Руководство по счетам-проформам

Счет-проформа основан на идее, что отправка документа, связанного с продажей продукта или услуги, покупателю до продажи может избежать ненужных осложнений. Меньше осложнений равно меньше шансов потерять деньги. В этой статье мы объясним, что такое счет-проформа, каковы его важные элементы (например, обязательный номер счета), как его создать и обсудим, чем он отличается от других финансовых документов.

Что такое счет-проформа?

С точки зрения непрофессионала, счет-проформа — это документ между покупателем и продавцом, который включает товары или услуги, которые еще не доставлены, а также другую важную информацию, такую ​​как стоимость доставки и информация о доставке. Важно помнить, что покупатель получает счет-проформу до получения товара или услуги.

Теперь, когда вы знаете определение счета-проформы, давайте обсудим его назначение.

Проформа или проформа?

Счет-проформа иногда указывается как счет-проформа. Ответ на вопрос «что такое счет-проформа» такой же, как «что такое счет-проформа». Вы видите, что это указано так или иначе, а иногда даже как проформа, но все они означают одно и то же.

Каково назначение счета-проформы?

Учитывайте следующие требования:

• Нужно ли покупателю знать стоимость того, что он покупает?
• Должен ли покупатель знать, чего ожидать при покупке у продавца? (т.е. есть ли добросовестность?)
• Должен ли процесс продажи быть гладким?
• Вам нужен юридически обязывающий документ по условиям продажи?

Если вы ответили «да» на большинство или все вышеперечисленное, то счет-проформа может быть вам полезен!

Как создать счет-проформу

Нужно сделать счет? Счета-проформы не очень сложны, но при их создании полезно иметь под рукой шаблон счета-проформы. Для этой цели вы можете использовать наши бесплатные шаблоны счетов или бесплатный генератор счетов.

Поскольку в некоторых частях мира это имеет юридическую силу, вы должны создать точный и действительный счет. Счет-проформа должна содержать следующую информацию:

• Информация о клиенте (имя, адрес и т.д.)
• Информация о вашей компании (имя, адрес и т. д.)
• Условия продажи
• Продаваемые товары плюс индивидуальные цены
• Применимые налоги, скидки и стоимость доставки
• Итоговая цена
• Номер счета
• Даты отгрузки и сроки
• Требуется другая разная информация

Со временем вы сможете превратить свой предварительный счет-фактуру в коммерческий счет-фактуру. Если клиент принимает ваш счет-проформу, Hiveage может превратить его в полезный коммерческий счет.

Какая информация требуется в счете-проформе?

Все товары или услуги должны иметь некоторые условия, связанные с их продажей. Для добросовестности вы должны указать контактные данные обеих сторон и вышеупомянутые данные. Крайне важно включить любую информацию, которая поможет покупателю понять, что он получает.

Будь то счет-проформа или коммерческий счет, юридический документ должен быть точным для соответствующих товаров. Если какая-либо существенная информация не указана в документах, это может привести к ненужным юридическим проблемам. Просто повторюсь:

• Цена продуктов
• Описания указанных продуктов
• Сроки отгрузки и доставки
• Контактная информация
• Всего к оплате

Вышеуказанные данные являются одними из наиболее важных данных, которые необходимо включить в предварительный счет-фактуру, поэтому не забудьте включить их! Настоящий счет-фактура должен быть максимально точным, чтобы избежать возможной путаницы. Если вы когда-нибудь сомневаетесь, вы всегда можете посмотреть примеры предварительных счетов-фактур и посмотреть, как они включают товары, условия и все, что вам нужно знать.

В чем разница между счетом-фактурой и счетом-проформой?

Думайте о стандартном коммерческом счете-фактуре (иногда называемом счетом-фактурой продажи) как о документах, подтверждающих продажу товаров и требующих какой-либо оплаты. Для сравнения, счет-проформа — это скорее декларация того, что должно произойти, поскольку он отправляется до оплаты товара — своего рода предварительный счет. Обычные счета-фактуры также, как правило, имеют более юридическую силу, чем стандартные счета-проформы.

С точки зрения форматирования наиболее важным различием между ними является то, что счет-проформа должен быть помечен как счет-проформа. Кроме того, коммерческий счет-фактура больше связан с бухгалтерским учетом, чем предварительные счета-фактуры, поскольку сама продажа может не иметь места с предварительным счетом-фактурой.

Имейте в виду, что счет-проформа обычно выставляется до того, как покупатель приобретет товары или услуги, которые вы предлагаете. Официальный счет-фактура создается в течение периода покупки. Нужен ли вам коммерческий счет, счет-проформа или что-то еще, зависит от условий, представленных покупателю.

Можете ли вы получить оплату по счету-проформе?

Технически вы можете получать оплату по счету-проформе, но обычно вы этого не сделаете, пока не будет настроен обычный счет. Вы должны рассматривать предварительный счет-фактуру как уведомление, а не фактический счет. Поскольку счета-проформы обычно не используются в бухгалтерском учете, по ним не следует ожидать оплаты: клиенты, скорее всего, будут ждать своих окончательных счетов.

