Домашняя страница
Видеоконференции из дома становятся все более распространенными из-за того, что все больше людей работают удаленно.
Независимо от того, временно ли вы работаете удаленно, постоянно работаете из дома или планируете видеоконференции из офиса, важно вести себя как можно более профессионально во время этих видеозвонков. Вот несколько советов, которые помогут вам максимально использовать этот стиль общения.
Есть три области, которые необходимо решить, когда вы проводите конференцию из дома:
Выглядеть и звучать профессионально во время видеозвонков означает взять под контроль окружающую среду. Дело не только в вашем внешнем виде; это также о получении наилучшего внешнего вида и звука в вашем окружении. Вот некоторые из наиболее важных областей, которые следует учитывать.
Никто не хочет выглядеть так, будто сидит в пещере. Вот несколько советов о том, как оптимизировать источник света для ваших видеозвонков.
Одеваться во время видеозвонка так же важно, как и при личной встрече, поэтому постарайтесь выглядеть как можно лучше. Вот несколько советов о том, как правильно одеваться.
Ваша камера — это то, что позволяет вам визуально общаться с другими участниками. Воспользуйтесь этими советами, чтобы обеспечить плавное соединение.
Другие участники также должны иметь возможность слышать вас, когда приходит ваша очередь поделиться. Эти советы помогут вам четко передать сообщение.
Перед встречей проверьте камеру и качество звука, чтобы убедиться в надежном соединении. Это предотвращает задержки и путаницу во время разговора, что может показаться особенно непрофессиональным.
Соблюдение надлежащего этикета во время видеоконференций помогает встречам проходить более гладко и гарантирует, что вы не будете грубыми.
Помните об этих факторах во время следующего звонка, чтобы поддерживать профессионализм и эффективность, максимально эффективно используя время каждого.
Не выполняйте многозадачность во время разговора. Даже если люди не видят вас, они могут заметить, когда вы не обращаете внимания.
Многие платформы для видеоконференций имеют функции, указывающие на то, что вы не участвуете активно, например, когда вы просматриваете другое окно. Оставаясь внимательным, вы не только проявляете уважение, но и гарантируете, что вы активно вносите и обрабатываете информацию.
Отключение звука — это не просто вежливость — это необходимо. Отключение звука микрофона, когда вы не говорите, позволяет избежать трансляции случайных комментариев.
Эта практика гарантирует, что фоновые шумы из вашего окружения, такие как звон телефона или дверной звонок, не будут мешать ходу собрания. Отключая звук, вы сохраняете четкость звонка для всех.
Структурированные встречи — эффективные встречи. Повестка дня представляет собой дорожную карту для обсуждений, позволяя участникам подготовиться и эффективно участвовать.
При размещении составьте план основных тем и поделитесь им заранее. Это гарантирует, что все участники придут подготовленными, что сделает встречу более плодотворной и сведет к минимуму отклонения от основной темы.
Ожидание является ключевым. Посещая виртуальную встречу, подготовьте все соответствующие материалы и подготовьте их. Это сводит к минимуму сбои и неловкие паузы, когда вы пытаетесь найти определенный документ или слайд презентации.
Организованная установка свидетельствует о профессионализме и обеспечивает более плавный вызов для всех участников.
Подготовка распространяется на ваше цифровое рабочее пространство. Если вы собираетесь демонстрировать экран, убедитесь, что несвязанные вкладки и приложения закрыты.
Отключите любые возможные всплывающие уведомления — будь то приложения для обмена сообщениями или обновления программного обеспечения. Такой упреждающий подход гарантирует, что собрание останется сфокусированным, а участники не получат непреднамеренного доступа к не относящейся к делу или конфиденциальной информации.
Пунктуальность – показатель профессионализма. Присоединение к видеовстрече с опозданием посылает непреднамеренное сообщение о неуважении или безразличии ко времени других.
Точно так же, как вы не стали бы опаздывать на личную встречу, тот же принцип применим и к виртуальным встречам. Расставьте приоритеты в тайм-менеджменте, чтобы всегда быть начеку.
Виртуальные встречи создают уникальные проблемы, одна из которых заключается в поддержании подлинной связи. Даже в цифровой среде зрительный контакт играет решающую роль.
Не поддавайтесь желанию посмотреть собственный видеопоток или отвлечься. Взгляд прямо в камеру, особенно во время разговора, усиливает вовлеченность и внимательность к обсуждению.
Удаленная рабочая среда представляет различные потенциальные отвлекающие факторы, которые могут подорвать эффективность и профессионализм видеозвонков. Вот несколько распространенных отвлекающих факторов и стратегии противодействия им.
Дети и супруги могут войти в ваш офис или пошуметь на улице. Хотя естественно, что члены семьи проявляют любопытство или нуждаются в помощи, важно донести до них важность ваших встреч.
Установив границы и сообщив о них заранее, вы сможете свести к минимуму перерывы и поддерживать профессиональную атмосферу.
