Запуск заработной платы самостоятельно для малого бизнеса

Опубликовано: 2020-12-28

Ваш бизнес растет, впереди нас ждут захватывающие времена. Когда вы нанимаете людей, вам необходимо иметь систему выплаты им заработной платы. Вы должны изучить все тонкости расчета заработной платы самостоятельно. Растущий бизнес часто имеет больше возможностей, чем денег. Поэтому им часто приходится выбирать трудный путь и делать все самостоятельно. Это включает в себя разработку и внедрение системы начисления заработной платы.

Зачем нужна система расчета заработной платы

Наиболее очевидная причина, по которой он вам нужен, — это наличие системы оплаты труда ваших сотрудников. Есть более серьезные причины, такие как снижение риска и улучшение ваших бизнес-операций. Если у вас нет действующей системы, у вас будет много времени на настройку и сворачивание, чтобы отчитываться каждый раз, когда вам нужно будет производить выплаты заработной платы.

Как запустить расчет заработной платы для малого бизнеса

Как малый бизнес, у вас есть следующие варианты расчета заработной платы:

Используйте программное обеспечение для расчета заработной платы. Программное обеспечение для расчета заработной платы можно приобрести в виде пакета или получить к нему доступ через облако. Они выполняют тяжелую работу по расчету заработной платы и отчислений, составлению платежных ведомостей, составлению налоговых деклараций и ведению учета заработной платы для вас.

Ответственность владельца бизнеса обычно ограничивается рассмотрением и утверждением платежной ведомости. Программное обеспечение для расчета заработной платы значительно упрощает владельцу бизнеса процесс самостоятельного расчета заработной платы.
Передайте расчет заработной платы бухгалтеру. Если вы не хотите учиться начислять заработную плату для своего малого бизнеса, вы можете передать эту работу бухгалтеру поставщика услуг. Бухгалтер обычно обучен обрабатывать платежные ведомости, но это может стоить огромных денег, часто выше, чем программное обеспечение для расчета заработной платы. Преимущество здесь в том, что у вас есть человеческий интерфейс, чтобы отвечать на ваши вопросы, пока они берут на себя процесс.
Наймите бухгалтера на дому. Если вы хотите вести расчет заработной платы самостоятельно, вы также можете нанять бухгалтера или делегировать расчет заработной платы компетентному сотруднику. Вы можете обучить административного человека, который возьмет на себя процесс от вас.
Сделай сам — это вариант, с которым вы можете столкнуться, если у вас больше времени, чем денег. Обсудим этот вариант дальше.

Как вести расчет заработной платы самостоятельно

Вариант «сделай сам» больше всего нравится владельцам малого бизнеса, по крайней мере, в самом начале их пути. Владельцев малого бизнеса это может разочаровать, но в долгосрочной перспективе им будет полезно самим понять процесс расчета заработной платы, прежде чем нанимать. На самом деле, небольшие этапы — лучшее время для обучения, поскольку с увеличением количества сотрудников становится все труднее.

Самым большим преимуществом самостоятельного расчета заработной платы является то, что вы сохраняете контроль над процессом. У вас есть возможность анализировать и исправлять ошибки по мере их возникновения без лишних движений вперед и назад. Вам также не придется испытывать неприятные сюрпризы, когда ваш поставщик услуг допустил ошибку.

Однако недостатком самостоятельной начисления заработной платы является время, необходимое для настройки, и повторяющееся время, необходимое для обработки каждого периода выплаты. Кроме того, не многие владельцы бизнеса разбираются в налоговой системе так же хорошо, как обученные бухгалтеры. Они часто теряются, когда возникают проблемы с налогами, и им необходимо обратиться к стороннему бухгалтеру.

Предпосылки для запуска расчета заработной платы для малого бизнеса

Малые предприятия с несколькими сотрудниками могут извлечь выгоду из аутсорсинга расчета заработной платы. Однако, если у вас всего несколько сотрудников и вы намерены сохранить свой бизнес небольшим, вам может быть лучше самостоятельно вести расчет заработной платы, так как это будет более рентабельно.

Еще до того, как вы начнете брать интервью у людей, вам как новому работодателю нужно настроить несколько вещей, чтобы самостоятельно рассчитать заработную плату:

Получите идентификационный номер работодателя (EIN) . Как работодатель, рассчитывающий заработную плату, вам необходимо будет зарегистрироваться для получения EIN в IRS. Это номер, который используется IRS для отслеживания ваших налогов на заработную плату и соблюдения требований. Получение EIN является бесплатным, и его можно легко подать на веб-сайте IRS.
Зарегистрируйтесь в Электронной системе уплаты федеральных налогов (EFTPS) . Важным компонентом расчета заработной платы является своевременная и своевременная уплата налогов на заработную плату. EFTPS — это бесплатная государственная служба, которая поможет вам уплачивать федеральные налоги на заработную плату и налоги по безработице с вашего компьютера.
Зарегистрируйтесь в качестве работодателя . Прежде чем вы сможете начислять заработную плату, необходимо выполнить определенные требования по регистрации бизнеса в штате. В каждом штате есть своя процедура регистрации, поэтому обязательно ознакомьтесь с ними.
Изучите федеральное и государственное трудовое законодательство . Прежде чем самостоятельно начислять заработную плату, важно ознакомиться с соответствующими законами о труде. Многие из этих законов влияют на то, как часто вы обрабатываете начисление заработной платы, минимальную заработную плату, расчет сверхурочной работы, требования по удержанию налога и информацию, которая должна быть включена в платежные ведомости сотрудников.
Подготовьте документы для сотрудников . Когда вы нанимаете нового сотрудника, ему нужно будет заполнить некоторые обязательные документы для сотрудников. Документы дадут вам детали, которые вам понадобятся для расчета заработной платы для вашего малого бизнеса. Наиболее важные формы, которые вам понадобятся для заполнения новых сотрудников, включают:
- Форма W-4. Форма W-4 заполняется сотрудниками, чтобы сообщить работодателям, сколько налогов удерживать с их выплат, в зависимости от иждивенцев, статуса подачи, налоговых вычетов и т. д. В конечном итоге работник может заплатить больше налога в то время. подачи своих налоговых деклараций, если они не заполнили форму W-4 своевременно или правильно.
- Форма I-9 для подтверждения права на трудоустройство. Форма I-9 заполняется для подтверждения личности работника и законного разрешения на работу в Соединенных Штатах. Форма требуется и утверждена Службой гражданства и иммиграции США.
- Форма удержания налога штата. Во многих штатах разрешено использовать только форму W-4, но в некоторых штатах могут быть особые требования к удержанию налога, которые должны раскрывать новые сотрудники.
- Форма разрешения прямого депозита. Эта форма дает вам разрешение на прямые платежи на банковский счет сотрудника, если вы планируете делать прямые депозиты.
Выберите период оплаты . Вы должны решить, как часто вы будете платить своим сотрудникам. Вы можете выбрать еженедельно, раз в две недели, раз в две недели или ежемесячно. Вы хотите тщательно рассмотреть период, который позволяет вам собрать средства, необходимые для осуществления платежа. Однако она также не должна оставлять ваших сотрудников без оплаты на неоправданно долгие сроки. В некоторых штатах требуется, чтобы почасовые работники получали оплату еженедельно, поэтому обязательно изучите требования вашего штата к графику начисления заработной платы.

Процесс эффективного расчета заработной платы

Сотрудники ожидают своевременного и точного получения зарплаты. Сбои и ошибки могут остановить ваши бизнес-операции. Прежде чем мы перейдем к тому, как рассчитать заработную плату, необходимо помнить о нескольких основных принципах:

Понимание различных видов оплаты. Валовая заработная плата относится к сумме, полученной работником до вычетов. Бонусная оплата указывает на любые полученные дополнительные выплаты сверх обычной заработной платы сотрудника, обычно связанные с высокой производительностью. Чистая заработная плата относится к заработной плате работника после вычетов. Важно различать эти разные типы, чтобы не совершать ошибок при расчете заработной платы.
Знайте фактические часы, отработанные каждым сотрудником. Для точного расчета заработной платы требуется надлежащий мониторинг сотрудников. Самый простой способ отслеживать рабочее время сотрудников — использовать электронную таблицу. Однако это может занять немного времени и может потребовать от вас чрезмерного участия, особенно когда есть несколько сотрудников. Выбор надежного программного обеспечения для отслеживания рабочего времени, которое интегрируется с процессом расчета заработной платы, может быть ключевым, поскольку ручные методы могут привести к расхождениям.

Шаги для запуска заработной платы

Для расчета заработной платы необходимо выполнить несколько шагов:

Расчет брутто-зарплаты . Чтобы рассчитать брутто-зарплату почасовых работников, просто умножьте почасовую ставку сотрудника на количество часов, отработанных им в период оплаты. Для наемных работников просто разделите их годовую зарплату на количество периодов оплаты в году, чтобы получить ежемесячную выплату им. Валовая заработная плата включает бонусы, чаевые, комиссионные, отпуск по болезни и отпуск, а также сверхурочную работу.
Рассчитать доналоговые вычеты . Доналоговые вычеты добровольно удерживаются работником и включают в себя пенсионные отчисления, пособия по болезни, страхование по инвалидности и пригородные льготы. Эти вычеты вычитаются из брутто-зарплаты работника до налогообложения, но проверяют, облагаются ли они налогами или нет. Некоторые выплаты работникам освобождены от налога.

Федеральные налоги, социальное обеспечение, местные налоги и Medicare также являются частью доналоговых вычетов, которые должны производиться из заработной платы сотрудников.

Федеральный подоходный налог и другие налоги на заработную плату

Рассчитать удержанный федеральный налог . Существует два основных типа удерживаемых федеральных налогов, т. е. налог на заработную плату FICA и федеральный подоходный налог (FIT). Налоги на заработную плату FICA распределяются между работодателем и работником и идут на социальное обеспечение работника и Medicare. Ответственность за выплату налогов FICA правительству и отражение вычитания в платежной ведомости лежит на работодателе. FIT рассчитывается либо на основе ставок заработной платы, либо в процентах, в зависимости от заработка работника. Способ его расчета по состоянию на 2020 год также зависит от формы W-4, поданной сотрудником.
Рассчитать удержанный налог штата . В зависимости от местного налогового законодательства вашего штата вам может потребоваться удержать некоторые налоги штата из зарплаты сотрудников.
Рассчитать наложение ареста на заработную плату. Наложение ареста на заработную плату относится к другим вычетам, в которых работник не имеет права голоса, и они в обязательном порядке вычитаются из зарплаты. Некоторыми примерами этого являются неоплаченные медицинские счета, невыплаченные алименты, просроченные студенческие кредиты и неуплаченные налоги. Правительство обычно уведомляет вас, если у вашего работника наложен арест на заработную плату.

Выплаты работникам и период оплаты

После того, как вы подсчитали чистую заработную плату, причитающуюся каждому сотруднику, пришло время выплатить платежи. Федеральный закон обычно не требует, чтобы работодатели предоставляли платежные ведомости, однако могут быть некоторые требования штата.

Платные квитанции

Если в вашем штате нет требований к платежным квитанциям, вы не обязаны предоставлять платежные квитанции. Вы можете сделать это, если вы и ваш сотрудник согласны на это. В большинстве штатов вы предоставляете своим сотрудникам электронную или физическую платежную квитанцию. Любой из них может работать, если у сотрудников есть простой способ распечатать или получить к нему доступ.

Есть некоторые состояния, которые попадают в категорию состояний согласия или отказа. В штатах с отказом от участия работодатели обязаны предоставлять бумажные платежные квитанции сотрудникам, которые отказываются от электронных платежных квитанций. В штатах с подпиской работодатели предоставляют бумажные корешки, если сотрудник специально не выберет электронную форму.

Автоматизированная система может помочь сэкономить часы начисления заработной платы, особенно если у вас больше нескольких сотрудников. Не говоря уже о том, что он обычно также настраивается для многих федеральных законов, встроенных в систему. Это может значительно сократить сложность настройки системы с нуля.

Записи о заработной плате

Ведение полных и организованных записей о заработной плате имеет решающее значение, когда вы научитесь самостоятельно начислять заработную плату. Отслеживание того, сколько вы заплатили сотруднику, важно на случай, если когда-либо возникнет несоответствие между чистой заработной платой и тем, что они ожидают получить. Записи также пригодятся, если вам когда-нибудь понадобится связаться с IRS.

Ведение учета становится весьма важным для уплаты налогов на заработную плату. Электронные платежные методы расчета валовой заработной платы, вычетов и чистой заработной платы обычно генерируют автоматические записи, которые затем могут храниться в той или иной форме облачного хранилища.

Бумажные чеки и почтовые чеки потребуют от вас ведения той или иной формы бухгалтерских книг или записей. Хотя это может занять всего несколько минут на одного сотрудника, эти минуты могут стать длительным упражнением для многих сотрудников.

Федеральные налоги с работодателей

Как работодатель вы несете ответственность за уплату двух видов федеральных налогов: налогов на заработную плату FICA и федеральных налогов на заработную плату или FUTA.

Работодатель платит половину налога на заработную плату FICA, а работник платит другую половину. Налоги на заработную плату FICA включают социальное обеспечение и Medicare. Ответственность работодателя распространяется только на социальное обеспечение. Medicare полностью оплачивается работником.

Налоги с заработной платы FUTA идут на федеральное страхование по безработице. Он применяется в качестве процентного потолка к заработной плате работника. Помимо этой плиты, работодатель больше не должен платить налог FUTA. Своевременная уплата государственных налогов на трудоустройство может дать вам право на кредит или скидку, поэтому обязательно проверьте, в чем преимущества своевременной уплаты.

После того, как вы рассчитаете причитающиеся налоги, вы должны будете выплатить их правительству. Если вам не нужно делать это немедленно, лучше всего перевести его на отдельный счет, чтобы он хранился до тех пор, пока вам не понадобится его выплатить.

Квартальные и годовые налоговые формы

Последним этапом самостоятельного управления начислением заработной платы является разработка и внедрение системы, позволяющей вашему бизнесу регулярно и вовремя подавать эти декларации. Давайте обсудим эти налоговые формы немного подробнее:

Форма 941. Форма 941, Квартальная налоговая декларация работодателя, должна заполняться работодателем каждый квартал. Эта форма сообщает IRS о том, сколько налогов работодатель удержал из зарплаты сотрудников и сколько налогов работодателя было выплачено в течение квартала. Большинство работодателей обязаны подавать форму 941 до конца месяца, следующего за кварталом. Если работодатель произвел все свои платежи по налогу на заработную плату в режиме онлайн вовремя в течение квартала, этот работодатель получает дополнительные 10 дней для подачи формы.
Предприятия с сезонными работниками, сельскохозяйственными работниками, домашними работниками и некоторыми уведомленными лицами освобождаются от требования подачи формы 941.
Форма 940. Форма 940, ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя по безработице, должна заполняться работодателем каждый год. Работодатель обязан подать декларацию, если он соответствует одному из следующих двух условий:
- Работодатель выплатил не менее 1500 долларов заработной платы в год, или
- Работодатель заставлял любого сотрудника работать 20 или более недель в году, независимо от того, были ли эти 20 недель подряд.
Форма 940 должна быть представлена ³¹ января каждого года, но 10 дополнительных дней дается всем тем сотрудникам, которые своевременно уплачивали свои налоги FUTA в течение года.
Форма W-2 — Форма W-2 — это ежегодная форма, которая должна подаваться в отношении каждого сотрудника. Он раскрывает заработную плату работника, вычеты и удержанный налог. Он должен быть представлен до ³¹ января каждого года.
Копии формы W-2 отправляются работнику, в Агентство социального обеспечения и в налоговый департамент города или штата.
Налоговые формы штата . Вам также может потребоваться подавать квартальные или годовые налоговые формы в налоговый департамент штата. Подробности по этому вопросу уточняйте в соответствующем местном отделении.

Выберите вариант, который работает для вас

Самостоятельное начисление заработной платы для вашего малого бизнеса позволит вам почувствовать уверенность в своих силах и даст вам чувство сопричастности к вашему бизнесу. Часто говорят, что у владельца бизнеса много шляп. Одна из этих шляп очень часто похожа на бухгалтера. Как владельцу бизнеса, вам часто приходится пачкать руки. Но не волнуйтесь, вы вполне способны сделать это.

В конце концов, посмотрите на вариант, который лучше всего подходит для вас. После того, как вы освоитесь с процессом управления платежной ведомостью, вы можете передать его на аутсорсинг поставщику услуг или инвестировать в программное обеспечение. Мы рассказали вам о плюсах и минусах каждого из этих вариантов, а также рассказали, как самостоятельно начислять заработную плату. Вы знаете, что лучше для вас, поэтому выберите вариант, который вам подходит.