Что такое инвентаризация? Как и советы в 2023 году

Введение

Почти в каждом доме на холодильнике есть список продуктов. Если чего-то нет в наличии, человек добавляет это в список. Тот же рабочий процесс используется на складе, который следует протоколу физической инвентаризации. Процесс аудита используется для оценки уровня запасов на складе.

В этой статье мы рассмотрим множество тонкостей и сложностей, связанных с физической инвентаризацией. Это исследование позволит вам понять, каков идеальный рабочий процесс для вашего склада и как повысить эффективность выполнения заказов.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — это именно то, что звучит. Это физический подсчет запасов на складе. Это также обычно относится к методу проверки уровня запасов на складе по сравнению с уровнями в системе. Обычно он предназначен для устранения несоответствий и ошибок, обеспечивая отслеживание запасов в реальном времени.

Эти расхождения необходимо устранять в приоритетном порядке. В противном случае это может привести к дублированию SKU или ложному дефициту товаров на вашем веб-сайте, что приведет к потере дохода. Этот процесс аудита также позволяет получить ценную информацию о ключевых данных на низовом уровне. Благодаря этой информации вы можете оптимизировать приобретение запасов и управление ими. Вы даже можете прогнозировать показатели продаж и использовать их для планирования и разработки стратегии других аспектов вашего бизнеса в сфере электронной коммерции.

3 метода аудита физической инвентаризации

Прежде чем мы углубимся в концепцию физической инвентаризации для предприятий электронной коммерции , давайте разберемся с классификацией процессов. Вот три самых популярных способа аудита физических запасов.

1) Ручной подсчет

Когда сотрудники ходят и вручную учитывают каждый SKU, этот процесс называется ручным подсчетом. Этот метод, применяемый в основном в очень небольших масштабах, является наиболее примитивной формой инвентарного аудита. Большинство магазинов стараются избегать этого из-за высокой вероятности нарушений в цифрах. Тем не менее, это один из самых дешевых способов из-за своей простоты.

2) Электронный подсчет

В рамках этого метода магазины используют POS-систему и сканер штрих-кода для учета уровня запасов. Штрих-код будет содержать информацию об отдельных SKU. Сотрудники сканируют эти штрих-коды, чтобы ввести информацию об их присутствии в свою систему.

POS-система отслеживает исходящие запасы, а затем это число сравнивается с существующими запасами. Преимуществом этого метода является его высокая точность. Однако этот метод аудита может занять довольно много времени, а также требует значительных трудовых ресурсов.

3) Циклический подсчет

При методе циклического подсчета сотрудники проверяют часть запасов, чтобы оценить существующие уровни. Этот метод обычно используется розничными торговцами, которые хотят провести физический аудит без выполнения ручного процесса.

В рамках этого процесса продукты разделяются на разные категории. Товары проверяются в соответствии с их приоритетом в цепочке поставок бизнеса, а части используются для учета всего запаса. Этот процесс обычно быстрее, чем традиционные методы, и используется крупными складами для ускорения процесса аудита.

5 лучших практик, которым следует следовать при инвентаризации

Физическая инвентаризация может быть утомительным и длительным процессом, но это по-прежнему эффективный способ отслеживать уровень запасов. Однако, поскольку этот процесс выполняется вручную, вы часто можете столкнуться с проблемами. Вот пять практик, которые помогут избежать этих ошибок и наладить практически безупречный процесс.

1) Учитывайте сезонные колебания

Большинство предприятий электронной коммерции, как правило, имеют определенное время года, когда они получают огромный приток заказов. При физическом аудите запасов эти сезонные колебания имеют тенденцию искажать цифры. Увеличение движения товарно-материальных запасов приводит к увеличению расхождения в количестве.

Следовательно, вам необходимо заранее учитывать эти сезонные колебания. Еще один хороший совет: сосредоточьтесь либо на дорогих товарах, либо на товарах с высоким спросом. Это позволяет вам сосредоточить свои усилия на областях с высоким уровнем воздействия и гарантировать, что нарушения не окажут негативного влияния на конечный результат.

2) Установите меры контроля и управления запасами

Ручное управление запасами ограничено в своем функционале. Если вы хотите лучше контролировать ситуацию, вам придется установить систему управления запасами . Эта система будет выступать посредником при обработке заказа и фиксировать каждое движение на складе.

Такая видимость позволяет отслеживать эти заказы и значительно лучше контролировать запасы. Наряду с этим синхронизация в реальном времени позволяет ускорить процесс инвентаризации. Это также повышает точность процесса, поскольку система учитывает каждое движение на складе.

3) Рассчитайте коэффициент оборачиваемости запасов

Коэффициент оборачиваемости запасов — это частота пополнения запасов, необходимая в течение определенного периода времени. Коэффициент позволяет понять общее движение запасов по складу. Это число сравнивается с уровнями физического аудита, чтобы выявить любые нарушения.

Это соотношение также полезно для понимания меняющихся тенденций в продажах. Вы можете определить жизненный цикл вашего инвентаря с помощью числа. Таким образом, вы можете иметь более целостный контроль над физическими запасами на вашем складе. Кроме того, коэффициент оборачиваемости также позволяет легко закупать товарные запасы.

4) Автоматизируйте процесс инвентаризации

Пока процессы выполняются вручную, вероятность ошибок и нарушений всегда велика. Чтобы устранить эти нарушения, включите в процесс аудита функции автоматизации. Вы можете автоматизировать аспекты процесса подсчета, используя такие технологии, как штрих-коды и RFID.

Наряду с этим вы можете внедрить систему управления запасами, которая позволит вам отслеживать ваши уровни в режиме реального времени в нескольких местах. Это поможет эффективному расширению и позволит лучше контролировать всю цепочку поставок.

5) Включите прогнозирование запасов для закупок

Мы все слышали: «Все в пропорции». Это утверждение имеет значение и для управления запасами. Вы должны постоянно обеспечивать необходимый уровень запасов на вашем складе. Чтобы это было возможно, вам придется использовать аудит физической инвентаризации, чтобы понять время выполнения работ.

Благодаря времени выполнения работ и анализу прошлых данных вы можете почти точно спрогнозировать необходимый уровень запасов. Затем вы сможете изучить тенденции и составить оптимальный план закупок.

3 важных ключевых показателя эффективности, связанных с инвентаризацией

1) Коэффициент оборачиваемости запасов

Как объяснялось, коэффициент оборачиваемости запасов — это частота пополнения запасов. Если быть точным, это общая стоимость товаров, деленная на средний запас. При физической инвентаризации коэффициент оборачиваемости может помочь обнаружить нарушения без фактического аудита.

2) Соотношение запасов к продажам

Коэффициент запасов к продажам — это отношение средней стоимости запасов к чистой стоимости продаж. Это значит понять уровень имеющихся у вас запасов, а не возможности продаж. С помощью этого числа вы можете сократить затраты на хранение запасов и поддерживать более реалистичный объем запасов. Это также поможет снизить затраты на хранение запасов.

3) Коэффициент сквозной продажи

Коэффициент сквозных продаж обозначает скорость потребления запасов за определенный период времени. Уровень продаж имеет решающее значение для понимания точности аудита физических запасов. Это число также имеет решающее значение для определения графика закупок.

Какова альтернатива физической инвентаризации?

Постоянная инвентаризация является идеальной альтернативой физической инвентаризации. Проще говоря, постоянная инвентаризация — это метод, при котором системы поддерживают уровни запасов в режиме реального времени, не требуя физического подтверждения. Эти системы становятся все более популярными, поскольку компании электронной коммерции начали использовать несколько центров выполнения заказов для более быстрой доставки.

Основным преимуществом физической инвентаризации является точность. Этот процесс практически полностью исключает вмешательство человека благодаря синхронизации чисел в режиме реального времени. Эта синхронизация в реальном времени поддерживается с помощью POS-систем и сканеров.

Этот тип запасов также полезен в сочетании с системой планирования потребности в материалах (MRP). Такое объединение полезно для улучшения прогнозирования запасов и оптимизации процесса закупок.

Заключение

Независимо от виртуальной природы современной экосистемы, инвентарь по своей сути будет иметь некоторую физическую ценность. Таким образом, аудит физических запасов может быть правильным началом для бизнеса в сфере электронной коммерции. Хотя это может оказаться трудоемким процессом, он позволяет предприятию проверить целостность своих систем управления запасами и складами .

Часто задаваемые вопросы

1) Каковы основные компоненты затрат на управление запасами?

Затраты на управление запасами включают капитальные затраты, затраты на хранение запасов и эксплуатационные расходы склада. Вероятно, она будет варьироваться в зависимости от характера товаров и размера склада.

2) Почему инвентаризация обычно проверяется?

Физический аудит обычно проводится для сопоставления текущего уровня запасов с физическим запасом. Его также можно использовать для выявления нарушений и сбоев в POS-системах и системах управления заказами.