Можете ли вы использовать банковский счет для бизнеса в личных целях?

Читатель спрашивает:

Недавно меня наняли бухгалтером в небольшой производственный бизнес.Мой босс, владелец,использует банковский счет компании в личных целях— и это сводит меня с ума!Он снимает деньги с дебетовой карты на личные расходы.

На прошлой неделе его жена купила им домой телевизор с большим экраном, используя карт-бланш, который он подписал с бизнес-счета.Изо дня в день я никогда не знаю, сколько денег будет у бизнеса.

Я объяснил, что лучше всего разделять деловые и личные средства, но он говорит мне, что это не имеет значения, поскольку бизнес является ООО, а он является единственным владельцем.Кто прав?Мой начальник?Или я?А что мне делать?

— Роксана из Нью-Йорка

Почему бы не использовать корпоративный банковский счет для личных

1. Усложняет управление денежным потоком

Когда вы смешиваете деловые и личные средства, ситуация с денежными потоками компании может стать запутанной и трудной для прогнозирования.

Например, у предприятия может не хватить средств, когда наступит срок оплаты основного счета для бизнеса. Это может произойти из-за того, что владелец решил одновременно оплачивать личные расходы с бизнес-счета.

Некоторые владельцы бизнеса просто смотрят на свой банковский баланс, видят положительную цифру и думают, что могут свободно тратить. Такое мышление может быстро привести к кризису денежных потоков, нарушив финансовую стабильность бизнеса.

2. Подрывает защиту личной ответственности

Владелец корпорации или компании с ограниченной ответственностью (LLC) может нести личную ответственность за деловые долги, если они объединяют личные и деловые средства.

Многие владельцы создают ООО или корпорации именно для того, чтобы ограничить свою личную ответственность по деловым долгам. Однако, если владелец стирает границы между личными и деловыми финансами, эта защита ответственности может быть поставлена ​​под угрозу.

Известно, что в некоторых случаях суды «пробивают корпоративную завесу», привлекая владельца к ответственности за долги бизнеса.

Этот риск особенно высок для ООО и корпораций с одним владельцем, владельцы которых могут подумать, что разделение средств не имеет значения, поскольку они являются единственным владельцем.

Это может привести к значительным неприятным последствиям, особенно если бизнес закроется, оставив после себя долг предприятия, который неоплаченный кредитор может преследовать владельца для взыскания.

3. Завышает или занижает налоговые вычеты

Чтобы считаться вычетом налога на прибыль, расходы должны быть связаны с деловыми целями. Когда личные счета оплачиваются с корпоративного банковского счета, это усложняет идентификацию фактических деловых расходов.

В результате вы можете упустить законные отчисления. Кроме того, вы можете ошибочно классифицировать личные расходы как связанные с бизнесом, что приведет к штрафам и большому налоговому счету от IRS, если вы подвергнетесь проверке.

Серьезность этой проблемы обостряется, когда владельцы бизнеса пренебрегают ведением своей финансовой документации в актуальном состоянии.

Слишком часто владельцы ждут, когда наступит время налогообложения, чтобы классифицировать расходы. Когда это время наступает, воспоминания исчезают, и владельцы обнаруживают, что просеивают груды квитанций, пытаясь отличить деловые расходы от личных. Этот сценарий созрел для дорогостоящих ошибок.

4. Делает учет излишне сложным

5. Вызывает возражения со стороны других заинтересованных сторон

Четкое различие между личными и деловыми финансами имеет решающее значение для поддержания прозрачности и доверия с другими заинтересованными сторонами.

Акционеры, инвесторы и деловые партнеры могут быстро забеспокоиться, если посчитают, что вы относитесь к бизнесу как к своей личной копилке.

Такое поведение может вызвать серьезные вопросы о честности финансового управления бизнесом и подорвать доверие тех, кто вложился в его успех.

Основатель WeWork обнаружил это на собственном горьком опыте. Летом 2019 года высокопоставленная компания, которая когда-то оценивалась в 47 миллиардов долларов, подала заявку на IPO. Раскрытие информации о подаче заявок выявило эгоистичность основателя, в том числе личные кредиты, которые он получил от компании по ставкам ниже рыночных.

Другими словами, основатель отвлекал средства компании на личные цели.

Крупнейший инвестор компании вытеснил его с поста генерального директора. В конце концов, ему пришлось уйти из основанной им компании!

WeWork — яркий тому пример. Помните, однако, что даже в малом бизнесе, не планирующем первичное публичное размещение акций, заинтересованные стороны могут подать в суд за незаконное присвоение средств, мошенничество или нарушение фидуциарных обязанностей.

