Как попросить оплату у вашего клиента, не будучи грубым

К сожалению, фрилансерам и индивидуальным предпринимателям приходится учиться просить оплату без грубости, потому что неоплаченные счета — обычное дело в отрасли. Независимо от того, насколько качественную услугу вы оказываете, всегда найдется клиент, который испытает ваше терпение.

Вот исчерпывающее руководство о том, как профессионально запрашивать платежи, не будучи грубым. Вы найдете несколько советов о том, как это сделать до и после платежа. Вы также можете получить доступ к полезным сценариям телефона и электронной почты.

Помимо запроса платежей, вы получите некоторые идеи о том, что делать, если ваш клиент отказывается платить. Наконец, вы узнаете, как можно избежать или, по крайней мере, свести к минимуму вероятность работы с неплательщиками.

Что грубого в том, чтобы просить оплатить долг?

Задержка платежей приносит много разочарований. Это влияет на денежный поток и может изменить работу всего вашего бизнеса.

Тем не менее, вы никогда не должны позволять разочарованию взять верх над вами при запросе платежей. Во-первых, избегайте резких и непрофессиональных слов. Поддержание профессиональных отношений с клиентами имеет важное значение, даже если они не платят вовремя.

Использование грубых слов, угроз и обвинений только отталкивает клиента.

И помните, что у вашего клиента могут быть финансовые проблемы. Так что последнее, чего вы хотите, — это разрушить отношения с клиентом, который только переживает временную неудачу.

Нужно больше клиентов?

Получите больше внештатной работы с нашей БЕСПЛАТНОЙ книгой: 10 новых клиентов за 30 дней . Введите свой адрес электронной почты ниже, и это все ваше.

Скачать сейчас

Вместо этого вам следует оставаться вежливым. И да, вы можете запросить оплату прямо и последовательно, не проявляя грубости.

Советы, как попросить оплату, не будучи грубым

Большинство фрилансеров и индивидуальных предпринимателей считают борьбу за оплату частью своей работы. Вот насколько масштабна эта проблема. Итак, вот несколько советов о том, как вежливо просить платеж:

Подтвердите, что счет был доставлен

Прежде чем отправлять несколько писем с просьбой об оплате, убедитесь, что клиент получил ваш счет. Если у вас небольшой бизнес с бухгалтерией, поговорите со своими сотрудниками и подтвердите, что счет был отправлен.

Если вы фрилансер, просмотрите свои записи. Подумайте о том, чтобы инвестировать в приложение или программное обеспечение для выставления счетов, чтобы ваши счета всегда отправлялись вовремя.

Отправить запрос на оплату

Как только вы подтвердите, что клиент получил ваш счет, пришло время запросить платеж. Большинство компаний предпочитают электронные письма, потому что они более профессиональны.

Если вы начинаете онлайн-бизнес и единственными способами общения являются электронная почта и телефон, придерживайтесь тех же каналов. Если, с другой стороны, вы также общаетесь со своими клиентами через SMS-сообщения, то не помешает попросить оплату через SMS. Просто убедитесь, что вы ведете учет сообщений.

Какой бы канал вы ни выбрали, старайтесь оставаться вежливым на протяжении всего сообщения. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

Будь дружелюбным

Тон вашего сообщения должен быть дружелюбным и профессиональным. Вы также должны упомянуть клиенту, что вы с нетерпением ждете совместной работы над другими проектами.

Будьте прямолинейны

Ваш запрос должен быть как можно более прямым, но не слишком настойчивым.

Создайте короткое и прямое сообщение. Если у вас есть другие вопросы, которые необходимо обсудить с клиентом, запланируйте их на другое время.

Прикрепить счет

Рекомендуется прикладывать счет каждый раз, когда вы запрашиваете платеж. Так клиенту будет легче увидеть, о каком платеже вы говорите и сколько он вам должен.

Рассмотрим этот пример:

Привет [ИМЯ КЛИЕНТА]

Я надеюсь, что все хорошо. Напоминаем , что счет [INVOICE NUMBER] на общую сумму $ [AMOUNT] должен быть оплачен через семь дней. Я приложил копию счета для справки.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы относительно счета или способов оплаты.

Спасибо, [ИМЯ КЛИЕНТА] !

С наилучшими пожеланиями,

[ТВОЕ ИМЯ]

Сценарий электронной почты отвечает всем требованиям. Это очень прямолинейно, что оставляет мало места для отвлечения внимания. Тон также теплый и дружелюбный.

Отслеживание оплаты

Последующие действия необходимы, когда срок оплаты не за горами, а клиент еще не произвел платеж. Последующие электронные письма должны передавать ощущение срочности, оставаясь при этом профессиональными.

Вы можете использовать последующие электронные письма, чтобы напомнить клиенту о согласованных условиях оплаты. Если, например, у вас есть пеня, напомните клиенту о комиссии и дате ее вступления в силу.

Как попросить оплату без грубости, если уже поздно

Вы сделали бесчисленное количество последующих действий, это просрочено; что теперь? Именно в этот момент большинство людей начинают терять хладнокровие.

Не позволяйте этому случиться.

Начните с отправки еще одного электронного письма с напоминанием об оплате, на этот раз подчеркнув тот факт, что платеж уже причитается. Это также идеальное время, чтобы упомянуть о штрафе, если он у вас есть.

Привет [ИМЯ КЛИЕНТА]

Надеюсь, у тебя отличный день. Напоминаем, что счет [НОМЕР СЧЕТА] нужно было оплатить две недели назад. Обратите внимание, что штраф за просрочку платежа в размере 3% в месяц будет взиматься начиная с [ДАТА] в соответствии с условиями оплаты.

Пожалуйста, очистите счет как можно скорее, чтобы избежать штрафа за просрочку платежа.

Я буду рад помочь, если у вас возникнут проблемы с обработкой платежа.

Спасибо. С уважением,

[ТВОЕ ИМЯ]

Если клиент не отвечает на письмо, позвоните по телефону. Телефонный звонок очень прямой, плюс он не дает клиенту спрятаться за компьютером.

Во время разговора начните с представления себя. Сообщите им свое имя и проект, над которым вы работали. Это также помогает указать даты.

Затем кратко упомяните о последующих электронных письмах, которые вы отправили.

Не обвиняйте клиента в игнорировании ваших писем. Вместо этого используйте что-то вроде: « Я полагаю, вы пропустили мои запросы на оплату проекта, над которым мы работали ». Это гораздо дружелюбнее и так же эффективно передает сообщение.

Вот хороший пример телефонного скрипта:

Привет [ИМЯ КЛИЕНТА] . Это [ВАШЕ ИМЯ] . Мы вместе работали над [НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА] о [КОГДА ВЫ СОТРУДНИЧАЛИ] . Я отправил несколько электронных писем по поводу оплаты проекта, но я полагаю, что вы их пропустили. Я использовал следующий адрес электронной почты при общении с вами; [ВАШ ЭЛЕКТРОННЫЙ АДРЕС] .

Профессиональное и дружелюбное отношение к телефону поможет вам добиться положительного результата, не разрушая отношений. Как только вы закончите звонок, отправьте еще одно электронное письмо.

Сошлитесь на телефонный звонок, который у вас только что был, и отправьте счет с платежными реквизитами еще раз.

Шаблоны того, как попросить оплату без грубости

Вообще говоря, вам нужны два типа шаблонов. Первый предназначен для напоминаний по электронной почте, отправленных до установленного срока. Другие шаблоны предназначены для последующих действий после установленного срока.

Вот несколько сценариев, которые вы можете использовать:

Шаблон 1

Используйте этот шаблон за неделю до установленного срока.

Привет [ИМЯ КЛИЕНТА] ,

Надеюсь, у тебя замечательный день. Напоминаем, что оплата за [НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА] должна быть произведена через неделю [ДАТА СРОКА] .

Пожалуйста, найдите прикрепленный счет-фактуру для справки.

Не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо вопросы.

Спасибо. С уважением,

[ТВОЕ ИМЯ]

Шаблон 2

Отправьте еще одно напоминание об оплате, если настала дата платежа, а клиент еще не заплатил. Вот сценарий электронной почты, который вы можете использовать.

Привет [ИМЯ КЛИЕНТА] ,

Я надеюсь, что там все в порядке. Мне очень понравилось работать с вами над [НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА] .

Напоминаем вам, что счет за [НОМЕР СЧЕТА] должен быть выставлен сегодня. Вы можете произвести оплату любым из способов, указанных в счете.

Я также приложил копию счета для вашего удобства.

Пожалуйста, свяжитесь с нами, если у вас возникнут дополнительные вопросы.

Это вы, [ИМЯ КЛИЕНТА] .

С уважением,

[ТВОЕ ИМЯ]

Шаблон 3

Если клиент не оплатил через несколько дней после установленного срока, пора создать ощущение срочности в ваших электронных письмах. Вот один из способов сделать это:

Привет [ИМЯ КЛИЕНТА] .

Надеюсь у тебя все хорошо. Напоминаем, что оплата по счету [НОМЕР СЧЕТА] должна была быть произведена [ДАТА] .

Пожалуйста, очистите платеж, как только сможете.

Спасибо,

[ТВОЕ ИМЯ]

Шаблон 4: Через неделю после даты родов

С этого момента вам нужно быть твердым. Поэтому укажите, что платеж просрочен.

Привет [ИМЯ КЛИЕНТА] ,

Я надеюсь, что все хорошо. Судя по моим записям, я еще не получил платеж по счету [НОМЕР СЧЕТА] . Пожалуйста, обратите внимание, что оплата должна была быть произведена неделю назад.

Пожалуйста, отправьте платеж как можно скорее,

Я приложил счет с суммой к оплате и способом оплаты для вашего удобства.

Спасибо. С уважением,

[ТВОЕ ИМЯ]

Шаблон 5: Через месяц после даты родов

Пришло время быть более серьезным. Укажите штраф за просрочку и, если комиссия уже активирована, предоставьте клиенту обновленный счет. Вот скрипт для вас:

Привет [ИМЯ КЛИЕНТА] ,

Я надеюсь, что вы здоровы. Согласно моим данным, платеж по счету [НОМЕР СЧЕТА] просрочен на один месяц. Добавлен штраф за просрочку платежа в размере [ШТРАФ] . Это приводит к общей сумме, причитающейся [REVISED AMOUNT] .

Пожалуйста, дайте мне знать, когда будет произведена оплата. Я доступен, если у вас есть какие-либо вопросы.

Спасибо. С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ] .

Шаблон 6: Сценарий текстового сообщения

Вот скрипт, который вы можете использовать, если хотите запросить платеж через SMS.

Привет, [ИМЯ КЛИЕНТА] . Здесь [ВАШЕ ИМЯ] . Я работал с вами над [НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА] . Я просто хотел связаться с вами по поводу просроченной оплаты за проект. Это хорошее время?

Шаблон 7: Сценарий телефонного звонка

Рассмотрите этот сценарий, если вы хотите сделать телефонный звонок.

Здравствуйте, [ИМЯ КЛИЕНТА] . Здесь [ВАШЕ ИМЯ] . Я работал с вами над [НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА] . Я отправил несколько писем по поводу оплаты этого проекта. Думаю, вы могли их пропустить.

Теперь, когда я связался с вами, было бы здорово обсудить оплату проекта. На данный момент мне должны [СУММА] . Это было невыполненным с [ДАТА] . Были ли у вас проблемы с оплатой?

Могу ли я что-нибудь сделать, чтобы облегчить этот платеж?

Ваша цель — получить подтвержденную дату платежа и четкие дальнейшие шаги. Это помогает установить ожидания. Вы можете записать этот звонок, если планируете возбудить судебное разбирательство позднее.

Допустим, вы все это делаете, а клиент не платит; что вы делаете дальше?

Советы, как получать деньги вовремя

Работа с неплательщиками эмоционально истощает. Не говоря уже о том, что это неоправданно дорого и может нанести вред вашему бизнесу.

К сожалению, нет надежного способа полностью избежать неплательщиков. Однако несколько шагов могут свести к минимуму риск работы с проблемным клиентом. Вот что вы можете сделать:

Провести тщательное исследование клиента

Избегайте большинства неоплачиваемых проблем, проверяя биографические данные каждого нового клиента. Зайдите в Интернет и найдите компанию или имя клиента. Если это крупный бизнес, проверьте их рейтинг в Better Business Bureau.

Вы также можете использовать свои сети, чтобы получить более подробную информацию о клиенте.

На что следует обратить внимание во время исследования?

Во-первых, проверьте, нет ли жалоб на просрочку или неуплату. Во-вторых, обратите внимание на любые детали, которые могут указывать на то, что клиент испытывает финансовые трудности.

Обратите внимание: если у клиента есть несколько жалоб на просроченные платежи, это не значит, что вам следует их избегать. Исследование предназначено только для оценки риска. Поэтому вам также нужно спросить себя, на какой риск вы готовы пойти.

Во-вторых, есть ли способ снизить риск?

Создать юридический договор

Наличие юридического контракта поможет гарантировать, что вам заплатят. Не думайте, что клиент слишком крупный бизнес, чтобы не платить вовремя. Получите соглашение в письменной форме.

Юридический контракт делает ваше соглашение официальным и проясняет некоторые важные детали. Разрешение споров по счетам и других вопросов также намного проще, когда есть письменный договор.

Контракт должен содержать следующие реквизиты:

• Подробная информация о работе по контракту – она должна показывать тип работы, которую вы должны выполнять.
• Срок оплаты – когда ожидается оплата после выставления счета? Убедитесь, что эта информация указана в договоре.
• Способ оплаты – какой способ оплаты будет использоваться?
• Крайний срок – когда наступает точная дата платежа?
• Плата за просрочку платежа — если у вас есть политика просрочки платежа, включите ее в договор.

Добавьте любую другую информацию, относящуюся к вашей конкретной бизнес-модели. Если, например, у вас есть график платежей, включите эту информацию.

Предлагайте гибкие варианты оплаты

Вы можете избежать некоторых проблем с неплатежами с помощью гибких вариантов оплаты.

Допустим, вы работаете над проектом стоимостью 20 000 долларов. Вместо того, чтобы просить полную сумму по завершении, разбейте ее на части. Например, ежемесячные платежи.

Вы также можете использовать вехи проекта. Например, вы можете согласиться на получение первого взноса после завершения 30% проекта. И так далее.

Такой подход снижает нагрузку на вашего клиента, облегчая ему отслеживание платежей. Это также обеспечивает стабильный денежный поток для вас. Этапная модель снижает ваши риски и увеличивает шансы на получение оплаты.

Подумайте о том, чтобы попросить депозит

Подумайте о том, чтобы попросить депозит, прежде чем начать работу над проектом. Всегда хороший знак, если клиент платит депозит без каких-либо проблем. Депозит снижает риск. А если они окажутся проблемными, по крайней мере, за 100% выплатой вы не будете гнаться.

Если вы не можете попросить депозит, рассмотрите гибкую модель оплаты в рассрочку.

Ввести пени за просрочку

Наконец, вы можете использовать штрафы за просрочку платежа, чтобы подтолкнуть клиентов к своевременной оплате счетов.

Если у вас есть политика штрафов за просрочку платежа, сообщите об этом своему клиенту заранее. Вы также должны упомянуть об этом в своем последующем электронном письме с запросом на оплату.

Последние мысли

В этой статье мы рассмотрели четыре основные темы. Во-первых, вы научились просить оплату без грубости. Я дал вам советы о том, как запросить платеж до и после установленного срока.

В обоих случаях я подчеркивал важность сохранения хладнокровия и доброты. Стратегия помогает вам получить причитающиеся вам деньги, сохраняя при этом рабочие отношения с клиентом.

Затем я дал вам шаблоны того, как запрашивать платежи по телефону и электронной почте. Не стесняйтесь использовать эти шаблоны и корректировать их по мере необходимости.

Потом мы рассмотрели, что можно сделать, если клиент не платит вовремя. Здесь есть в основном три варианта. Наймите коллекторское агентство, подайте иск в суд мелких тяжб или сократите свои убытки и отпустите клиента.

Наконец, мы обсудили, что вы могли бы сделать по-другому, чтобы избежать неплательщиков. Я поделился шестью действенными советами, которые довольно легко реализовать. Имея всю эту информацию под рукой, я уверен, что вы будете лучше запрашивать платежи у своих клиентов.

Вести беседу...

Более 10 000 из нас ежедневно общаются в нашей бесплатной группе Facebook, и мы будем рады видеть вас там. Присоединяйтесь к нам!