Руководство по описанию работы администратора: создание звездной команды с помощью бесплатных шаблонов

Опубликовано: 2023-04-20

Роль администратора является неотъемлемой частью любой организации, поскольку они часто служат первым контактным лицом для клиентов, заказчиков и посетителей. Составление четкого описания работы администратора имеет решающее значение для успеха вашего бизнеса, поскольку оно помогает привлечь лучших специалистов и гарантирует, что кандидаты хорошо информированы о своих обязанностях.

Обзор администратора

Основные обязанности ресепшн

Администратор обычно берет на себя различные задачи, чтобы обеспечить бесперебойную работу стойки регистрации и всего офиса. В их основные обязанности может входить:

  1. Приветствие клиентов, клиентов и посетителей в дружеской и профессиональной манере
  2. Прием входящих звонков и направление их соответствующим сотрудникам
  3. Работа с корреспонденцией и доставкой, как входящей, так и исходящей
  4. Планирование встреч и управление календарями
  5. Помощь в административных задачах, таких как ввод данных и управление файлами
  6. Предоставление основной информации о компании или предлагаемых услугах

Ключевые навыки, необходимые для должности администратора

Успешный администратор должен обладать рядом навыков, позволяющих ему преуспеть в своей роли. Эти навыки могут включать:

  1. Отличная устная и письменная коммуникация
  2. Сильные межличностные способности
  3. Профессиональное и дружелюбное отношение
  4. Внимание к детали
  5. Организаторские способности и навыки тайм-менеджмента
  6. Способность решать проблемы и критическое мышление
  7. Адаптивность и гибкость
  8. Умение работать с компьютерными программами и офисными программами

Образование и опыт, необходимые для работы на ресепшн

В то время как некоторым работодателям может потребоваться аттестат о среднем образовании или его эквивалент, многие должности секретарей не требуют формального образования. Тем не менее, предыдущий опыт работы в аналогичной должности или в сфере обслуживания клиентов может быть преимуществом. Кроме того, для определенных отраслей, таких как медицинские или стоматологические кабинеты, могут потребоваться специальные знания или сертификаты.

Составление идеального описания работы

Важность точного и увлекательного описания работы

Хорошо составленное описание работы является важным инструментом для привлечения и удержания лучших специалистов. Предоставляя точное и увлекательное описание роли администратора, кандидаты могут оценить, подходят ли они для этой должности и соответствуют ли они ценностям и ожиданиям компании.

Основные компоненты должностной инструкции администратора на ресепшн

Полное описание работы администратора должно включать следующие ключевые компоненты:

  1. Должность: Четко укажите название должности и любые соответствующие отраслевые термины.
  2. Обзор компании: кратко расскажите о своей организации и ее миссии или видении.
  3. Цель работы: Обобщить основную цель роли в компании.
  4. Ответственность и обязанности: Перечислите основные задачи и обязанности, связанные с должностью.
  5. Требуемые навыки и квалификация: Укажите необходимое образование, опыт и набор навыков для данной должности.
  6. Тип занятости: укажите, является ли должность полной, неполной или временной.
  7. Место и рабочая среда: Укажите место работы и опишите физическую или культурную среду.
  8. Заработная плата и льготы: Предложите информацию о компенсационном пакете и любых дополнительных привилегиях или преимуществах.

Советы по составлению четких и кратких описаний работы

  1. Используйте простой язык: избегайте жаргона и выбирайте простой, прямой язык для передачи необходимой информации.
  2. Будьте конкретны: четко обозначьте обязанности, квалификацию и ожидания, связанные с ролью.
  3. Сосредоточьтесь на наиболее важных аспектах. Расставьте приоритеты в ключевых аспектах должности и избегайте чрезмерной детализации кандидатов.
  4. Подчеркните культуру вашей компании: подчеркните ценности, миссию и рабочую среду, которые отличают вашу организацию.
  5. Вычитка: убедитесь, что ваше описание работы не содержит ошибок и передает профессиональный имидж.

Бесплатные шаблоны

Чтобы помочь в создании эффективного описания работы администратора, мы предоставили четыре отраслевых шаблона, которые можно настроить в соответствии с потребностями вашей организации.

