Как упростить самые скучные части вашего внештатного дизайнерского бизнеса

У большинства творческих фрилансеров есть один общий опыт: в тот момент они поняли, насколько творческий бизнес включает в себя нетворческие вещи. Для меня это произошло после того, как я выполнил задание для моего первого клиента и понял, сколько еще осталось сделать «заключительной работы».

Быть внештатным дизайнером также означает время от времени снимать шляпу дизайнера, чтобы быть бухгалтером, копирайтером, продавцом и многим другим. Вы управляете всем самостоятельно, и хотя вы, конечно, можете отдать на аутсорсинг и получить помощь, вам все равно нужно четкое понимание всего этого.

Вы же босс, в конце концов.

И это не то, к чему лежит ваше сердце, и определенно не то, на чем вы хотели бы сделать карьеру. Так что это действительно отстой, что чем более вы успешны и опытны, чем больше у вас клиентов, тем больше времени вам придется делать на администрирование — отнимая время у других дизайнерских проектов, над которыми вы могли бы работать.

К сожалению, неизбежно тратить хотя бы немного времени на администрирование, маркетинг и другие части бизнеса. Но определенно есть обезболивающие для ситуации.

Вы можете проявить смекалку и придумать, как тратить на это как можно меньше времени, чтобы вы могли все больше и больше оставаться в своей «пещере дизайна» и просто высовывать голову для важных задач администратора.

Как подрабатывающий фрилансер, у меня нет другого выбора, кроме как работать невероятно умно. Я уверен, что вы можете относиться. Когда у вас есть только 10 или около того часов в неделю для развития вашего бизнеса, даже один полный час, потраченный на ваше программное обеспечение для выставления счетов, может показаться пустой тратой времени, как будто вас удерживают от выдающейся работы, которая заставит людей заметить вас.

Итак, вот лучшие способы работать с умом и оптимизировать скучные вещи.

Четыре типа рационализации, на которые стоит обратить внимание

Среди всех лайфхаков и приложений, меняющих жизнь, и всего, что между ними, легко быть ошеломленным всеми советами по продуктивности. Некоторые инструменты и учителя дают сладкие обещания, которые кажутся довольно заманчивыми.

Но многие усложняют. Особенно, когда вы впервые осваиваете всю эту оптимизацию, лучше всего не усложнять.

Вот то, что я называю четырьмя категориями умной работы:

1. Отдайте на аутсорсинг

Передача части вашей работы кому-то другому — довольно очевидный способ избавиться от того, что вам не нравится в вашем списке дел. Это самая радикальная тактика (полное сокращение задачи вместо того, чтобы просто экономить на ней время), так что вы сэкономите много времени, но это также и один из самых дорогих методов.

Хороший способ начать работу — нанять общего виртуального помощника, который справится с несколькими вещами, которые вам мешают. Мне нравится, как Индиго Колтон определяет это в проекте «От фриланса к свободе»: «Они берут на себя задачи, которые необходимы вашему бизнесу для бесперебойной работы, но либо вы ненавидите это делать, либо это отнимает у вас слишком много времени».

13 браузерных инструментов, которые должен иметь в своем наборе каждый дизайнер

Ах, браузерное приложение. Это надежное программное обеспечение, которое само обновляется. Вам не нужно возиться с загрузкой вещей. И, возможно, самое фантастическое, выбранное вами приложение может быть доступно на любом ма...

2. Автоматизируйте с помощью приложения

Это мой личный любимый метод экономии времени. Технологии настолько умны сейчас, что это безумие. Пусть делает для нас все, что может. Автоматизация рабочего процесса может помочь вам пропустить целые шаги или этапы внештатного администратора. Это также особенно хорошо подходит для администрирования, о котором мы собираемся поговорить в этом посте, поскольку это в основном простые задачи с низким энергопотреблением.

Ищете отличное приложение для выставления счетов? Не смотрите дальше.

3. Пакетная работа

Возьмите любые административные или не творческие задачи, которые имеют несколько общих черт или выполняются в одном и том же инструменте, сгруппируйте их вместе и начните рассматривать их как одну задачу или процесс. Как объясняет The Muse, это работает, потому что «этот метод якобы повышает вашу производительность, помогая вам избежать этого безумного переключения передач, которое всегда происходит, когда вы переходите от проекта к проекту».

Это может означать специальный день для встреч (или отсутствие встреч). Может быть, это установленный час каждый день, когда вы отправляете все электронные письма, счета и другие исходящие сообщения вместо того, чтобы делать это по мере появления темы. Любые небольшие или короткие задачи, которые часто появляются в вашем списке дел, вы можете оптимизировать, разделив их на несколько более крупных сеансов.

4. Создание шаблонов

Шаблоны можно использовать практически в любой сфере вашего внештатного дизайнерского бизнеса. Я уверен, что у вас есть шаблонные части вашего процесса проектирования, базовый шаблон контракта и счета-фактуры и другие основные элементы. Но есть множество других применений, например, для сообщений в социальных сетях, электронных писем и даже звонков для консультаций клиентов. Возможно, вы не всегда сможете использовать полностью готовые ответы, но создание шаблонов или подсказок «заполните пустые места» для себя также сэкономит много времени.

Теперь давайте углубимся в конкретику.

Тратьте меньше времени на электронную почту

Электронная почта — одно из самых необходимых зол для любого профессионала. Невозможно избежать общения с клиентами, поэтому вам нужно сосредоточиться на поиске способов использовать меньше электронной почты и быстрее просматривать свой почтовый ящик.

Используйте автоответы

Во-первых, настройте автоматические ответы для распространенных типов электронных писем, таких как запросы новых клиентов, ответы на часто задаваемые вопросы и отправка контактных форм. Если вы снова и снова говорите разным людям одно и то же, вам следует использовать для этого автоответчик.

Даже если вам все еще нужно запрыгнуть и ответить на часть чьего-то вопроса или предоставить дополнительную информацию, это автоматическое электронное письмо предоставит людям больше информации и даст вам время для ответа! Например, вы можете подключить автоматический ответ к форме приема клиентов, которая включает информацию и ссылки о том, что будет дальше.

Вам все равно нужно будет посмотреть на своего нового потенциального клиента, но вам не нужно будет спешить, чтобы ответить им сразу же, поскольку это произойдет автоматически.

Большинство контактных форм имеют встроенную функцию автоматического ответа, а такие инструменты, как CRM или Zapier, могут помочь вам настроить их для остальной части вашего почтового ящика.

Создавайте готовые шаблоны ответов

Для любого повторяющегося ответа, который требует слишком много настроек для автоматизации вашего ответа, пропустите несколько шагов, создав шаблон электронной почты, который вы можете отредактировать и отправить.

Думайте об электронных письмах, как об объяснении вашей доступности или цены потенциальному клиенту — это зависит от времени и ситуации, но только одна часть этого электронного письма (фактическая дата или цена) должна быть настроена для каждого человека.

Это означает, что они идеально подходят для шаблонов электронной почты! Их можно создать в вашей CRM (о которой мы поговорим позже), во встроенном инструменте, таком как готовые ответы Gmail, или просто скопировав и вставив шаблоны из документа Word в новое электронное письмо.

Автоматическая фильтрация входящих сообщений

Я говорю не только о нескольких вкладках входящих сообщений, таких как «Продвижение», которые Gmail автоматически предоставляет вам. На самом деле вы можете отключить их и создать более сложные правила, чтобы автоматически перемещать вещи в разные теги и папки, помечать электронные письма как прочитанные и многое другое в зависимости от их отправителей, строк темы или слов, используемых в электронном письме. Аналогичные функции есть и у других провайдеров электронной почты.

Когда вам нужно отвлечься от работы с клиентами, чтобы проверить электронную почту, вы хотите сосредоточиться на важных электронных письмах. Отвечайте любым клиентам, потенциальным клиентам, партнерам и т. д. и вернитесь к дизайну, прежде чем отвлекаться на информационные бюллетени, рекламные акции со скидками и людей, которые будут предлагать вам услуги.

Полезные инструменты для совместной работы и общения

Благодаря глобализации и постоянному совершенствованию технологий удаленная работа стала горячей темой на рабочем месте в 21 веке. Команда дизайнеров больше не должна располагаться в одном офисе или даже в одном и том же офисе...

Отправлять автоматические обновления

Одной из задач, которая всегда ускользала из моей памяти, была отправка клиенту еженедельных или промежуточных обновлений. Если бы у меня был клиент, которому я должен был отправлять обновления во вторник, он приходил бы в среду в 00:01 более одного раза. Общение с обновлениями важно, но может показаться утомительным, особенно для клиентов, которые постоянно их запрашивают.

Лучший способ позаботиться об этом — использовать хорошие инструменты управления проектами и совместной работы. У них будут такие функции, как уведомления по электронной почте и дайджесты, которые автоматически сообщат вашим клиентам о том, что вы отмечаете элементы, перемещаете продукты по конвейеру и выполняете другие действия, необходимые для выполнения работы. И вам не придется отправлять электронное письмо после того, как каждый пункт вычеркнут из вашего списка дел.

Используйте планировщик встреч

Разве вы не ненавидите всю возню, необходимую для назначения встречи? Это никогда не бывает так просто, как «Вы свободны в это время?» "Да!" "Большой!" Вы переписываетесь со своим клиентом по электронной почте и сравниваете графики, пытаясь найти время, которое подходит вам обоим.

Вместо этого оптимизированный инструмент бронирования встреч, такой как Acuity или Calendly, сообщает клиентам о вашей доступности и позволяет им зарезервировать место в вашем календаре оттуда. Так просто.

Находите и привлекайте новых клиентов за меньшее время

Маркетинг себя и работа с новыми лидами — еще одно неизбежное зло. Вы не можете получить новых клиентов без маркетинга или, по крайней мере, достаточно хорошо себя зарекомендовав, чтобы ваш бизнес продавал сам себя. И когда это начинает работать, требуется больше оборотов, чтобы перевести кого-то из заинтересованных в ваших услугах на оплату их. Вот его части, которые вы можете упростить.

Создайте последовательность маркетинговых рассылок по электронной почте

Вы уже должны использовать электронный маркетинг для своего внештатного бизнеса. Если вы это сделаете, вы, вероятно, отправляете еженедельную или ежемесячную рассылку по электронной почте и можете иметь бесплатное предложение подписки на своем веб-сайте.

Вы можете пойти еще дальше и превратить любого подписчика, который еще не заполнил форму «Наймите меня», в информированного и заинтересованного лида. Используйте приветственную последовательность, чтобы подбодрить их, сообщить им о том, как вы можете им помочь, и, в конечном итоге, снова представить форму «найми меня».

Используйте умные контактные формы

Плагины форм WordPress: какой из них лучше всего подходит для вашего сайта?

Контактные формы — отличный способ связаться с вашими пользователями, даже если вы уже указали адрес электронной почты или номер телефона на своем сайте. Они невероятно удобны, потому что позволяют клиентам отправлять...

Для людей, которые готовы перейти прямо к форме «наймите меня» на вашем веб-сайте, вы хотите, чтобы это было первым шагом в беспрепятственном процессе адаптации клиента. Это означает, что у вас должны быть достаточно подробные контактные формы, чтобы у вас была вся информация, необходимая для перехода к следующему этапу процесса приема клиентов, чтобы свести к минимуму любые перестановки и избежать стресса. И это может означать более одной контактной формы на вашем сайте.

Но когда ваши формы детализированы, вы можете легко привязать их к следующим шагам. Например, подробная форма может привести к настраиваемой последовательности сообщений электронной почты или электронному автоответчику.

Автоматизируйте или пакетное продвижение в социальных сетях

Прыжок в Facebook или Twitter, чтобы продать себя, может легко отнять у вас много времени. Во-первых, это время, которое каждый день или неделю занимает фактическая маркетинговая работа. Но затем есть дополнительное время, которое вы проводите в сети после того, как закончите это, после того, как вы отвлеклись и начали прокручивать свою ленту.

Автоматизируя публикацию в социальных сетях с помощью такого инструмента, как MeetEdgar, или планируя все сразу в начале каждой недели, вы можете вернуться к работе и по-прежнему указывать свое имя там.

Используйте CRM для контрактов и адаптации

Ваш процесс проектирования, вероятно, включает в себя множество форм, контрактов и других документов. Например, есть первоначальный контракт, любые счета-фактуры, формы для подписания утверждений и все такое прочее.

CRM позволяет легко отслеживать все, что происходит. Одним из инструментов, довольно популярных в последнее время среди дизайнеров-фрилансеров, является Dubsado, который фокусирует свой продукт на помощи творческим фрилансерам и владельцам малого бизнеса.

Создавайте капельные кампании

Когда вы используете CRM — либо Dubsado, либо другой инструмент — они упрощают отправку серии электронных писем клиентам. Они отличаются от последовательности маркетинговых рассылок по электронной почте тем, что они автоматически рассылают клиентским документам, обновлениям и т. д., поэтому администрирование происходит за кулисами, и вам не нужно отходить от Adobe.

Получить оплату

Помнишь тот а-ха-момент, о котором я тебе рассказывал? Я только что закончил писать и редактировать свой первый пост в блоге фрилансера и понял, что мне предстоит еще много работы, прежде чем я действительно увижу свои деньги. И что еще хуже, я не мог заняться своим следующим клиентом, пока не сделал это. Боже, я прошел долгий путь, и вот как вы тоже можете оптимизировать.

Отправка автоматических и повторяющихся счетов

Если вы отправляете кому-то более одного счета, вы должны сделать все возможное, чтобы выполнить всю работу сразу. Большинство программ для выставления счетов упрощает эту задачу.

Вы можете заранее установить график платежей и автоматически выставлять счета, настроить повторяющиеся счета для текущего клиента или подключить инструмент выставления счетов к инструменту управления проектами, чтобы они могли синхронизироваться друг с другом.

Автоматизируйте напоминания об оплате

Было бы здорово, если бы каждый клиент хотел и вовремя заплатил вам, но это не жизнь большинства фрилансеров. Вместо этого мы должны быть в курсе их, отправлять им напоминания о предстоящих сроках погашения, а в худших случаях преследовать просроченные платежи.

Или мы? Это может быть не очевидная функция в каждом CRM и инструменте выставления счетов, но большинство из них позволяют вам устанавливать автоматические электронные письма и напоминания, запускаемые в соответствии с установленными вами крайними сроками оплаты.

Отслеживайте доходы и расходы

Как только вам заплатят, пришло время отпраздновать, а не прыгать прямо в свое бухгалтерское программное обеспечение. Регистрация доходов и расходов — это не то, на что вы должны тратить время.

Между подключением программного обеспечения к вашему банку и платежным картам и возможностью автоматической регистрации действий в настраиваемых электронных таблицах через IFTTT или Zapier вы должны иметь возможность периодически входить в систему и просто просматривать свои финансы, а не организовывать их.

Делая все эти простые сокращения здесь и там, вам не нужно беспокоиться о более важных задачах администратора, которые вы не можете вырезать. Пять минут здесь и пять минут там легко составляют дополнительные часы и часы проектирования, которые вы можете делать каждую неделю.

Скачайте бесплатный отчет!

В нашем отчете за 2019 год мы нашли удивительные выводы после опроса более 1000 креативщиков (в основном фрилансеров!), таких же, как и вы. Узнайте, за что они берут плату, какие услуги продают и многое другое.