Унифицированные коммуникации: полное руководство Super Fun

Закрой глаза. Действительно, просто сделай это. Теперь представьте себе мир, в котором сообщения голосовой почты от клиентов автоматически появлялись в вашем приложении чата как сообщения, а затем автоматически анализировались и преобразовывались в задачу под учетной записью клиента в вашей CRM. Затем вместо назначения задачи и создания рабочих процессов для вашей команды соответствующие члены команды получают автоматическое уведомление о том, что им назначена задача.

У нас больше шансов увидеть мир во всем мире в нашей жизни, верно?! Теперь откройте глаза. Проверка реальностью, унифицированные коммуникации (UC) уже здесь, и хотя рабочий день, подобный описанному выше, все еще не является реальностью для 99,9% предприятий, он очень скоро станет реальностью. Но до тех пор, что решения для унифицированных коммуникаций могут предложить моей компании сегодня?

Во-первых, что такое объединенные коммуникации?

Gartner определяет продукты унифицированных коммуникаций (UC) (оборудование, программное обеспечение и услуги) как:

Те, которые облегчают интерактивное использование нескольких корпоративных методов связи. Это может включать контроль, управление и интеграцию этих методов. Продукты объединенных коммуникаций объединяют каналы связи (медиа), сети и системы, а также бизнес-приложения ИТ и, в некоторых случаях, потребительские приложения и устройства.

Эти решения, иногда называемые UCC (унифицированные коммуникации и совместная работа), предназначены для консолидации бизнес-коммуникаций, как синхронных (например, голосовых вызовов и видеоконференций), так и асинхронных (например, электронной почты и текстовых сообщений), а также предоставляют инструменты совместной работы для оптимизации процессов. Благодаря хорошо интегрированному решению UC информация может передаваться между устройствами, местоположениями, бизнес-приложениями и (конечно) людьми быстрее и эффективнее. До сих пор довольно прямолинейно?! Давайте углубимся.

Что унифицированные коммуникации могут сделать для ME

Лучшая коммуникация означает более высокую производительность, удовлетворенность работников и экономию времени и денег. В недавнем опросе 93% сотрудников сообщили, что интеграция инструментов объединенных коммуникаций повысила их производительность. Кроме того, 97 % отметили улучшение совместной работы, 88 % признали более быстрое решение проблем, а 81 % сообщили о более быстром принятии решений .

Повышение эффективности и производительности, снижение затрат, улучшение обслуживания клиентов, меньшее администрирование и создание мобильных сотрудников — это лишь НЕКОТОРЫЕ из преимуществ унифицированных коммуникаций, но они звучат как преимущества работы. Похоже, что объединенные коммуникации могут получить все ваши услуги бизнес-коммуникаций от одного поставщика и настроить их так, чтобы они работали без сбоев. Звучит как музыка для нашего уха!

Но как решения UC повышают производительность сотрудников и экономическую эффективность?

Благодаря повышенной мобильности , улучшенному сотрудничествуиоптимизации.

1. Мобильный прежде всего

Современные предприятия и сотрудники мобильны и нуждаются в мобильных решениях. Поскольку 98% пользователей работают удаленно или совместно, гипердоступность сотрудников (в офисе и за его пределами) так же важна, как и межканальная доступность корпоративных информационных ресурсов и приложений.

Унифицированные коммуникации учитывают и то, и другое, экономя ваши деньги и повышая удовлетворенность и удержание сотрудников. У мобильности рабочего места есть 10 неотъемлемых преимуществ : портативность, доступность, доступность, данные в режиме реального времени, улучшенный пользовательский интерфейс, владение личным устройством/принеси свое собственное устройство (BYOD) и визуальный контент (встроенная камера).

Объединенные коммуникации не только способствуют повышению производительности и экономической эффективности вашей текущей рабочей силы, но и позволяют вам подключаться к удаленным кадровым резервам, привлекать временных сотрудников и поставщиков и многое другое. Все, что им нужно, это подключение к Интернету и, желательно, смартфон. А у кого их нет в наше время?

Приблизительно 80% мировой рабочей силы, около 3 миллиардов работников, ежедневно выполняют физическую работу или работу без рабочего стола. И эти работники обычно берут с собой на работу мобильный телефон. Это создает уникальную возможность оптимизировать общение с помощью приложений сотрудников в рамках решения UC.

Портативные устройства, поддерживающие Skype, Facetime или выбранное вашей компанией решение для объединенных коммуникаций, представляют собой экономичную и простую в использовании альтернативу традиционным настольным телефонам и другой дорогостоящей и устаревшей инфраструктуре и оборудованию (кто-то говорит, что это факсимильный аппарат?!). Все объединено воедино, так что вам и вашим сотрудникам не придется полагаться на дюжину инструментов, чтобы выполнить работу с помощью одного.

Как предприятия, так и малые предприятия видят потенциал и быстро внедряют стратегии BYOD, чтобы извлечь выгоду из этой возможности. А сотрудники? Люблю это! 60% сотрудников говорят, что мобильные технологии делают их более продуктивными! Еще четверо из десяти (40%) признают, что это способствует росту их творчества. По сути, вы не единственный, кто записывает блестящие идеи на своем мобильном телефоне, сидя на фарфоровом троне.

2. Нация сотрудничества

Мы обрушили на вас много статистики, но мы еще не закончили. Улучшение совместной работы сотрудников является основным бизнес-фактором для 62% американских компаний, возможно, поэтому некоторые называют UC решениями для унифицированных коммуникаций и совместной работы (UCC).

Обмен информацией, очевидно, является деловой необходимостью. Но это только первый шаг процесса. Например, если вы обедаете, и ваша еда безвкусна, вы вряд ли просто сообщите о проблеме: «Эта еда безвкусна». Вместо этого вы сообщите о проблеме, решении и поставите задачу: «Эта еда пресная. Стейси, не могла бы ты передать мне соль, пожалуйста». Вот как работают инструменты для совместной работы: они предлагают проблемы с решениями, а затем разбивают их на более мелкие решения с отслеживаемыми целями.

Внедрение инструментов для совместной работы в рамках вашей стратегии объединенных коммуникаций не только имеет смысл, но и экономит время и, опять же, избавляет вас от покупки ненужного оборудования. Общий экран в онлайн-видеоконференции дешевле и так же эффективен, как конференц-зал с проектором. Кроме того, видеоконференцию намного проще запланировать и провести, чем личную встречу, особенно когда многие из ваших сотрудников работают удаленно или без рабочего стола.

Отправка электронных писем, телефонные звонки и размещение информации на досках объявлений — устаревшие методы связи с вашими сотрудниками без рабочего стола, черт возьми, со всеми вашими сотрудниками. Рынок уже существует для вас, чтобы сделать все возможное и охватить каждого сотрудника, так что откройте глаза и найдите правильное решение для вас, вашего бизнеса и ваших сотрудников.

3. Влияние на эффективность

Унифицированные коммуникации, по сути, связаны с эффективными человеческими коммуникациями. Однако многие задачи можно переложить на машины с помощью автоматизации или упростить работу с ними с помощью цифровой обработки.

Например, вместо того, чтобы пытаться связаться с кем-то из вашей компании, не зная, когда он может ответить, выбранное вами решение UC может предложить функцию присутствия, чтобы вы могли видеть, доступен ли человек, которого вы ищете, для звонков, или иным образом заняты. Половина компаний, использующих функцию присутствия, сообщили о «меньшем количестве повторяющихся сообщений» или «телефонной метке», при этом многие сотрудники экономят до трех часов в неделю или 150 часов в год .

Помните факсы? И как раздражало получать их в бумажном виде, а не в виде файлов на сервере или электронных писем? Помните, что вам приходилось вводить содержимое факса в компьютер? Этот неэффективный и архаичный ритуал устарел с UC, и тропический лес благодарит вас за это.

Это только верхушка айсберга. Есть бесконечные примеры блестящего использования унифицированных коммуникаций, соединения каналов социальных сетей с нецифровыми каналами и обеспечения более быстрого принятия решений, более эффективной работы и экономии времени.

Но со слишком большим количеством опций, функций и приложений возникают проблемы.

Проблемы унифицированных коммуникаций для малых предприятий

Платформы унифицированных коммуникаций могут многое предложить. Традиционно платформы унифицированных коммуникаций создавались для крупных сложных и медленно развивающихся организаций. ака предприятия. Эти разработанные UC были такими же сложными и запутанными. Им требовались команды на местах для управления, локальные серверы для работы и значительные денежные вложения в оборудование, программное обеспечение и поддержку.

Облачные технологии изменили все это и сделали унифицированные коммуникации удобными для небольших предприятий и даже для местных предприятий. По мере того как унифицированные коммуникации развиваются, чтобы соответствовать потребностям малых и средних предприятий, ИТ-менеджеры и владельцы бизнеса часто страдают от проблем роста.

Некоторые из проблем, с которыми сегодня сталкиваются малые и средние предприятия при выборе и внедрении решения объединенных коммуникаций, — это то, что можно назвать «унаследованными» проблемами, оставшимися на рынке с тех пор, как оно предназначалось только для крупных организаций и предприятий. Другие уникальны для сегмента малого и среднего бизнеса, и их часто можно игнорировать при выборе «корпоративного» мышления для реализации решения для малого и среднего бизнеса.

Так что же потенциально может стоять между вами и раем унифицированных коммуникаций?

1. Высокие затраты . Согласно опросу, проведенному Jabra [PDF], 73 % компаний с более чем 5000 сотрудников назвали затраты препятствием для внедрения унифицированных коммуникаций .Хотя сами решения могут быть не очень дорогими, аппаратное обеспечение, поддержка и персонал, необходимые для запуска систем, действительно могут складываться. Не говоря уже о стоимости обучения, на которую в значительной степени влияет пользовательский интерфейс, предлагаемый решением.
2. Плохой UX (пользовательский опыт) — 71% опрошенных сотрудников используют только некоторые инструменты коммуникации, которые им предоставляет работодатель.На вопрос, почему, более трети признались, что просто не знают, как использовать некоторые инструменты, предлагаемые платформой унифицированных коммуникаций, в своей организации. Конечно, вы можете потратить много денег на обучение своих сотрудников всем блестящим функциям вашего решения UC, но без простого в использовании интерфейса люди, не являющиеся разработчиками программного обеспечения (читай нормальные), действительно будут использовать и осмелимся сказать, что любят, когда деньги смыты. в программный унитаз .
3. Сопротивление сотрудников . Людям не нравятся перемены.Приспособиться к новым средствам коммуникации и выработать новые привычки достаточно сложно, но люди приносят свои тревоги, чтобы работать с ними. Некоторые ненавидят «объявлять» о своей доступности своим коллегам. Другие становятся откровенно параноиками, думая, что их боссы шпионят за ними через их телефоны и компьютеры . Поэтому важно включить их в процесс оценки и отбора , но даже в этом случае успех не гарантирован.
4. Проблемы функциональной совместимости . Старые устаревшие системы плохо сочетаются с новыми решениями объединенных коммуникаций.Поэтому иногда вместо того, чтобы сделать что-то более эффективным, они в конечном итоге делают его еще хуже. Еще одна проблема, которую следует учитывать, — это ограничения пропускной способности. Система унифицированных коммуникаций, используемая всеми сотрудниками в офисе, может создавать нагрузку на локальную сеть, и зачастую при настройке решения унифицированных коммуникаций трудно предусмотреть требования к пропускной способности.

Унифицированные коммуникации для малого и среднего бизнеса сегодня (и завтра)

Унифицированные коммуникации больше не являются игрой только для больших мальчиков. Поставщики унифицированных коммуникаций как услуги (UCaaS) и облачных технологий теперь предлагают решения по конкурентоспособным ценам для предприятий любого размера.

В спросе также нет недостатка: «большинство небольших компаний (86%) рассматривают использование облачных систем унифицированных коммуникаций (UC) в качестве возможного решения своих коммуникационных потребностей, заменяя их более традиционные локальные аналоги». [PDF].

Нет никаких сомнений в том, что быстрое и дешевое развертывание облачных сервисов остается основным фактором внедрения объединенных коммуникаций на малых и средних предприятиях. Но предстоит еще долгий путь, прежде чем рай объединенных коммуникаций, который мы себе представляем, станет реальностью. Проблемы совместимости и взаимодействия медленно, но верно решаются с помощью консолидации поставщиков и вариантов интеграции API.

Кроме того, бизнес и поставщики начинают понимать, что наиболее важной частью внедрения решения UC является обеспечение того, чтобы оно действительно приносило пользу бизнесу . А этого можно достичь только путем тщательной оценки потребностей бизнеса, участия сотрудников в реализации и улучшения пользовательских интерфейсов.

Будущее унифицированных коммуникаций для малого и среднего бизнеса безоблачно, и хотя проблемы все еще остаются, ясно, что для большинства предприятий это мудрое решение.

Послушайте, как компания выездного обслуживания с более чем 200 сотрудниками использует Connecteam для ежедневного внутреннего общения и взаимодействия!