Профессиональные шаблоны электронной почты: форматирование электронной почты и примеры

Кейт Эрвин

• 8 декабря 2021 г.

Избавьтесь от стресса при написании официальных электронных писем с помощью этих профессиональных шаблонов электронной почты и примеров форматирования электронной почты.

Неформальное и формальное письмо по электронной почте

Мы пишем электронные письма по разным причинам, но их можно разделить на две категории: неофициальные и формальные.

Официальное электронное письмо может быть отправлено другу или члену семьи. Быстрая встреча, приглашение на ужин, рекомендация отличного рецепта — что-то вроде этого.

Официальные электронные письма обычно используются в деловой обстановке. Они распространены в продажах B2B и B2C, а также во внутриофисных коммуникациях. Конечно, граница между неформальными и формальными электронными письмами может быть расплывчатой, и иногда вы можете использовать элементы каждого из них в электронном письме, но важно понимать различие.

Например, у вас в офисе может быть хороший друг, и то, как вы с ним общаетесь, будет зависеть от темы письма. Если вы планируете встречу за обедом, она может быть более неформальной, но если вы отправляете рекомендуемые изменения к контракту, то она, вероятно, будет гораздо более формальной.

У каждого свой стиль письма, но вы обнаружите, что иногда вам нужно быть более формальным, а в других случаях вы можете использовать более расслабленный стиль.

Базовое профессиональное форматирование электронной почты

Когда вы отправляете неофициальное электронное письмо, последствия, как правило, невелики. Когда вы отправляете своему другу приглашение на ужин, не имеет особого значения, перепутаете ли вы несколько слов и немного запутаетесь.

Однако это не так, когда вы отправляете профессиональное электронное письмо, поэтому важно сосредоточиться на форматировании. Если вы разобьете электронное письмо на его основные элементы, вам будет намного проще спланировать общение и эффективно структурировать его.

Профессиональное электронное письмо должно состоять из четырех основных элементов:

• Сюжетная линия
• Приветствие
• Текст письма
• Электронная подпись

Чтобы получить максимальную отдачу от ваших электронных писем, каждый аспект должен быть оптимизирован и персонализирован для человека, которому вы отправляете электронное письмо.

Сюжетная линия

Строка темы может показаться чем-то, что вы заполняете задним числом, но это чрезвычайно важно. Деловые люди получают сотни электронных писем каждый день, и слишком часто их почтовый ящик засоряется спамом.

Чтобы сэкономить время в своем напряженном графике, люди используют строки темы, чтобы решить, будут ли они открывать электронное письмо или нет. Фактически, 47% людей открывают электронные письма, основываясь на строке темы, так что это отличная возможность для оптимизации.

Ваши темы должны привлекать внимание, а также намекать на ценность, которую вы предлагаете.

Найти баланс может быть сложно, но идеальная тема письма сильно повлияет на ваши ответы.

Приветствие

В бизнесе люди, как правило, хотят, чтобы вы сразу переходили к делу, но сначала вы должны позаботиться о формальностях. Если вы быстро переходите взад и вперед по электронному письму, в этом может не быть необходимости, но большинство ваших электронных писем начинаются с приветствия.

Для тех людей, которые потратили время на обсуждение того, начинать ли с «привет», «привет» или «привет», общий вопрос: какое приветствие является лучшим?

Ключ в том, чтобы не переусердствовать и всегда проводить некоторое исследование человека, которому вы пишете по электронной почте. Используйте LinkedIn, чтобы узнать предпочитаемое имя получателя (например, Дэн или Дэниел) и будьте проще.

В то время как «привет» может быть более неформальным, «привет» и «привет» вполне приемлемы и являются хорошим способом начать ваше электронное письмо.

Другие приемлемые варианты включают в себя:

• Дорогой [имя]
• Привет
• Всем привет
• Всем привет

С приветствиями вы выработаете свой собственный стиль, но не нужно их усложнять.

Электронная почта

После того, как вы привлекли внимание получателя и отправили ему приятное приветствие, вы можете перейти к основной части письма.

Здесь вы создадите свое сообщение и убедите читателя действовать.

Однако не слишком увлекайтесь!

Электронные письма работают лучше всего, когда они короткие и лаконичные. Никто не хочет видеть большой блок текста и читать эссе. Наоборот, важно, чтобы ваша электронная почта была по существу и привлекательна для чтения (делайте абзацы короткими и используйте заголовки, чтобы разбить их на части).

Всегда держите свои электронные письма сосредоточенными на одном сообщении. Если у вас есть более чем одна тема для обсуждения, лучше разделить их по разным электронным письмам. Сосредоточьтесь на своей точке зрения, предоставьте получателю всю информацию, необходимую для принятия решения, и попросите о действиях.

Вы пишете электронное письмо по какой-то причине — вы хотите чего-то добиться. Завершите свое электронное письмо, выделив действие, которое вы хотите, чтобы человек предпринял, и он, скорее всего, сделает это.

Включить подпись электронной почты

Создание чистой подписи электронной почты — это простой шаг, который делает вас более профессиональным. Это позволит получателю легко узнать, кто вы, чем занимаетесь и как с вами связаться.

Очень часто мы отправляем электронные письма людям, с которыми не знакомы, поэтому очень важно иметь возможность идентифицировать себя. Ваша электронная подпись должна содержать такую ​​информацию, как:

• ФИО
• Адрес электронной почты
• Номер телефона
• Ссылка на ваш сайт
• Ссылка на ваш профиль LinkedIn

Это поможет получателю нарисовать более четкую картину того, с кем он разговаривает, и повысит вероятность того, что он ответит.

Профессиональный шаблон электронной почты

Существует так много разных причин для написания профессионального электронного письма, что сложно написать общий шаблон, который подходит всем. В каждой ситуации требуется что-то свое, поэтому вам нужно будет настроить его, но этот профессиональный шаблон электронной почты может помочь вам начать работу.

Строка темы: [Проблема] – [Приветствие] [Ваше имя]

Уважаемый [предпочитаемое имя получателя исследования],

Первый параграф:

Первый абзац должен быть коротким и по существу. Не ходите вокруг да около, потому что время людей драгоценно. Например, если вы претендуете на работу, укажите название должности, как вы обнаружили вакансию и какое действие вы хотели бы совершить.

Средний абзац:

Здесь вы демонстрируете ценность, которую предлагаете, и демонстрируете, почему получатель должен действовать. Убедитесь, что вы не слишком зацикливаетесь на себе, но также говорите о компании/человеке, к которому вы обращаетесь.

В примере с заявлением о приеме на работу это означало бы рассказать о том, какую большую работу проделала компания, и о том, как ее ценности совпадают с вашими.

Заключительный абзац:

Поблагодарите получателя за уделенное время и подкрепите действие, которое вы хотите, чтобы он предпринял, с призывом к действию.

Закрытие:

Искренне,

Ваша электронная подпись

Шаблоны писем для конкретных ситуаций

Приведенный выше общий шаблон электронной почты можно адаптировать к любой ситуации, но иногда вам нужно что-то более конкретное. Вот несколько распространенных ситуаций, когда вам придется писать деловое электронное письмо, и несколько шаблонов, которые помогут вам начать работу.

1. Объявление

Возможно, вам не обязательно нужно, чтобы люди предпринимали какие-либо действия, когда вы отправляете электронное письмо с объявлением, но вам нужно, чтобы люди его читали. Вот как вы можете убедиться, что это происходит.

Тема: Захватывающие новости для команды: Знакомьтесь, [имя]

Привет, команда,

Я рад представить вам нашу новую [должность нового члена команды]. [имя нового члена команды] имеет большой опыт работы в [отрасли] и будет [специализацией работы]

[имя нового члена команды] — это [забавная деталь, которой новый сотрудник может поделиться, например, большой фанат Star Trek], так что не стесняйтесь сказать привет и завязать разговор.

Искренне,

[Ваша электронная подпись]

2. Последующая деловая электронная почта

Нетворкинг по-прежнему остается очень важной частью бизнеса. Когда вы знакомитесь с новыми людьми, важно убедиться, что вы поддерживаете отношения, и один из способов сделать это — отправить электронное письмо.

Тема сообщения: Приятно познакомиться на [мероприятии]

Привет [имя получателя],

Было здорово познакомиться с вами [как вы познакомились]. Мне очень понравилась наша беседа о [теме], и я хотел бы обсудить ее в будущем.

Ваша работа в качестве [название должности] в [компании] интригует, и я хотел бы услышать больше о том, чем вы занимаетесь. Если у вас будет время в ближайшие недели, было бы здорово выпить кофе.

Обычно я свободен в [дни], вам что-нибудь из этого подходит?

Искренне,

[Ваша электронная подпись]

3. Запрос

Одно из самых распространенных деловых писем, которое вы пишете, — это запрос. Будь то просьба об отпуске, повышение зарплаты или что-то еще, важно, чтобы вы правильно написали эти электронные письма. Даже если вы нервничаете из-за просьбы, нет смысла ходить вокруг да около. Вместо этого переходите к сути в простом, но хорошо продуманном сообщении.

