опишите обязанности по техническому обслуживанию, включая регулярные проверки, ремонт и ведение документации. Вы даже можете уточнить, что следует хранить в служебных автомобилях зимой.
• Протокол сообщения об авариях : Обеспечьте четкую процедуру сообщения об авариях с участием автомобилей компании.
• Наказания за нарушения : Четко укажите последствия нарушения правил, включая дисциплинарные взыскания или лишение водительских прав.

Как удерживать и сообщать о налогах на личное использование транспортных средств компании

Чтобы обеспечить соответствие, важно понимать процесс удержания налогов из зарплаты сотрудников и точно сообщать о них в IRS.

Удержанные налоги

Налоги на личное использование транспортных средств компании должны удерживаться из зарплаты сотрудника в соответствии с рекомендациями IRS. Это включает в себя расчет справедливой рыночной стоимости транспортного средства, определение процента личного использования и вычитание любых возмещений или платежей, произведенных работником.

Отчетность по налогам

Работодатели должны точно сообщать о налогах на личное использование транспортных средств компании, чтобы избежать штрафов. Это включает подачу формы 941 ежеквартально и формы W-2 в конце года, которая включает такую ​​информацию, как общая компенсация, налогооблагаемая заработная плата и удержанный федеральный подоходный налог.

Как личное использование служебного автомобиля отображается в форме W-2?

Использование служебного автомобиля в личных целях указывается в форме W-2 работника как налогооблагаемый доход. Работодатели должны указать справедливую рыночную стоимость личного использования либо с использованием общего метода оценки, либо с использованием правила центов за милю транспортного средства, и включить ее в соответствующую графу формы W-2.

Подпадает ли использование служебного автомобиля в личных целях под действие FICA?

Да, личное использование служебного автомобиля облагается налогами FICA (Федеральный закон о страховых взносах). Стоимость личного использования добавляется к заработной плате работника и облагается налогом на социальное обеспечение и налогом на медицинскую помощь, которые являются частью налогов FICA.

Какова справедливая рыночная стоимость служебного автомобиля?

Справедливая рыночная стоимость служебного автомобиля — это цена, по которой он был бы продан на открытом рынке. Это определяется такими факторами, как марка, модель, возраст, состояние и пробег автомобиля. Например, лучшие рабочие грузовики для вашего малого бизнеса, вероятно, будут иметь более высокую справедливую рыночную стоимость, чем базовая аренда компании. Работодатели должны использовать это значение для расчета налогооблагаемого дохода работника от личного использования служебного автомобиля.

Что произойдет, если вы используете служебный автомобиль в личных целях?

Использование служебного автомобиля в личных целях приводит к тому, что справедливая рыночная стоимость личного использования добавляется к заработной плате работника. Эта стоимость облагается налогом на социальное обеспечение, налогом на Medicare и удержанным федеральным подоходным налогом. Работодатели должны указать это значение в форме работника W-2 в конце года.

Изображение: Элементы Envato