Заказ на покупку и счет-фактура — в чем разница?

В большинстве случаев создание заказа на поставку является первым шагом для бизнес-операции. Покупатель оформляет заказ на покупку, который позволяет продавцу предоставить услугу или товар по определенной цене. Затем счет-фактура считается счетом и передается продавцу после того, как услуга или продукт были завершены или доставлены, с соответствующими условиями оплаты, такими как оплата по получении. Оба документа необходимы для финансовых отделов и владельцев малого бизнеса. Поэтому полезно узнать об обоих вариантах и ​​о том, почему они так важны в области кредиторской задолженности.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на поставку или заказ на покупку является вашим официальным подтверждением заказа. Документ, подтверждающий покупку, отправляется покупателем продавцу.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это документ, в котором запрашивается оплата покупки. Счета отправляются покупателю от продавца. В чем разница между заказом на покупку и счетом-фактурой?

Основное различие между заказом на покупку и счетом-фактурой заключается в том, как они используются. Вам нужно подтверждение того, что заказ был размещен от PO. Счетные документы помогают запросить оплату заказа. Счета-фактуры предоставляются продавцом покупателю и отправляются после завершения заказа и в соответствии с условиями оплаты.

Сходства между заказами на покупку и счетами-фактурами

Несмотря на то, что документы разные, между ними есть некоторые сходства. Конечно, заказ на покупку чего-либо является юридически обязывающим договором, как и счет-фактура. Следовательно, у вас есть соглашение между продавцом и покупателем, и требуются определенные действия, указанные в этих документах.

Оба документа включают соответствующие детали заказа, а также информацию о ценах и рассылке. Счет-фактура состоит из номера счета-фактуры, а также любых корректировок платежей (скидки/кредиты), контактной информации поставщика, общей суммы, причитающейся поставщику, и графика платежей. Номер заказа на поставку (PO) также может быть предоставлен для справки.

Что такое номер заказа на поставку?

Номер заказа на поставку четко указан в заказе на поставку и является уникальным номером. Вы можете использовать его только один раз для каждого заказа, поэтому этот номер заказа на покупку отличается от любого другого. Некоторые бухгалтерские программы автоматически генерируют номер заказа на поставку при подготовке нового заказа. На этот номер продавец и клиент могут ссылаться в процессе покупки. Затем продавец использует его для отправки счета позже.

Какую информацию вы должны включить в свой заказ на покупку?

Хотя каждое программное обеспечение отличается, большинство заказов на покупку содержат одинаковую информацию. Это включает:

• Номер заказа на поставку
• Сегодняшняя дата
• Количество услуг или товаров
• Описание услуг или товаров
• Контактная информация поставщика (включая адрес электронной почты)
• Цены
• Специальные примечания
• Налоговая информация

Почему важны заказы на покупку?

Заказ на покупку необходим по следующим причинам:

Юридически обязательный

Это официальное соглашение между продавцом и покупателем. В некотором смысле это означает, что обе компании (или компания и физическое лицо) разрешают эту покупку. При заказе на покупку товаров и услуг вам может не понадобиться отдельный договор для конкретной транзакции.

Легче отслеживать

Владельцы бизнеса предпочитают использовать заказ на покупку в качестве инструмента на протяжении всей транзакции. Вы можете легко сослаться на номер заказа на покупку, чтобы определить, где находится товар и когда он должен быть доставлен покупателю.

Упрощает выставление счетов

Продавец может быстро сослаться на номер заказа на покупку в счете-фактуре, показывающий, что предоставленные услуги или продукты предварительно одобрены.

Как использовать заказ на покупку

Как владелец бизнеса, вы должны использовать вещи, которые облегчают вашу работу. На вашем веб-сайте, скорее всего, есть условия, поэтому имеет смысл использовать счета-фактуры и заказы на покупку. Это показывает, что покупатель должен, срок оплаты и время доставки, а также. Когда вы создаете шаблон для заказа на покупку, это экономит вам много времени.

У предприятий обычно есть шаблоны, поэтому легко отправлять и получать заказ на покупку. Обе стороны получают данные, которые они хотят и в которых нуждаются, чтобы они могли сосредоточиться на покупках и сборе продуктов для отправки.

Когда вы говорите с кем-то о предоставлении товаров или услуг, вам, вероятно, приходится долго звонить и отправлять электронные письма. Как только вы оба обо всем договоритесь, вам понадобится юридически обязывающий документ, в котором все это перечислено. Например, если вы хотите изготовить стулья на заказ для своего бизнеса, в заказе на покупку будет отражена вся информация. Вы знаете, когда должны быть предоставлены готовые товары или услуги, что позволяет вам потребовать товары позже, если они не будут отправлены в дату, указанную в заказе. Документы на заказ также объясняют, когда должен быть произведен платеж и какие существуют механизмы оплаты, если таковые имеются.

Чтобы документ был законным, его должны подписать обе стороны. Таким образом, вы знаете, когда должен быть произведен платеж, когда должны быть предоставлены товары или услуги и все остальное.

