Гибкий график: полное руководство для бизнеса

Работа с гибким графиком является растущей тенденцией для работодателей, особенно с учетом спроса со стороны сотрудников. Давайте разберем, что такое гибкий график, его плюсы и минусы для работодателей и сотрудников, и даже ответим на некоторые часто задаваемые вопросы по этой теме.

Спрос на гибкий график значительно вырос за последнее десятилетие.

Опросы показали, что еще до пандемии COVID-19 87% сотрудников хотели иметь возможность работать из дома хотя бы часть времени.

Половина даже готовы пойти на сокращение зарплаты взамен.

Гибкий график работы позволяет сотрудникам работать с максимальной производительностью и дает им возможность поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. На самом деле гибкий график становится все более распространенным по мере того, как все больше сотрудников поколения миллениалов и поколения Z приходят на работу.

В этом блоге мы подробно рассмотрим цель гибкого графика, его различные плюсы и минусы как для сотрудников, так и для работодателей, а также как эффективно внедрить гибкий график в свой бизнес.

Что такое гибкий график?

Гибкий график дает сотрудникам альтернативу стандартному графику с 8:00 до 17:00, но при этом составляет 40-часовую рабочую неделю. В общем, это означает, что нет строгого расписания, одинакового для всех. Вместо этого сотрудники могут выбирать смены или временные интервалы, которые им больше всего подходят в течение дня (или ночи).

Гибкий график позволяет сотрудникам варьировать время начала и окончания рабочего дня при условии, что они выполняют тот же объем работы и сохраняют тот же или более высокий уровень производительности .

Какие виды гибкого графика доступны?

Если вам нужно время от времени работать вне офиса или вы можете работать только по выходным, гибкий график может быть беспроигрышным сценарием как для работодателей, так и для сотрудников и может принимать разные формы.

Сжатая рабочая неделя

Сжатая рабочая неделя, пожалуй, самый распространенный гибкий график, поскольку он включает четырехдневную рабочую неделю, когда сотрудники работают четыре десятичасовых дня. Этот тип гибкого графика дает вашей команде дополнительный выходной день, чтобы они могли наслаждаться балансом между работой и личной жизнью.

Как правило, сжатая рабочая неделя лучше всего работает в условиях офиса. Однако, если вы правильно спланируете, он может подойти для любого бизнеса, такого как розничная торговля, рестораны и так далее. Другие преимущества сокращенных рабочих недель включают лучший отдых и меньше поездок на работу.

Ежедневный гибкий график

Благодаря ежедневному гибкому графику у сотрудников есть несколько вариантов:

• Начни раньше и закончи раньше
• Начинайте работать позже и оставайтесь на дежурстве позже
• Выделите дополнительное время во время обеденного перерыва, которое позже компенсируется
• Работа в ночное время
• Иметь гибкие выходные или фиксированные дни в настраиваемые дни вместо стандартных выходных.

Ежедневный гибкий график позволяет работать с 10:00 до 3:00 или с 7:00 до 16:00. Такой гибкий график отличается от стандартного рабочего времени и определяется работником и работодателем.

Гибкое время

При гибком графике работодатель не зацикливается на том, в какое время вы работаете. Вместо этого они хотят, чтобы вы работали стандартное количество часов, о котором вы договорились, и выполняли все свои задачи. Это означает, что вы можете приходить в офис, когда хотите, и уходить, когда хотите!

Пока сотрудник несет ответственность за свое время и достигает своих целей, это все, что имеет значение. Так что, если они провели в офисе только 15 часов, а остальное сделали дома, эй, вам больше сил.

Разделенная смена

График сплит-смены означает, что вы делите свои часы в течение дня. Например, вы можете поработать четыре часа утром, еще два часа в середине дня и закончить свой вечер, поработав последние два часа.

Другой вариант — четыре часа утром и четыре часа вечером. Разделенный график смен просто означает, что ваше расписание на день разделено, чтобы в промежутках можно было заниматься другими жизненными событиями.

Исходя из всего, что мы изложили выше, гибкий график работы может привести к эффективному и результативному рабочему процессу. В связи с растущими изменениями в рабочей силе вы должны опережать тенденции, чтобы обеспечить вовлеченность и удовлетворенность сотрудников.

Альтернативное расписание

Такой гибкий график облегчает работу сотрудников, которые не могут работать по обычной пятидневной рабочей неделе. Этим сотрудникам нужен график, который позволяет выполнять их обязанности, такие как уход за детьми и другие личные дела.

Альтернативный график позволяет сотрудникам работать по выходным, работать во вторую смену или даже в ночную смену (все виды смен), предоставляя им больше свободы в дневное время.

Flexplace

Flexplace действует как заранее определенный график, разработанный для того, чтобы сотрудникам было легче работать из дома или любого удаленного места, которое не является их офисом. Это может варьироваться от нескольких часов или дней в неделю до полной занятости. Планирование Flexplace может быть реализовано тремя способами:

• Удаленная работа: используя компьютеры и цифровые устройства для преодоления ограничений, связанных со временем и местоположением, удаленная работа позволяет сотрудникам работать удаленно или на рабочем месте.
• Гостиничный бизнес : как и в случае удаленной работы, работники резервируют отдельные помещения для совместной работы для выполнения своей работы, что снижает затраты на офисные помещения.
• Программы Snowbird : возможность перенести работу в более теплый регион зимой. Работники коммуникационных и телемаркетинговых компаний получают большую выгоду от программ Snowbird.

Удаленная работа

Этот тип гибкого графика позволяет сотрудникам выполнять всю работу вне офиса на временной или постоянной основе.

Сегодня многие компании переходят на удаленную работу, предоставляя сотрудникам больше гибкости, чем когда-либо, чтобы работать и жить там, где они хотят.

Программы удаленной работы открывают набор для гораздо более широкого круга кандидатов с соответствующим опытом и навыками.

Неполный рабочий день

Работа неполный рабочий день является ценной заменой для работников, которые не могут работать столько же часов или дней, сколько их коллеги, работающие полный рабочий день. Этот вид гибкости предназначен для работников, у которых есть другие обязательства помимо работы, такие как воспитание детей или учеба.

Совместное использование работы

Чтобы эффективно и результативно выполнять задачи, менеджеры могут рассмотреть возможность внедрения программ разделения труда или работы в своем бизнесе. По сути, это разделение обязанностей, связанных с полной занятостью, между двумя или более работниками, работающими неполный рабочий день.

Выбранные сотрудники будут делить между собой каждую рабочую неделю, следя за тем, чтобы график «полной занятости» оставался полным.

Дополнительный оплачиваемый отпуск (PTO)

Увеличивая оплачиваемый отпуск сотрудников, вы даете им стимул продолжать выполнять рутинную работу, которая легко может стать монотонной.

Увеличенное время отпуска или даже неограниченное время отпуска — это политика, которую многие компании серьезно рассматривают, чтобы мотивировать своих работников работать в полную силу.

Как заставить гибкий график работать на ваш бизнес

По правде говоря, гибкая рабочая среда может чрезвычайно усложнить жизнь работодателя. В конце концов, это может быть логистическим кошмаром, пытаясь найти подходящих сотрудников для выполнения определенных работ в зависимости от их доступности. Это может быть сложным способом ведения бизнеса, особенно если вы работаете с сотрудниками в разных местах и ​​часовых поясах.

Однако с помощью нескольких простых шагов работодатели могут заставить гибкий график работать без проблем на благо своего бизнеса.

1. Установите основные рабочие часы

Заставить команду работать вместе из разных часовых поясов и мест может быть непросто. Вот почему важно установить общее рабочее окно.

Например, это основное рабочее окно может быть с 11:00 до 16:00 и в течение недели. Только в это время могут проводиться собрания команды и делегирование задач.

Благодаря этой дисциплинированной базе сотрудники точно знают, когда наступает оптимальное время для общения друг с другом и высшим руководством, а также им предоставляется необходимая автономия.

2. Знайте своих сотрудников на личном уровне

В наши дни недостаточно просто знать своих сотрудников с точки зрения их работы и навыков, которые они привносят в работу.

Если у вас есть четкое представление о том, кто они как личности и какие у них обязательства вне работы, то вы лучше понимаете их доступность, и все с большей вероятностью будут доверять друг другу.

В результате задачи могут решаться более эффективно. Это также означает, что вы знаете, какие люди лучше всего подходят для конкретной работы. Это также снижает вероятность необходимости микроуправления сотрудниками.

Знакомство с вашими удаленными сотрудниками на личном уровне может быть сложной задачей. Но есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы сделать это проще:

• Выполняйте регулярные перехваты видеовызовов . Важно регулярно связываться с сотрудниками, будь то ежедневно или еженедельно. Минимум 15-30 минут в день может сделать общение на удаленном уровне намного более эффективным.
• Будьте понимающими : важно доверять удаленным сотрудникам презумпцию невиновности, полагая, что они выполняют работу, даже когда их нет рядом.
• Задавайте вопросы . Тратьте меньше времени на себя или на поставленную задачу и уделяйте немного внимания своим сотрудникам. Проявите некоторый интерес к их жизни. Это укрепляет взаимное уважение и показывает вашей рабочей силе, что вы заботитесь о них.

