Используете WhatsApp для внутренней связи? 7 причин, почему пора отказаться от приложения

За последнее десятилетие многие организации по всему миру обратились к WhatsApp в качестве основного инструмента внутренней коммуникации.

• Его легко использовать
• У большинства людей приложение уже загружено на телефон.
• Это бесплатное решение
• А вообще просто удобно

Одни только эти причины сделали привлекательным для владельцев бизнеса использование решения в качестве основного рабочего чата.

Однако многие руководители и сотрудники выражают обеспокоенность по поводу трудностей использования приложения в организационных целях. Например, переизбыток неактуальной и отвлекающей информации или сбои продукта.

А поскольку WhatsApp объявил оновых изменениях конфиденциальности , вступивших в силу в феврале 2021 года,его 2 миллиарда пользователей, особенно те, кто использует WhatsApp для делового общения, стремятся перейти на лучшее и более безопасное решение.

Каковы новые изменения в политике WhatsApp?Короче говоря, сбор данных WhatsApp был первым поводом для возмущения, и теперь, в 2021 году, они навязывают своим пользователям совершенно новые условия обслуживания, которые требуют, чтобы они делились своими данными с Facebook. (WhatsApp был приобретен Facebook еще в 2014 году).

Ограниченные настройки конфиденциальности WhatsApp уже вызывали удивление: «данные [собранные] из Национальной базы данных уязвимостей США, хранилища недостатков правительства США, выявили 12 уязвимостей в 2019 году, семь из которых были классифицированы как «критические».

Зак Доффман из Forbes также прокомментировал: «Речь идет не о том, чтобы WhatsApp делился вашими общими данными с Facebook в большем объеме, чем он уже это делает, а об использовании ваших данных и вашем взаимодействии с его платформой для предоставления возможности совершать покупки и другие бизнес-услуги, предоставлять платформа, на которой компании могут общаться с вами и продавать вам, и все это по цене, которую они будут платить WhatsApp».

Теперь, когда эти новые уязвимости в 2021 году привели к их решению поделиться данными с Facebook, у WhatsApp есть за что ответить.

Владельцы бизнеса признают, что эти новые законы о конфиденциальности WhatsApp являются лишь катализатором использования специального программного обеспечения для внутренних коммуникаций, которое позволяет компании улучшать процессы коммуникации.

В результате многие предприятия переходят на приложение Connecteam для общения сотрудников. Это инновационный инструмент внутренней коммуникации, разработанный с учетом потребностей организации, предоставляющий сотрудникам универсальное средство для общения друг с другом и с самой компанией профессионально, безопасно, разумно и эффективно.

Тысячи организаций уже полагаются на Connecteam для оптимизации коммуникации, повышения вовлеченности сотрудников, ограничения потерь знаний и повышения производительности труда сотрудников.

Нажмите здесь, если вы хотите узнать больше о том, что Connecteam может сделать для внутренней коммуникации вашей компании.

Вам все еще трудно отказаться от инструмента общения на рабочем месте?

Ниже мы рассмотрим семь вопросов, которые еще больше убедит вас рассмотреть более эффективную альтернативу для поддержания связи и взаимодействия с вашими сотрудниками.

Каждый менеджер сталкивался с таким сценарием: вы начинаете работать с новым сотрудником или поставщиком, и вам нужно отправить ему текстовое сообщение, чтобы сообщить о ключевых новостях и обновлениях компании или просто пообщаться с ним. Но для этого вам сначала нужно добавить их номер в свой личный список контактов — если вы этого не сделаете, вы не сможете отправлять им сообщения в WhatsApp.Просто так работает приложение.

Конечно, вам не нужно сохранять их номер, но можете ли вы вспомнить, кто они, просто по их номеру телефона?

Это становится разочаровывающей задачей. Каждый раз, когда новый сотрудник или поставщик присоединяется к компании, вы должны вручную добавлять, редактировать и удалять контактную информацию.

И это только начало управления рабочими контактами в WhatsApp.

• Если имя контакта неточное, вы потеряете много времени на поиск его данных.
• Что делать, если поставщик изменился, а вы об этом не знали и у вас устаревшая информация? К кому ты тогда обращаешься?
• Или вы начали работать над проектом с группой сотрудников, что вы делаете, когда проект готов? Вы удаляете всю группу? Это просто приводит к удалению всей информации, поэтому вы не можете вернуться к сообщению о проекте.

