Основные характеристики безопасных платформ для внутренних коммуникаций

Правильные инструменты внутренней коммуникации обеспечивают связь и продуктивность вашей команды, где бы они ни находились.

В этой статье мы рассмотрим пять ключевых особенностей эффективных и безопасных платформ для внутренних коммуникаций.

Что такое внутренняя коммуникация и почему она важна?

Платформа внутренней коммуникации — это система, позволяющая обмениваться информацией внутри вашей организации. Он позволяет менеджерам и сотрудникам обмениваться знаниями и обновлениями, задавать вопросы и отвечать на них, а также управлять важными задачами.

Использование безопасной платформы для внутренних коммуникаций имеет много преимуществ:

• Он защищает конфиденциальные данные , гарантируя, что разговоры происходят в контролируемой среде. Разрешения пользователей, возможность отзыва доступа и возможность удаления неприемлемого контента делают разговоры профессиональными и конфиденциальными.
  
• Это повышает производительность на рабочем месте , гарантируя сотрудникам доступ к необходимой им информации. Такие функции, как контрольные списки, формы, заметки о смене и статьи базы знаний, ограничивают количество ошибок, повышают эффективность и уменьшают разочарование сотрудников.
  
• Благодаря групповым обсуждениям, общекорпоративным обновлениям и единообразной документации это способствует формированию сильной культуры на рабочем месте . Это особенно важно для нерабочих сотрудников, которые склонны чувствовать себя оторванными от корпоративной культуры.
  
• Это помогает обеспечить безопасность мобильных и одиноких работников . В таких отраслях, как строительство и транспорт, безопасность является главным приоритетом. Обновления в режиме реального времени информируют и обеспечивают безопасность бесстационарных сотрудников.

Различные методы безопасной внутренней связи

Предприятия могут обеспечить безопасность своих внутренних коммуникаций несколькими способами.

• Шифрование данных. Шифрование на устройстве и в облаке гарантирует, что разговоры и активы компании не будут просматриваться посторонними лицами.
  
• Безопасный обмен мгновенными сообщениями позволяет менеджерам и сотрудникам обмениваться файлами и обсуждать рабочие темы, не отвлекаясь и не беспокоясь о проблемах безопасности, связанных с обменом личными текстовыми сообщениями.
  
• Разрешения пользователей определяют, кто и в какое время может просматривать какие активы и разговоры. Возможность группировать сотрудников по рабочим местам, проектам или рангам особенно полезна.
  
• Облачные решения ограничивают объем информации, хранящейся на устройствах сотрудников, и обеспечивают больший контроль над всеми активами компании.

Общие угрозы безопасности внутренних коммуникаций

Правильное программное обеспечение может помочь решить многие распространенные проблемы безопасности. Тем не менее, предприятиям по-прежнему необходимо помнить о безопасности, особенно когда речь идет о человеческих ошибках.

Общие угрозы включают в себя:

• Несанкционированный доступ . Где не те люди могут получить доступ к информации компании. Руководители должны проводить регулярные аудиты разрешений пользователей и следить за тем, чтобы доступ удалённых сотрудников был отозван.
  
• Фишинговые атаки . Это происходит, когда сотрудников обманом заставляют раскрывать информацию или переходить по ссылке в сообщении. Сотрудники должны проходить регулярные тренинги по безопасности, чтобы помочь им выявлять и предотвращать такие атаки. Также помогает ограничение разговоров безопасным приложением, а не повседневной электронной почтой или текстовыми сообщениями. Специальный групповой разговор позволяет сотрудникам уведомлять руководство и друг друга о подозрительных электронных письмах.
  
• Злоупотребление инсайдерскими данными . Намеренное неправомерное использование конфиденциальных данных сотрудниками — неприятная реальность. Делитесь только тем объемом информации, который необходим сотрудникам для выполнения их работы, и сосредоточьтесь на построении хорошей корпоративной культуры, что может значительно ограничить оскорбительные намерения.

Лучшие практики для безопасного внутреннего общения

Знание угроз безопасности вашей компании — это только начало. Вот обязательные элементы внутренней коммуникационной политики для обеспечения безопасности вашей информации.

• Шифровать личные данные. Записи сотрудников, данные клиентов, финансовые отчеты и другие конфиденциальные данные должны быть зашифрованы. Любое программное обеспечение, которое вы используете, должно делать это по умолчанию.
  
• Используйте безопасные приложения. Приложения, предназначенные для бизнеса, имеют встроенные функции безопасности. Они дают уполномоченному персоналу контроль и возможность контролировать связь.
  
• Ограничьте доступ к частной информации. Только сотрудники, которым нужен доступ к конфиденциальной информации, должны иметь ее. Отслеживайте, кто получает доступ к конфиденциальным файлам, чтобы предотвратить неправомерное использование данных.
  
• Предлагайте обучение по безопасности данных. Обучение сотрудников познакомит ваших сотрудников с угрозами безопасности данных и научит их передовым методам общения в чате и обмена активами компании.
  
• Создавайте и регулярно обновляйте и пересматривайте политики безопасности. Они сообщают сотрудникам, как безопасно использовать программное обеспечение и каковы их обязанности.
  
• Используйте многофакторную аутентификацию. Многофакторная аутентификация требует, чтобы пользователи подтверждали свою личность (например, вводя код, отправленный на их мобильный телефон) в дополнение к вводу пароля.
  
• Обновите свое программное обеспечение. Всегда обновляйте программное обеспечение компании до последней версии. В качестве альтернативы можно использовать платформу «программное обеспечение как услуга» (SaaS), такую ​​как Connecteam, которая всегда актуальна.

Как выбрать безопасную платформу для внутренних коммуникаций

Обратите внимание на эти функции при выборе защищенной платформы для внутренних коммуникаций.

Шифрование данных, разрешения пользователей и облачное хранилище

Шифрование Secure Sockets Layer (SSL) является золотым стандартом для защиты данных во время передачи. Убедитесь, что ваша внутренняя коммуникационная платформа поддерживает это.

Кроме того, выберите платформу, которая позволит вам контролировать, кто имеет доступ к каким данным. Вы должны иметь возможность устанавливать разрешения пользователей и групп для документов, чатов и других активов компании и отзывать доступ на лету.

Наконец, данные компании никогда не должны храниться на устройствах сотрудников. Разговоры, происходящие в Connecteam, например, надежно хранятся в облаке, и сотрудники не могут их загрузить или поделиться ими.

Бюджет и масштабирование

Остерегайтесь платформ с высокой моделью ценообразования на пользователя. 10 долларов на пользователя могут показаться не такими уж большими, но даже для небольшой компании из 15 человек это 150 долларов в месяц. Это затрудняет масштабирование. Это также совершенно ненужные затраты, поскольку существуют экономически эффективные решения.

Connecteam, например, предлагает план для малого бизнеса, который бесплатен для 10 пользователей. Платные планы начинаются с 29 долларов в месяц для 30 пользователей и 0,50 долларов за пользователя после этого.

Наконец, вместо того, чтобы платить за отдельные операции, коммуникации и программное обеспечение для управления персоналом, выберите универсальную платформу. Это будет не только дешевле, но и намного безопаснее.

Удобство использования и совместимость

Одной из самых больших угроз для защиты внутренних коммуникаций является плохое удобство использования.

Сотрудники быстро разочаровываются в инструментах, которыми сложно пользоваться, и в результате используют менее безопасные методы, такие как обмен личными текстовыми сообщениями. Использование этих несанкционированных приложений подвергает активы компании значительному риску.

Любая используемая вами платформа также должна быть совместима с вашим текущим программным обеспечением и соответствовать существующим рабочим процессам и повседневным операциям. Поэтому настраиваемость является важной функцией. Платформы «все в одном» также помогают решить проблему совместимости и обеспечить бесперебойную работу.

Заключение

Защищенные внутренние коммуникации обеспечивают сохранность активов компании и бесперебойную повседневную работу. Connecteam — это лучшее на сегодняшний день приложение для внутренних коммуникаций и управления командами с инструментами для обеспечения согласованности и продуктивности команд.

Он предлагает богатый опыт чата в приложении, который привлекает сотрудников, прост в управлении и очень безопасен. Менеджеры могут создавать чат-группы для проектов, клиентов, смен и т. д. и полностью контролировать участников беседы. Чаты никогда не сохраняются на устройствах сотрудников, а когда сотрудника увольняют, его доступ к информации компании немедленно аннулируется.

Вы можете использовать опросы и опросы, чтобы собирать отзывы сотрудников и принимать обоснованные решения. Ваши сотрудники оценят, что их голоса будут услышаны, а вы получите ценную информацию об их опыте.

Наконец, в Connecteam есть инструменты, которые помогут вам организовывать мероприятия, безопасно обмениваться знаниями и информацией о компании, делиться обновлениями с отдельными командами или всей вашей организацией и т. д.

Вы можете управлять всеми своими внутренними коммуникациями, операциями, персоналом и многим другим с помощью Connecteam для удобного и безопасного управления командой.