Некоммерческая организация St. John получила полную информацию о повседневных операциях и упростила общение (пример из практики)

St. John — это некоммерческая организация, работающая в 40 странах мира и участвующая в различных деловых и гуманитарных проектах. Основанная в 1100 году нашей эры, St. John является старейшим брендом в мире!

Как и большинство некоммерческих организаций, Сент-Джон сосредоточен на сборе пожертвований и эффективном управлении своими волонтерами и сотрудниками, а также сталкивается с некоторыми из тех же проблем, с которыми ежедневно сталкиваются многие некоммерческие организации: понимание того, сколько часов работают сотрудники и волонтеры, управление формами, отчеты и контрольные списки, заполненные волонтерами, оптимизация коммуникации, улучшение процессов адаптации и обучения и многое другое.

Сент-Джон искал комплексное решение, которое могло бы помочь им решить эти проблемы, чтобы они могли полностью расширить свою организацию, и это именно то, что привлекло Сент-Джона к Connecteam.

«В филиале в Южной Африке Connecteam очень помогает в отслеживании работы и персонала скорой помощи, а также наших волонтеров, которых мы называем «Бригада». Эти члены состоят из молодых добровольцев и взрослых членов. Connecteam оказался жизненно важным для поддержания точного и обновленного списка членов нашей команды и их информации, а также для своевременного отслеживания их волонтерской работы. Часть нашего персонала полностью работает вне офиса, а часть в офисе, поэтому мы используем систему учета рабочего времени различными способами».

Дайэнн, национальный руководитель по работе с молодежью, и Джон, директор службы скорой помощи, встретились с нами (Connecteam), чтобы поделиться своим опытом работы с нашим приложением для сотрудников.

1. Что вы использовали в повседневной работе до Connecteam?

Одна из причин, по которой мы обратились в Connecteam, заключается в том, что у нас не было хорошего способа цифрового отслеживания наших членов и сотрудников. Мы все делали по документам, и нам нужно было перейти на цифровой формат. И мы искали платформы, которые могли бы помочь нам в этом, где мы могли бы быть безбумажными.

Connecteam также предоставил нам уровень надзора на национальном уровне, чтобы знать, что делают наши местные уровни. Что касается нашего подразделения в Йоханнесбурге, у нас есть непосредственный контроль над тем, что наши члены и сотрудники делают ежедневно, чего раньше у нас не было. Мы полагались на ручные отчеты, о которых сообщал раз в месяц кто-то, кто, возможно, тоже не видел всех людей.

Я мог буквально в любой момент войти в систему Connecteam и посмотреть, что происходит, и получить полную актуальную информацию. Например, я могу посмотреть сейчас на Дурбан, и я вижу, какой медик на каком событии и в какое время. Большое изменение для нас, как вы понимаете!

2. Расскажите нам о проблемах, с которыми вы столкнулись до Connecteam.

Итак, было несколько причин, по которым мы начали искать цифровые решения. Во-первых, наша система была открыта для манипуляций, это была просто бумажная работа, и мы потеряли бы много информации и записей. Потому что это все было на бумаге, если бы кто-то ушел, и если бы они не передали записи, мы бы их потеряли. Мы буквально получали информацию (о том, что делали наши люди, сколько пациентов они принимали, сколько часов они работали волонтерами и т. д.) только в конце месяца, если мы вообще ее получали.

Это также устранило огромный пробел в общениидля нас. Поскольку мы такая старая структура и сложившаяся некоммерческая и военизированная организация, исторически все очень иерархично. Например, как глава молодежного отдела я должен был отправить электронное письмо руководителям молодежного отдела в различных областях, и они затем распространяли информацию. Теперь нам больше не нужно этого делать. Нам не нужно полагаться на людей, поэтому это обеспечивает бесперебойную связь во всей организации, и мы можем связаться с каждым добровольцем напрямую. Таким образом, даже если у нас есть офицер, который не очень силен в общении, этот человек и его команда все равно получают тот же уровень информации.Connecteam уравнял правила игры для нас.

