Как создать успешную автотранспортную компанию (контрольный список из 10 шагов)

Логистика в целом и автотранспортный бизнес в частности часто являются двигателем экономики. Это верно для многих стран, и определенно для США.

Автотранспортные компании постоянно перемещают материалы от поставщиков к производителям, а затем доставляют готовую продукцию от производителей к потребителям. Фактически, более 70% товаров, перевозимых из одного места в другое в Соединенных Штатах, перевозятся грузовиками.

Без этих постоянных потоков вся экономика буквально остановится. Вот почему, в то время как многие другие предприятия были вынуждены закрыться во время блокировки COVID-19, бизнес грузоперевозок не только продолжал работать, но и имел даже больше работы, чем до пандемии.

«Я думаю, что пандемия действительно ускорила доставку «последней мили», и поэтому мы наблюдаем более быстрый рост в этом сегменте, чем, как я думаю, был бы традиционно без пандемии», — говорит Джейсон Морган, редактор журнала Fleet Equipment.

В феврале 2021 года грузовой индекс установил новый рекорд. По данным Американской ассоциации грузоперевозок, в следующем десятилетии ожидается рост объемов грузоперевозок микроавтобусами на 27%.

Предоставлено Truckstop.com

При всем при этом неудивительно, что бизнес грузоперевозок очень прибыльный, но при этом невероятно конкурентоспособный. Многие дальнобойщики каждый год решают работать самостоятельно, создают автотранспортную компанию и терпят неудачу. Самая большая ошибка заключается в том, что вы забываете, что управлять грузовой компанией — это не то же самое, что управлять грузовиком.

Вы можете быть водителем грузовика мирового класса, но для того, чтобы преуспеть в управлении грузоперевозками, вам нужно в первую очередь быть хорошим владельцем бизнеса.

Наиболее распространенные проблемы управления транспортной компанией также типичны для фирм по доставке последней мили, грузовиков с едой и многих других операций на местах с мобильными сотрудниками:

• Задержки и искажения информации между руководителем и сотрудниками
• Бесконечные кучи отчетов, обычно ручная бумажная работа
• Необходимо соблюдать множество протоколов безопасности и правовых норм.
• Составление расписания сотрудников занимает много времени, и часто возникают конфликты в расписании или дублирование.
• Внутренняя связь загромождена
• Адаптация и обучение усложняются
• Отслеживание и учет времени сложны и требуют большого количества подсчетов и перепроверок.
• Командировочные расходы и «бензиновые деньги» для отслеживания и возврата
• Контроль эффективности затруднен или неприменим для ролей, ориентированных на конечный результат.
• Управление счетами, заказами на работу и платежами является длительным и сложным

Так что, если вы ищете советы о том, как начать бизнес в сфере грузоперевозок, эти 10 шагов укажут вам правильное направление и помогут вам превратиться из лучшего водителя грузовика в успешного владельца и менеджера в сфере грузоперевозок.

10 советов о том, как успешно открыть автотранспортную компанию:

1. Найдите правильный рынок или нишу

Самый важный шаг к тому, чтобы начать и вести успешный бизнес по грузоперевозкам, — это найти правильный рынок или, что еще лучше, конкретную нишу рынка для обслуживания.

Прежде всего, это критично из-за высокой конкуренции. Например, на большинстве рынков особенно трудно получить приличный доход от сухогрузного фургона просто потому, что существует слишком большая конкуренция со стороны крупных перевозчиков и других владельцев-операторов, пытающихся тянуть «более легкие» грузы.

Вот почему, как правило, при открытии новой автотранспортной компании следует ориентироваться на рынки, которых избегают крупные перевозчики. Другими словами, подумайте о перевозке специализированных грузов. И это подводит нас ко второму пункту: почему поиск правильного рынка очень важен с самого начала.

Выбранный вами рынок будет определять транспортные средства и оборудование, которые вы покупаете или арендуете, ставки, которые вы взимаете, и грузовые маршруты, которые вы можете обслуживать.

Автопарки обычно делятся по рабочим категориям и типам нагрузки, например:

• Упаковка
• Генеральные перевозки
• Хозтовары
• Автоцистерны
• Перевозка тяжелых грузов
• Строительные материалы
• Моторизованные транспортные средства
• Нефтяные продукты
• Масса
• Охлажденные твердые вещества
• Сельскохозяйственные товары

В среднем машины, электронные и моторизованные транспортные средства составляют около 27 процентов товаров, перевозимых водителями грузовиков в Америке. Чаще всего грузовики перевозят машины, за ними следуют электроника и моторизованные транспортные средства. Кроме того, смешанные перевозки включают такие товары, как продукты питания и товары для ресторанов.

В большинстве случаев, если вы сосредоточите свой автотранспортный бизнес на каких-то более нишевых грузах, например, на перевозке свежих продуктов и мяса в рефрижераторах или доставке некоторых специальных материалов, вы получите преимущества, а именно меньшую конкуренцию, круглогодичную работу, устойчивость к рецессиям. и гибкостью, которой обычно не обладают операторы крупных автопарков.

Тем не менее, разные рынки и места имеют самые разные ландшафты, поэтому всегда обязательно начинайте с исследования, чтобы найти то, что актуально для того места, где вы собираетесь работать.

2. Начните с бизнес-плана

Идея начать бизнес по грузоперевозкам в 2021 году может показаться пугающей. Может показаться, что на рынке доминируют огромные корпоративные автопарки Amazon, Walmart и им подобных, а новым мелким автотранспортным компаниям места нет.

Однако упрямые цифры говорят о том, что 91% автотранспортных компаний довольно малы и имеют в своем парке шесть или меньше грузовиков. Это означает, что такие парни и девушки, как вы, которые управляют небольшими транспортными компаниями, на самом деле оказывают наибольшее влияние на отрасль грузоперевозок и логистики.

Но прежде чем вы броситесь покупать парк подержанных грузовиков и выедете на дорогу, обязательно проведите небольшое исследование и планирование, чтобы получить более широкое представление об отрасли и разработать базовый бизнес-план грузоперевозок.

Этот бизнес-план для создания автотранспортной компании должен начинаться с исследования рынка и заканчиваться четкой стратегией, основанной на данных, с пошаговыми целями, которые отвечают на все основные вопросы, такие как:

• Какие типы транспортных средств и оборудования вам необходимо приобрести или арендовать?
• С какими типами грузов и грузов вы будете работать и где их найти?
• Где будет базироваться ваш автопарк и кого вы должны нанять для вождения?
• Какие тарифы применимы и как вы собираетесь выставлять счета, выставлять счета и взимать плату со своих клиентов и фрахтовых брокеров?
• Кто ваши основные конкуренты и каковы их сильные и слабые стороны?
• Кто ваши идеальные клиенты и что вы можете им предложить?
• Кто ваши вторичные клиенты и как вы можете диверсифицировать?

Бизнес-план — это ваша дорожная карта того, как начать и управлять успешной компанией по производству грузовиков. Теперь вполне вероятно, что когда ваш бизнес по грузоперевозкам вырастет, вы, возможно, захотите обновить его или изменить позже в будущем, но сейчас самое главное — заложить основу.

Это поможет вам оставаться сосредоточенным, ставить четкие цели, определять ценности вашей компании и готовиться к потенциальным вызовам.

Написание бизнес-плана может показаться большой работой, особенно когда необходимо учитывать так много факторов, но это очень важный шаг на пути к созданию автотранспортной компании. Кроме того, вы можете использовать наш бесплатный шаблон бизнес-плана!

3. Зарегистрируйте свою автотранспортную компанию и получите все необходимые разрешения

Начало бизнеса грузоперевозок должно начинаться с регистрации вашей компании и получения необходимых бизнес-лицензий и разрешений.

В США насчитывается более 150 000 юрисдикций, подающих заявки, и все они предъявляют независимые требования. В зависимости от ваших услуг и штата к вашему бизнесу может применяться разное количество лицензий и разрешений. Исходя из этого, для управления грузовой компанией вам могут потребоваться некоторые или все из следующего:

• Номер Министерства транспорта США (USDOT)
• Номер автотранспортного перевозчика (MC) Федерального управления безопасности автомобильных перевозчиков (FMCSA)
• Коммерческие водительские права (CDL) и любые необходимые подтверждения: Федеральный закон требует, чтобы водители коммерческих автомобилей получили CDL. (Для получения более подробной информации свяжитесь с лицензирующим агентством вашего штата)
• Страхование коммерческих грузоперевозок
• Полномочия Международного регистрационного плана (IRP) и наклейка Международного соглашения о налоге на топливо (IFTA)

Ведение автотранспортного бизнеса в качестве правильно структурированной корпорации или общества с ограниченной ответственностью (ООО) позволяет вам разделить ваши личные активы и деловые обязательства и снизить некоторые риски непредвиденных потерь. В дополнение к этому, ведение вашего бизнеса таким образом может дать вам несколько юридических, налоговых и деловых преимуществ.