3. Максимизируйте встречи вашей команды

Хотя командные собрания могут занимать много времени и мешать реальной работе, они необходимы для создания командного духа и морального духа. Для того чтобы максимально использовать эти встречи, чтобы приспособить их к плотному графику, вам следует:

• Будьте прямолинейны : не позволяйте команде сбиться с пути. Говорите кратко и по теме.
• Разошлите повестку дня : предоставьте команде предварительную повестку дня о том, что будет обсуждаться на собрании, и это поможет им подготовиться.
• Подведение итогов : предоставьте своим сотрудникам действенные советы, которые они могут применить в своей работе после собрания.

4. Используйте программное решение для цифрового планирования

Программное решение для цифрового планирования может помочь работодателям подготовить подробные, легко читаемые гибкие графики для своих сотрудников. Сотрудники могут вносить личные коррективы в расписание, не выходя из своих мобильных устройств, чтобы убедиться, что все смены подготовлены заранее.

Программное обеспечение такого рода, такое как Connecteam, может позволить менеджерам:

• Дублируйте или устанавливайте повторяющиеся расписания, используйте перетаскивание или открывайте смены для захвата.
• Получайте оповещения, если часы превышают предопределенные ежедневные или еженедельные ограничения.
• Добавляйте информацию о каждой смене, например время, место, задачи, заметки, вложения и т. д.
• Получайте уведомления, если сотрудники принимают или отклоняют смену, опаздывают или выполняют задачу.
• Добавляйте или редактируйте смены, меняйте пользователей, назначайте задачи и т. д.
• Запланируйте смену несколькими способами (один, несколько, импорт или шаблоны).

Если вы все еще не уверены, что вам нужен гибкий график, давайте рассмотрим плюсы и минусы с точки зрения работодателя и сотрудника.

Плюсы и минусы гибкого графика для работодателей

Плюсы для работодателей

Вы, как работодатель, могли бы извлечь выгоду из гибкого рабочего графика различными способами. Это включает:

• Улучшение вовлеченности и морального духа сотрудников: сотрудники с балансом между работой и личной жизнью намного счастливее и удовлетвореннее, что приводит к повышению морального духа и вовлеченности сотрудников. Кроме того, это также означает, что они не будут искать новую работу в другом месте.
• Упрощение найма : включение гибкого графика дает вам гораздо больше возможностей для привлечения текущих лучших талантов. Ни для кого не секрет, что современный рынок труда отличается высокой конкуренцией. Таким образом, если вы хотите оставаться впереди конкурентов, вам необходимо обеспечить текущую рабочую силу правильными стимулами и льготами.
• Снижение текучести кадров . Гибкий график работы может стать ключевым элементом ваших стратегий удержания сотрудников, что может снизить текучесть кадров. Когда сотрудники заняты, счастливы и удовлетворены, они не ищут работу в другом месте.
• Более высокий уровень производительности : исследования показывают гораздо более высокий уровень производительности и повышение морального духа, когда сотрудникам предлагается гибкий график.
• Меньше неявок или опозданий : сотрудники с гибким графиком могут легко планировать свое личное расписание в соответствии со своими сменами, поэтому приход на работу вовремя происходит естественным образом. Фактически, это исследование показывает, что сотрудники, у которых есть возможность составить альтернативный график работы в соответствии со своими потребностями, с большей вероятностью будут приходить на работу вовремя. Благодаря гибкому графику и точному приложению для учета рабочего времени вы значительно сократите количество неявок и опозданий.

Минусы для работодателей

Учитывая все вышесказанное, гибкий график работы не обязательно является идеальным вариантом для работодателя. Например:

• Может вызвать недоверие : большинство менеджеров привыкли видеть, как их сотрудники приходят, выполняют свою работу и заканчивают работу. Это позволяет им контролировать то, что их сотрудники делают в течение всего дня. Однако гибкий график зависит от доверия. Некоторые менеджеры могут не полностью доверять своим сотрудникам, что может вызвать негативные отношения.
• Сотрудники могут злоупотреблять гибкостью : сотрудники, работающие из дома, могут заниматься домашними делами, смотреть телевизор или вздремнуть. Некоторые из их коллег, которые работают с 9 до 5, могут считать их бездельниками, поскольку работодатели не могут контролировать производительность своими глазами.
• Снижает удовлетворенность клиентов : некоторые клиенты могут раздражаться, когда определенный сотрудник недоступен. Когда у вас есть работа, ориентированная на клиента, это может позволить только некоторый гибкий график. Может быть, работать из дома целый день просто невозможно.

Плюсы и минусы гибкого графика для сотрудников

Плюсы для сотрудников

Ваши сотрудники также могут извлечь выгоду из использования гибких графиков работы различными способами. Это включает:

• Здоровый баланс между работой и личной жизнью : от семейных обязанностей и других увлечений до борьбы с проблемами со здоровьем или избегания длительных поездок на работу — причины безграничны. Согласно исследованиям, 16,8% миллениалов выбрали свою работу, потому что они могут достичь баланса между работой и личной жизнью. Кроме того, при принятии решения о том, где работать, гибкость является главным приоритетом.
• Экономит время и деньги на поездках на работу : благодаря гибкому графику сотрудники могут работать удаленно, а это значит, что они могут избежать пробок и других стрессовых ситуаций во время поездок на работу. Кроме того, сотрудники могут сэкономить деньги на топливе и время, затрачиваемое на поездки на работу.
• Больше возможностей для роста : когда дело доходит до найма и удержания сотрудников, компании должны предлагать возможности развития сотрудников, особенно потому, что этого требуют миллениалы и поколение Z. На самом деле, Gallup сообщил, что «87% миллениалов считают возможности профессионального или карьерного роста и развития важными для них в работе». Благодаря гибкому графику ваши сотрудники могут посещать профессиональные курсы или занятия, когда они не работают, чтобы они могли достичь своих образовательных целей и получить более высокие профессиональные навыки, связанные с их должностными обязанностями.

• Более низкие расходы на уход за детьми : сжатый, ежедневный и гибкий график работы дают родителям возможность значительно снизить расходы на уход за детьми. Если один из родителей работает в обычное время, родитель с гибким графиком может быть доступен для доставки в школу, в то время как другой забирает детей. Этот баланс предлагает родителям легкость управления двумя работами с полной занятостью без необходимости ухода за детьми.
• Более здоровое самочувствие : 68% сотрудников с негибким графиком сообщили о «необоснованном уровне стресса на работе». В то же время те, у кого гибкий график, сообщили о значительно меньшем уровне стресса, связанного с работой. Физическое и психическое здоровье вашей команды важно для прибыли, для клиентов, для текучести кадров и для их собственного здравомыслия в личной жизни.

Минусы для сотрудников

Как и работодатели, гибкий график работы также может создавать недостатки для сотрудников. Это включает:

• Планирование может усложниться : сотрудникам, которые регулярно работают в офисе, может быть трудно работать с максимальной отдачей, когда у их коллег не такой же график работы. Может быть сложно планировать собрания команды, поскольку согласование гибкого графика каждого может вызвать головную боль.
• Подходит не для всех ролей : не все должности подходят для гибкого графика, например, для работы с клиентами. Следовательно, эти рабочие роли требуют установленного регулярного рабочего времени. Такие сотрудники могут обижаться на своих коллег, которые имеют больше свободы в своем графике.
• Может создать небезопасную практику : если сотрудник работает намного раньше или позже, чем его коллеги, то он часто находится в офисе один или почти один. Это может привести к проблемам с ответственностью, потому что в случае несчастного случая или опасности сотруднику не к кому обратиться.

Часто задаваемые вопросы

Какова цель гибкого графика?

Гибкий график позволяет сотрудникам корректировать свое рабочее время таким образом, чтобы оно не обязательно соответствовало традиционным графикам работы, например, с 9-5 до 8-6. Как следует из названия, гибкий график обеспечивает гибкость как для сотрудников, так и для работодателя, пока первый все еще выполняет свое контрактное количество часов в неделю.

Какие факторы следует учитывать при создании гибкого графика?

Чтобы создать соответствующий гибкий график для ваших сотрудников, вам необходимо оценить текущую культуру вашей рабочей силы и определить индивидуальные и коллективные потребности ваших сотрудников.

Оттуда вы можете начать создавать политики и структуры, которые сделают гибкий график на вашем рабочем месте реалистичным и устойчивым. Вам нужно найти эффективный инструмент для создания фактического расписания, будь то ручные процессы или цифровое решение. После внедрения важно следить за успехом расписания и корректировать его по ходу дела.

Какие вопросы вы должны задать своим сотрудникам при создании гибкого графика?

Вот некоторые вопросы, которые стоит задать своим сотрудникам при разработке гибкого графика для них:

• Можно ли выполнять вашу роль удаленно?
• Можно ли его выполнять в любое время суток?
• Применяется ли гибкий график в бизнесе? Это успешно?
• Есть ли у сотрудников в настоящее время эффективный баланс между работой и личной жизнью?

Суть гибкого графика

Важно, чтобы вы взвесили все за и против предоставления гибкого графика работы как для вашего сотрудника, так и для вашего бизнеса. Мы выделили множество преимуществ, от повышения производительности до снижения текучести кадров.

Хотя могут быть некоторые недостатки, с тщательным планированием, эффективной стратегией управления сотрудниками и приложением для планирования сотрудников вы можете легко бороться с упомянутыми недостатками.