Сравнение с другими формами покупки

Хотя счет-проформа отличается от обычного счета-фактуры, важно отличать его от других типов форм покупки, включенных в процесс продажи. Счета-фактуры вполне отличимы от счетов-фактур, товарных чеков и т. д.

Счета-проформы по сравнению с товарным чеком

Если счет-проформа показывает, что можно купить в будущем, то товарный чек показывает, что уже было куплено: подумайте о счете-проформе как о чем-то, что происходит до того, как будет сделан товарный чек.

Счета-проформы по сравнению с купчей

Купчая передает право собственности, а счет-проформа - нет. Счет-проформа не может доказать, что какие-либо товары были проданы, в то время как купчая может. Аналогичным образом, стандартные счета-фактуры могут использоваться до выставления счета-фактуры.

Международные счета

Поскольку существует 195 стран, некоторые незначительные различия в законодательстве (такие как тарифы, ограничения на доставку и т. д.) могут повлиять на то, что вы можете указать в предварительных счетах-фактурах. Проконсультируйтесь с соответствующими должностными лицами стран, с которыми вы ведете бизнес, чтобы избежать путаницы.

Доставка товаров из одной страны в другую может занять больше времени, чем внутренняя торговля, поэтому будьте готовы к задержкам. Поскольку счет-проформа часто выставляется перед отправкой товара, дата доставки может быть неверной. Тем не менее добросовестно принимать участие в еде по-прежнему является отличной практикой.

Важная информация о счете-проформе

Счет-проформа не является требованием об оплате или требованием о доставке товара. Вместо этого предварительные счета-фактуры используются в предварительном порядке и рассылаются покупателям до отгрузки или доставки. Воспринимайте это как рассказ о том, что грядет.

Нет никаких 100% определенных правил, которым нужно следовать в отношении форматирования. Есть полезные данные, которые вы должны стремиться включить, но многие счета-проформы отличаются друг от друга. Помните, счет-проформа не является коммерческим счетом-фактурой.

Счет-проформа должен предоставить покупателю достаточно информации, чтобы понять, что он может получить при покупке товара. Имейте в виду, что это происходит до того, как окончательный счет будет доставлен клиенту.

Следует ли отправлять счет-проформу?

Да, вы должны отправить счет-проформу, чтобы установить базовый набор товаров и услуг, которые вы предлагаете. Ваш клиент может увидеть условия, которые вы перечисляете, и, возможно, оспорить условия, если они решат это сделать. Поскольку платеж обычно не производится, это позволяет провести более доверительные переговоры.

В большинстве случаев от вас не требуется отправлять предварительный счет-фактуру, но обычно рекомендуется включить его. Если детали, содержащиеся в нем, соответствуют тому, что имеет в виду клиент, ему не нужно участвовать в длительных обсуждениях. Вы должны использовать счет-проформу всякий раз, когда это возможно, для упрощения процесса транзакции.

Обязательно используйте счет-проформу, если вы делаете много отгрузок и доставок. Такая простая вещь, как понимание клиентом условий того, что вы предлагаете, может иметь решающее значение для успеха вашего бизнеса. Наряду со счетами-проформами для подтверждения транзакций следует использовать коммерческие счета.

Условия счета-проформы

Условия, которые вы включаете в этот тип счета, аналогичны фактическим счетам. Однако покупателю не обязательно покупать то, что вы предлагаете, когда он видит ваши счета-проформы. Убедитесь, что описание ваших условий привлекательно для покупателя и достаточно разумно, чтобы он его рассмотрел.

Заключительные замечания о предварительных счетах-фактурах

Если у вас есть товары и условия, выстроенные привлекательно, то ваши счета-проформы должны быть успешными. Не забудьте включить:

• Сборы (цены товаров, скидки, налоги, стоимость доставки и общая стоимость)
• Даты (дата отгрузки, дата доставки)
• Описание предметов, которые необходимо приобрести
• Контактные данные покупателя и продавца

Поскольку эти типы счетов не имеют жесткого формата, вы можете выбирать, что включать. Форматирование, цветовые схемы и другие различные факторы — это то, что вы можете настроить, чтобы ваши счета выделялись. Если вы сомневаетесь, воспользуйтесь нашим генератором счетов, чтобы получить чистый и простой в использовании шаблон.

Мы надеемся, что, вооружившись этими знаниями о том, как работают предварительные счета, вы сможете установить больше доверия со своими клиентами и работать над развитием своего бизнеса!

Часто задаваемые вопросы о предварительных счетах-фактурах

Что такое счет-проформа?

Счет-проформа — это предложение в формате счета-фактуры, которое предлагается до поставки товаров и услуг покупателю. Это помогает сделать процесс продажи более плавным и действует как юридически обязывающее соглашение об условиях продажи.

В чем разница между счетом-проформой и счетом-фактурой?

Формальный счет-фактура — это запрос на оплату, в котором указывается окончательный размер общей суммы к оплате. Счет-проформа — это заявление продавца о предоставлении товаров и услуг в указанную дату и время, отправленное до фактической продажи.

Можно ли произвести оплату по счету-проформе?

Оплата не может быть произведена по счету-проформе. Он создается до поставки товаров и услуг. Необходимо будет создать счет-фактуру с условиями оплаты и другими деталями, который будет отправлен в отдел кредиторской задолженности покупателя.