Масштабируйте свою охранную компанию с помощью приложения Security Guard №1

Есть много движущихся частей, когда вы управляете охранной компанией. От управления сотрудниками до клиентов и повседневных операций — все очень важно и очень срочно. Вдобавок ко всему, существует множество правил и основная надежда на то, что вы будете в плюсе в конце месяца.

После того, как более 100 охранных компаний стали клиентами Connecteam, мы решили создать руководство о том, как другие охранные компании могут использовать приложение Connecteam Security Guard для масштабирования своего бизнеса. Мы рассмотрели два основных аспекта:

1. С какими проблемами столкнулись охранные компании, прежде чем выбрать Connecteam?
2. Почему они выбрали Connecteam и как они используют приложение?

Ниже приведены выводы, которые мы сделали, чтобы вы могли масштабировать свою охранную компанию с помощью приложения для охранников №1.

Проблемы, с которыми сталкивались охранные компании до появления Connecteam

Трудно удержать всех на одной волне

«Поскольку все регулярно меняется, сложно держать всех в курсе».

«Очень сложно получить полное представление о том, кто получил сообщение, а получение информации с мест от наших сотрудников занимает слишком много времени».

«Получать информацию с мест в реальном времени непросто, и мы используем разные инструменты, поэтому ничего не записывается, а каждое сообщение беспорядочно и без формата».

Беспорядочный процесс для создания эффективного расписания и распределения смен

«Заранее составить прогнозный график, который будет работать для всех, — непростая задача, а использование ручки и бумаги или кучи листов Excel для выполнения работы просто утопает в бумажной работе».

Точно отследить часы для расчета заработной платы непросто

«Наличие сотрудников без рабочего места создает кошмар, когда дело доходит до учета рабочего времени. Точно так же, как при создании расписания, у нас есть стопки бумаг и перфокарт или бесконечные электронные письма, в которых сотрудники сообщают, когда они пришли и ушли. Кроме того, мы должны соблюдать регулирующие законы, поэтому мы должны убедиться, что у всех наших сотрудников есть правильное рабочее время».  

Адаптация и обучение

«Быть ​​охранником означает брать на себя большую ответственность и навыки, а все это требует большого опыта и обучения. Мы должны подготовить наших сотрудников ко всем вызовам, помочь им работать на высоком уровне и пройти государственные постановления. Однако мы считаем, что методы адаптации и регулярного обучения требуют много времени и их трудно организовать, особенно когда все находятся в разных местах.

«У нас много временных сотрудников, поэтому нам нужен быстрый, но тщательный процесс адаптации, и это не должно стоить нам руки и ноги».

Дайте клиенту лучший опыт

«Мои клиенты ожидают лучшего и современного опыта. Я усердно работаю, чтобы выделиться среди конкурентов и предложить дополнительную ценность».

Как охранные компании используют приложение Connecteam Security Guard

1. Простая и оптимизированная внутренняя коммуникация

Никогда не упускайте момент со своими охранниками и держите всех в курсе одним нажатием кнопки. Внутренняя коммуникация с вашей командой необходима для удовлетворения работой и даже удовлетворенности клиентов!

Кроме того, вы можете отслеживать все результаты на панели инструментов, чтобы узнать, кто прочитал ваше сообщение, а кто нет. Отправьте напоминание тем, кто пропустил ваше сообщение, чтобы вы могли быть уверены, что все в курсе.

Примеры сообщений, которые вы можете отправить через приложение Connecteam Security Guard, включают:

• Целевое общение : обращайтесь ко всем или к определенной группе сотрудников (например, к руководителям или к тем, кто находится в определенном месте) и отправляйте обновления, актуальную информацию, новые протоколы, признание работника месяца и многое другое.
• Каталог сотрудников: легко найти контактную информацию вашей команды с полным управлением разрешениями.Начните разговор с кем угодно одним касанием
• Чат-группы: легко и эффективно оптимизировать повседневное общение, отправляя сообщения в соответствующую группу или через приватный чат один на один.Сообщите вашей команде, какой маршрут лучше выбрать, или если на одном из объектов произошло событие, или произошла авария, и они должны быть в курсе. Независимо от того, какая информация им нужна, чтобы эффективно выполнять свою работу, делитесь ею с ними в режиме реального времени без необходимости бесконечных цепочек WhatsApp, небрежных телефонных звонков или устаревших текстовых сообщений.
• Push-уведомления и обновления: отправляйте как официальные, так и неофициальные объявления, такие как операции, обновления генерального директора, признание сотрудников, административные обновления и многое другое.Это держит всех в курсе всех дел компании сверху донизу.

