Шаблон счета за доставку

Обзор шаблона счета за доставку

Точно так же, как есть квитанция для каждой покупки, которую вы делаете, есть счет-фактура для каждой отгруженной партии. Хотя это может показаться скороговоркой, составление точных и подробных счетов-фактур является неотъемлемой частью каждой операции по доставке. Вы можете использовать шаблоны счетов за доставку, доступные в Интернете, если не хотите тратить время на составление счета за доставку.

Надлежащая официальная транспортная накладная включает в себя множество компонентов и сборов, которые необходимо включить, и если они будут пропущены, это может создать проблемы во время транспортировки. Перевозчики обычно генерируют эти счета-фактуры, чтобы отслеживать доставку через свои системы и создавать стандартизированный и эффективный способ гарантировать, что каждая посылка достигнет места назначения.

Чтобы понять, как создавать и использовать накладные на отгрузку, давайте рассмотрим накладные на отгрузку.

1) Что такое счет-фактура доставки?

С технической точки зрения, счет-фактура на отгрузку — это документ, созданный продавцом для объявления и предоставления информации о продуктах и ​​услугах, отправляемых покупателю, и инструкций по доставке. В накладной на отгрузку содержится много информации, и вы не можете ничего пропустить или забыть.

Вы можете либо использовать бесплатный шаблон счета за доставку, доступный в Интернете, либо использовать Word или Excel для создания шаблона счета за доставку. В результате большинство компаний используют шаблон отгрузочной накладной с предустановленным полем и дизайном, в котором вся статическая информация уже содержится в документе. Вам просто нужно будет добавить изменения информации с каждой отгрузкой. Это позволяет упростить создание и печать отгрузочных накладных для удобства перевозчика и клиента.

Транспортная накладная, также известная как коносамент, также служит квитанцией об отправке для грузоотправителя и содержит условия отгрузки товаров, включая условия оплаты. Счет-фактура отгрузки работает как правоустанавливающий документ для продуктов и услуг, которые вы отправляете своим клиентам. Подробная информация о продукте и инструкции по доставке передаются покупателем, что обеспечивает бесперебойную связь.

2) Что включить в шаблон счета за доставку?

Теперь, когда вы знакомы с определением отгрузочной накладной и назначением коносамента, давайте приступим к важной части создания шаблона отгрузочной накладной.

Независимо от того, создаете ли вы новый шаблон счета-фактуры на доставку или используете бесплатный шаблон счета-фактуры из Интернета, вы должны включить эти девять элементов в свой шаблон счета-фактуры.

2.1) Данные отправителя/грузоотправителя

Шаблон счета за доставку должен содержать название и логотип компании, а также точный почтовый адрес вашей компании, чтобы не возникло путаницы в случае возврата или утери отправлений.

2.2) Данные получателя

Точный адрес клиента/получателя, контактная информация и пин-код доставки могут облегчить партнерам-перевозчикам выполнение доставки и сократить количество RTO.

2.3) Информация о перевозчике / 3PL-партнере

Коносамент должен содержать имя и реквизиты перевозчика, так как он несет ответственность за посылку во время транзита.

2.4) Справочный номер клиента/номер заказа на поставку

Если вы включите ссылочный номер или номер заказа на покупку в шаблон накладной на доставку, вам будет проще отслеживать отгрузки внутри компании.

2.5) Описание Продуктов/Товаров

Чтобы избежать проблем с таможней, вы можете указать количество и описание товаров в накладной. Это должно быть включено в шаблон, поскольку государственные/международные законы постоянно меняются. Описание в накладной позволяет избежать каких-либо хлопот и путаницы с властями.

2.6) Пункт назначения и подробная информация о грузе

Шаблон накладной на доставку должен включать вес и размеры посылки, а также точную информацию о месте назначения. Вы должны указать характер товаров, например, если они хрупкие или содержат опасные или легковоспламеняющиеся материалы.

2.7) Дата получения

Дата получения обозначает дату и время, когда ответственность за доставку была передана партнеру-перевозчику. Его также можно использовать для отслеживания сроков доставки.

2.8) Тип упаковки

Вы должны указать, использовали ли вы коробки, гранулы, ящики или бочки для доставки своей продукции для простоты обработки.

2.9) Накладные и инструкции по доставке

При создании шаблона счета за отгрузку вы можете добавить столбец для предоставления специальных инструкций вашему партнеру-перевозчику, переданных клиентом. Это позволяет улучшить качество доставки и повысить удовлетворенность клиентов.

3) Как сделать шаблон счета за доставку?

Создание шаблона счета за отгрузку может быть утомительной задачей и должно выполняться тщательно. Чтобы упростить вам задачу, мы сузили задачу до нескольких простых шагов.

3.1) Шаг 1: Загрузите настраиваемый шаблон

Даже если вы хотите сформулировать шаблон счета за доставку, загрузите бесплатный шаблон счета за доставку из Интернета, который подходит вам по цвету или с подходящим интервалом и форматированием. Это сэкономит вам много времени.