Если вы решите пойти по этому пути и создать корпорацию или ООО, вам необходимо будет предпринять следующие шаги:

• Назначьте зарегистрированного агента, который должен присутствовать по физическому адресу (не в почтовом ящике) и иметь возможность подписывать и получать официальные уведомления, государственные распоряжения, конфискацию заработной платы и налоговые документы в определенные рабочие часы. Зарегистрированные агенты должны быть постоянно доступны. Пропущенная поставка может поставить под угрозу репутацию вашей компании в глазах государства или привести к возбуждению судебного дела против вас без вашего ведома.
• Получите идентификационный номер вашего работодателя, чтобы открыть банковский счет. Ваш идентификационный номер работодателя, или EIN, похож на номер социального страхования для вашего бизнеса. Этот девятизначный номер необходим для открытия корпоративного банковского счета и должен присутствовать во всех налоговых декларациях на протяжении всей жизни вашего бизнеса.

Наряду со страховкой, покупкой или арендой оборудования и другими необходимыми документами и регистрациями, весь процесс может занять некоторое время, и вы должны быть к этому готовы.

4. Купите или возьмите в аренду подходящее оборудование

Правильное оборудование и правильный автомобиль для работы могут стать решающим моментом, как только вы начнете свой бизнес по грузоперевозкам.

При выборе оборудования для открытия автотранспортной компании учитывайте следующие моменты:

• Может ли транспортное средство удовлетворить потребности вашего груза? Например, если вы перевозите скоропортящиеся продукты, вы можете рассмотреть холодильное отделение.
• Является ли покупка или аренда оборудования лучшим вариантом для вашего нового бизнеса?
• Можете ли вы и должны ли вы искать какое-то бизнес-финансирование для этого?

Вы можете согласовать план страхового покрытия до фактической покупки грузовиков и снаряжения, но, по крайней мере, важно знать тип оборудования, которое вы хотите, чтобы заранее рассчитать все связанные с этим расходы.

5. Запустите эффективный бэк-офис

Создание автотранспортной компании выходит далеко за рамки готовности перевозить грузы.

Наличие эффективного бэк-офиса имеет важное значение для построения хорошо организованных бизнес-операций по грузоперевозкам, работающих как хорошо смазанная машина, которая продолжает работать, зарабатывать хорошие деньги и в долгосрочной перспективе завоевывать клиентов. Это становится критическим, когда вы начинаете нанимать водителей, которых вам нужно отправлять в режиме реального времени. Вот где управление повседневными операциями автотранспортной компании может стать довольно сложным по мере вашего роста.

Вы можете передать свой бэк-офис диспетчерам и брокерам, но это может быть дорого, и вы должны очень тщательно выбирать их, потому что диспетчер может улучшить или разрушить ваш бизнес по грузоперевозкам.

Кроме того, вы можете сделать это самостоятельно, по крайней мере, в начале, и управлять своей автотранспортной компанией буквально из кабины своего грузовика.

Всего несколько лет назад для этого требовался ноутбук, портативный интернет-роутер или доступ к беспроводному интернету, а также принтер. Вам также понадобилась комплексная бухгалтерская система, установленная на вашем компьютере для ведения вашего бизнеса.

К счастью, те времена давно прошли, и сегодня вам не нужно ничего, кроме вашего смартфона и простого программного обеспечения для управления автопарком и GPS-слежения или мобильного приложения для диспетчерской службы грузоперевозок.

К счастью, существуют такие решения, как Connecteam, которые являются универсальными и объединяют все эти функции в одном мобильном приложении для управления сотрудниками.

Connecteam — это ведущее приложение для управления малым бизнесом, которое помогает сотням владельцев малого бизнеса экономить время и деньги на повседневных операциях, оптимизировать общение с товарищами по команде, поставщиками и партнерами, держа руку на пульсе и контролируя эффективность всего бизнеса, начиная с универсальное приложение для управления бизнесом.

Все, что вам нужно для эффективного управления деятельностью вашей автотранспортной компании с самого начала и развития вашего бизнеса — под одной крышей.

• Быстрая и простая отправка и планирование для назначения маршрутов и планирования доставки, предоставления соответствующей информации, такой как время, адрес и специальные инструкции. Отправляйте уведомления и напоминания, получайте уведомления, когда водители подтверждают или отклоняют смену, опаздывают на регистрацию или завершают свои задачи.
• Мобильное отслеживание времени с помощью GPS с точным отслеживанием времени позволяет вашим сотрудникам отслеживать время прихода и ухода прямо со своего смартфона. Всякий раз, когда сотрудник приходит и уходит в указанном месте, помечается отметка времени в реальном времени и местоположение GPS.
• Легко экспортирует табели учета рабочего времени одним нажатием кнопки и отправляет на интеграцию Connecteam с Quickbooks Online и Gusto для получения 100% точной платежной ведомости.
• Отчеты в режиме реального времени для упрощения отчетности из поля в офис с цифровыми отчетами в реальном времени, которые можно отправлять на ходу, например, запросы на ремонт грузовиков, осмотры транспортных средств и многое другое.
• Эффективный инструмент группового общения для логистической и оперативной связи, важных обновлений, объявлений, групповых и частных чатов в реальном времени с push-уведомлениями и т. д.
• Простое управление задачами для распределения разовых задач между вашими командами без рабочего места и включение встроенных напоминаний для вашей команды о выполнении и автоматическое получение обновлений в режиме реального времени по завершении задачи. Примеры разовых задач включают продление лицензии и ежегодный техосмотр автомобиля.
• Протоколы соответствия и безопасности с помощью форм «прочитай и подпиши» и мгновенный доступ к важной информации и ресурсам по безопасности, таким как протоколы безопасности, постоянное обучение технике безопасности и отчеты по безопасности в режиме реального времени.
• Легкое дистанционное обучение новых сотрудников быстро и эффективно переводит на борт ваших водителей и повышает их скорость, а также создает структурированный процесс адаптации с чтением и подписанием форм, викторин, видео, PDF-файлов и многого другого.

6. Активно ищите грузы и заказы

Когда вы открываете автотранспортную компанию, вам нужно найти грузы и грузы для перевозки. Если вы новичок в сфере грузоперевозок, онлайн-доски объявлений помогут вам найти груз, чтобы вы могли начать перевозку. Вы можете попробовать бесплатные доски загрузки, такие как NextLOAD.com, или оплатить ежемесячную подписку на другие.

Другой вариант начать бизнес по грузоперевозкам — начать налаживать связи и строить отношения с потенциальными клиентами с помощью маркетинговых и сетевых усилий. Свяжитесь с местными грузоотправителями напрямую и познакомьтесь с потенциальными клиентами там, где они ведут бизнес.

Как только у вас появится солидная клиентская база, вы сможете развивать эти отношения. В некоторых случаях вы можете начать перевозить грузы непосредственно для своих клиентов и создать собственные маршруты, которые будут приносить регулярный и стабильный доход.

7. Обеспечьте соблюдение правил и протоколов безопасности

Ведение автотранспортного бизнеса означает выполнение срочных требований к подаче документов, начиная от ежеквартальных налоговых деклараций IFTA и заканчивая многолетним продлением CDL.

Водители грузовиков сталкиваются с рядом требований соблюдения федеральными, государственными и местными властями — от шума, сборов за регистрацию и страхование, квитанций и счетов и многого другого. Кроме того, существуют также экологические проблемы, такие как запрет на холостой ход, выбросы парниковых газов и другие правила по сокращению выбросов, установленные на уровне штата и на местном уровне. Затраты на соблюдение требований легко превышают их преимущества, и это серьезная проблема, с которой сталкиваются владельцы небольших грузовиков.

Соблюдение федеральных законов, чтобы водители не работали сверхурочно или не выгорали, является обязательным для отделов кадров, но иногда это легче сказать, чем сделать.

Министерство транспорта США четко заявляет, что водители должны отдыхать в течение 30 минут в течение восьмичасовой смены и ограничивать время вождения до 11 часов в день с ограничением в 14 часов — это доводит общее количество поездок в неделю до 80. Однако в нем действительно говорится что водители могут работать более 70 часов, если они отдыхали не менее 34 часов подряд.

В августе 2019 года Федеральное управление безопасности автомобильных перевозчиков (FMCSA) при Министерстве транспорта США объявило об изменениях в правилах рабочего времени, которые значительно повысят гибкость водителей грузовиков во время их работы. И это давно наступило для многих водителей грузовиков.

Ознакомьтесь с последними законами о грузоперевозках, которые вступили в силу в 2019 году.

Чтобы обеспечить соблюдение требований, многие логистические компании используют мобильные часы для отслеживания перерывов и времени в пути. Фактически, логистические компании, которые полагаются на Connecteam, полагаются на мобильное и точное отслеживание времени с помощью GPS, чтобы их сотрудники могли фиксировать приход и уход прямо со своего смартфона. Всякий раз, когда сотрудник приходит и уходит, помечаются отметка времени в реальном времени и местоположение GPS.

8. Отслеживайте свои доходы и расходы

Когда вы спрашиваете себя, как управлять успешной транспортной компанией, не забывайте, что как владелец бизнеса вы всегда должны в первую очередь заботиться о деньгах. Ключевым фактором в ведении автотранспортного бизнеса является наличие надежного и прозрачного способа отслеживания доходов и расходов.

Что касается транспортных компаний, то это особенно важно с точки зрения логистики, потому что платежи часто поступают через недели или месяцы после доставки, и бывает сложно отследить расходы, пока вы в пути.

Чтобы избежать распространенных препятствий при запуске, помните о следующих рекомендациях:

• Подпишитесь на бухгалтерское программное обеспечение или наймите бухгалтера. Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии, такое как Xero, может помочь вам отслеживать свои доходы и расходы, даже когда вы находитесь вдали от дома. Они также могут помочь вам найти бухгалтера или счетовода, который поможет вам не сбиться с пути.
• Узнайте, когда и как вам будут платить за доставку. Контракты на отгрузку часто предусматривают оплату через 30-90 дней после доставки. С такими задержками можно справиться, но только если вы знаете о них заранее.
• Ведите тщательный учет коммерческих расходов. Храните файл со счетами, квитанциями и чековыми квитанциями, чтобы при необходимости вы могли подтвердить свои расходы.
• Разделяйте личные и деловые финансы. Ведите отдельные банковские счета для бизнеса и личных нужд.

Управление успешной компанией по производству грузовых автомобилей также подразумевает, что вы должны обеспечить регулярный поток денежных средств на начальном этапе своего бизнеса. Вашей автотранспортной компании потребуется много месяцев, прежде чем она начнет регулярно зарабатывать. Не забывайте, что клиентам обычно требуется два-три месяца для внесения окончательного платежа и погашения всех долгов.

Таким образом, несмотря на то, что вы получаете клиентов и предоставляете свои услуги, вы можете получить платежи по прошествии многих месяцев. Это означает, что у вас должно быть достаточно наличных денег для покрытия ежедневных расходов вашей компании и выплаты заработной платы вашим сотрудникам. Вам понадобятся деньги, чтобы покрыть расходы, такие как ремонт и топливо. Вы можете получить немедленные средства, чтобы иметь оборотный капитал от факторинговой компании. Многие такие компании предлагают оборотный капитал малому бизнесу.

9. Нанимайте лучших водителей и обслуживайте их

Одним из наиболее важных элементов создания автотранспортной компании является размышление о том, как и где вы можете нанять лучших водителей и убедиться, что они останутся.

Самые успешные автотранспортные компании предлагают своим водителям одни и те же преимущества, например:

• Бонусы безаварийным водителям
• Бонусы за признание за регистрацию и пребывание
• Медицинское страхование
• Гибкое расписание
• Подарочные карты (рестораны, ритейл и т.д.)
• Праздник, день рождения или юбилейные открытки
• Мероприятия по признанию водителей

Приведенный выше список является хорошим примером, который следует учитывать при создании автотранспортной компании, поскольку он может помочь снизить текучесть кадров. Если вам интересно узнать больше о современных льготах и ​​привилегиях для сотрудников, ознакомьтесь с этой статьей.

10. Следите за тенденциями в отрасли грузоперевозок и прогнозами на будущее

Если вы все еще мечтаете об управлении транспортной компанией и задаетесь вопросом, как открыть транспортную компанию, это видео для вас.

Наслаждайтесь горячим обзором бизнеса грузоперевозок и ожиданиями от отраслевого эксперта и следите за последними тенденциями в отрасли грузоперевозок.

Итог о том, как создать автотранспортную компанию

Отрасль грузоперевозок является одной из опорных, на которой держится экономика США и Европы. Это самая крупная форма транспортировки материалов и источников по суше, поэтому вполне естественно, что эта отрасль никогда не бывает без спроса.

Наличие отличного автопарка и лучшей команды — это полдела, а вторая — иметь эффективную работу бэк-офиса, чтобы держать все под контролем.

Connecteam — это программное обеспечение для управления выездным обслуживанием, используемое многими малыми предприятиями для предотвращения недопонимания, задержек и ошибок, оптимизации повседневных операций и упрощения связи. Он позволяет владельцам и менеджерам малого бизнеса обходиться без бумаги, автоматизировать ежедневные процедуры, создавать четкие процессы, мгновенно вносить важные обновления, улучшать соответствие требованиям, стандартизировать операционную коммуникацию и в целом продвигать бизнес вперед благодаря этому впечатляющему набору функций.