2. Более быстрое, зависимое планирование и диспетчеризация

Connecteam позволяет распределять задания или создавать смены одним нажатием кнопки! Назначайте своих охранников на определенные смены в зависимости от местоположения и клиентской базы, поддерживайте планирование нескольких команд для каждой рабочей смены, а также вы можете включать подробную информацию о смене, чтобы убедиться, что все сделано правильно, например адрес, задачи, напоминания и многое другое.

Все ваши сотрудники имеют немедленный доступ к своему расписанию из любого места, чтобы они могли принять или отклонить смену, увидеть, открыта ли смена для захвата, и многое другое.

Легко планируйте заранее и получайте обзор состояния проектов в режиме реального времени, зная, где находятся ваши сотрудники.

• Назначайте охранников на смены в зависимости от местоположения и клиентской базы.
• Поддержка планирования нескольких команд в смену
• Ведите учет часов прихода и ухода, времени и местоположения, и даже допускайте заметки и комментарии по сменам.
• Разрешить сотрудникам принимать/отклонять смены (необязательно — можно отключить)
• Получайте запросы на отгулы и отпуска, а также возможность мгновенного просмотра, были ли они одобрены или отклонены.

3. Точные часы и лучшее управление заработной платой

Connecteam упрощает вход и выход, все, что нужно сделать сотрудникам, — это нажать на большую кнопку, и все! Как менеджер, вы можете быть уверены, что сотрудники находятся там, где они говорят, поэтому вы платите им точно, поскольку временная метка GPS помечается для каждого времени прихода и ухода. Это помогает уменьшить количество ударов приятелей, а злоупотребление временем ушло в прошлое, а это означает, что вы управляете более разумным и точным расчетом заработной платы для всех.

Экономьте время на платежных ведомостях и табелях учета рабочего времени с помощью автоматизации отслеживания рабочего времени от Connecteam:

• Для регистрации прихода и ухода со смены с отметкой о местоположении GEO
• Использование предопределенных настроек напоминаний, чтобы убедиться, что сотрудники приходят и уходят вовремя
• Использование заметок и тегов для удовлетворения конкретных потребностей (например, фильтрация по клиенту или конкретным датам)
• Экспорт платежных ведомостей, за смену или в целом
• Напрямую интегрируется с QuickBooks Online и Gusto для беспроблемного начисления заработной платы.

Обратите внимание, что существуют ограничения по времени, которые вы можете настроить, чтобы убедиться, что охранники могут работать только на назначенном им ОБЪЕКТЕ и только ТОГДА, КОГДА они должны это делать.

4. Автоматизируйте ежедневные процессы

Может быть трудно управлять отчетами с мест, часто есть пробелы, и чаще всего вы тратите много времени на погоню за определенными отчетами, потому что они не были отправлены вам вовремя. И даже не заставляйте меня пытаться расшифровать грязный почерк, если ваши охранники все еще заполняют все ручкой и бумагой.

Сделайте все контрольные списки, формы и отчеты цифровыми, чтобы ваши сотрудники могли заполнять их в любое время и из любого места. Одним щелчком мыши вы получаете немедленную обратную связь с места, чтобы вы могли принимать разумные бизнес-решения. Например, сводные отчеты, ежедневные журналы, отчеты об инцидентах, возмещение расходов, контрольные списки оборудования и многое другое. Все эти рабочие процессы могут быть даже автоматически переданы вашим клиентам, если вы хотите.

Легко улучшайте свои повседневные операции, отправляя отчеты с поля в офис за считанные секунды. Находясь в пути, сотрудники могут заполнить следующие и другие сведения:

• Отчет о начале или конце смены
• Отчет о проверке супервайзера
• Отчет об инциденте
• Отчет аварии
• Отчет об ответе на оповещение
• Отчет об угрозе безопасности/наблюдении
• Отчет о жалобах клиентов
• Единая форма заказа
• Заявка на техническое обслуживание автомобиля

Кроме того, сделайте все наиболее распространенные материалы доступными в приложении, например:

• Стандартные операционные процедуры (СОП)
• Справочник сотрудника
• Протоколы безопасности и чрезвычайных ситуаций
• Моральный кодекс
• Единая политика
• Политика в отношении сексуальных домогательств

5. Улучшить обучение и адаптацию для всех охранников

Индустрия охранников часто сталкивается с большой текучестью кадров, а это означает, что часы, которые вы тратите на обучение каждого нового сотрудника, могут стоить вам в долгосрочной перспективе.