Так что, если есть другие владельцы или инвесторы, оплата личных расходов с бизнес-счета в конечном итоге настигнет вас.

6. Может свести на нет часть преимуществ Подраздела S

Смешанные счета могут поставить крест на лучшем налоговом плане по подразделу S.

Подраздел S — это выбор, который вы делаете с IRS, чтобы рассматривать налоги как транзит и избегать двойного налогообложения как корпорации, так и владельца.

Еще одно преимущество Подраздела S заключается в том, что он может снизить налоги на заработную плату (налоги Medicare и Social Security) для владельца.

Вот как это работает. Владелец становится сотрудником компании. Пока он получает разумную зарплату, владелец не должен платить налоги с корпоративных выплат сверх зарплаты.

Однако, если владелец получает выплаты, не связанные с зарплатой, не отслеживая, сколько он тратит, он может столкнуться с IRS.

Как? Получая выплаты, которые намного превышают его зарплату. Налоговое законодательство требует, чтобы заработная плата владельца не была необоснованно низкой по сравнению с распределением прибыли.

Что может случиться, так это то, что владелец теряет счет тому, сколько он берет из компании для личных целей. Это легко сделать, когда вы смешиваете личные и деловые расходы и не имеете хорошего контроля бухгалтерского учета.

Как заявляет Nolo.com: «Если IRS придет к выводу, что владелец корпорации S пытался уклониться от уплаты налогов на заработную плату, маскируя заработную плату сотрудников под корпоративные выплаты, она может переквалифицировать выплаты в заработную плату и потребовать уплаты налогов и штрафов, которые могут включать налог на заработную плату. штрафы в размере до 100% плюс штрафы за небрежность».

7. Затрудняет получение прибыли и рост

Чем дисциплинированнее бизнес относится к финансам, тем больше вероятность успеха. Если вы небрежно обращаетесь с банковскими счетами, это может привести к тому, что вашему бизнесу не хватит финансовой дисциплины по другим причинам. И это ставит перед вами ненужное препятствие.

Любые финансовые отчеты могут давать неточную картину бизнеса, поскольку они могут включать личные расходы. Как вы можете создать полезный отчет о прибылях и убытках (P&L) без чистых данных?

По крайней мере, вам придется сначала остановиться, чтобы очистить свои данные. Это лишает вас возможности создавать отчеты в реальном времени.

В целом, смешивая личные и деловые средства и не поддерживая дисциплину, становится труднее управлять бизнесом для получения прибыли и успеха.

Лучшие практики для деловых и личных расходов

Обычно малые предприятия начинают с того, что владелец использует личные средства для запуска предприятия. Таким образом, с точки зрения владельца может показаться вполне приемлемым продолжать смешивать личные и деловые финансы.

Фактически, опрос показал, что 27% владельцев бизнеса признались, что используют одну и ту же учетную запись как для личных, так и для деловых целей.

Однако объединение средств становится проблематичным, как только бизнес заработает на полную мощность. Поэтому, чтобы сохранить финансовую ясность и избежать потенциальных проблем, рекомендуется следовать этим восьми рекомендациям:

Отдельные деловые и личные банковские счета

Владелец малого бизнеса всегда должен иметь два расчетных счета: личный счет и бизнес-счет.

Гораздо проще, когда вы разделяете и хорошо организуете свой бизнес и личную жизнь. Узнайте больше от налогового эксперта Барбары Велтман о том, почему вам нужно разделить финансы вашего бизнеса.

Возьмите зарплату

Владелец малого бизнеса должен установить для себя стабильную заработную плату. Если бизнес-структура представляет собой корпорацию или подразделение S, владелец должен стать сотрудником. Это создает регулярный поток доходов, усиливая разделение деловых и личных средств.

Для ИП полезно наладить регулярный вывод или перевод каждые две недели на личный счет.

Такой структурированный подход предотвращает непредсказуемое использование бизнес-аккаунтов для личных нужд. Это не только способствует хорошей финансовой дисциплине, но и повышает финансовую прозрачность, два фактора, имеющих решающее значение для устойчивого роста и долговечности бизнеса.

Распределение тейк-профита единовременно

Многие индивидуальные предприниматели и владельцы ООО часто получают распределение прибыли в дополнение к своей заработной плате. Такая практика вполне приемлема и может обеспечить дополнительную финансовую гибкость.

Однако очень важно делать это ответственно. Нерегулярное снятие средств или случайная оплата личных счетов с корпоративных счетов может привести к финансовому хаосу. Вместо этого распределения следует принимать в виде запланированных единовременных выплат один или несколько раз в год.

Такие запланированные мероприятия могут быть встроены в налоговое и пенсионное планирование и стать частью стратегии роста бизнеса.

Такой подход помогает сохранять ясность в отношении финансового состояния бизнеса и обеспечивает разумное использование средств, а не их трату на импульсивные расходы.

Используйте отдельные кредитные карты

Ведите учет налогов

Поддерживайте актуальную налоговую отчетность в течение всего года. Влияние прокрастинации может дорого обойтись.

Правильное ведение документации поможет вам избежать проблем с налогами. Часто владельцы малого бизнеса не имеют плохих намерений, чтобы попасть в горячую воду с IRS и другими налоговыми органами. Скорее, плохая бухгалтерия и отсутствие документации вызывают ненужные проблемы. Это вынужденная ошибка.

Плохое ведение учета также может привести к тому, что вы будете платить больше налогов.

Хорошее налоговое планирование становится затруднительным, если у вас нет четкой финансовой картины. Таким образом, вы, скорее всего, придете ко времени уплаты налогов только для того, чтобы обнаружить, что существуют стратегии, которые вы могли бы использовать для снижения налогов.

Но из-за того, что у вас не было хороших книг и возможности заглянуть в будущее до окончания налогового года, вы многое упустили.

Управляйте бюджетом

В бизнесе вы с большей вероятностью преуспеете и добьетесь успеха, если поставите перед собой цели и бюджет.

Это включает в себя установление бюджета для выплаты себе «зарплаты».

Не снимайте деньги со своего банковского счета по крупицам. У вас не будет четкого представления о том, какова ваша ежемесячная скорость сжигания расходов для бизнеса. Ваша скорость сжигания должна быть выжжена в вашем мозгу!

Как владелец, вы также должны знать, сколько продаж вы должны делать каждый месяц, чтобы покрыть свой уровень выгорания.

У вас гораздо больше шансов достичь своих целей, если вы всегда будете ТОЧНО знать, что нужно для получения прибыли каждый месяц. Одним словом, вы всегда должны знать:

• сколько ваш бизнес должен зарабатывать, и
• сколько он может потратить.

Обязательно запустите ежемесячный отчет о прибылях и убытках и другие финансовые отчеты. Они помогают вам оставаться на правильном пути.

Всегда своевременно оплачивайте обязательства

Своевременное погашение обязательств имеет решающее значение в управлении бизнесом. Пренебрежение выполнением этих финансовых обязательств может вызвать подозрения в отношении использования средств бизнеса в личных целях.

Все может казаться хорошо, пока бизнес не начинает пропускать платежи, а затем быстро выдает снежный ком. Следовательно, в бизнесе принято платить всем, кому вы должны, вовремя.

Эта ответственная практика помогает избежать многих юридических проблем и укрепляет доверие между вашим бизнесом и его партнерами или кредиторами. Кроме того, это обеспечивает бесперебойную работу вашего бизнеса, предотвращая любые сбои из-за неуплаты критически важных услуг или поставок.

Уважайте других заинтересованных сторон

Если в вашем бизнесе участвуют инвесторы, партнеры, акционеры или члены LLC, крайне важно распоряжаться средствами максимально честно. Помните, что эти заинтересованные стороны имеют законный интерес в том, как используются средства бизнеса.

Им нужна прозрачность и право участвовать в принятии решений по финансовым вопросам. Разделяя деловые и личные расходы и придерживаясь лучших практик, вы поддерживаете прозрачный и подотчетный бизнес-подход.

Это не только повышает доверие заинтересованных сторон, но и предотвращает восприятие ненадлежащего финансового поведения, укрепляя репутацию вашего бизнеса.

В заключение, использование бизнес-счета для удовлетворения личных финансовых потребностей является неразумной и опасной практикой.

Такой подход может подорвать финансовое благополучие и стабильность бизнеса и привести к юридическим последствиям.

Будьте умнее владельца бизнеса. Соблюдайте финансовую дисциплину, сохраняйте четкие границы между личными и деловыми финансами и придерживайтесь лучших практик для успешного ведения бизнеса.

Вот упрощенная сравнительная таблица, в которой обобщены потенциальные проблемы с использованием корпоративного банковского счета в личных целях и рекомендации по их предотвращению:

Все ответы на вопросы читателей дает Редакция журнала «Тенденции малого бизнеса», обладающая более чем 50-летним опытом работы в бизнесе.Если вы хотите задать вопрос,пожалуйста, задайте его здесь.

Изображение: DepositPhotos.com