Как сбалансировать безопасность, совместимость и удобство использования в коммуникационном и операционном программном обеспечении

Программное обеспечение для бизнес-операций и внутренних коммуникаций может помочь командам быть более продуктивными и вовлеченными. Они обеспечивают сотрудникам доступ к важной информации и предоставляют менеджерам практические инструменты для лидерства.

Однако на таких платформах хранится большая часть критически важных и конфиденциальных данных компании, включая разговоры между сотрудниками, политики и лучшие практики, а также активы человеческих ресурсов. В результате вопросы безопасности, конфиденциальности данных и соблюдения нормативных требований приобретают все большее значение.

ИТ-менеджерам также необходимо обеспечить хорошую совместимость с существующим программным обеспечением и хорошее общее взаимодействие с пользователем. В противном случае пострадают операции, и работники могут прибегнуть к несанкционированным и менее безопасным решениям, таким как текстовые сообщения.

В этой статье мы рассмотрим эти и другие проблемы, которые ИТ-менеджеры должны учитывать при выборе или внедрении программного обеспечения для внутренних коммуникаций и бизнес-операций.

Безопасность, конфиденциальность данных и простота использования

Сотрудники должны иметь возможность легко обмениваться информацией и ресурсами. От этого зависит управление задачами, безопасность и защищенность работников, а также корпоративная культура.

С другой стороны, ИТ-менеджеры должны обеспечить безопасный обмен этими данными. Утечки данных — потенциально разрушительные для деятельности компании и публичного имиджа — происходят регулярно.

К счастью, лучшее операционное и коммуникационное программное обеспечение создается с учетом требований безопасности. Например, Connecteam позволяет менеджерам и ИТ-специалистам отслеживать и блокировать доступ сотрудников к групповым чатам, базам знаний и другим ресурсам в любое время. Данные также шифруются, будь то в облаке или на устройстве сотрудника.

Фактически, исследования показали, что наибольший риск для безопасности данных на самом деле исходит от самих сотрудников, чьи неадекватные методы обеспечения безопасности подвергают риску активы компании.

Таким образом, ИТ-менеджеры должны сосредоточиться на:

• Обеспечение того, чтобы работники проходили надлежащее обучение и могли обнаруживать фишинговые атаки и другие распространенные уловки кибербезопасности.
• Внедрение политики надежных паролей.
• Ограничение доступа к конфиденциальным данным.
• Регулярное резервное копирование важных данных или гарантия того, что это сделает ваш поставщик программного обеспечения.

Это позволяет менеджерам и сотрудникам обмениваться информацией и эффективно общаться без необходимости преодолевать дополнительные, часто громоздкие препятствия безопасности.

Совместимость, интеграция и взаимодействие

Средняя компания использует как минимум несколько разных программ. Многие используют десятки. Сложные экосистемы, подобные этой, трудно поддерживать, и они часто вызывают проблемы совместимости и функциональной совместимости.

Платформы «все-в-одном», объединяющие операции, коммуникации, человеческие ресурсы и многое другое в единое решение, предлагают элегантное решение этой проблемы и улучшают совместимость и взаимодействие в масштабах всей компании.

Также важна совместимость с существующими рабочими процессами и повседневными практиками. «Навязывание» решения работникам, у которых уже есть устоявшийся способ что-то делать, приводит к разочарованию и теневым ИТ (использование неавторизованных приложений в качестве обходного пути к предполагаемым или фактическим недостаткам официальной платформы).

Настраиваемость и гибкость спасают день в этом отношении. Программное обеспечение, которое можно настроить в соответствии с потребностями бизнеса, гарантирует, что оно служит сотрудникам, а не наоборот.

Обеспечение соблюдения нормативных требований

Вопросы конфиденциальности и соответствия нормативным требованиям одинаково важны для безопасности и совместимости.

ИТ-менеджеры захотят отдавать приоритет платформам, которые облегчают соблюдение соответствующих законов о защите данных сотрудников. К ним относятся:

• Закон Калифорнии о конфиденциальности потребителей (CCPA);
• Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA);
• Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA);
• Общий регламент ЕС по защите данных (GDPR).

Кроме того, законы требуют от работодателей безопасного ведения определенных записей. Например, Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели хранили записи о занятости и персонале в течение одного года после принудительного увольнения. Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы платежные ведомости и учетные записи сотрудников хранились в течение трех лет.

Поэтому вам понадобится возможность архивировать, а не просто удалять данные от нерабочих или несезонных сотрудников. Connecteam, например, позволяет вам отозвать доступ к активам компании, сохраняя при этом документацию по персоналу. Им может быть назначен определенный срок, после которого они также должны быть удалены или обновлены.

Соблюдение стоимостных и бюджетных ограничений

Операционное и коммуникационное программное обеспечение, как правило, следует модели ценообразования на пользователя. По мере роста команды затраты растут. Это может стать непомерно дорогим для предприятий любого размера. Но это может быть особенно сложно для малых предприятий и стартапов, где затраты на одного работника, как правило, выше.

Модели, которые взимают фиксированную месячную ставку или очень небольшую дополнительную сумму за каждого сотрудника, дают компаниям возможность дышать и расти. Платный уровень Connecteam, например, начинается с 29 долларов в месяц для 30 пользователей, а дополнительные пользователи стоят всего 0,50 доллара. Существует также бесплатный план для малого бизнеса до 10 пользователей.

Наконец, приложения, которые можно безопасно использовать на личных устройствах, избавляют компании от необходимости предоставлять оборудование сотрудникам. Чтобы это работало, платформа должна быть простой в установке, простой в использовании и работать на всех мобильных устройствах.

Как найти правильное решение

Окончательный выбор программного обеспечения может или не может быть возложен на ИТ-менеджера. В любом случае, как ИТ-менеджер, вы должны подготовить список необходимых вещей, которые помогут вам в процессе принятия решений.

Этот список должен включать факторы, рассматриваемые в этой статье: функциональная совместимость и совместимость, стоимость, простота использования, а также безопасность и защита данных. Сравните поставщиков, используя эти факторы, чтобы получить четкое представление о том, какой из них лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Если возможно, ИТ-менеджеры также должны участвовать в практических или виртуальных демонстрациях и убедиться, что у них есть время опробовать программное обеспечение до его внедрения. Обзоры с таких веб-сайтов, как Captera и TrustPilot, могут помочь выявить любые распространенные проблемы ИТ.

Правильное решение предоставляет эффективные и простые инструменты для операций и коммуникаций, обеспечивая при этом удовлетворение основных требований ИТ-менеджеров. Многие ИТ-менеджеры считают, что Connecteam — лучшее решение для внутренней коммуникации и операции. Это экономичное масштабируемое комплексное решение.