3.2) Шаг 2: Добавьте необходимые данные.

Добавьте строки и пространство отдельно для сведений об отправителе, получателе и перевозчике. Убедитесь, что для сторон достаточно места, так как эти поля будут содержать адреса и контактную информацию.

3.3) Шаг 3: Включите детали заказа

Затем вам нужно будет добавить вкладки и пробелы для информации о заказе, включая штрих-коды для номеров доставки и номеров заказов.

3.4) Шаг 4: Добавьте условия

Убедитесь, что вы добавили условия и платежные реквизиты в накладную на доставку. Это улучшает качество доставки и упрощает для курьерских компаний сортировку заказов наложенным платежом.

3.5) Шаг 5: Описание элемента

Если вы обычно отправляете товары через государственные и международные границы, в идеале вы должны добавить строку описания товара в свой счет за доставку. Это позволит властям легко оценить вашу продукцию и гарантировать, что ваши поставки не застрянут на таможне.

3.6) Шаг 6: Включите дополнительные сборы/инструкции по доставке

Добавление столбца с указанием инструкций по доставке, дополнительных сборов и т. д. поможет вам повысить качество доставки. Другие расходы, такие как оплата труда и погрузочно-разгрузочные работы, могут быть прямо указаны в счете за доставку для обеспечения прозрачности.

4) Типы счетов за доставку

Как известно, доставка и логистика — непростые процессы. Поскольку предприятия электронной коммерции стремятся к глобальному охвату, естественно, что одного типа накладной на доставку было недостаточно для поддержки всей логистической экосистемы. Хотя формат шаблонов счетов за доставку почти идентичен с несколькими незначительными изменениями, вы должны понимать различные типы счетов за доставку.

4.1) Стандартный счет-фактура: Стандартный счет-фактура представляет собой простой счет-фактуру на отгрузку товаров.

4.2) Коммерческий счет-фактура: Коммерческий счет-фактура обычно используется для обозначения импорта иностранных товаров и содержит подробную информацию о товарах для таможенных целей.

4.3) Счет-проформа: Счет-проформа обычно предоставляется до того, как товары будут куплены или отправлены, чтобы дать покупателю оценку.

4.4) Кредитный счет: Кредитный счет обычно используется для выставления ожидающей кредит-ноты клиенту, в основном в случае возврата или возмещения.

4.5) Дебетовый счет-фактура: Дебетовый счет-фактура обычно используется для взимания специальных сборов/стоимости товаров после доставки.

5) Важность шаблона счета за доставку

Операции по доставке и цепочки поставок усложняются по мере вашего роста. Вам придется использовать программное обеспечение для управления доставкой и выполнением, такое как ClickPost, чтобы решить технические проблемы и оптимизировать весь процесс. Если вы хотите создать бренд, вы, вероятно, будете обслуживать глобальную клиентскую базу.

В таких случаях транспортная накладная становится незаменимой, поскольку она является юридически обязывающим документом соглашения между грузоотправителем и компанией-перевозчиком. Кроме того, счет-фактура на отгрузку упрощает отслеживание заказов и управление ими внутри компании, а также позволяет привлечь перевозчика к ответственности за утерянные/поврежденные отправления в соответствии с условиями SLA.

Хотя шаблоны счетов за бесплатную доставку доступны в Интернете, вам, возможно, придется поработать над ними, чтобы добавить свой брендинг и личные штрихи в соответствии с вашим процессом выполнения. Но для организации корпоративного уровня в идеале невозможно создать отдельный счет за доставку, поскольку они обычно обрабатывают больший объем заказов. В таких случаях самостоятельное создание и оформление шаблона накладной на отгрузку может значительно ускорить процесс.

6) Где можно найти бесплатные шаблоны счетов за доставку?

Бесплатный шаблон счета за доставку — лучшее место для начала, если вы хотите создать бесплатный шаблон счета для своего бизнеса. Существует множество источников бесплатных редактируемых шаблонов счетов за доставку. Вы можете проверить шаблон счета за доставку ClickPost здесь.

Помимо ClickPost, если вы ищете варианты дизайна, в слове есть шаблоны счетов за доставку, если вы ищете текстовый шаблон. Преимущество использования настраиваемого шаблона доставки от слова заключается в том, что он бесплатный, и вы получаете несколько вариантов дизайна. Вы даже можете добавить логотип своего бренда, чтобы предоставить вашим клиентам персонализированный фирменный опыт.

Однако, если вы хотите создать табличный шаблон или использовать листы Excel или Google для отслеживания своих заказов, возможно, лучше поискать шаблон счета-фактуры за доставку в Excel. Если вы не смогли найти дизайн, который вам понравился в этих трех вариантах, вы можете найти шаблоны счетов за бесплатную доставку в Google, и вы получите различные веб-сайты, которые предоставляют загружаемые шаблоны бесплатно. Преимущество использования этих бесплатных шаблонов доставки заключается в том, что они упрощают ввод данных, и вы даже можете автоматизировать весь процесс генерации. Но вы не можете добавить много текста в эти шаблоны, так как Excel — это приложение для работы с электронными таблицами.

7) Шаблон международной транспортной накладной

При международной доставке экспортно-импортные и таможенные правила могут быть сложными. Транспортная накладная — это документ, который может ускорить таможенное оформление. Но для этого вам необходимо убедиться, что в вашей транспортной накладной указаны все требования таможенников для оформления вашего заказа.

Вам нужен надежный шаблон международной транспортной накладной, чтобы убедиться, что ваши транспортные накладные не имеют расхождений. Это гарантирует, что ваши заказы не будут иметь проблем при таможенном оформлении. Международный счет-фактура доставки или коммерческий счет-фактура обычно используется для описания всех продаваемых товаров. Коммерческий счет-фактура становится юридически обязывающим документом и доказательством продажи для всех дальнейших юридических действий, которые необходимо провести для импорта ваших товаров в соответствующую страну или штат.

Шаблон международной транспортной накладной должен быть безупречным, поскольку правительство будет использовать его для наложения таможенных пошлин на товары путем оценки фактической стоимости товаров. Коммерческий счет-фактура также может использоваться в качестве доказательства покупки/отправки в случае страховых требований.

8) Заключение

Операции по доставке являются основой любого бизнеса электронной коммерции. По мере роста вашей популярности и объема заказов становится все труднее эффективно управлять вашими заказами и доставлять их без создания надежной системы. В каждой успешной системе управления доставкой счета за доставку являются ключом к отслеживанию и управлению вашими заказами у нескольких перевозчиков.

Транспортная накладная — это не только документ, который можно использовать для внутренних целей, но и юридически обязывающий документ, обозначающий условия, обсуждаемые между грузоотправителем и перевозчиком. Четкий и лаконичный счет-фактура может стать ключом к эффективной доставке и выполнению заказов. Но для того, чтобы каждый раз создавать этот безупречный счет за доставку, вам нужен надежный универсальный шаблон счета за доставку, который охватывает все ваши базы. Правильно составленный шаблон счета-фактуры на отгрузку может свести к минимуму хлопоты, связанные с созданием счета-фактуры.

Для этого вы можете использовать бесплатные шаблоны счетов за доставку, доступные в Интернете, или вы можете использовать шаблоны счетов за доставку Word или шаблоны счетов Excel, которые легко доступны в программном обеспечении. Вы также можете воспользоваться помощью программного обеспечения для управления доставкой, такого как ClickPost, чтобы еще больше оптимизировать свои операции. Если вы хотите получить доступ к шаблону счета за доставку ClickPost, вы можете посетить наш веб-сайт или перейти по ссылке, указанной выше.

Если вы обслуживаете глобальную клиентскую базу, у вас должен быть точный шаблон счета за доставку. Транспортная накладная служит правоустанавливающим документом товаров при ввозе в страну. Власти используют его в качестве ориентира для оценки стоимости товаров и их права на ввоз в страну. Поэтому следует использовать шаблон транспортной накладной, в котором указана вся необходимая информация в коносаменте, чтобы ваши грузы не застряли на таможне.

В заключение вы можете сказать, что шаблон счета за доставку является одним из наиболее важных факторов, которые следует учитывать при разработке надежной и эффективной операции доставки. Шаблон позволит вам оптимизировать ваши процессы и избавит вас от ручного создания нового документа счета-фактуры. Вы даже можете добавить свой бренд в накладную на доставку, чтобы улучшить узнаваемость бренда.

9) Часто задаваемые вопросы о шаблоне счета за доставку

9.1) Как мне создать шаблон счета за доставку?

Чтобы создать собственный шаблон счета-фактуры за доставку, вы можете либо открыть пустой документ счета-фактуры в Word или Excel, либо выбрать один из уже существующих шаблонов, доступных в этом программном обеспечении. Затем вы можете отредактировать поля, добавить свой брендинг и сохранить шаблон. Теперь вы можете использовать этот шаблон для создания собственных счетов за доставку.

9.2) Существуют ли бесплатные шаблоны счетов за доставку в Microsoft Word или Excel?

Существует несколько бесплатных шаблонов счетов за доставку в Word и Excel, которые вы можете использовать для создания собственного шаблона счета за доставку бесплатно.

9.3) Что такое коносамент?

Коносамент — это еще один термин для отгрузочных счетов. Он содержит всю необходимую информацию, необходимую для успешной доставки, а также информацию о товарах внутри отправлений.

9.4) Чем коммерческий счет-фактура отличается от отгрузочного счета-фактуры?

Существенная разница между коммерческим счетом и счетом за доставку заключается в том, что коммерческий счет обычно генерируется при доставке международных заказов. Коммерческий счет-фактура содержит стоимость товара вместе с описанием. Это позволяет властям использовать его в качестве официального документа в отношении страховых, таможенных и других финансовых процедур.