Зарплата задним числом — что это такое и как ее рассчитать?

Вы уверены, что правильно заплатили своим сотрудникам в этом месяце?

Если нет, приготовьтесь к неприятным телефонным звонкам и дополнительным расходам в будущем. На вас могут даже подать в суд.

Таким образом, вам нужно будет компенсировать своим сотрудникам ретроактивную оплату.

Но этого можно легко избежать. С правильными инструментами и привычками вы можете сэкономить своему бизнесу много денег (и времени).

Давайте углубимся в то, что такое ретроактивная оплата, как она может повлиять на ваш бизнес и как вы можете ее предотвратить.

Что такое ретроактивная оплата?

Короче говоря, ретроактивная оплата — это деньги, которые работодатель должен своему работнику за работу, которую он выполнил в предыдущий период оплаты. Таким образом, если вы заплатили сотруднику меньше, чем он ожидал, то в будущем вы должны будете заплатить ему задним числом.

Раскройте весь потенциал своего бизнеса с помощью универсального программного обеспечения Connecteam для управления

Например, предположим, что вы менеджер по розничной торговле, и один из ваших сотрудников (назовем его Джон) зарабатывает 5 долларов в час. А в прошлом месяце Джон отработал 60 часов. Однако из-за ошибки в платежной ведомости вы заплатили Джону только за 55 часов. Это означает, что вы заплатили ему только 275 долларов, тогда как на самом деле он должен был заработать 300 долларов. В этом месяце вы должны убедиться, что Джон получил 25 долларов ретроактивной выплаты.

Каковы причины ретроактивной оплаты?

Теперь вы, вероятно, думаете, что это звучит знакомо, поэтому вы задаетесь вопросом: «Как это произошло?» Независимо от того, насколько вы организованы, может возникнуть множество различных сценариев, когда требуется оплата задним числом. Независимо от того, повышаете ли вы зарплату или в вашей системе начисления заработной платы возникают ошибки, вам может потребоваться выплатить сотруднику определенную сумму задним числом.

Вот несколько сценариев, в которых от вас, как от работодателя, может потребоваться выплата задним числом:

• Повышение: Вы согласились дать сотруднику повышение, но ставка не была изменена вовремя.
• Неверный расчет сверхурочной работы: вы неправильно рассчитали оплату сверхурочной работы сотрудника.
• Ошибки расчета заработной платы: у вас либо произошел технический сбой, либо вы заплатили неправильную сумму. Эти ошибки более вероятны, если ваша компания не использует программное решение для расчета заработной платы, которое рассчитывает заработную плату и заработную плату в цифровом виде.
• Множественные ставки оплаты для разных должностей: некоторые сотрудники занимают несколько должностей в одной компании. Например, если у вас есть сотрудник, который имеет две должности, у него есть две отдельные ставки оплаты. Возможно, вы использовали неправильную ставку при расчете их доходов.

Какой бы ни была причина, суровая реальность такова, что не всем сотрудникам выплачивается заработная плата задним числом, когда они должны. Фактически, в 2021 году было 7 159 случаев нарушений, связанных со сверхурочной работой, и в ошеломляющих 80% этих случаев сотрудники не получали ретро-оплаты. Это просто показывает, насколько распространена эта проблема и что многие сотрудники, независимо от отрасли, страдают из-за нее.

В чем разница между ретроактивной оплатой и оплатой за прошлые периоды?

Многие компании часто путают термины ретроактивная оплата и задолженность, полагая, что это одно и то же. Тем не менее, владельцам бизнеса важно различать их.

Когда дело доходит до оплаты задним числом, работодатели должны исправить ошибки расчета заработной платы, которые произошли в предыдущий период оплаты. С другой стороны, задолженность по заработной плате - это когда работодатели должны выплатить работникам компенсацию, которая не была выплачена за конкретную работу. Обычный сценарий невыплаты возникает, когда работодателю предъявляют иск за невыплату зарплаты работнику.

Что происходит, когда вы не присуждаете ретроактивную оплату?

Неудивительно, что неспособность вознаградить сотрудников ретро-оплатой в установленный срок может привести к серьезным юридическим последствиям. В 2020 году сотрудникам было присуждено 10,7 миллиона долларов из-за дискриминации. Сюда входили сотрудники, с которыми несправедливо обращались по разным причинам, включая их расу, религию и пол. (Обязательно предлагайте разнообразие на рабочем месте, чтобы избежать подобных претензий в будущем.)

Ретро-оплата также может быть результатом нарушения трудового договора. Например, работник отеля имеет право подать в суд, если ему платят 15 долларов в час, тогда как в его контракте указано, что на самом деле он должен получить 17 долларов.

Кроме того, предположим, что вы начали клининговый бизнес и предложили своим сотрудникам сверхурочную работу, но затем не стали им платить. Вы обязаны оплатить их задним числом. А если вы этого не сделаете, то ваши сотрудники имеют право требовать это и при необходимости предпринять дальнейшие юридические действия.

Как рассчитать ретроактивную оплату?