Как использовать счет

Поставщик работает над предоставлением продуктов или услуг, что может занять дни или недели. Тем не менее, оплата также является большой проблемой. Бизнес, предлагающий товары или услуги, должен получать оплату за то, что он сделал, как только клиент их получит. Поэтому создается счет-фактура, в котором указана часть той же информации. Вы можете создавать новый счет каждый раз, но может быть полезно сделать шаблон. Таким образом, вы можете запросить оплату и иметь форму для прохождения. Это должно включать номер заказа на поставку, а также другие соответствующие данные.

Почему компании используют заказы на покупку

Независимо от того, управляете ли вы крупной компанией с отделом закупок или небольшим бизнесом, вы можете захотеть использовать заказ на покупку по многим причинам.

Установите четкие ожидания

Заказ на покупку позволяет покупателю полностью объяснить свои потребности продавцу. Вы можете использовать документ в качестве справочного материала, чтобы определить, что делать и сколько времени у вас есть. Кроме того, если продукт не доставлен, как указано в заказе на поставку, у вас есть доказательство того, что компания не сделала то, что заявляла.

Управление заказами

Большинство компаний будут иметь несколько заказов для выполнения одновременно. Гораздо труднее определить, чего хотят клиенты, если у вас нет заказа на покупку, на который можно положиться. Когда они будут выпущены, онлайн-система проверит, что отправленный документ точен и отправлен на нужную учетную запись электронной почты. Заказы на поставку предоставляют отделам по закупкам, операциям и финансам официальную документацию о входящих и ожидающих поставках. Это также гарантирует, что они могут эффективно управлять ими и отслеживать их.

Нет юридических проблем

Если вы не часто используете формальные контракты, заказ на поставку служит юридически обязывающим документом. Однако это законно только после того, как продавец и поставщик примут его.

Журналы аудита

Аудиторы должны искать любые финансовые расхождения. Таким образом, когда вы оформляете, обрабатываете и регистрируете заказы на поставку, у вас есть все необходимое, чтобы доказать аудиторам, что ваши отчеты точны. Это включает платежи, которые были сделаны, и то, что было согласовано на эту конкретную дату.

Конечно, вышеперечисленные преимущества в первую очередь предназначены для покупателей, но заказ на покупку важен и для продавцов. Вы можете использовать их для помощи в обработке платежей и выполнении заказов. Наличие документа заказа на покупку может защитить вас от юридических проблем и помочь вам отслеживать то, что вы делаете.

Почему компании используют счета-фактуры

Счет-фактура является важным документом по многим причинам. Это включает:

Способность собирать деньги и прозрачность расходов компании

Иногда поставщики не получают оплату за услуги или товары до тех пор, пока счет не будет отправлен покупателю. Как правило, телефонных звонков и электронных писем с просьбой об оплате недостаточно. В счете-фактуре описывается, что вы получаете за потраченные деньги. Это дает вашему финансовому отделу большую прозрачность в отношении того, что отделы покупают.

Управляйте платежами без юридических проблем

Конечно, вы платите за то, что получаете, но этого не может произойти, если вы не знаете, сколько платить или почему вы это платите. Таким образом, счет-фактура используется, чтобы показать, что было продано, сколько денег это стоило, был ли уже проведен какой-либо платеж и какие имеются неоплаченные платежи. В некотором смысле, они помогают компании лучше отслеживать все, и это более формально.

Как и в случае с заказом на поставку, счета-фактуры подобны юридическому договору. Он показывает, что услуга или товар были предоставлены, а также сколько они стоят и когда должны быть оплачены. Это доказательство того, что с предприятия было взиматься плата за что-то, и его можно использовать для оспаривания требований об оплате, когда они не были предъявлены.

Вкратце: заказ на покупку и счет-фактура

Когда дело доходит до заказов на покупку и счетов-фактур, и то, и другое имеет жизненно важное значение для процесса покупки. Вы должны понимать роли обоих документов, чтобы правильно их использовать. Конечно, между ними есть различные различия, но есть и одно или два сходства. Эти документы предназначены для защиты покупателей и продавцов, у которых в противном случае не было бы доказательств того, что что-то было оплачено или куплено. Обе бумаги могут включать одинаковую информацию, такую ​​как имя покупателя и продавца, а также адреса электронной почты и прочее.

Часто задаваемые вопросы о заказе на покупку, счете-фактуре покупки и счете-фактуре продажи

Что такое счет покупки и счет продажи?

Заказ на покупку отправляется покупателем продавцу, разрешая покупку определенных товаров/услуг. Счет-фактура покупки — это счет-фактура, которая используется вместе с заказом на покупку, отправляемым продавцом покупателю: он используется для указания суммы денег, которую покупатель должен продавцу. Счета-фактуры на продажу часто совпадают со счетами-фактурами на покупку, но могут быть предложены до того, как все товары и услуги будут доставлены, чтобы поделиться информацией с покупателем.

Кто оформляет заказ на покупку?

Заказ на покупку выдается покупателем продавцу.

Кто выставляет счет на покупку?

Счет-фактура выставляется продавцом/продавцом покупателю/заказчику.

Является ли счет-фактура на покупку чеком?

Счет-фактура не является квитанцией. Счет-фактура выставляется перед оплатой, как способ запроса компенсации за товары или услуги. Чеки выдаются после оплаты в качестве подтверждения транзакции.