Тема сообщения: Заявка на отпуск на [дата]

Уважаемый [имя получателя],

Я хотел бы использовать свой PTO для отпуска, начиная с пятницы, 5 сентября, до следующей пятницы, 12 сентября.

Я позабочусь о том, чтобы все мои задачи и обязанности были выполнены заранее, и я обсудил текущую нагрузку с моими коллегами, [имя] и [имя], чтобы они были в курсе.

Жду вашего одобрения,

[Ваша электронная подпись]

4. Вопрос

Вопросы могут варьироваться от самых простых да/нет до чрезвычайно сложных. Когда вы отправляете кому-то электронное письмо с вопросом, важно, чтобы все было просто и не отвлекало внимание людей от вопросов, на которые вам нужно ответить.

Тема: Обновляем ли мы нашу политику устойчивого развития?

Уважаемый [имя получателя],

В свете последней правительственной рекомендации мне интересно, будем ли мы вносить неизбежные изменения в нашу политику устойчивого развития?

Наш бренд уже много лет является лидером в области устойчивого развития, и, поскольку я глубоко увлечен этим, я очень горжусь этим. Я надеюсь, что мы сможем продолжать поддерживать нашу приверженность окружающей среде в соответствии с новыми рекомендациями.

Было бы здорово узнать, планируете ли вы обновить нашу политику, и если вам нужны какие-либо материалы, я буду очень рад внести свой вклад.

Искренне,

[Ваша электронная подпись]

5. Жалоба

К сожалению, бывают случаи, когда у вас есть претензии и вам нужно высказать свое недовольство. Это часть ведения бизнеса, но к электронной почте может быть сложно подойти. Главное, чтобы вы четко излагали свою точку зрения и не усложняли ее.

Строка темы: жалоба на [предмет жалобы]

Всем привет,

Я недавно купил [предмет жалобы] в вашем магазине в [местоположение], и он не работает. Когда я пошел возвращать его на следующий день, дежурный не смог предложить мне никакой помощи в его устранении и не позволил мне вернуть продукт для возврата денег.

Много лет пользуюсь вашим магазином и крайне разочарован низким уровнем обслуживания.

Пожалуйста, не могли бы вы изучить этот вопрос и решить проблему для меня.

Искренне,

[Ваша электронная подпись]

6. Извинения

Мы не всегда поправляемся в жизни, и иногда это означает, что мы должны принести извинения. Это никому не доставляет удовольствия, но вы можете снять стресс с помощью этого простого шаблона извинений.

Тема сообщения: [тема извинения]

Привет [имя клиента],

Мы обнаружили проблему с [что] в [когда].

Что это значит для тебя?

[примечание с подробным описанием последствий проблемы]

[обратите внимание на обнадеживающих клиентов]

Мы быстро заметили эту проблему с [тема извинения] и максимально ограничили сбои. Наша техническая команда круглосуточно работала над решением проблемы, и мы можем сообщить вам, что по состоянию на [время] все вернулось в норму.

Мы хотели бы принести извинения всем сотрудникам [company] за доставленные неудобства. Сейчас мы анализируем проблему и используем эти сведения, чтобы убедиться, что проблема не повторится в будущем.

Искренне,

[ваша электронная подпись]

7. Прекращение

Многие деловые ситуации могут быть деликатными. Одной из особо деликатных ситуаций является завершение. Конечно, вы не собираетесь увольнять кого-то по электронной почте, но вам, возможно, придется удалить учетную запись пользователя или что-то подобное.

Строка темы: Немедленное прекращение действия вашей учетной записи

Для предъявления по месту требования,

Мы закрыли вашу учетную запись в [company] с немедленным вступлением в силу.

[причина]

Поговорив с вами [дата и время] по поводу [проблемы], мы не заметили никаких изменений в [типе использования]. После нескольких сообщений вы продолжаете нарушать наши условия использования, а это означает, что у нас нет другого выбора, кроме как приостановить действие учетной записи.

Искренне,

[ваша электронная подпись]

Ключевые выводы

Написание профессиональных электронных писем — важная часть жизни. Даже в нашей личной жизни будут моменты, когда нам нужно использовать более формальный стиль письма.

Когда вы пишете важное электронное письмо, легко все обдумать, но если вы сделаете все просто и по существу, вы добьетесь большего успеха. Разбейте электронное письмо на разделы, сосредоточьтесь на персонализации и сделайте его коротким и приятным.