Как повысить производительность с помощью решений для бизнес-коммуникаций

За последнее десятилетие мы стали свидетелями революции в мире внутренних коммуникаций. В мгновение ока мобильные телефоны стали привычными и популярными практически для всех. И не только в нашей личной жизни.

Бизнес-операции резко изменились, от повседневных задач до внутреннего общения, удовлетворения потребностей клиентов и многого другого — все это можно было сделать одним нажатием кнопки и даже на ходу.

Сотрудники и менеджеры, которые когда-то были без связи и недоступны, теперь могли оставаться на связи в режиме реального времени. Это оказало огромное влияние на производительность и вовлеченность. Сегодня сложно представить, что когда-то сотрудники и менеджеры могли встречаться только лицом к лицу, после чего они были предоставлены сами себе. Если что-то менялось, если происходил инцидент или происходила крупная распродажа, сотрудникам и менеджерам приходилось ждать до конца дня, чтобы сообщить о любом из этих случаев.

Но сейчас мобильные телефоны являются основным инструментом в нашей повседневной жизни. Это самый простой способ для менеджеров связаться со своими сотрудниками и управлять их повседневными бизнес-потребностями. Подумайте об этом: на сколько телефонных звонков вы отвечаете или делаете сами ежедневно? Исследования показывают, что вы либо звоните, либо отвечаете примерно три раза в час.

Но после почти десятилетнего использования наших телефонов в повседневных задачах мы также видим и обратную сторону этой связи. Особенно когда дело доходит до бесконечных телефонных звонков.

Если вы не совсем уверены, просто читайте дальше, чтобы выделить недостатки телефонных звонков, особенно их негативное влияние на производительность. Но есть решение, и мы рассмотрим его чуть позже.

Как телефонные звонки вредят продуктивности

1. Телефонные звонки мешают

Незапланированный звонок отвлекает вас от того, что вы и ваш сотрудник пытаетесь выполнить, и если это не определение потери производительности, то мы не знаем, что это такое. Фактически, незапланированный вызов занимает целых 23 минуты, чтобы оправиться от него. Каждый раз, когда вы звоните своему сотруднику, вы заставляете его прекратить любую задачу, над которой он работает, и ему требуется больше времени, чтобы вернуться к ней.

2. Время решает все

Есть сотни причин, по которым звонки остаются без ответа, будь то вы на совещании или ваш сотрудник с клиентом. Подумайте, сколько раз в день ваши сотрудники безуспешно пытаются связаться с вами? И сколько раз вы пытаетесь достучаться до них? Эта бесконечная игра в телефонные метки только съедает ваше время.

3. Картинки стоят тысячи слов

К сожалению, когда вы разговариваете по телефону, вы ограничены только устным общением. Может быть очень сложно полностью объяснить что-то, когда картинка может сделать эту работу гораздо эффективнее. Например, сообщите клиенту, как продвигается проект, для завершения которого вы его наняли, статус вашей работы по уборке, непредвиденная проблема во время строительного проекта, масштабы вашего несчастного случая на работе и так далее.

4. Обмен и получение информации

Что произойдет, если простая и быстрая задача окажется сложной и трудоемкой? Возможно, вам придется сделать несколько телефонных звонков только для того, чтобы поделиться простой информацией и найти решение. Как насчет того, чтобы поделиться подробностями предстоящего корпоративного мероприятия? Или углубление в политику безопасности после аварии?

Конечно, вы можете запланировать конференц-связь или собрать всех в одном месте, чтобы иметь возможность все это обсудить. Тем не менее, координировать эти мероприятия сложно, потому что ни один день или единое время не будут работать по всем направлениям. Вы только обнаружите, что гоняетесь за всеми, кто пропустил звонок или не смог прийти на встречу, чтобы убедиться, что они в курсе; и просто так целый день или даже неделя потрачены впустую!

Кроме того, у ваших сотрудников нет простого решения в режиме реального времени для обмена информацией с вами.

5. Данные неструктурированы

Допустим, кто-то позвонил вам, чтобы сообщить о сломанной лампе в магазине, и ему нужно починить ее в течение двух дней. Затем вы вешаете трубку, но понимаете, что забыли спросить, что это за лампа и когда мастер сможет приехать в магазин. Теперь вам нужно снова позвонить своему сотруднику, чтобы получить всю информацию, как только это будет сделано, и вы позвоните ремонтнику, вы увидите, что вам все еще не хватает информации, поэтому вам нужно снова позвонить сотруднику. Цикл продолжается снова и снова. Вот что происходит, когда информация неструктурирована.

6. Приоритетов не существует

У вас не всегда есть возможность решить, что важнее, когда дело доходит до телефонных звонков. Например, просмотр дюжины электронных писем может быть проще для расстановки приоритетов в зависимости от строки темы или от того, от кого оно отправлено. Но когда поступает звонок, если это распознанный номер, вы не знаете, какова срочность звонка. Может быть, это ваш босс просто проверяет, или, может быть, вы ждете бригаду, чтобы появиться на рабочем месте, но они застряли в пробке, или это просто спам-звонок. Если вы не ответите в этот самый момент и не прекратите то, что делаете, у вас нет никакого способа узнать, нужно ли вам отвечать на звонок немедленно или он может подождать.

7. Нет никаких записей

Поскольку ничего не записывается, когда вам нужно получить информацию о звонке, который произошел три дня назад, вы не можете этого сделать. Не существует аналитики, чтобы показать вам, какова была тема звонка. И если вы не записываете каждый входящий звонок, вы не сможете легко вспомнить информацию с первого взгляда.

Вот в чем дело. Мы понимаем, что телефонные звонки никуда не денутся, тем более что все больше сотрудников переходят на удаленную работу, а видеозвонки кажутся новой нормой. Но, зная о проблемах, связанных с телефонными звонками, владельцы бизнеса и менеджеры обращаются к более современным решениям, таким как решения для делового общения, чтобы обеспечить эффективность и производительность.

Что такое бизнес -коммуникационные решения?

Когда вы снабжаете свою компанию и сотрудников решениями для делового общения, вы можете повысить эффективность, повысить вовлеченность сотрудников и улучшить обмен знаниями в своей команде.

Но, ладно, что такое решения для делового общения? Решения для делового общения позволяют вам обмениваться информацией и сотрудничать с вашими сотрудниками из любого места и в любое время. Думайте о решениях для делового общения не только как о механизме улучшения внутренней коммуникации, но и как о способе рационализации управления задачами, управления отчетами, обсуждения рабочих графиков, управления обработкой заработной платы и многого другого.

Признавая вышеизложенное, многие выбирают Connecteam в качестве решения для делового общения, поскольку это универсальное приложение для управления сотрудниками.

Коммуникационные функции Connecteam обеспечивают прозрачность компании, предлагают механизм обратной связи для вовлечения сотрудников в опросы и живые опросы и включают единое место для совместной работы, управления задачами и многого другого.

Функции, необходимые в решениях для бизнес-коммуникаций

В блоге мы указали на три болевые точки телефонных звонков — они мешают работе, количество пропущенных звонков бесконечно, а изображения имеют решающее значение — и решение для делового общения, такое как чат, может помочь уменьшить или устранить все эти три проблемы. Вместо того, чтобы мешать своим сотрудникам телефонным звонком, просто отправьте им сообщение через приложение чата, чтобы они могли продолжать работать и не прекращали свою работу, чтобы ответить вам. Если сотрудник получает push-уведомление, он также может прекратить свою работу. Тем не менее, это небольшое прерывание по сравнению с телефонным звонком, который требует от вас почти полной остановки того, что вы делаете, или просто отнимает слишком много вашей концентрации.

Вместо того, чтобы участвовать в игре по телефону, вы снова можете легко отправить групповой чат, чтобы передать все, что вам нужно. Вы также можете быстро отправить фотографию, видео или местоположение своему менеджеру или сотруднику, когда это необходимо, вместо того, чтобы тратить время на звонок, когда изображение стоит тысячи слов.

Чат упрощает внутреннюю коммуникацию; легко создавайте групповые чаты или начинайте диалог один на один, чтобы сэкономить время и избежать потери производительности. Connecteam — это онлайн-решение для бизнес-коммуникаций, включающее расширенные инструменты управления, созданные специально для использования внутри организации; создавать опросы, ящик для предложений, каталог сотрудников и многое другое.

Вспомните пример, который мы привели: если к вам обращается сотрудник по поводу разбитой лампы в магазине. Вместо того, чтобы звонить вам, они могут просто открыть готовый цифровой отчет в приложении решения для делового общения и заполнить всю необходимую информацию, вы даже можете получить цифровую подпись. Это экономит ваше время и гарантирует, что никакая информация не будет утеряна, а также у вас будет история всех когда-либо сделанных записей.

Решения для делового общения должны упрощать создание форм, отчетов или контрольных списков. С Connecteam вы можете начать с нуля или отредактировать существующий шаблон и выбрать различные параметры поля, такие как произвольный текст, множественный выбор, загрузка изображений, сканер документов, цифровая подпись, местоположение GPS и многое другое, особенно для мобильных устройств.

Отправьте немедленное обновление с помощью push-уведомления, чтобы легко связаться со всеми вашими сотрудниками с возможностью комментирования пользователей или без нее. Таким образом, ваши сотрудники получают необходимую им информацию, когда она им нужна, а вы можете легко отслеживать уровень вовлеченности и точно знать, кто и когда просматривал ваше обновление. Большинство решений для делового общения в настоящее время основаны на облаке, поэтому вы будете хранить историю, встроенную во все функции, чтобы никакие данные не были потеряны.

Итог по решениям для делового общения

Цель этих решений для делового общения — помочь вам и вашим сотрудникам оптимизировать общение, тратить меньше времени на телефонные звонки и повысить производительность. Мечта менеджера.

Неважно, являетесь ли вы менеджером крупного бизнеса или семейного бизнеса, внутренняя коммуникация находится на переднем крае успеха и удовлетворения. А с решениями для бизнес-коммуникаций управление внутренней коммуникацией упрощается.