Итак, все эти примеры сводятся к полной ненужной головной боли.

Естественно, новые сотрудники приходят в организацию, меняют должности или увольняются. Столкнувшись с таким сценарием, готовы ли вы к следующим сценариям?

• Кто-то отвечает за удаление сотрудника из всех тех чат-групп, которые больше не актуальны для него?
• Как вы поступаете с уволенным сотрудником и когда пора вывести его из группы?
• Как вы помогаете новым сотрудникам, которые только что присоединились к вам, получить всю информацию и обновления, которые они пропустили?
• Как вы можете гарантировать, что у них нет доступа к ключевой информации о компании, которую они могут использовать против вас?

Вот несколько историй, которые вызовут у вас мурашки по коже: бывший вице-президент одной розничной компании начал работать на конкурс, но очень долго оставался в групповом тексте и продолжал получать важную несанкционированную информацию. Да, это действительно произошло!

Или сотрудники HR-департамента крупной компании не добавляли новых сотрудников в групповой чат, пока они не «пройдут тест», то есть инструмент общения становится закрытым «клубом» и не всем там рады. Это приводит к серьезному дисбалансу в удовлетворенности и вовлеченности сотрудников и бросает вызов корпоративной культуре.

Кроме того, в WhatsAppнет административного контроля для регулирования пользователей, что доказывает огромный риск личных и несанкционированных сообщений, которые могут происходить в приложении.А поскольку вы не можете отслеживать общение, происходящее в приложении, любой может создать неавторизованную группу и общаться в частном порядке.

Есть еще много примеров проблемы с текстом группы WhatsApp, начиная с неправильных имен контактов и заканчивая реальным ущербом для организации.

Безопасность данных может нанести серьезный ущерб организациям и даже привести к полному краху, что делает ее одной из самых важных проблем в компании. Уволенный сотрудник, даже если он уже был удален из группового чата, по-прежнему хранит конфиденциальную информацию о компании, такую ​​как фотографии, файлы, историю чатов и контактные данные. Вся эта информация автоматически сохраняется в смартфоне сотрудника без необходимости каких-либо действий с его стороны. Этот недовольный сотрудник может обратиться к конкурентам и раздать всю эту информацию просто назло.

Кроме того, эта информация также доступна для него в судебных делах, связанных с компанией. Но, в конце концов, реальная проблема заключается в том, что у отдела ИС (информационных систем) не будет возможности отслеживать эту информацию и выяснять, что сотрудник решил с ней сделать, пока не станет слишком поздно.

«Если не предоставить одобренные компанией облачные инструменты, передовые сотрудники могут рисковать безопасностью компании и данных и соблюдением нормативных требований, чтобы использовать свои собственные. Пятьдесят три процента передовых сотрудников используют приложения для обмена сообщениями, такие как WhatsApp и Facebook Messenger, до шести раз в день по причинам, связанным с работой , но 68% из них заявили, что прекратили бы работу, если бы им были предоставлены утвержденные инструменты для внутреннего общения».- Google

Вдобавок ко всему, содержимое вашего сообщения, которое существует, может бытьнезашифровано :

• Резервные копии не шифруются .Это означает, что если вы или кто-либо, с кем вы разговариваете, создаете резервную копию своего WhatsApp, то этот контент на самом деле не зашифрован.
• Экспорт чатов не шифруется .Любой человек в любой группе WhatsApp, к которой вы принадлежите, может фактически экспортировать всю историю чата группы в виде простого текстового файла и опубликовать его где угодно или отправить/сохранить в любом месте в незашифрованном виде.\

Поэтому вы должны исходить из того, что конфиденциальная и личная деловая информация в WhatsApp может быть легко раскрыта в любой момент, несмотря на сквозное шифрование, которое есть в самом WhatsApp.

Очевидно, что тип контента, который появляется в частном семейном или групповом чате друзей, не подходит или не подходит для рабочей среды или группового чата организации.

Будь то безвкусная шутка, оскорбления, выболтанная информация о компании, сексуальные домогательства или даже недовольный сотрудник, которого только что уволили и разразился грубыми комментариями, не говоря уже о реальных случаях, когда сотрудники случайно отправили частную фотографию не в ту сторону. группа.

Вы, вероятно, можете догадаться о последствиях таких ситуаций, но наиболее важно понимать важность контроля, удаления и отслеживания группового текста. Это не просто важно, это необходимо!

«Мой WhatsApp… это действительно 91% чатов, связанных с работой, и они беспокоят меня даже по выходным… они смешаны с моей личной жизнью, и я ненавижу это…. Я хочу зайти в WhatsApp и пообщаться с друзьями, а не заниматься работой или получать напоминания о работе», — говорит один из пользователей.

Когда нет абсолютного разделения между частными групповыми текстами и рабочими чатами, вероятность путаницы значительно возрастает. Также очень разумно предположить, что сотрудники и руководство не хотели бы, чтобы их личная фотография WhatsApp появлялась в системе связи организации — никто не хочет быть представленным перед своими коллегами или деловыми партнерами с неловкой личной фотографией.

Это создает необычное переполнение и может привести к тому, что важная информация исчезнет во всем этом хаосе. Например, у Джоанны был сын? Поздравляем! Теперь вы можете ожидать 200 push-уведомлений от всех, кто пожелает ей «Поздравляем!». Каждому менеджеру знаком неуместный диалог, возникающий из-за ежедневных обновлений, объявлений генерального директора, противоречивой информации и так далее. Вот почему должно быть четкое разделение между ними!

Другими словами, в одном интерфейсе не должно происходить размытой смеси личных и деловых разговоров, так как это приводит только к путанице и даже отсутствию мотивации к реальной работе.

Компаниям нужен не просто инструмент для общения со своими сотрудниками, им нужно повышать вовлеченность, делиться обновлениями, общаться с коллегами, повышать производительность, улучшать совместную работу и многое другое.

Общение на рабочем месте направлено на обмен информацией и идеями, как вербальными, так и невербальными. И когда вы делаете это правильно, у вас сильная корпоративная культура.

Если вы не знаете, как должна выглядеть стратегия внутренней коммуникации, загрузите нашу бесплатную электронную книгу, чтобы начать работу.

Какая бы чрезвычайная ситуация ни возникла, ваша компания должна быть в состоянии справиться с ней немедленно. Примеры чрезвычайных ситуаций включают сексуальные домогательства, техногенные катастрофы, насилие на рабочем месте, кибератаку и многое другое. Если возникла чрезвычайная ситуация, ваши сотрудники должны знать, как сообщить об этом и кому сообщить. После этого HR должен немедленно разобраться с ситуацией.

Менеджеры также должны знать, что их сообщение было доставлено, а сотрудники видели и читали обновление. WhatsApp ограничен в этом случае.

И давайте не будем забывать о глобальной пандемии COVID-19, которая заставила многие компании быстро реагировать. Менеджеры должны иметь возможность держать всех в курсе, распространять информацию в режиме реального времени, управлять уровнем стресса и многое другое, чтобы избежать серьезных негативных последствий.

Итоги по WhatsApp и внутреннему общению

Использование WhatsApp в рабочей среде кажется удобным и простым. И, конечно, кажется, что внедрить WhatsApp быстро и успешно, пусть и не формально, в организации несложно, но если вы присмотритесь, то обнаружите множество сбоев, которые в конечном итоге могут оказаться очень дорогостоящими.

В конце концов, владельцам бизнеса становится ясно, что их компания готова к использованию приложения для общения сотрудников в качестве следующего инструмента общения для компании.

Сегодня все больше и больше компаний по всему миру используют приложение для общения сотрудников для решения всех своих организационных задач.

Что такое инструмент общения сотрудников?Это удобный для мобильных устройств инструмент, адаптированный к потребностям организации, чтобы иметь единое место для простого общения друг с другом в режиме реального времени.

Решение предназначено для решения различных задач в организационной сфере. Сейчас тысячи компаний по всему миру используют приложение Connecteam для сотрудников, чтобы отслеживать данные организации, автоматически управлять группами, добавлять ограничения и полномочия, создавать различные каналы, создавать отчеты и управлять организационными процессами. общаться успешно и профессионально.

Функция чата помогает сотрудникам оставаться вовлеченными и оставаться на связи. Мы создали домашние чаты, в которых сотрудники могут отмечать достижения и отправлять обновления обо всем и обо всем.

Брайан Джоллифф, главный операционный директор Total Compass Care

В конце концов, переключение вашей компании на безопасный инструмент связи, такой как Connecteam, успокоит вас, поскольку ваши данные и документы находятся в полной безопасности с соблюдением самых высоких требований безопасности.