Шаблон 1: Должностная инструкция медицинского регистратора

Должность: Медицинский регистратор

Обзор компании: [Вставьте краткое описание вашей медицинской практики, включая тип предлагаемых услуг и вашу миссию или заявление о видении]

Цель работы: Медицинский регистратор отвечает за оказание исключительной поддержки пациентам, обслуживание фронт-офиса и помощь в выполнении административных задач для обеспечения бесперебойной работы клиники.

Ответственность и обязанности:

    1. Приветствуйте пациентов и посетителей приветливо и профессионально
    2. Планируйте встречи и управляйте календарями врачей
    3. Зарегистрируйте новых пациентов и обновите информацию о существующих пациентах.
    4. Отвечать на телефонные звонки и обрабатывать запросы пациентов
    5. Сбор и обработка платежей пациентов
    6. Управляйте записями пациентов и обеспечивайте конфиденциальность и соблюдение требований
    7. Помощь в решении различных административных задач по мере необходимости

Требуемые навыки и квалификация:

    1. Диплом средней школы или эквивалент
    2. Желателен опыт работы в медицинском учреждении или в сфере обслуживания клиентов
    3. Сильные устные и письменные коммуникативные навыки
    4. Знание медицинской терминологии и правил HIPAA
    5. Знание систем электронных медицинских карт (ЭМК) и офисных программ
    6. Отличные организаторские способности и навыки тайм-менеджмента
    7. Умение сохранять вежливое и профессиональное поведение

Тип занятости: [полный рабочий день, неполный рабочий день или временная]

Место и рабочая среда: [Включите информацию о месте работы и краткое описание условий работы]

Заработная плата и льготы: [Предоставьте подробную информацию о диапазоне заработной платы, льготах по болезни, оплачиваемом отпуске и любую другую соответствующую информацию о компенсации]

Шаблон 2: Описание работы регистратора стоматолога

Должность: Стоматологический регистратор

Обзор компании: [Вставьте краткое описание вашей стоматологической практики, включая тип предлагаемых услуг и вашу миссию или видение]

Цель работы: Стоматолог-регистратор отвечает за управление стойкой регистрации, обеспечение отличной поддержки пациентов и помощь в решении административных задач, чтобы обеспечить положительный и эффективный опыт работы в стоматологическом кабинете.

Ответственность и обязанности:

    1. Приветствуйте пациентов и посетителей дружелюбно и профессионально
    2. Планируйте встречи и управляйте календарями стоматолога
    3. Зарегистрируйте новых пациентов и обновите информацию о существующих пациентах.
    4. Отвечать на телефонные звонки и обрабатывать запросы пациентов
    5. Обрабатывать страховые претензии и собирать платежи пациентов
    6. Ведите записи пациентов и обеспечивайте конфиденциальность и соблюдение требований
    7. Помощь в решении различных административных задач по мере необходимости

Требуемые навыки и квалификация:

    1. Диплом средней школы или эквивалент
    2. Предыдущий опыт работы в стоматологической клинике или в сфере обслуживания клиентов приветствуется
    3. Сильные устные и письменные коммуникативные навыки
    4. Знание стоматологической терминологии и процессов страхования
    5. Знание программного обеспечения для управления стоматологической практикой и офисного программного обеспечения
    6. Отличные организаторские способности и навыки тайм-менеджмента
    7. Умение сохранять вежливое и профессиональное поведение

Тип занятости: [полный рабочий день, неполный рабочий день или временная]

Место и рабочая среда: [Включите информацию о месте работы и краткое описание условий работы]

Заработная плата и льготы: [Предоставьте подробную информацию о диапазоне заработной платы, льготах по болезни, оплачиваемом отпуске и любую другую соответствующую информацию о компенсации]

Шаблон 3: Должностная инструкция администратора отеля

Должность: администратор гостиницы

Обзор компании: [Вставьте краткое описание вашего отеля, включая тип предлагаемых услуг и вашу миссию или видение]

Цель работы: Администратор отеля отвечает за исключительную поддержку гостей, управление стойкой регистрации и помощь в решении административных задач, чтобы обеспечить положительное и запоминающееся впечатление от отеля.

Ответственность и обязанности:

    1. Встречайте гостей и посетителей приветливо и профессионально
    2. Эффективная регистрация заезда и выезда гостей из отеля
    3. Управление бронированием и отменой номеров
    4. Отвечать на телефонные звонки и обрабатывать запросы гостей
    5. Обрабатывать платежи и вести точный учет
    6. Предоставить информацию об удобствах отеля и местных достопримечательностях
    7. Помощь в решении различных административных задач по мере необходимости

Требуемые навыки и квалификация:

    1. Диплом средней школы или эквивалент
    2. Предыдущий опыт работы в отеле или в сфере обслуживания клиентов приветствуется
    3. Сильные устные и письменные коммуникативные навыки
    4. Отличные навыки межличностного общения и клиентоориентированность
    5. Умение пользоваться программами для управления отелем и офисными программами
    6. Исключительные организаторские способности и навыки тайм-менеджмента
    7. Умение поддерживать профессиональное и дружелюбное поведение

Тип занятости: [полный рабочий день, неполный рабочий день или временная]

Место и рабочая среда: [Включите информацию о месте работы и краткое описание условий работы]

Заработная плата и льготы: [Предоставьте подробную информацию о диапазоне заработной платы, льготах по болезни, оплачиваемом отпуске и любую другую соответствующую информацию о компенсации]

Шаблон 4: Должностная инструкция корпоративного администратора

Должность: корпоративный ресепшн

Обзор компании: [Вставьте краткое описание вашей компании, включая тип предлагаемых услуг и вашу миссию или видение]

Должностные обязанности: Корпоративный регистратор отвечает за управление стойкой регистрации, обеспечение исключительной поддержки посетителей и помощь в выполнении административных задач для обеспечения профессиональной и гостеприимной атмосферы в офисе.

Ответственность и обязанности:

    1. Профессионально и вежливо встречайте посетителей и клиентов
    2. Отвечать на входящие звонки и направлять их соответствующим сотрудникам
    3. Управляйте бронированием конференц-залов и координируйте встречи
    4. Обработка почтовых и курьерских доставок, как входящих, так и исходящих
    5. Предоставьте основную информацию о компании или предлагаемых услугах
    6. Содержать в чистоте и порядке приемную
    7. Помощь в решении различных административных задач по мере необходимости

Требуемые навыки и квалификация:

    1. Диплом средней школы или эквивалент
    2. Предыдущий опыт работы в корпоративном офисе или в службе поддержки клиентов приветствуется
    3. Отличные устные и письменные коммуникативные навыки
    4. Сильные межличностные способности и профессиональное поведение
    5. Знание офисных программ и телефонии
    6. Выдающиеся организаторские способности и навыки тайм-менеджмента
    7. Умение поддерживать дружелюбное и доброжелательное отношение

Тип занятости: [полный рабочий день, неполный рабочий день или временная]

Место и рабочая среда: [Включите информацию о месте работы и краткое описание условий работы]

Заработная плата и льготы: [Предоставьте подробную информацию о диапазоне заработной платы, льготах по болезни, оплачиваемом отпуске и любую другую соответствующую информацию о компенсации]

Настройка шаблонов в соответствии с потребностями вашей организации

Очень важно настроить предоставленные шаблоны так, чтобы они точно представляли вашу организацию и конкретные требования роли администратора. Обязательно скорректируйте обязанности, квалификацию и любые отраслевые детали, чтобы создать описание работы, точно отражающее должность, которую вы предлагаете.

Процесс собеседования и отбор

Отбор потенциальных кандидатов

Чтобы обеспечить успешный процесс найма, начните с тщательного изучения резюме и сопроводительных писем, чтобы выявить кандидатов, обладающих необходимыми навыками и квалификацией. Рассмотрите возможность использования системы отслеживания кандидатов (ATS), чтобы упростить процесс проверки и повысить эффективность.

Подготовка вопросов для интервью для администраторов

Разработайте набор вопросов для собеседования, предназначенных для оценки навыков межличностного общения, общения и решения проблем кандидатов. Вопросы должны быть сосредоточены на реальных сценариях, опыте обслуживания клиентов и проблемах, связанных с офисом. Кроме того, узнайте о мотивах кандидатов и карьерных устремлениях, чтобы оценить их долгосрочную приверженность и потенциальное соответствие вашей организации.

Оценка кандидатов на культурное соответствие в вашей организации

Подумайте, как ценности, стиль работы и личность кандидата соответствуют культуре вашей компании. Оценка культурного соответствия помогает обеспечить благоприятную рабочую среду и снизить текучесть кадров. Включите в интервью вопросы, основанные на поведении, и ситуационные примеры, чтобы оценить, насколько кандидаты соответствуют ценностям и ожиданиям вашей организации.

Адаптация и обучение

Приветствуем вашего нового администратора

После того, как вы выбрали идеального кандидата, обеспечьте теплую и гостеприимную адаптацию. Представьте их команде, проведите экскурсию по объектам и объясните ценности и ожидания компании. Позитивное и увлекательное введение помогает задать тон для успешного и полноценного опыта работы.

Предоставление ресурсов и поддержки для достижения успеха

Обеспечьте своего нового администратора необходимыми инструментами, ресурсами и поддержкой, чтобы преуспеть в своей роли. Это может включать предоставление учебных материалов, доступ к соответствующему программному обеспечению или наставничество со стороны опытных коллег. Поощряйте открытое общение и обратную связь, чтобы они чувствовали себя комфортно, задавая вопросы или обращаясь за помощью по мере необходимости.

Установление целей и ожиданий в отношении производительности

Четко обозначьте свои ожидания от работы администратора, включая ключевые показатели эффективности (KPI) или конкретные цели, связанные с их обязанностями. Регулярно проверяйте их прогресс и предоставляйте конструктивную обратную связь, чтобы помочь им расти и развиваться в рамках роли. Внедрите оценки производительности, чтобы оценить их производительность, определить области для улучшения и обсудить возможности будущего роста.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Каковы основные различия между регистратором и секретарем?

Хотя обе роли связаны с административными задачами и обслуживанием клиентов, администратор в основном управляет стойкой регистрации, встречает посетителей и обрабатывает входящие звонки. Напротив, секретарь часто оказывает прямую поддержку конкретным лицам или отделам и может выполнять более специализированные задачи, такие как подготовка документов, ввод данных и координация совещаний.

Сколько обычно зарабатывает администратор?

Заработная плата администратора может варьироваться в зависимости от отрасли, местоположения и уровня опыта. По данным Бюро статистики труда США, по состоянию на май 2020 года средняя годовая заработная плата секретарей составляла 31 110 долларов. Однако эта цифра может меняться со временем и может не точно отражать текущие рыночные тенденции.

Каковы лучшие ресурсы для поиска кандидатов в администраторы?

Чтобы найти квалифицированных кандидатов в администраторы, подумайте о том, чтобы опубликовать описание своей вакансии на популярных сайтах по трудоустройству, отраслевых сайтах по трудоустройству или на платформах социальных сетей, таких как LinkedIn. Вы также можете обратиться в местные колледжи, профессионально-технические училища или агентства по трудоустройству, чтобы найти потенциальных кандидатов.

Как узнать, нужен ли моей организации секретарь?

Если ваша организация часто принимает посетителей, клиентов или заказчиков и вам требуется помощь в решении административных задач, секретарша может быть ценным дополнением к вашей команде. Администратор помогает создать гостеприимную атмосферу, управляет входящими звонками и оказывает поддержку в различных офисных задачах, способствуя общей эффективности и успеху вашей организации.

Может ли администратор работать неполный рабочий день или на временной основе?

Да, администратор может работать неполный рабочий день или на временной основе, в зависимости от потребностей вашей организации. Обязательно четко укажите желаемый тип занятости в описании вакансии, чтобы привлечь кандидатов, отвечающих вашим требованиям.

Ознакомьтесь с другими примерами должностных инструкций!

Подробнее в: Примеры должностных инструкций