Интеграция Salesforce с SharePoint: преимущества, процесс и проблемы

В быстро меняющемся мире бизнеса, в котором работают предприятия, интеграция множества самодополняющих технологий и платформ больше не является тенденцией, а является необходимостью. В этой статье подробно описаны нюансы создания синергии двух технологических гигантов — Salesforce и SharePoint. Объединив надежные возможности управления документами SharePoint с системой управления взаимоотношениями с клиентами Salesforce, компании становятся на шаг ближе к достижению огромного уровня совместной работы и производительности.

Если вы планируете установить интеграцию Salesforce с SharePoint, но не уверены в преимуществах этого процесса и проблемах, которые могут возникнуть в этом процессе, здесь вы получите ответы на свои вопросы.

[Также читайте: Решения для интеграции Salesforce — основные преимущества, функции и подходы]

Нужна ли интеграция SharePoint с Salesforce?

Хотя Salesforce предлагает функции загрузки и обслуживания документов, она не свободна от ограничений. Чтобы решить эту проблему до того, как она начнет влиять на производительность, компании начинают искать системы совместной работы на основе документов, такие как SharePoint, для хранения своих документов и управления совместной работой в масштабах всей компании.

Но действительно ли эта интеграция необходима? Что ж, вот что происходит, когда вы ограничиваете свои процессы системой Salesforce.

1. Размер файла. Salesforce предлагает два варианта загрузки документов: «Вложения», позволяющие загружать данные размером до 25 МБ, и «Файл», позволяющие загружать данные размером до 2 ГБ. Распределение данных и управление документами, размер которых превышает этот, могут напрямую увеличить затраты на хранение и со временем снизить производительность системы из-за многопользовательской архитектуры платформы.
2. Доступность и конфиденциальность документов. Совместное использование документов Salesforce с пользователями, не являющимися пользователями Salesforce, возможно только через общедоступный URL-адрес. Однако это связано с проблемами соблюдения GDPR и других законов о безопасности данных, поскольку документ становится общедоступным. Решением этой проблемы является получение дополнительных лицензий для пользователей, не являющихся пользователями Salesforce, что может оказаться дорогостоящим делом.
3. Синхронизация в реальном времени. Изменения, внесенные на локальном диске пользователя, не синхронизируются автоматически с файлами Salesforce и наоборот. Единственный вариант, который есть у пользователей, — это загрузить/загрузить, а затем заменить файл новой версией.

Хотя в этом сценарии SharePoint даже не рассматривается, может возникнуть другое событие, когда компании используют и Salesforce, и SharePoint, но они не интегрированы. Вот проблемы, связанные с этим подходом.

1. Несовершенный процесс. Поскольку контракты поставщиков, клиентов и партнеров основаны на одном и том же процессе утверждения, они, как правило, автоматизируются в рамках одного решения для управления рабочими процессами, такого как SharePoint. Теперь, когда дело доходит до утверждения контрактов, пользователям Salesforce приходится переходить от CRM к SharePoint и наоборот.
2. Неудачная совместная работа команды. Хотя записи о клиентах хранятся в Salesforce, их совместная работа происходит как в SharePoint, так и в Salesforce. В результате пользователи Salesforce, как правило, теряют время на переключение между системами, чтобы поддерживать связь со своими командами.
3. Дублирование документов. Еще одна проблема, связанная с отсутствием интеграции Salesforce с SharePoint, заключается в том, что отделу продаж обычно приходится загружать документы из SharePoint, а затем загружать их в Salesforce каждый раз, когда им приходится делиться ими со своей командой или клиентами. Этот процесс часто приводит к дублированию документов в двух системах, что приводит к путанице версий файлов.
4. Утечка контента. Отделы продаж могут копировать ссылки на файлы SharePoint в Salesforce, но они не смогут просмотреть их или даже найти в глобальном поиске Salesforce. В результате контент, который мог бы быть ценным для общения с клиентами, оказывается скрытым внутри библиотек SharePoint.

Теперь, когда мы рассмотрели побочные эффекты отсутствия интеграции SharePoint и Salesforce, давайте рассмотрим видимые преимущества ее создания, прежде чем переходить к этапам интеграции.