Если вы, работодатель, заметите какую-либо ошибку в расчете заработной платы, то не бойтесь. У вас еще есть время это исправить. Первым шагом является расчет ретроактивной оплаты в зависимости от того, работает ли ваш сотрудник почасово или на фиксированной заработной плате. Также важно учитывать налоги, тем более что они варьируются от штата к штату.

Имея это в виду, также стоит отметить, что ретроактивная оплата варьируется в зависимости от типа периода оплаты и ставки оплаты, к которой относится сотрудник. Вот несколько ключевых примеров:

Допустим, вы управляете производственной компанией, сотрудник зарабатывает 25 долларов в час, и вам нужно выплатить ему недостающую заработную плату за 10 часов. Легко подсчитать, сколько им должны платить задним числом. 10 х 25 долларов = 250 долларов!

С другой стороны, наемные работники обычно получают одинаковую сумму за каждый период оплаты. Поэтому ретро-платежи должны быть относительно простыми. Например, если сотрудник розничной торговли должен получать 3000 долларов за зарплату, но по какой-то причине он получил только 2450 долларов, то работодатель будет должен ему 550 долларов ретро-оплаты.

Затем есть случай, когда наемный работник получает повышение, но ему случайно платят в соответствии с его окладом до повышения. Допустим, вы управляете строительным бизнесом, рабочий в настоящее время зарабатывает 50 000 долларов в год, и недавно ему повысили зарплату. Однако им все равно заплатили ту же сумму, хотя вместо этого они должны были получить 55 000 долларов.

Чтобы найти разницу, вам нужно определить, сколько им нужно платить по каждой зарплате с включенной новой ставкой. Затем вычтите старую ставку. Только после этого вы можете предоставить соответствующую ретро-плату.

Как сделать обратную оплату безболезненной?

Как было установлено ранее, все компании будут время от времени сталкиваться с проблемами заработной платы. Это включает в себя необходимость платить ретро-платежи по разным причинам. При этом существует множество инструментов и программного обеспечения, которые владельцы бизнеса могут использовать, чтобы сделать этот процесс безболезненным.

Обработка платежной ведомости с помощью Excel или ручки и бумаги обязательно приведет к ошибкам и неизбежной ретро-платеже. Но используя универсальное приложение для часов, такое как Connecteam, вы значительно уменьшите вероятность того, что это произойдет в будущем.

Вот чем может помочь Connecteam:

• Часы точно фиксируют рабочее время сотрудников с точностью до секунды. Это означает, что проблемы с начислением заработной платы, такие как избиение приятелей и кража времени, устранены.
• Работодатели могут получать подробные сведения, которые помогают им понять, как тратится время их сотрудников, например, время на работу и клиента и т. д.
• Менеджеры также могут добавлять информацию о смене, используя вложения смены.
• Процесс расчета заработной платы стал более плавным, поскольку менеджеры могут легко экспортировать табели учета рабочего времени.
• Все время и детали задокументированы и, следовательно, прозрачны между работодателями и работниками.
• Технология GPS-слежения с использованием геозоны гарантирует, что сотрудники регистрируются из правильного местоположения, в то время как технология навигационных крошек собирает случайные точки местоположения, чтобы дать менеджерам базовое представление о местонахождении их сотрудников, когда они находятся на рабочем месте.
• Часы также позволяли работодателям легко управлять отсутствием работников, выходными и больничными.
• Сотрудники могут отправлять напоминания и уведомления, чтобы сотрудники не забывали приходить и уходить. Также включено автоматическое отключение часов.
• Прямая и бесшовная интеграция с QuickBooks Online и Gusto — все, что вам нужно сделать, это убедиться, что ваши сотрудники приходят и уходят!

В конечном счете, часы Connecteam и технология планирования означают, что работодатели могут устранить любые несоответствия, связанные с заработной платой.

Удалите Retro Pay из вашего бизнеса навсегда

Узнать больше

Итог по ретроактивной оплате

В конечном счете, ретро-оплата — это проблема, которая не дает работодателю никаких преимуществ. Это просто приводит к потенциальным судебным искам, недоброжелательности между работодателем и работником и нежелательному стрессу для всех участников.

К настоящему времени вы должны лучше понять эти четыре важные вещи:

1. Что такое ретроактивная оплата
2. Различные сценарии, в которых требуется ретро-оплата
3. Как рассчитать ретро-плату
4. Избежать необходимости платить задним числом в будущем

Теперь, когда вы зафиксировали основы ретроактивной оплаты, вы можете взять на вооружение эти ценные рекомендации и внедрить их с использованием новейших технологий. Потому что без перехода на цифру оптимизировать этот процесс может быть чрезвычайно сложно.

Богатый набор функций Connecteam, особенно его часы, охватывают все базы отслеживания рабочего времени работодателя, чтобы гарантировать отсутствие расхождений, 100% прозрачность, плавный расчет заработной платы и быстрое снижение ретроактивной оплаты.

Даже после прочтения этой статьи не беспокойтесь, если в будущем вы совершите ошибки в расчете заработной платы. Если вы серьезно относитесь к этому аспекту своего бизнеса и заботитесь о финансовой безопасности своих сотрудников, то выплата им того, что они заработали, должна быть гладкой и простой.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь