Программное обеспечение для управления рабочим процессом проекта: что это такое? Какой инструмент подходит именно вам?

Опубликовано: 2019-11-27

По мере роста вашего бизнеса выполнение задач становится обременительным и сложным. Вы становитесь частью статистики, которую Институт управления проектами обнаружил в своем исследовании 2018 года: в среднем более трети проектов не достигают своих целей — так же, как это было в 2012 году.

График Project Management Institute 2018 по показателям эффективности проекта

Источник: Институт управления проектами.

И, как объясняет Институт управления проектами, вы, как и владельцы бизнеса и менеджеры во всем мире, понимаете, что когда проекты терпят неудачу, то же самое происходит и с прибылью, потому что организации с меньшей вероятностью достигают стратегических целей.

В своем исследовании 2017 года PMI поговорила с Барри О'Рейли, соавторомкниги «Бережливое предприятие: как высокоэффективные организации внедряют инновации в масштабе», и сказал: «Успешные предприятия постоянно экспериментируют, чтобы узнать, что работает, а что нет. Они сосредоточены на удовлетворении потребностей клиентов за счет уточнения целей, сокращения циклов обратной связи и измерения прогресса на основе результатов, а не результатов».

График Института управления проектами, 2018 г., по предоставлению ценности

Источник: Институт управления проектами.

Из приведенного выше графика видно, что организации, у которых 80% или более проектов завершены вовремя и в рамках бюджета, а также которые соответствуют первоначальным целям и бизнес-намерениям, будут иметь высокую зрелость реализации преимуществ. PMI также указывает в своем исследовании 2017 года: «37% проектов терпят неудачу из-за отсутствия четких целей, что подтверждается бизнес-лидерами».

IBM (International Business Machines Corporation) сама заявила об этом: «У IBM есть 3 ключевые четкие цели для проектов — график, бюджет и качество. Только 40% проектов соответствуют этим ключевым целям».

Итак, как и все остальные, вы решаете интегрировать технологические решения в свою деятельность, надеясь на более эффективное развитие своего бизнеса. Но потом вы обнаружите, что выбрать правильные инструменты не так просто, как вы думали.

Я имею в виду, что нет недостатка в решениях, которые помогут вам добиться цели. В зависимости от вашей вертикали и размера бизнеса у вас могут быть десятки (если не сотни) программных решений и услуг на выбор.

Но какие критерии вы должны учитывать, и как вы должны найти наиболее точные решения для целей и операций вашего конкретного бизнеса?

Управление проектами и управление рабочим процессом

PMChat сообщает, что «использование коммерчески доступного программного обеспечения PM повышает производительность и удовлетворенность», однако «44% руководителей проектов не используют никакого программного обеспечения».

Если это вы, доступ к рынку инструментов может быть ошеломляющим. Поэтому, прежде чем мы поговорим об инструментах и ​​программных решениях, давайте проясним разницу между управлением проектами и управлением рабочими процессами, чтобы помочь вам понять, на что обращать внимание.

Несмотря на то, что эти два понятия связаны, они не совпадают .Как следует из названий, один предназначен для управления проектами, а другой — для управления операциями и процессами — или, другими словами, рабочими процессами.

Как ни странно, PWC обнаружила, что «цифровое программное обеспечение PM повышает производительность, и обнаружила, что 77% высокопроизводительных проектов используют программное обеспечение для управления проектами, однако было обнаружено, что 44% руководителей проектов не верят в использование программного обеспечения для управления проектами». Кроме того, Access Group обнаружила, что 66% руководителей проектов отмечают, что ключевое решение об инвестировании в программное обеспечение принимается организацией. С такими неоднозначными сообщениями выбор правильного программного обеспечения для управления проектами имеет решающее значение не только для завершения вашего проекта, но и для того, чтобы убедить тех, кто использует программное обеспечение для управления проектами, в том, что оно действительно работает. Выбор правильного инструмента — это разница между успехом и неудачей. В конце концов, «на каждый 1 миллиард долларов, вложенных в Соединенные Штаты, приходится 122 миллиона долларов, потраченных впустую из-за недостаточной эффективности проектов», — говорится в сообщении PMI.org. Повторим еще раз: правильное программное обеспечение для управления проектами только поможет вашему бизнесу достичь поставленных целей.

Управляйте своими сотрудниками и бизнесом с Connecteam

Connecteam — лучшее программное обеспечение для управления проектами, которое поможет вашему бизнесу достичь поставленных целей. Вы можете легко управлять проектами и улучшать текущие организационные операции, находясь в пути.

Узнать больше

Что такое управление проектами?

Согласно Институту управления проектами, управление проектами — это « применение знаний, навыков, инструментов и методов к проектной деятельности для удовлетворения требований проекта».

Хотите увидеть, как выглядит день из жизни руководителя строительного проекта? Посмотрите это старое, но полезное видео:

Как видно на видео, проекты — это единичные операции, уникальные и преходящие, ограниченные по времени и масштабу . Поэтому инструменты управления проектами часто создаются для работы, у которой есть линия начала и линия финиша. Их намерение состоит в том, чтобы помочь вам спланировать и управлять общей картиной каждого начинания.

В этом их отличие от инструментов управления рабочим процессом.

Что такое управление рабочим процессом?

Управление рабочим процессом фокусируется на мелких деталях, которые превращают общую картину в реальность. Согласно TaskTrakz, « рабочий процесс — это… последовательность этапов, а также то, как вы можете перемещаться между этапами ».

Инструменты, которые специализируются на этом, помогают управлять задачами и рабочими нагрузками отдельных сотрудников, а также создавать четко определенные бизнес-процессы, которые становятся рутиной .

Намерение здесь состоит в том, чтобы создать и автоматизировать повторяющиеся процессы, которые вы со временем настраиваете и оптимизируете для повышения производительности и, следовательно, увеличения роста.

Вы можете использовать эти инструменты как для лучшего управления проектами, так и для улучшения текущих организационных операций.

Звучит сложно…

Вот отличная визуализация управления рабочим процессом. Среди прочего, вы увидите, как практикующие врачи, которые собирают платежи только по 60% своих счетов — из-за сложности и бюрократии в отрасли — могут, наконец, получать оплату за всю работу, которую они выполняют, когда они, наконец, оптимизируют и автоматизируют свой бизнес. процессы.

Критический аспект, отсутствующий в большинстве инструментов управления проектами и рабочими процессами

Интересно, что даже несмотря на то, что вы не можете воплотить в жизнь общую картину управления проектами без мелких деталей, которые позволяет оптимизировать управление рабочими процессами, управление рабочими процессами находится в невыгодном положении на рынке .

Плохо уже то, что вы можете найти гораздо больше методологий и инструментов для управления проектами, тогда как решения для управления рабочими процессами часто не предлагают вам ничего, кроме прославленных контрольных списков.

Но что действительно расстраивает, так это то, что, как и в управлении проектами, в большинстве инструментов управления рабочими процессами отсутствуют возможности для совместной работы и общения. Многие инструменты слишком сильно зависят от внешних решений, таких как электронная почта, для координации и коммуникации.

В результате вы часто будете управлять командой, в которой разные люди используют разные инструменты для работы над одним и тем же делом . Например, некоторые люди используют Google Docs, чтобы упростить совместную работу, в то время как другие по-прежнему придерживаются старого доброго Microsoft Word.

Неудивительно, что 62% компаний считают, что понимание того, сколько времени и денег стоит им проект, является их задачей номер один в управлении проектами.

самые распространенные бизнес-задачи

Чтобы преодолеть это, вам нужен целостный подход к проектам и бизнес-процессам. Введите управление рабочим процессом проекта.

Управление рабочим процессом проекта: сочетание лучшего из обоих миров для комплексного решения

Управление рабочим процессом проекта — это скорее подход, чем категория программного обеспечения. Внедряя методологии управления проектами в управление рабочими процессами (и наоборот), вы можете получить лучшее из обоих миров с минимальным количеством задействованных систем.

Это, конечно, означает более высокую производительность, более быстрый рост и большую прибыль.

По словам Дэна Эпштейна, имеющего более чем 25-летний опыт работы в отрасли, одной из причин эффективности управления рабочим процессом проекта является то, что оно обеспечивает безошибочное управление проектом . Смотрите весь его вебинар на эту тему здесь:

Как выбрать лучший инструмент управления рабочим процессом проекта для вас

К счастью, существуют программные продукты, которые позволяют оптимизировать как управление проектами, так и управление рабочими процессами, оставаясь при этом гибкими и универсальными, причем экономически эффективным способом.

Эти инструменты позволяют вам общаться с командами независимо от того, где они находятся, назначать задачи и подзадачи вперед и назад, а также быстрее и эффективнее сотрудничать с другими членами команды. Это, в свою очередь, приводит к экономии средств и более быстрому развитию бизнеса.

Что должно предложить каждое отличное программное обеспечение для управления рабочим процессом проекта

Большинство инструментов управления рабочим процессом просто дают вам кучу повторяющихся контрольных списков, но этого недостаточно, чтобы программный продукт действительно считался инструментом управления рабочим процессом проекта.

Скорее, инструмент должен обеспечивать более целостную перспективу и быть в состоянии продемонстрировать, как задачи работают вместе в рамках дорожной карты проекта с конкретными целями, возражениями и задачами. Программное обеспечение должно быть в состоянии обеспечить отчетность на уровне отдельных сотрудников и предоставлять эти идеи в удобной для восприятия форме. Кроме того, инструмент должен обеспечивать целостное решение для совместной работы над конкретным проектом, а также между проектами.


5 других важных соображений, которые помогут вам выбрать правильный инструмент управления рабочим процессом проекта для вашего бизнеса

  • Твои нужды. Сначала наметьте их, а затем выберите программное обеспечение, которое поможет вам выполнить ваши главные приоритеты.
  • Ваш бюджет. Выберите продукт, который подходит для вашего денежного потока и времени, которое вы сэкономите.
  • Сколько времени это занимает? Насколько это просто или сложно?
  • Простота использования. Пусть ваша команда опробует его во время бесплатного пробного периода, чтобы убедиться, что он подходит.
  • Надежность и опыт. Посмотрите, кого еще они обслуживают в вашей конкретной отрасли. Прочитайте отзывы и тематические исследования ваших коллег.

Наши любимые инструменты управления рабочим процессом проекта: сравнение

Чтобы облегчить вам работу, мы решили взять на себя всю тяжелую работу и предоставить вам сравнение наших любимых инструментов управления рабочим процессом проекта.

Цены

Продолжительность бесплатного пробного периода

Выполнение

Надежность и опыт

$74-149/месяц. Больше для предприятий, меньше для стартапов на ранней стадии. Скидка 20% на годовые покупки.

30 дней

Предлагает большую базу знаний (включая видео), чтобы вы могли начать работу.

Истории успеха включают LinkedIn, Siemens, OkCupid.

29-49 долларов в месяц для 30 пользователей, плюс вы можете добавить больше пользователей, и есть план Enterprise. Connecteam идеально подходит для сотрудников без рабочего стола.

14 дней, а также есть бессрочный тарифный план до 10 пользователей.

Индивидуальные занятия, справочный центр, встроенные учебные пособия и сообщения в блогах.

Истории успеха включают Sodastream, FOX Group, Centennial Sweeping, Canada Restoration, SodexoMAGIC,

$33-111/месяц за облачную версию. Больше, если у вас 100+ пользователей. Возможны годовые скидки при покупке. Серверные версии: $559-2239 единоразовый платеж. Больше, если более 100 пользователей.

14 дней

База знаний включает множество руководств.

Истории успеха включают Gita Technologies, World Innovation Technologies, Lear Corporation.

Рассчитайте свою цену, выбрав количество членов команды, гостей, менеджеров проектов и тех, у кого есть полный доступ, а также продолжительность подписки. Скидки начинаются с подписки на 3 месяца.

14 дней

База знаний предлагает руководства пользователя и учебные пособия (включая видеоуроки).

В число клиентов входят CLH, Repsol, Loewe, Elavon.

Цены

$74-149/месяц. Больше для предприятий, меньше для стартапов на ранней стадии. Скидка 20% на годовые покупки.

Продолжительность бесплатного пробного периода

30 дней

Выполнение

Предлагает большую базу знаний (включая видео), чтобы вы могли начать работу.

Надежность и опыт

Истории успеха включают LinkedIn, Siemens, OkCupid.

Цены

29-49 долларов в месяц для 30 пользователей, плюс вы можете добавить больше пользователей, и есть план Enterprise. Connecteam идеально подходит для сотрудников без рабочего стола.

Продолжительность бесплатного пробного периода

14 дней, а также есть бессрочный тарифный план до 10 пользователей.

Выполнение

Индивидуальные занятия, справочный центр, встроенные учебные пособия и сообщения в блогах.

Надежность и опыт

Истории успеха включают Sodastream, FOX Group, Centennial Sweeping, Canada Restoration, SodexoMAGIC,

Цены

$33-111/месяц за облачную версию. Больше, если у вас 100+ пользователей. Возможны годовые скидки при покупке. Серверные версии: $559-2239 единоразовый платеж. Больше, если более 100 пользователей.

Продолжительность бесплатного пробного периода

14 дней

Выполнение

База знаний включает множество руководств.

Надежность и опыт

Истории успеха включают Gita Technologies, World Innovation Technologies, Lear Corporation.

Цены

Рассчитайте свою цену, выбрав количество членов команды, гостей, менеджеров проектов и тех, у кого есть полный доступ, а также продолжительность подписки. Скидки начинаются с подписки на 3 месяца.

Продолжительность бесплатного пробного периода

14 дней

Выполнение

База знаний предлагает руководства пользователя и учебные пособия (включая видеоуроки).

Надежность и опыт

В число клиентов входят CLH, Repsol, Loewe, Elavon.

Готовы эффективно развивать свой бизнес?

Используйте рекомендации, которые мы изложили здесь сегодня, когда будете анализировать, как каждый продукт для управления рабочим процессом проекта может служить вашему бизнесу и вашей команде. Если вы не уверены, подумайте о том, чтобы попробовать несколько из них.

Затем поговорите со своей командой и получите их отзывы о том, что лучше работает для их производительности и совместной работы.

Внедряйте инструменты, устанавливайте процессы, тестируйте их и оптимизируйте по ходу дела. Вскоре ваша команда достигнет новых высот эффективности, а ваш бизнес будет расти быстрее, чем когда-либо прежде.

Connecteam: одно приложение для управления вашими сотрудниками и бизнесом

Connecteam — это ваш инструмент для управления вовлеченностью, развитием и взаимоотношениями сотрудников. Вы можете оптимизировать общение, предоставить своим сотрудникам возможность быть услышанными, повысить вовлеченность, укрепить корпоративную культуру, привести сотрудников в соответствие с политиками компании, оптимизировать повседневные операции, развить профессиональные навыки и многое другое.

Узнать больше