Руководство для владельцев малого бизнеса по налогам для удаленных команд

Поскольку все больше и больше компаний переходят на удаленную работу, владельцы малого бизнеса должны знать о налоговых последствиях наличия удаленной команды. В этом руководстве рассматриваются основы налогов для удаленных команд и советы для владельцев малого бизнеса, как соблюдать требования, экономя деньги.

Различные типы удаленных работников

Прежде всего, давайте обсудим три типа удаленных работников:

Полная занятость

Работник с полной занятостью — это сотрудник, который работает в компании по обычному графику, как правило, не менее 30 часов в неделю. Они считаются частью традиционной рабочей силы компании и обычно имеют право на медицинское страхование, оплачиваемый отпуск и пенсионные планы. Они также считаются наемными работниками для целей налогообложения, и компания несет ответственность за удержание налогов из их зарплаты и отчисления в фонды социального обеспечения и Medicare.

Подрядчик

Подрядчик – физическое лицо, оказывающее услуги другой компании на договорной основе. Они не считаются частью традиционной рабочей силы компании и не имеют права на те же льготы, что и штатные сотрудники. Они считаются самозанятыми для целей налогообложения и несут ответственность за уплату налогов, включая налоги на самозанятость. Они получают оплату за проект или час, а не фиксированную заработную плату.

Индивидуальный предприниматель

Индивидуальный предприниматель — это физическое лицо, которое ведет собственный бизнес и является единственным владельцем компании. Они не считаются частью традиционной рабочей силы компании и не имеют права на льготы для сотрудников. Они считаются самозанятыми для целей налогообложения и несут ответственность за уплату налогов, включая налоги на самозанятость.

Как платить удаленным работникам

Существуют различия между оплатой удаленных работников в США и иностранными работниками. Вот посмотрите, что вы должны иметь в виду.

Оплата удаленным работникам в США

Для удаленных сотрудников, базирующихся в США, владельцы малого бизнеса должны соблюдать законы и правила штата, в котором проживает удаленный сотрудник. Возможно, вам придется удерживать федеральные налоги и налоги штата из их зарплаты, делать взносы в фонды социального обеспечения и Medicare и выдавать работнику форму W-2 в конце года.

Есть также несколько способов оплаты удаленным работникам в США, например, бумажные чеки с прямым депозитом и платформы онлайн-платежей.

Прямой депозит

Прямой депозит — наиболее распространенный способ оплаты для удаленных работников. Он включает в себя перевод заработной платы работника непосредственно на его банковский счет. Этот способ оплаты предлагает удобный и безопасный способ получения зарплаты удаленными работниками и позволяет легко отслеживать платежи.

Бумажные чеки

Некоторые удаленные работники могут предпочесть получить бумажный чек, отправленный по почте на их домашний адрес. Этот метод может быть менее безопасным, чем прямой депозит, так как чеки могут быть утеряны или украдены по почте.

Онлайн платежные платформы

Удаленные работники также могут получать платежи через онлайн-платформы, такие как PayPal, Venmo или Zelle. Эти платформы обеспечивают быстрые и безопасные электронные переводы и возможность отслеживать расходы.

Оплата международных удаленных работников

Что касается способов оплаты, то для международных удаленных работников вариантов меньше. Тем не менее, по-прежнему можно быстро и легко платить удаленным работникам из любой точки мира при правильном выборе.

Международный перевод денег

Служба международных денежных переводов, такая как Western Union или Moneygram, является хорошим вариантом для предприятий, которые хотят платить удаленным работникам в местной валюте.

Международный банковский перевод

Международные банковские переводы предполагают отправку платежей непосредственно на банковский счет удаленного работника. Для этого вам потребуется информация о банковском счете сотрудника, включая номер счета, маршрутный номер и SWIFT-код банка. Бизнесу также потребуется учетная запись, которая может обрабатывать международные банковские переводы.

Международные банковские переводы могут занять несколько дней, и за перевод может взиматься комиссия. Стоимость будет варьироваться в зависимости от страны и используемого банка. Также важно отметить, что обменный курс может колебаться, влияя на сумму, которую получает сотрудник.

Онлайн платежные платформы

Многие платформы онлайн-платежей, такие как Paypal, Transferwise и Payoneer, могут принимать международные платежи. Например, Paypal позволяет предприятиям отправлять платежи удаленным работникам в более чем 200 странах и регионах. Он также предлагает различные варианты получения платежей, такие как банковский перевод, кредитная или дебетовая карта или баланс PayPal.

Налоги для удаленных сотрудников

Налоги для удаленных команд зависят от местонахождения сотрудника, а не компании. Вот посмотрите, как бы вы платили налоги, если бы платили удаленным работникам в Соединенных Штатах по сравнению с удаленными работниками, работающими по всему миру.

