6 примеров шаблонов писем-напоминаний

Вам нужно отправить клиенту дружеское напоминание о предстоящей встрече или оплате? Шаблоны напоминаний по электронной почте — отличный способ сэкономить время и обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса.

Имея готовые напоминания по электронной почте, вы можете быстро отправлять сообщения клиентам или покупателям без необходимости каждый раз вводить одно и то же. В этой статье мы поделимся шестью примерами шаблонов напоминаний по электронной почте, которые вы можете использовать для своего малого бизнеса. Давайте начнем!

Что такое электронное письмо с напоминанием?

Электронное письмо с напоминанием — это сообщение, отправляемое кому-либо, чтобы напомнить ему о чем-то, что он должен был сделать, о предыдущем электронном письме или о предстоящем событии. Электронные письма-напоминания могут быть очень полезными для того, чтобы люди были организованы и не сбились с пути, особенно если рассматриваемая задача или событие важны. Чтобы электронное письмо-напоминание было эффективным, важно убедиться, что оно ясное и краткое, а получатель знает, когда его ожидать.

• ЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ: 16 почтовых приложений, идеально подходящих для малого бизнеса

Как написать напоминание по электронной почте

Вежливое электронное письмо с напоминанием — отличный способ гарантировать, что важные задачи не будут забыты. Отправив электронное письмо с вежливым напоминанием, вы можете быть уверены, что получатель получит напоминание о том, что нужно сделать и когда это нужно сделать. Вот краткое пошаговое руководство о том, как написать электронное письмо с напоминанием, начиная со строки темы:

Шаг 1: Напишите четкую строку темы

Строка темы напоминания по электронной почте важна, потому что это первое, что увидит получатель. Тема письма должна быть четкой, лаконичной и по существу. Например, «Напоминание: предстоящая встреча в среду» или «Напоминание: оплата в пятницу».

Шаг 2. Начните с вежливого приветствия

После строки темы получатель увидит начало письма. Важно начать с вежливого приветствия, например, «Дорогая миссис Смит» или «Здравствуйте, мистер Джонс». Вы можете быть вежливым, указывая при этом время суток в своем приветствии. Например, вы можете сказать «Доброе утро» или «Добрый день».

Шаг 3: быстро переходите к делу

Тело письма должно быть кратким и по существу. Не нужно ходить вокруг да около — просто сразу укажите цель письма. Например, «Я просто пишу, чтобы напомнить вам о нашей встрече в среду» или «Я хотел напомнить вам, что ваш платеж должен быть произведен в пятницу».

Шаг 4. Включите все необходимые сведения

Если есть какие-либо важные детали, которые необходимо знать получателю, обязательно включите их в электронное письмо. Например, «Наша встреча состоится в 10:00 в конференц-зале» или «Ваш платеж должен быть произведен до 17:00 в пятницу».

Шаг 5: Заранее поблагодарите получателя

Завершите письмо вежливой благодарностью, например «Спасибо за уделенное время» или «Спасибо за внимание к этому вопросу». Это поможет создать ощущение доброжелательности и повысит вероятность того, что получатель выполнит просьбу.

• ПРОЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ: Square Appointments обслуживает индустрию красоты с новыми обновлениями

Шаблон напоминания по электронной почте

Давайте взглянем на наш первый шаблон электронного письма с вежливым напоминанием, включая строку темы, которую вы можете использовать для вдохновения при создании собственного электронного письма с напоминанием…

Тема сообщения: Напоминание – Предстоящая встреча _________

Здравствуйте, мистер/миссис. ______,

Я просто пишу, чтобы напомнить вам о нашей встрече _________. Наша встреча состоится в __am/pm в конференц-зале. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно что-то подготовить к встрече.

Спасибо за ваше время,

(Ваше имя)

Более эффективные шаблоны писем-напоминаний

Как видите, приведенное выше напоминание по электронной почте было коротким, вежливым, профессиональным и по существу. Важно, чтобы ваши письма-напоминания были четкими и лаконичными, чтобы не запутать и не расстроить получателя. Вот еще пять примеров электронных писем с напоминаниями, которые вы можете использовать в своем бизнесе в различных ситуациях.

Шаблон напоминания о встрече

Шаблон электронного письма с напоминанием о встрече идеально подходит для напоминания вашим клиентам или клиентам о предстоящей встрече, будь то консультация, встреча или услуга. Важно указать все соответствующие детали, такие как дата, время и место встречи, чтобы избежать путаницы или путаницы.

Тема сообщения: Напоминание – Предстоящая встреча _________

Здравствуйте, мистер/миссис. ______,

Я пишу, чтобы напомнить вам о предстоящей встрече с __________ _________ в __________. Ваша встреча назначена на __am/pm. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно перенести встречу или если я могу что-то сделать, чтобы подготовиться к встрече.

Спасибо за ваше время,

(Ваше имя)

Шаблон напоминания об оплате

Шаблон электронного письма с напоминанием об оплате идеально подходит для напоминания вашим клиентам или клиентам о необходимости оплаты.

Тема сообщения: Напоминание – оплата должна быть произведена _________

Здравствуйте, мистер/миссис. ______,

Я просто пишу, чтобы напомнить вам, что срок платежа _________. Ваш платеж должен быть произведен до __ утра/вечера этой даты. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно договориться о плане платежей или я могу чем-то помочь вам.

Спасибо за ваше время,

(Ваше имя)

Текст подтверждения встречи

Отправка текста подтверждения встречи для предстоящей встречи с клиентом или клиентом — отличный способ убедиться, что они помнят встречу и готовы к ней.

Здравствуйте, мистер/миссис. ______,

Это просто короткое сообщение для подтверждения вашей предстоящей встречи _________. Наша встреча назначена на утро/вечер в комнате _______. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужно изменить расписание, пожалуйста, дайте мне знать.

Спасибо,

(Ваше имя)

Нежное напоминание по электронной почте

Нежное электронное письмо с напоминанием идеально подходит для того, чтобы напомнить вашим клиентам или клиентам о чем-то важном, не звуча слишком требовательно или настойчиво.

Тема сообщения: Нежное напоминание – _________

Здравствуйте, мистер/миссис. ______,

Я надеюсь, что с тобой все в порядке. Я просто хотел мягко напомнить вам о _________. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна помощь.

Спасибо за ваше время,

(Ваше имя)

Письма-напоминания о событиях

Шаблоны электронных писем с напоминанием о событии идеально подходят для напоминания вашим клиентам или клиентам о предстоящем событии, таком как распродажа, вебинар или обучение.

Тема сообщения: Напоминание – Предстоящее событие _________

Здравствуйте, мистер/миссис. ______,

Я просто пишу, чтобы напомнить вам о нашем предстоящем мероприятии _________. Наше мероприятие состоится _________ в __am/pm. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна помощь.

Спасибо за ваше время,

(Ваше имя)

• ПРОЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ: упростите планирование встреч, 36% клиентов избегают компаний, которые этого не делают

Советы по электронной почте с напоминанием

Теперь, когда вы видели несколько примеров писем-напоминаний, пришло время узнать несколько советов по написанию собственных писем-напоминаний. Вот пять советов, которым вы должны следовать в следующий раз, когда вам нужно создать просто быстрое электронное письмо с напоминанием для ваших клиентов или клиентов:

Держите его коротким и сладким

Лучшие электронные письма-напоминания — короткие, приятные и по существу. Нет необходимости писать роман — просто напомните своим покупателям или клиентам, что им нужно делать, когда им нужно это делать и почему это важно.

Будьте профессионалом

При написании электронного письма-напоминания важно быть профессионалом. Старайтесь не звучать требовательно или настойчиво и придерживайтесь учтивого и вежливого тона. Это поможет вам поддерживать хорошие отношения с вашими клиентами или клиентами.

Персонализируйте свою электронную почту

По возможности персонализируйте свои электронные письма с напоминаниями, обращаясь к своим клиентам или клиентам по имени. Это заставит их почувствовать, что их ценят и ценят, и поможет им запомнить электронное письмо. Это также покажет, что вы уделяете время личному электронному письму, а не просто отправляете обычное напоминание.

Быть ясным

Когда вы пишете электронное письмо с напоминанием, убедитесь, что вы четко понимаете, что нужно сделать и когда это нужно сделать. Это поможет вашим клиентам или клиентам оставаться организованными и не сбиться с пути. Это также помогает избежать путаницы или недопонимания.

Проверьте свою электронную почту

Перед отправкой электронного письма с напоминанием обязательно проверьте его на наличие грамматических и орфографических ошибок. Это поможет вам сохранить профессиональный имидж и избежать путаницы. Нет ничего хуже, чем электронное письмо-напоминание с ошибками!

Как вежливо отправить электронное письмо с напоминанием?

Иногда людям нужно просто дружеское напоминание о предстоящем событии или крайнем сроке. В этих случаях будет вежливо отправить им небольшую заметку по электронной почте. Вы можете сделать это, начав адрес электронной почты с человека, которому вы отправляете напоминание. Затем сообщите человеку, почему вы отправляете ему электронное письмо. И, наконец, дайте человеку знать, что ему нужно сделать, например, подтвердить свое присутствие, произвести оплату или выполнить задание.

Эффективно ли сообщение-напоминание?

На этот вопрос нет универсального ответа, так как эффективность электронного письма с напоминанием будет варьироваться в зависимости от конкретного бизнеса и его клиентов. Однако в целом сообщения-напоминания могут быть эффективным способом связаться с клиентами и заказчиками и убедиться, что они в курсе важных обновлений или сроков. Успешные электронные письма с напоминаниями могут увеличить шансы на то, что клиент предпримет желаемое действие.

ВАМ ТАКЖЕ МОЖЕТ ПОНРАВИТЬСЯ:

Изображение: Элементы Envato