Также для членов нашей команды, скажем, я нахожусь в Восточном Лондоне, теперь я могу пойти и проверить, сколько часов я отработал, и могу увидеть, что делают другие люди по всей стране.Connecteam позволил пользователю на конечном уровне взаимодействовать с нами (Дайанной и Джоном).

Еще одна вещь, которую следует добавить, что было весьма полезно и фактически необходимо, это то, что прямо сейчас мы запускаем проект COVID-19, в рамках которого мы поставляем медицинских работников в несколько больниц по всей стране, и геотегирование действительно важно, так что мы можно видеть, что люди находятся там, где они должны быть, когда приходят на работу. Было так легко отслеживать наших волонтеров и сотрудников.

Это довольно важный аспект, который был важен для нашего бизнеса еще до COVID 19. Поскольку мы проводим большую работу в области медицины, мы ходим на спортивные мероприятия, концерты и т. д., и у нас часто бывает много сотрудников, работающих на этих мероприятиях, которые могут работать на нас на почасовой основе. Поэтому для подсчета часов работы волонтеров очень важно видеть, что люди находятся там, где они говорят, и как долго они там находятся. Раньше это работало с помощью ручки и бумаги — совсем неэффективно. Так что, если кто-то приехал и сказал, что прибыл в 10 утра и ушел в 16:00, не было никакого способа проверить, что это действительно так.

3. Расскажите нам о функциях, которые вы используете чаще всего, и о том, как они полезны для вашей компании и сотрудников.

Часы времени

После этого часы являются основной функцией, которую мы используем, и геозоной, мы настаиваем на том, чтобы ее использовали все. На самом деле, одна из причин, по которой мы выбрали тарифный план премиум-класса, заключается в том, чтобы убедиться, что геозона актуальна. Таким образом, для всех событий, больниц и т. д. у нас включена геозона, чтобы гарантировать, что все приходят и уходят туда, где они должны быть.

Пригласительная ссылка

Ссылка-приглашение сделало нашу жизнь намного проще: мы можем просто отправить ссылку новым сотрудникам или волонтерам и позволить им заполнить соответствующую информацию. Позже мы можем добавить к этому, и это делает весь процесс приема и увольнения сотрудников очень чистым и организованным — это было именно то, для чего мы пришли, чтобы начать с того, чтобы лучше организовать и отслеживать членов нашей команды.

Целенаправленное общение с помощью смарт-групп

Мы также используем смарт-группы для разделения общения между нашими сотрудниками, особенно если у нас есть взрослые участники, дети, волонтеры и т. д. Мы не можем иметь детей в одной группе со взрослыми по очевидным причинам, таким как защита детей и все такое. Это было действительно полезно использовать, и мы используем Connecteam, чтобы действительно целенаправленно доставлять контент группам, а также чтобы они получали контент, который имеет отношение только к ним.

Обновления

Таким образом, через обновления мы рассылаем лекции, конкурсы и тому подобное. Обновления — отличный способ еще больше улучшить наше общение и взаимодействие с нашими волонтерами и оплачиваемым персоналом. Это действительно имеет большое значение.

Планирование

Дайэнн говорит, что она использует расписание в учебных целях, что очень эффективно, и Джон намерен начать использовать его в будущем по мере необходимости, особенно потому, что это может помочь предлагать смены волонтерам и оплачиваемому персоналу, а также может помочь масштабировать нашу организацию по мере необходимости. хорошо.