Налоги для удаленных работников, работающих в том же штате

Налоги, как правило, проще подавать, когда удаленные работники работают в том же штате, что и их работодатель. Удаленные работники должны будут подавать налоги в штате, где они проживают, если они считаются резидентами.

Между тем, работодатели несут ответственность за удержание государственных налогов и подачу государственных налогов. В некоторых штатах действуют особые правила для удаленных работников, поэтому важно свериться с налоговым законодательством штата или проконсультироваться со специалистом по налогам.

Налоги для удаленных работников, проживающих в другом штате

Если у вас есть сотрудники, работающие удаленно из разных штатов, вам необходимо будет соблюдать налоговое законодательство штата, в котором они проживают. Предприятия должны будут удерживать федеральные подоходные налоги и налоги на заработную плату (Social Security и Medicare) из заработной платы удаленного сотрудника, как и для любого другого сотрудника. Кроме того, в конце года им необходимо выдать удаленному сотруднику форму W-2, которую он будет использовать для подачи налоговой декларации.

Также важно учитывать льготы для удаленных работников, такие как медицинское страхование, пенсионные планы и даже расходы на домашний офис. Некоторые владельцы малого бизнеса могут иметь право на получение налоговых льгот на здравоохранение в соответствии с законами штата. Этот кредит может помочь компенсировать расходы на медицинское страхование сотрудников и доступен для предприятий с менее чем 25 штатными сотрудниками.

Пенсионные планы, такие как 401(k)s и SEP IRA, позволяют предоставлять льготы удаленным работникам и экономить деньги на налогах. Взносы в эти планы не облагаются налогом.

Помимо льгот и налогов для малого бизнеса, удаленные работники должны знать о своих обязанностях в налоговый период. Им может потребоваться подать налоговую декларацию в штате, где они работают и живут. В некоторых штатах действует так называемое «правило удобства», согласно которому сотрудники, работающие удаленно из другого штата, должны платить налоги в обоих штатах.

Налоги для удаленных работников, работающих в другой стране

Владельцы малого бизнеса должны соблюдать законы и правила страны, где проживает иностранный сотрудник. Это может быть сложнее, так как в разных странах действуют разные налоговые законы и правила.

В некоторых случаях владельцу бизнеса, возможно, придется удерживать налоги из заработной платы сотрудника, делать взносы в местную систему социального обеспечения, подавать налоги в стране, где находится сотрудник, и регулировать курсы конвертации валюты и банковские сборы. Они также должны соблюдать международное трудовое законодательство и правила, такие как законы о минимальной заработной плате, оплате сверхурочных и отпуске.

Как упростить ваши налоги и начисление заработной платы

Управление налогами и фондом заработной платы может показаться пугающим, особенно для владельцев малого бизнеса, которые делают это впервые.

Хорошим советом является использование программного обеспечения для налогообложения и расчета заработной платы, которое может помочь вам автоматически рассчитывать вычеты и кредиты, а также может помочь вам подать свои налоги в электронном виде. Некоторые популярные сервисы расчета заработной платы — OnPay, Gusto и ADP Run.

Альтернативный вариант — нанять специалиста по налогам, который поможет вам ориентироваться в налоговом кодексе и убедиться, что вы используете все доступные вычеты и льготы. У Fiverr есть финансовые консультанты, услуги по подготовке налогов и услуги по налогообложению бизнеса, которые могут помочь вам справиться с налогообложением и расчетом заработной платы.

Независимо от того, какой метод вы выберете, ведите точный учет всех своих доходов и расходов, а также любых вычетов или кредитов, на которые вы имеете право. Надлежащая форма сделает подачу налогов более управляемой и обеспечит получение всех вычетов и зачетов. Кроме того, будьте в курсе любых изменений в налоговом законодательстве штатов, в которых вы работаете и живете, чтобы иметь возможность соответствующим образом планировать и пользоваться любыми новыми вычетами или кредитами.

Заключительные мысли о налогах для удаленных работников

Налоги для удаленных команд могут быть сложными, но владельцы малого бизнеса могут сэкономить деньги и соблюдать требования, поняв основы и воспользовавшись доступными вычетами и кредитами. Владельцы малого бизнеса могут поддерживать свои налоги в порядке, используя услугу расчета заработной платы, предоставляя ценные преимущества удаленным сотрудникам.

Рекомендуется нанять специалиста по налогам, знакомого с налоговым законодательством США и других стран, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все необходимые правила и пользуетесь всеми доступными вам кредитами или вычетами.

Если вам нужно проконсультироваться со специалистом, у Fiverr есть специалисты по налогам и расчетам заработной платы, которые помогут вам соблюдать требования.

‍