Каковы некоторые ключевые преимущества интеграции SharePoint и Salesforce?

Система управления документами SharePoint, интегрированная с Salesforce, приносит огромные преимущества компаниям, стремящимся улучшить сотрудничество между отделами обслуживания и продаж, одновременно эффективно управляя обработкой данных. Объединенные возможности Salesforce как CRM и SharePoint как платформы управления документами и хранения файлов прекрасно дополняют друг друга.

Улучшенное сотрудничество в команде

Интеграция SharePoint и Salesforce улучшает сотрудничество не только между отделами продаж и обслуживания, но и другими областями, такими как маркетинг и юриспруденция. Давайте рассмотрим это на примерах.

Сценарий 1. Представьте, что руководителю отдела продаж и автору контента поручено создать предложение для клиента. Благодаря интеграции SharePoint с Salesforce изменения, внесенные руководителем отдела продаж в документ автора, будут отображаться в режиме реального времени для просмотра всеми членами команды (с доступом к документу). Это гарантирует, что все будут на одной волне, и риск контроля версий снизится.

Сценарий 2. Юридическая группа проверяет, а затем утверждает контракт, хранящийся в SharePoint, после чего руководитель отдела продаж может мгновенно просмотреть эти изменения в Salesforce. Это может помочь команде продаж быть в курсе событий, когда они делятся важными обновлениями со своими клиентами.

Безопасность документов

Интеграция Salesforce с SharePoint предоставляет предприятиям доступ к надежным функциям безопасности SharePoint, таким как команды, роли и уровни разрешений, что помогает им соблюдать законы соответствия, такие как HIPAA, GDPR и т. д. Платформа имеет еще одну функцию, позволяющую устанавливать сроки действия для конкретных файлов. таким образом сторонние поставщики не смогут получить доступ к файлу после истечения срока его действия.

Аналитика и отчетность

Интеграция SharePoint с Salesforce обеспечивает удобство анализа и составления отчетов, поскольку данные, поступающие с обеих платформ, можно объединять для получения информации об эффективности продаж, использовании документов и взаимодействии с клиентами. Например, с помощью инструмента отчетности и аудита SharePoint Online команды могут анализировать документы, к которым часто обращаются в процессе продаж, давая им представление о ресурсах, которые оказали наибольшее влияние на закрытие сделок или решение проблем клиентов.

[Также читайте: Полное руководство по науке о данных и аналитике для бизнеса]

Улучшенная балансировка нагрузки

Одно из ключевых преимуществ интеграции Salesforce с SharePoint заключается в улучшении балансировки нагрузки. Индивидуальное использование обеих платформ создает большую нагрузку на системы, что приводит к увеличению времени простоя и снижению производительности. Однако их интеграция позволяет совместно использовать данные и файлы между двумя платформами, что приводит к лучшей балансировке нагрузки и нулевой потере ресурсов из-за дублирования и обслуживания нескольких копий.

Эти четыре преимущества представляют собой лишь общие преимущества, связанные с интеграцией Salesforce и SharePoint. На более повседневном уровне процессов и рабочих процессов проявляется ряд других преимуществ, таких как внешний контроль общего доступа, лучшее управление данными, повышение производительности и масштабируемости.

Однако вероятность увидеть эти преимущества в вашей организации полностью зависит от того, насколько хорошо вы выполняете интеграцию Salesforce с SharePoint. Прежде чем мы перейдем к этому разделу, давайте кратко рассмотрим четыре руководящих принципа, которые могут обеспечить успех процесса.

Руководящие принципы интеграции SharePoint с Salesforce

В современной цифровой экономике успешная интеграция играет очень важную роль в построении эффективной и действенной организации. Чтобы ваша компания могла достичь этого, вам потребуется следовать некоторым руководящим принципам.

1. Резиденция данных. Следует гарантировать, что данные находятся в заранее определенных географических границах: где они были созданы, где к ним будет осуществляться доступ и где они будут храниться. Это становится тем более важным, когда вам приходится соблюдать требования в отношении конфиденциальности и хранения данных.
2. Безопасность. При интеграции с SharePoint Salesforce безопасность должна оставаться главным приоритетом. Хотя обе платформы оснащены надежным алгоритмом безопасности, вам следует обратить внимание на разрешения доступа к файлам и отслеживание их использования. [Также читайте: Безопасность облачных приложений: защита ваших данных в облаке]
3. Архитектура данных. Используемые вами данные должны быть логически организованы и структурированы, чтобы получить максимальную отдачу от процесса интеграции. Обычно это включает в себя маркировку, категоризацию и связывание связанных точек данных как в Salesforce, так и в SharePoint.
4. Совместное использование данных. После того, как данные были хорошо организованы и сохранены, следующим шагом является планирование их доступа и распространения. Чтобы решить эту проблему, в SharePoint предусмотрен ряд функций, таких как добавление дат истечения срока действия в документы, панель мониторинга для просмотра и отслеживания тех, кто имел доступ к документу, и т. д.

Теперь, когда мы обсудили принципы интеграции Salesforce с SharePoint, давайте углубимся в процесс соединения двух платформ и наличие каких-либо ограничений, к которым вам следует подготовиться.

Пошаговая интеграция SharePoint с Salesforce

Когда вы приступите к процессу интеграции Salesforce с SharePoint, вы обычно получаете три варианта: использование Files Connect, создание специального инструмента интеграции и использование сторонних платформ для соединения двух платформ.

Давайте рассмотрим здесь все три варианта.

Метод Salesforce Files Connect с SharePoint

1. Откройте Salesforce AppExchange и найдите «Files Connect». Затем нажмите кнопку «Получить сейчас», чтобы начать установку.
2. После установки вам нужно будет предоставить разрешения, перейдя в раздел «Наборы разрешений» в меню настройки Salesforce и выбрав «Files Connect». Отсюда вы можете назначить необходимые права пользователя, такие как возможность просмотра, редактирования и удаления файлов.
3. Затем установите поставщика аутентификации, перейдя к «Поставщику аутентификации» и выбрав «Files Connect». Отсюда вы можете создавать и управлять необходимыми настройками, такими как тип аутентификации и пользователи, которым предоставлен доступ.
4. После этого вам необходимо настроить учетную запись SharePoint. Перейдите в раздел «SharePoint» и выберите «Files Connect». Теперь вы можете ввести необходимую информацию, например учетные данные для входа и URL-адрес SharePoint.
5. Пришло время настроить разработанное приложение. Для этого перейдите в раздел «Разработка» меню настройки Salesforce и выберите «Files Connect». Отсюда вы теперь можете настроить необходимые параметры, такие как тип интеграции и данные, которые будут совместно использоваться системами.
6. Следующим важным шагом для интеграции Salesforce с Sharepoint является настройка инструмента Salesforce Files Connect. Перейдите в раздел «Настройка» в меню Salesforce и перейдите в «Files Connect». Теперь вы можете настроить такие параметры, как тип интеграции и данные, которые будут совместно использоваться системами.
7. Последним шагом интеграции Salesforce с SharePoint является создание связи между двумя платформами. Чтобы установить это, перейдите в раздел «Внешние источники данных» в меню настройки Salesforce и перейдите в «Files Connect». На этом этапе вы можете легко настроить такие параметры, как тип интеграции и данные, которые будут совместно использоваться системами.

Хотя это наиболее распространенная форма интеграции Salesforce и SharePoint, у Files Connect есть некоторые тревожные ограничения, такие как ограниченная поддержка внешних систем, отсутствие возможности загрузки, отсутствие контроля разрешений, сложность внешнего общего доступа, задержки, ограничения поиска и т. д.

Сторонние приложения Salesforce для интеграции с SharePoint

Несколько сторонних соединителей предназначены для устранения ограничений Files Connect. Давайте посмотрим на сравнение Files Connect и них в табличной форме.

Специальный инструмент интеграции Salesforce с SharePoint

Последний вариант, который обычно выбирают компании при онлайн-интеграции Salesforce и SharePoint, — это создание специального инструмента. Сотрудничество с таким поставщиком услуг по разработке программного обеспечения, как Appinventiv, может дать вам набор навыков, необходимый для индивидуальной интеграции, учитывающей все сложности и ограничения Files Connect и стороннего программного обеспечения.

Теперь, когда вы знаете три варианта, которые обычно возникают при планировании интеграции SharePoint с Salesforce, мы хотели подготовить вас к некоторым типичным проблемам, которые могут возникнуть независимо от того, какую модель интеграции вы выберете.

Часто возникающие проблемы с интеграцией Salesforce с SharePoint и способы их преодоления

Интеграция SharePoint с Salesforce может оказаться сложной задачей для многих компаний, которым не хватает технических возможностей объединения двух огромных платформ.

Перенос данных

Миграция данных из Salesforce в SharePoint или наоборот может оказаться чрезвычайно сложной и трудоемкой задачей, поскольку компании должны гарантировать, что их данные были правильно отформатированы, организованы и перенесены без каких-либо ошибок дублирования или правильности. Чтобы решить эту проблему, они могут использовать сторонние инструменты миграции данных или даже нанять специализированные службы миграции данных, которые помогут с этим подходом.

Безопасность данных

Обеспечение тщательной защиты конфиденциальных данных и ограничение доступа только авторизованным пользователям является ключом к успешной интеграции Salesforce с SharePoint. Мы рекомендуем решить эту проблему путем применения функций безопасности, таких как брандмауэры, шифрование и контроль доступа.

Кастомизация

Настроить интеграцию и ее результат чрезвычайно сложно, если вы выберете путь Files Connect. Отсутствие такового приводит к тому, что компании либо используют стороннее решение, либо сотрудничают с фирмой по разработке программного обеспечения, которая поможет создать собственный инструмент интеграции.

При этом мы рассмотрели все различные аспекты интеграции Salesforce с SharePoint. Подводя краткий итог, мы коснулись вопроса о том, почему одна только функция управления документами Salesforce не может удовлетворить потребности растущего бизнеса, а также о причинах этого. Далее мы рассмотрели некоторые основные преимущества интеграции, подробности опций, которые могут возникнуть при их объединении, и, наконец, проблемы, с которыми вы можете столкнуться.

Как Appinventiv может помочь с интеграцией Salesforce с Sharepoint?

В Appinventiv мы понимаем, что каждая команда по развитию бизнеса ищет решение, которое будет более продуктивным и ориентированным на результат – то, что обещает интеграция Salesforce и SharePoint. Но даже при такой интеграции некоторые очевидные ограничения можно устранить с помощью специального решения. Вот тут-то и пригодится наш опыт.

У нас есть технические ноу-хау и деловое чутье, чтобы понять ваши основные повседневные проблемы, возникающие из-за отсутствия интеграции, и технические решения, позволяющие не только решить их, но даже использовать возможности обеих платформ.

Свяжитесь с нашими экспертами по интеграции сегодня, чтобы найти индивидуальное и более эффективное решение для объединения двух мощных программ для бизнеса.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос. Похож ли Salesforce на SharePoint?

О. Хотя Salesforce имеет некоторые функции управления документами, по сути, это CRM-платформа. С другой стороны, основным преимуществом SharePoint является то, что это система управления и хранения документов.

Вопрос. В чем преимущество интеграции Salesforce с SharePoint?

О. Интеграция Salesforce и SharePoint дает несколько преимуществ. Вот лучшие из них:

• Улучшенное сотрудничество в команде
• Безопасность документов
• Аналитика и отчетность
• Улучшенная балансировка нагрузки
• Внешние элементы управления общим доступом
• Лучшее управление данными
• Улучшенная производительность
• Более высокая масштабируемость и многое другое.

Вопрос. Является ли Files Connect единственным вариантом объединения двух платформ?

О. Хотя Files Connect является наиболее часто используемым методом интеграции, это не единственный способ. Вы также можете использовать сторонние инструменты интеграции или создать собственную платформу с возможностями интеграции.