Настройка папок и содержимого

НАГРУЗКИ. Поэтому, когда дело доходит до настраиваемых папок, мы отправляем туда все наши ссылки, обновления и политики. Например, мы создали формы и контрольные списки, поэтому, когда медик прибывает на свою смену, он может проверить транспортные средства и многое другое. Мы создали политики и правила, поэтому, если кто-то не понимает, что им нужно носить, он может просмотреть правила, а молодежь может увидеть политики, непосредственно относящиеся к ним, в Connecteam с помощью функции настройки. С помощью этой функции мы можем убедиться, что все читают и подписывают политики, так что мы все на одной волне. Это также создает уровень подотчетности, который нам очень нравится.

Мы также создали вкладку обучения с настроенными папками и связали ее с нашим Google Диском, поэтому вместо загрузки документов в Connecteam мы просто создали гиперссылку на Диск, чтобы все наши материалы хранились в облаке, и мы разрешаем доступ к ним для наши команды.

4. Какую рентабельность инвестиций вы испытали?

Наша окупаемость инвестиций начинается с того, что мы, наконец, можем количественно оценить, сколько людей у ​​нас есть и насколько они эффективны, поэтому мы сразу получаем это. Мы точно знаем, сколько членов у нас есть в каждом месте, что не было бы одинаковым для других предприятий, особенно некоммерческих. Поскольку мы являемся некоммерческой организацией, знание того, сколько членов вашей команды на самом деле может оказаться более сложной задачей, чем вы думаете, Connecteam сразу дал нам представление о том, сколько у нас членов.

Что касается волонтерства, мы можем точно сказать, какая у нас квалификация по всем направлениям, мы можем сделать там порядок навыков, а также мы можем увидеть, сколько времени проводят наши волонтеры, как они это делают, где и что. они делают.

И общение довольно эпичное.

Это позволило нам работать и платить людям так, как мы бы не смогли. Таким образом, табели учета рабочего времени и часы действительно создали эффективный способ управления этими двумя областями, чтобы мы могли видеть оплачиваемых и волонтеров. Эта гибкость табелей учета рабочего времени и часов действительно крута и полезна для нас.

5. Каковы ваши впечатления от процесса внедрения?

Мы проделали большую работу с Ювалем и всеми остальными членами команды. Все в Connecteam замечательные, время текучести кадров было потрясающим. Юваль очень классный! Он не спит.

6. Могли бы вы порекомендовать Connecteam своим коллегам?Почему?

Мы уже рекомендовали Connecteam!Мы познакомили с ним международную команду St. John, которая теперь использует его на уровне генерального директора.

Судя по нашему опыту, существует немало других организаций, использующих Connecteam.

Диана: «Я рекомендовала ее рекрутерам для управления персоналом в крупных международных компаниях, а также рекомендовала ее в целом многим другим менеджерам.

Сейчас мы развертываем Connecteam в Сент-Джоне в другой области, которая является нашим оплачиваемым персоналом, а также нашим обучающим персоналом и нашими центрами. Мы приносим его нашим сотрудникам, а не нашим службам скорой помощи».

7. Что вас удивило в Connecteam?

Мне очень понравилось, что все в Connecteam открыты для предложений, и это очень приятно. Это было удивительно, но полностью приветствуется.

8. Что еще вы хотели бы добавить о своем опыте работы с Connecteam?

Я думаю, это просто фантастика, как все в Connecteam делают все возможное, чтобы помочь вашим клиентам.

Когда мы начали использовать Connecteam для ICC (мероприятие, которое мы провели здесь, в Южной Африке), мы запустили еще одну учетную запись от Connecteam, она не была предназначена для этой цели. Но все в Connecteam буквально надорвали задницы, пытаясь убедиться, что это работает. И мы смогли составить расписание для 270 детей, занимающихся разными делами в разных местах. И мы могли общаться на международном уровне, например, несмотря на то, что он не был предназначен для этого, Connecteam не пропускал ни секунды, чтобы помочь мне лично попытаться во всем разобраться. Так что с точки зрения клиента, сервис Connecteam и его готовность быть просто потрясающими просто эпичны. Это заставило нас работать намного эффективнее, чем мы могли бы и как раньше. Я люблю продукт.

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь