План координации доходов и расходов в 5 шагов

Мистер Микобер правильно выразился в произведении Диккенса «Дэвид Копперфильд»: «Годовой доход двадцать фунтов, годовой расход девятнадцать фунтов, девятнадцать и шесть — результат, счастье. Годовой доход двадцать фунтов, ежегодный расход двадцать фунтов, ноль и шесть — результат — нищета.

Не только семья Микобер должна обратить внимание на эти мудрые слова: бюджетирование имеет решающее значение для малого бизнеса. Это может быть (и часто является) разницей между успехом и неудачей.

Тем не менее, составление бюджета кажется второстепенным делом для небольшой организации — ведь так много всего нужно сделать, от маркетинга до планирования и исполнения, что трудно добавить дополнительную дисциплину! Но это дисциплина, без которой вы точно не сможете выжить.

В этом посте мы рассмотрим пять простых шагов, которые помогут вашему бизнесу оставаться на прочной финансовой основе. Давайте посмотрим!

1. Проработайте детали бюджета

Чтобы установить бюджет, во-первых, вам нужно подробно знать как свои доходы, так и расходы. Нехорошо распределять расходы, не зная, куда на самом деле пойдут деньги, или имея лишь смутное представление о том, какие деньги поступают.

Вам необходимо знать суммы, поступающие, и кому будут производиться платежи. Для этого отслеживайте все, что вы тратите в течение нескольких месяцев. Это означает сбор выписок по вашему банковскому счету и кредитной карте и отслеживание любых дополнительных платежей наличными по мере их совершения. Кстати, Hiveage — действительно отличный инструмент для отслеживания счетов и платежей!

Не забудьте включить все расходы, а не только общие категории — например, расходные материалы должны включать второстепенные предметы, такие как канцелярские товары и другие небольшие, но важные элементы. Точно так же расходы на автомобиль должны включать все расходы на техническое обслуживание, бензин, страховку и налоги.

Для бизнеса, у которого могут быть нерегулярные доходы и расходы, возможность усреднения этих сумм за год была бы чрезвычайно полезной. Вы можете использовать Microsoft Excel или Google Sheets для создания таблиц расходов и доходов. Приложения для отслеживания расходов, такие как Expensify, — это удобный способ преобразовать бумажные квитанции в аккуратный отчет.

2. Определите свой чистый доход

Важно знать, что вы на самом деле получаете в виде прибыли (ваш чистый доход), а не просто цифру заголовка (ваш валовой доход). Для этого вам нужно будет рассчитать свой доход, полученный из приведенного выше тренируйтесь, затем вычтите общие расходы. Не забудьте включить такие расходы, как медицинское страхование, любые выплаты по кредитам, аренде или ипотеке и т. д.

После того, как вы сравните свои доходы с понесенными расходами, вы получите отчет о прибылях и убытках. Конечно, это ретроспективный взгляд — он говорит вам только о том, сколько вы заработали в прошлом, а не о том, сколько бизнес заработает в будущем.

Но самое главное, что он будет делать, так это сообщать вам, приносит ли ваш бизнес прибыль или убыток — если последнее, вам придется пересмотреть свои расходы и решить, какие из них следует сократить, чтобы вернуться к равновесию. Для этого выясните, каковы ваши несущественные расходы, а затем посмотрите, где вы можете сократить расходы, чтобы снова оказаться в плюсе.

3. Учет будущих доходов и расходов

Затем вам нужно спрогнозировать свои валовые доходы и расходы, чтобы получить представление о будущих доходах. Вам придется основывать критерии на имеющейся у вас информации, используя в качестве ориентиров такие инструменты, как годовая текущая и прогнозируемая инфляция и процентные ставки.

Установите адекватные, но реалистичные цели, основанные на ваших возможностях, стоимости материалов и планах расширения. Вам нужно будет включить любые прогнозируемые инвестиции, такие как маркетинговые бюджеты и инвестиции в активы (принтеры, ИТ, офисную мебель и т. д.).

Помните, что у вас есть два типа затрат – постоянные и переменные. Первые, включая арендную плату, страховку и коммунальные услуги, легко предсказать, потому что они остаются довольно стабильными в годовом исчислении.

Переменные расходы спрогнозировать сложнее – это нерегулярные расходы, такие как оплата материалов, и даже транспортных средств – важные, но не частые расходы. Полезно взять прошлые переменные затраты и провести анализ тенденций, чтобы увидеть, как они росли из года в год.

Еще одним вариантом является использование программного обеспечения, которое поддерживает формат, отличный от электронной таблицы, для составления бюджета расходов. Такие приложения, как Money Dashboard и PocketSmith, также автоматически прогнозируют будущие расходы на основе ваших текущих расходов.

4. Учет изменений

Хотя хорошо пытаться предсказывать будущее, важно понимать, что прогнозы становятся менее точными, чем дальше вы продвигаетесь вперед во времени, поэтому вам придется регулярно пересматривать свой бюджет, чтобы поддерживать его точность.

Эксперты говорят, что, хотя интервал между бюджетами действительно зависит от размера и характера вашего бизнеса, важно регулярно проверять, не нужно ли его корректировать. Вам нужно будет каждый раз выполнять описанные выше шаги, чтобы убедиться, что все ваши цифры по-прежнему верны, внося коррективы по мере необходимости.

Для малого бизнеса разумным считается бюджет каждые три-шесть месяцев. Не забывайте, что бюджет также является обязательством и представляет собой путь к обеспечению финансов, поэтому вы должны стараться придерживаться его как можно точнее.

5. Будьте дисциплинированы в своем бюджете

Это приводит к важному моменту — вы должны быть дисциплинированными и научиться контролировать свои расходы, чтобы убедиться, что ваши финансы в порядке. Это означает использование бюджета как способ обуздать свои расходы и как обязательство оплачивать счета.

Это означает конец импульсивным покупкам, какими бы привлекательными они ни казались. Если расходы не были запланированы в бюджете и не являются строго необходимыми, их следует отложить до следующего пересмотра бюджета.

Назначьте себе награды, чтобы сделать эту дисциплину более приемлемой, например, поездку или скромную сумму, которую вы потратите на себя, если вы достигнете своих целей. Точно так же введите штраф, если ваша дисциплина окажется недостаточной.

Вывод

Для любого малого бизнеса создание точного бюджета, в рамках которого вы можете жить, является ключом к успеху. Вам не обязательно быть крайне скупым – просто примите несколько ключевых шагов при планировании своего бюджета. Чтобы попасть на этот этап, вам необходимо:

1. Проработайте детали вашего бюджета, т. е. доходы и расходы.
2. Определите свой текущий чистый доход
3. Учет будущих доходов и расходов
4. Учет изменений
5. Будьте дисциплинированы и следите за своим бюджетом!

Что было самой большой проблемой при планировании собственных доходов и расходов? Дайте нам знать в комментариях ниже!