С Connecteam вы гарантируете доступность всей информации на смартфоне вашего сотрудника, от учебных материалов до процедур, протоколов, видео и многого другого. Вы можете отслеживать их прогресс в режиме реального времени, отправлять уведомления всем, кто отстает, и, самое главное, ваши сотрудники проходят обучение в своем собственном темпе, в свое время. Даже на ходу!

Всякий раз, когда новый сотрудник присоединяется к команде, подарите ему лучший первый день, предложив опыт 21-го века:

• Официальное письмо, приветствующее сотрудника в компании
• Пройдите «Контрольный список новых сотрудников», чтобы убедиться, что ничего не пропущено
• Форма личной информации (личная информация, контактная информация, экстренный контакт)
• Соглашение о конфиденциальности и неразглашении
• Заявление о судимости
• Получите копию удостоверения личности нового сотрудника и других соответствующих документов.
• Обучение по охране труда и технике безопасности
• Подписание униформы, значков и другого оборудования

Регулярно повышайте профессиональные навыки, предоставляя доступ ко всем необходимым материалам одним нажатием кнопки:

• Обучение по охране труда и технике безопасности
• Обучение сексуальным домогательствам
• Использование и техническое обслуживание оборудования
• Тесты и викторины

6. Повысьте соответствие требованиям в масштабах всей компании

Connecteam используется охранными компаниями в целях соблюдения требований, почти нет ничего более важного, чем соблюдение федеральных и государственных норм.

Распространены формы «Прочитай и подпиши», а также периодическое обучение обновлению. Все документы регистрируются и автоматически отправляются в виде PDF-копии на предопределенные электронные письма, которые можно настроить для каждой формы, и пользователи могут экспортировать сводный отчет в любое время.

«Одна из функций, которые мне так нравятся, — наличие определенных документов в файле, поскольку сотрудники могут подписывать все на своем телефоне. Я создал политики в отношении сексуальных домогательств, медицинские политики, включая лист для сбора преимуществ команды, политики безопасности и многое другое. Сотрудники признают это и подписываются в приложении, не находясь физически в офисе. Это экономит нам много времени, и мы избегаем хлопот с последующими проверками».– Парфе Ванди, президент и квалификационный менеджер UGS Private Security Inc.

Читать и подписывать документы:

• Признание справочника сотрудника
• Единое соглашение
• Политика в отношении сексуальных домогательств
• Другие документы для чтения и подписи

Периодическое повышение квалификации:

• Обучение сексуальным домогательствам
• Обучение аварийным протоколам
• Знакомство с кампусом
• Повторное обучение протоколу

Все, что необходимо вашей охранной компании для обеспечения более полного соблюдения требований, может быть выполнено с помощью Connecteam.

7. Легче управлять HR-задачами

Автоматизируйте процессы и лучше контролируйте вопросы, связанные с персоналом:

• Пригласите друга: ваши сотрудники легко могут порекомендовать друзей на вакансию, которая поможет увеличить ваш охват.
• Управление запросами на отпуск/больничный: пользователи получают автоматические обновления, если запросы были отклонены или одобрены.
• Форма личной информации для приема на работу новых сотрудников (личная информация, контактная информация, экстренный контакт, документы, такие как налоговые формы / удостоверение личности с фотографией и т. д.)
• Обновление контактной информации, такой как адрес, имя, адрес электронной почты, банковский счет и т. д.
• Опрос удовлетворенности сотрудников , который вы можете отправлять еженедельно, ежемесячно или в любое время по вашему выбору.

Управляйте своим внутренним отделом кадров с помощью простого в использовании решения, работающего в режиме реального времени и обеспечивающего немедленный доступ ваших сотрудников ко всей информации, связанной с компанией.

Почему охранные компаниивыбирают приложение Connecteam Security Guard

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь