Раскрытие ограничений WhatsApp: поиск лучших альтернатив для внутренних коммуникаций
Опубликовано: 2023-07-30WhatsApp стал инструментом повседневного общения для организаций больше благодаря своей широкой популярности и использованию, чем какому-либо преднамеренному решению.
Тем не менее, WhatsApp не может удовлетворить потребности организаций, которые ищут эффективный инструмент внутренней коммуникации, не говоря уже о связанных с его использованием рисках, и часто им манипулируют, чтобы попытаться сделать это, несмотря на его ограничения.
В чем WhatsApp не обеспечивает эффективного общения?
Общение не поддается измерению
— Вы уведомили команду? Я отправил им сообщение в WhatsApp, не знаю, кто его видел… Я попрошу их ответить».
Эффективная коммуникация позволяет организациям легко измерять доставку и влияние сообщений, что является сложной задачей при использовании WhatsApp. Некоторые организации пытаются сделать это, вручную анализируя каждое отправленное сообщение WhatsApp и просматривая список, стоящий за каждым из них. В крайних случаях организации даже документируют такие списки в Excel, чтобы подтвердить, что их команда рассмотрела соответствующую информацию, переданную им.
Не хватает приоритета сообщений
«Извините, я никогда не видел это обновление. Теперь я вижу, что это было отправлено ранее в треде, и я просто не заметил».
В WhatsApp все сообщения обрабатываются одинаково. Невозможно пометить сообщения как «приоритетные», из-за чего они легко теряются или упускаются из виду в продолжающемся потоке сообщений. Это критический недостаток в организационном контексте, где нельзя игнорировать срочные или важные обновления.
Отсутствует история разговоров для новых членов команды
«Как я могу найти информацию, которой поделились? Я только что присоединился к команде, и ее нет в моей группе WhatsApp».
Всякий раз, когда организации сталкиваются с изменениями в членах своей команды, им необходимо добавлять или удалять людей из своих групп WhatsApp. Поскольку новые члены команды не могут получить доступ к беседам, которые были до их присоединения, важная информация, предоставленная ранее, им недоступна. Кроме того, трудно отследить, какая информация была просмотрена кем, особенно когда члены команды присоединяются в разное время.
Не хватает формата и структуры
« Я видел, как вы прислали информацию. У вас есть фото инцидента? Вы не забыли попросить контактную информацию?»
Иногда WhatsApp просто не подходит для работы. Он часто используется для передачи информации, которая должна быть хорошо структурирована и отформатирована, например, при сообщении об инциденте или подведении итогов определенного события. Однако WhatsApp является бесплатным текстовым инструментом и не поддерживает его, что делает отчетность более утомительной, менее структурированной и менее контролируемой.
Не создан для делегирования задач
— Я сказал тебе сделать так…
Хотя WhatsApp позволяет быстро делегировать задачи, основным недостатком является отсутствие надлежащего управления задачами и документации. Когда задачи назначаются через WhatsApp, отследить, что и от кого запрашивалось, сложно. Кроме того, менеджерам трудно отслеживать ход выполнения задач и их выполнение, а также вести их учет, что еще больше приводит к путанице и дезорганизации.
Ручной инструмент, не подходящий для масштабирования
«Я все еще жду, когда Джейми уберет Джоша из группы региональных супервайзеров. Вы удалили его из всех других групп WhatsApp?»
Поскольку WhatsApp не разработан как инструмент организационного общения, в нем отсутствуют важные организационные функции. Поэтому использование его как такового требует много ручного обслуживания. Даже базовое администрирование участников группы становится затруднительным, когда пользователей приходится вручную удалять из групп. Некоторые организации используют для этого электронные таблицы Excel, что приводит к ошибкам, таким как исключение людей из важных групп или сохранение их после их прекращения.
В целом, отсутствие масштабируемости и организационных функций делает WhatsApp непрактичным выбором для эффективного и безошибочного общения в крупных организациях.
Отсутствует возможность прямого охвата всей команды в масштабе
«В: Сколько времени нам потребуется, чтобы уведомить команду? О: Ну, это зависит от того, как быстро наши региональные менеджеры передадут его…»
WhatsApp терпит неудачу, когда дело доходит до каскадной передачи информации между разными организационными уровнями для всех сотрудников. Хотя для небольших команд это не проблема, информация должна проходить через различные чат-группы, чтобы дойти до передовых групп в более крупных организациях. А без надежного способа убедиться, что все получают и подтверждают важную информацию, WhatsApp не обеспечивает постоянного обмена информацией в рамках всей организации.
« WhatsApp не предназначен для использования в качестве инструмента организационного общения и в основном используется организациями по привычке. Он не обеспечивает эффективной коммуникации для организаций из-за своих ограничений и отсутствия возможностей. Мы настоятельно рекомендуем искать лучшие альтернативы для организаций, которые считают, что общение является ключом к их успеху».
Амир Нехемия, генеральный директор и соучредитель Connecteam
Поиск лучших альтернатив для организационной коммуникации
Понимание того, что делает общение эффективным и увлекательным, имеет решающее значение при поиске лучших альтернатив. Компаниям, команды которых постоянно находятся в движении, требуется мобильное решение, ориентированное на всю команду, а не только на офисную команду. Вот почему в настоящее время организации часто обращаются к WhatsApp: он легко доступен для всех их сотрудников, которые чувствуют себя вне досягаемости.
Так что же делает организационную коммуникационную платформу эффективной?
Наличие прямого канала связи с вашей командой
Эффективные коммуникационные платформы позволяют организациям напрямую общаться со всей своей командой без посредников. Таким образом, подходящая коммуникационная платформа позволит вам мгновенно отправить правильное сообщение нужной команде, не отвлекаясь от общения. Возможность быстро сегментировать команды и выбирать соответствующую аудиторию имеет важное значение для обеспечения того, чтобы нужная информация доходила до нужных людей.
Работа с различными направлениями коммуникации
Это включает «сверху вниз», «снизу вверх» и «одноранговые». Хотя функция чата имеет решающее значение для повседневного общения, она не обязательно является подходящим инструментом для сотрудника, чтобы обратиться к генеральному директору или поощрить общение между коллегами на разных уровнях. Эффективная коммуникационная платформа предоставит организациям различные средства связи, помимо обмена сообщениями в чате.
Требует минимальной ручной работы
Чтобы быть успешной и включать всех в команду, коммуникационная платформа должна требовать минимальной ручной работы от своих операторов и автоматизировать как можно больше процессов. Однако это только базовый уровень. Качественные платформы должны активно способствовать эффективному общению, снижая нагрузку на коммуникатора и улучшая опыт команды.
Поддержка как структурированной, так и неструктурированной коммуникации
Хотя чат — отличный способ поговорить о мелких повседневных вещах, часто требуется более структурированный подход. Эффективные коммуникационные платформы позволяют организациям использовать предопределенные структурированные форматы, обеспечивать завершение отчетов и сокращать количество операций «туда-сюда».
Обеспечение доставки сообщений и измерение воздействия
Используя эффективную коммуникационную платформу, организации могут быстро определить, кто получил информацию, и при необходимости запросить активное подтверждение от команды. Это гарантирует, что приоритетные сообщения не потеряются в беспорядке, и позволяет замкнуть цикл с каждым сотрудником в течение нескольких минут, а не дней.
Хорошо управляемый и контролируемый
Коммуникация является важной частью повседневной жизни каждой организации, и поэтому ее следует хорошо администрировать и контролировать. В отличие от WhatsApp, эффективные коммуникационные платформы предлагают инструменты, настройки и разрешения, которые позволяют организациям контролировать и контролировать свои коммуникационные процессы.
Краткое содержание
Несмотря на риски, связанные с WhatsApp, сегодня многие организации используют его для общения со своими командами.
Поскольку WhatsApp никогда не предназначался для использования в качестве инструмента организационного общения, ему не удается обеспечить прямое, измеримое, эффективное и хорошо управляемое общение.
Поэтому организациям следует пересмотреть свои коммуникационные цели и изучить лучшие альтернативы WhatsApp.
В свете этого мы приглашаем вас изучить Connecteam, платформу, разработанную с нуля для удовлетворения коммуникационных потребностей организаций, многие члены команды которых находятся в пути.