13 принципов управления проектами для повышения успеха проекта

Управление проектами, будь то в одиночку или в составе команды, может быть сложной задачей. Неизбежно есть сроки, бюджеты, требования клиентов, риски и различные приоритеты, о которых нужно подумать. Все это может быстро надоесть.

Вот почему соблюдение некоторых ключевых принципов управления проектами может помочь повысить производительность, установить реалистичные ожидания и обеспечить больший успех проекта.

13 принципов управления проектами, которые помогут повысить вашу продуктивность

Эти 13 принципов управления проектами не являются жесткими правилами или структурами, которым вы должны следовать. Вместо этого они являются рекомендациями по повышению производительности вашей или вашей команды. Следование этим основным принципам направит вас на правильный путь для запуска и реализации любого проекта.

1. Четко определите цели и задачи проекта

Прежде чем погрузиться в работу над каким-либо проектом, четко определите свои цели. Цели и задачи, которые вы ставите перед своим проектом, будут ключевым фактором успеха или провала проекта.

Когда вы определяете свои цели до начала работы, команда, клиент и вы устанавливаете реалистичные ожидания от проекта. Таким образом, вы сможете избежать возможных недоразумений в будущем и оправдать все ожидания с первого дня.

Вот пример постановки квартальных целей и ожиданий с помощью платформы управления проектами Monday.com:

Источник изображения

2. Назначьте одного опытного руководителя проекта

Хотя у каждого в команде должна быть возможность высказать свое мнение о проекте, вам нужен кто-то, кто будет принимать окончательные решения и контролировать выполнение каждой задачи и этапа проекта. В противном случае вы можете столкнуться с риском медленного принятия решений, бесконечных задач и ограниченных проверок качества.

Назначьте одного опытного руководителя проекта, который может контролировать весь проект от начала до конца, делегировать задачи и принимать ключевые решения.

Выбранный вами руководитель проекта должен уметь работать в режиме многозадачности и работать между заинтересованными сторонами, членами команды, старшими менеджерами, клиентами и заинтересованными сторонами. Они должны быть хорошими коммуникаторами, которые могут четко выразить свои ожидания и цели для членов команды.

Программное обеспечение для управления проектами, такое как Kissflow, необходимо для поддержания полного обзора проектов от начала до конца. Это облегчает руководителям проектов делегирование задач, оценку рабочих нагрузок и определение приоритетов различных движущихся частей:

Источник изображения

3. Знайте результаты проекта

Когда вы определили цели и задачи проекта, пришло время уточнить результаты проекта. Результаты — это конкретные товары или услуги, которые принесет успешное завершение вашего проекта.

Результатом может быть любой уникальный демонстрируемый продукт, новая функция, результат или сервисная возможность.

Вы можете определить результаты своего проекта, подумав о своих целях.

Например, если конечная цель состоит в том, чтобы пользователи могли лучше управлять, отслеживать и анализировать маркетинговый бюджет своей компании, вашим результатом может быть программное обеспечение, которое позволяет пользователям загружать данные, а затем отслеживать, отслеживать и управлять ими по мере необходимости.

Вы также можете создать несколько информативных руководств и учебных пособий, чтобы пользователи знали, как эффективно работать с новым программным обеспечением.

Вот пример того, как могут выглядеть результаты вашего проекта:

Источник изображения

4. Четко определите роли и обязанности в команде

Мало что вызывает больше проблем, чем плохо определенные командные роли и обязанности. Когда люди не знают, что они должны делать или как их задачи соотносятся с ролями других членов команды, проекты легко могут сойти с рельсов.

Размытые границы между обязанностями также могут привести к ненужным разногласиям, двойному выполнению задач или невыполнению задач.

Когда члены команды знают, что им нужно делать, когда и как их обязанности вписываются в общую картину, ваш проект с большей вероятностью будет работать гладко и будет успешным.

На этапе запуска проекта четко обозначьте роль каждого члена команды, чтобы обеспечить эффективное сотрудничество всех участников.

5. Оцените риски проекта

Будь то риск незавершения, превышения бюджета или исчерпания других неденежных ресурсов, существуют риски, связанные с управлением проектами.

Прежде чем вы официально запустите свой проект, важно определить все потенциальные риски и попытаться смягчить их в самом начале, а не быть застигнутым врасплох неожиданным риском позже.

Сделайте это совместным процессом и попросите всех членов команды внести свой вклад в риски, которые, по их мнению, вы должны учитывать.

Надежная оценка риска признает, что что-то может пойти не так. Хотя вы не можете предотвратить все возможные риски, вы можете должным образом подготовиться к ним и уберечь свой проект от провала.

6. Знайте приоритеты и этапы проекта

Иногда, когда вы находитесь в середине сложного проекта, легко отвлечься на более мелкие детали, которые кажутся важными в данный момент, но не являются приоритетными.

Знание приоритетов и ключевых этапов проекта поможет вам оценить прогресс и показать, где вы находитесь. Определение приоритетов задач с самого начала покажет вам, на что следует направить внимание команды в случае конфликта задач или возникновения проблем.

Чтобы определить свои приоритеты:

• Установите ключевые вехи проекта на этапе планирования, чтобы вы и ваша команда знали, идет ли ваш проект по плану.
• Определите ключевые показатели эффективности и показатели, которые дают вашей команде ощутимое ощущение прогресса.
• Оценивайте задачи по шкале от 1 до 10 в зависимости от их важности.

Вот наглядный пример того, как могут выглядеть вехи вашего проекта:

Источник изображения

7. Создайте систему подотчетности и ответственности

Поддерживайте чувство ответственности, сохраняя заинтересованность и мотивацию членов команды в проекте.

Для этого выберите центральную систему управления проектами, которая позволяет назначать задачи и сроки конкретным членам команды. Убедитесь, что все знают, над чем они должны работать и когда вы ожидаете получить завершенную работу. Автоматические напоминания по электронной почте и в чате могут помочь людям почувствовать ответственность за свою работу, гарантируя, что они не забудут о ней.

Все члены команды должны иметь доступ к инструменту управления проектом и иметь возможность легко отслеживать прогресс и видеть свою роль в проекте на уровне общей картины.

Если вы потратите время на создание эффективной системы управления проектами с самого начала, вы также освободите свое собственное время в качестве менеджера проекта. Вам не нужно будет вникать в каждую мелочь, вместо этого дайте членам вашей команды уверенность в том, что они будут работать в полную силу и лучше управлять собой и своим временем.

Используя программное обеспечение для управления проектами, такое как Trello, вы можете легко назначать задачи членам команды с указанием сроков:

Источник изображения

8. Установите реалистичный бюджет

Каждый проект имеет ограниченные ресурсы. Чтобы максимизировать ваши шансы на успех и завершение проекта, важно подумать о реалистичном бюджете, чтобы у вас был доступ к достаточному количеству ресурсов.

Вам нужно достаточно ресурсов, чтобы оставить себе место для непредвиденных затрат, задержек и разумных сроков. В то же время максимально эффективно используйте ресурсы проекта. Примите меры на протяжении всего проекта, чтобы убедиться, что вы экономите расходы, где это возможно, и не отклоняетесь от графика.

Мы рекомендуем загрузить свой бюджет в приложение для управления проектами, такое как ProjectManager, чтобы вы могли отслеживать свои затраты и расходы в режиме реального времени:

Источник изображения

9. Создайте стратегию инициации

Инициация проекта — это все предварительные задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать любую другую деятельность по проекту. На этом этапе вам необходимо выполнить все административные задачи, такие как создание технико-экономических обоснований, бизнес-кейсов, а также поддержание связи с заинтересованными сторонами и любыми другими менеджерами.

Следование правильной стратегии инициации гарантирует, что все документы администратора вашего проекта будут организованы с самого начала. Это означает, что когда вы находитесь на полпути к реализации проекта и заинтересованная сторона просит показать технико-экономическое обоснование, вы будете знать, что он у вас есть и где его найти.

Убедитесь, что вся ваша необходимая документация по инициации проекта хранится в одном легкодоступном центральном месте, чтобы люди могли проверять документы, когда они им нужны.

10. Имейте стратегию выполнения

Выполнение проекта обычно начинается с начальной встречи по запуску проекта, чтобы официально начать проект. Здесь вы делитесь своим видением и целями проекта, назначаете задачи членам команды и настраиваете всех на работу.

На этапе выполнения убедитесь, что у вас есть возможность записывать ошибки, изменения направления или другие неожиданные события. Таким образом, вы сможете поддерживать бесперебойную работу даже в случае изменений.

11. Составьте план коммуникации

Руководителям проектов легко настроить несколько каналов связи, таких как Slack, электронная почта и чаты управления проектами, чтобы держать всех в курсе хода проекта. Но когда есть так много разных каналов, которые нужно отслеживать, это может быть непосильным для членов команды.

Вот почему четкий и методичный план коммуникации необходим для поддержания вашего проекта в нужном русле. Внедрите рекомендации, касающиеся выбранных вами каналов связи, будь то электронная почта, Slack или ежедневные собрания Zoom.

Вы можете использовать разные способы связи для разных типов обновлений задач. Например, членам команды может потребоваться ежедневно обновлять свою панель управления проектом, чтобы информировать других о ходе выполнения задачи. Вы также можете проводить еженедельные собрания команды в Zoom, чтобы поделиться общим прогрессом и точками преткновения.

Главное, чтобы все в команде понимали, как сообщать о различных обновлениях проекта по нужным каналам.

Также важно установить реалистичные ожидания заинтересованных сторон и клиентов относительно того, когда они могут ожидать получения обновлений проекта. Люди должны знать, когда они могут ожидать определенную информацию о проекте.

С самого начала разработайте четкий план коммуникации, чтобы все были в курсе ожиданий от коммуникации.

Комментарии с тегами в выбранном вами приложении для управления проектами могут помочь информировать всех о небольших ежедневных обновлениях задач:

Источник изображения

12. Отслеживайте и контролируйте прогресс

Чтобы прогресс стал ощутимым элементом, который командам было бы легче отслеживать, важно настроить некоторые ключевые показатели эффективности. Ваши KPI могут включать в себя бюджеты, ожидания по качеству и сроки проекта.

Во время проекта отслеживайте его ход и регулярно пересматривайте свои KPI. Таким образом, если ваш проект начинает выходить за рамки бюджета или не соответствует ожидаемым срокам, вы можете обнаружить проблемы на ранней стадии и внести коррективы до того, как они сорвут ваш проект.

Вот пример того, как вы можете настроить визуальную панель мониторинга для отслеживания ключевых показателей эффективности вашего проекта:

Источник изображения

13. Имейте процесс закрытия проекта

Важно создать процесс закрытия проекта, чтобы ваш проект не застрял в бесконечном цикле обратной связи или не стал чем-то навсегда незавершенным.

Даже если вы не достигли всех целей и задач проекта, вам все равно нужно формально свернуть дела. Для этого официально передайте готовый продукт или новые функции заинтересованному лицу. Затем предоставьте руководство по эксплуатации и устранению неполадок нового продукта.

Если вы не завершили все, что надеялись закончить, создайте протокол того, что произойдет дальше. Вы выполните эти пункты позже или они больше не являются приоритетными?

Вам также необходимо создать официальный документ о подписании, который означает, что ваша работа над проектом завершена и теперь находится в руках заинтересованных сторон или клиента.

Также хорошей идеей будет провести встречу с членами команды и заинтересованными сторонами, чтобы обсудить извлеченные уроки и то, как вы можете улучшить ситуацию в следующий раз.

Внедрите эти принципы управления проектами, чтобы повысить успех вашего проекта

Успех проекта часто сводится к эффективному управлению проектом. Следуйте этим 13 принципам управления проектами и узнайте, как упростить сотрудничество с членами команды и заинтересованными сторонами.

Если вы стремитесь к эффективности проекта, оптимизированным процессам и четкому общению, вы будете на пути к тому, чтобы стать надежным менеджером проекта. Готовы начать управлять проектами, используя эти принципы? Во-первых, загляните в AppSumo Store, у нас есть одни из лучших предложений по программному обеспечению.