Наши пушистые друзья могут быть прекрасными компаньонами в течение рабочего дня, но они могут не понимать важности ваших виртуальных встреч. Нетерпеливая собака может лаять, или любопытная кошка может пробежаться по вашей клавиатуре в самый неподходящий момент.
Чтобы смягчить эти потенциальные сбои, рекомендуется найти тихое закрытое место для ваших звонков.
Если это невозможно, возможно, вы можете установить игровую площадку или игрушки, чтобы занять их во время встречи, или даже подумать о привлечении члена семьи, чтобы они занимали его в другой комнате.
Звуки снаружи, будь то гул уличного движения, игра детей или спорадический звонок в дверь, могут быть непредсказуемыми и навязчивыми.
Хотя некоторые шумы находятся вне нашего контроля, принятие превентивных мер может значительно уменьшить их воздействие. Найдите место в вашем доме, на которое меньше всего влияют внешние звуки, будь то комната, выходящая на задний двор, или утепленный подвал.
Плотные шторы или оконные уплотнители могут дополнительно глушить внешние шумы, гарантируя, что ваш звонок останется профессиональным и непрерывным.
В наш век постоянной связи наши телефоны постоянно переполнены уведомлениями, текстовыми сообщениями или звонками. Хотя они необходимы для общения, они могут мешать во время видеозвонка, отвлекая ваше внимание.
Помимо того, что вы просто переводите телефон в беззвучный режим, подумайте о том, чтобы положить его лицевой стороной вниз или вообще в другую комнату.
Цель состоит в том, чтобы создать пространство, в котором вы можете полностью погрузиться в видеозвонок, демонстрируя уважение и приверженность разговору.
В связи с тем, что наша жизнь все больше оцифровывается, шквал уведомлений по электронной почте, всплывающих окон или предупреждений в чате может отвлекать так же, как и любое физическое прерывание.
Такие отвлекающие факторы не только рассеивают ваше внимание, но и могут отвлечь внимание других, если вы делитесь экраном.
Перед звонком выделите несколько минут, чтобы навести порядок в своем цифровом рабочем пространстве. Закройте лишние вкладки и приложения и, при необходимости, активируйте режим «Не беспокоить» для любых приложений, которые могут вызывать сбои. Это способствует созданию цифровой среды, способствующей продуктивным дискуссиям.
Даже в условиях удаленной работы могут произойти неожиданные визиты соседей, друзей или родственников. Эти благонамеренные посетители могут не знать о ваших обязательствах по проведению видеовстреч.
Полезно делиться своими рабочими делами из дома с окружающими. Подумайте о том, чтобы повесить вежливую табличку «Не беспокоить» или уведомление на входной двери во время важных встреч.
Устанавливая такие границы, вы гарантируете, что к вашим профессиональным обязательствам относятся с уважением, которого они заслуживают.
Эффективность совещаний часто снижается из-за отступлений. Хотя человеку свойственно беззаботно подшучивать или делиться личными анекдотами, важно соблюдать баланс.
Если вы модерируете, мягко верните разговор в нужное русло, если он отклоняется от темы. Также полезно выделить определенное время для случайных бесед, возможно, в начале или в конце звонка, чтобы гарантировать, что основная повестка дня не будет скомпрометирована, и в то же время способствовать духу товарищества между участниками.
Навигация по миру видеоконференций может быть немного сложной, особенно с учетом множества факторов.
Чтобы помочь упростить процесс и представить себя в наилучшем свете, вот сравнительная таблица, в которой указаны основные правила, которые можно и нельзя делать для успешного видеозвонка.
Независимо от того, являетесь ли вы случайным пользователем или ежедневно участвуете в видеозвонках, эта таблица послужит удобным кратким справочником, чтобы ваши виртуальные взаимодействия были профессиональными и продуктивными:
| Аспект | Что делать | Не |
|---|---|---|
| Появление | Носите деловую повседневную одежду. | Не носите клетку, тонкую полоску или одевайтесь только выше талии. |
| Осветительные приборы | Используйте естественный свет; лицом к источнику света. | Не позволяйте свету исходить из-за вас. |
| Камера | Поставьте камеру на уровне глаз; используйте нейтральный фон. | Не располагайте беспорядок или важные элементы на заднем плане. |
| Звук | Используйте наушники; подумайте о покупке микрофона. | Не полагайтесь исключительно на встроенный звук компьютера; избегать эха. |
| Профессиональное поведение | Быть вовремя; зрительный контакт; использовать повестку дня. | Не многозадачность; избегать неуместных разговоров во время разговора. |
| Отвлечения | Уведомлять семью о встречах; закрыть ненужные вкладки. | Не оставляйте телефоны на громкой связи; избегать домашних животных на рабочем месте. |
Домашние видеоконференции — отличный способ для малых предприятий и их сотрудников оставаться на связи, работая дома.
С помощью этих советов вы сможете стать лучше и казаться более профессиональным, становясь более успешными на каждом занятии.
Изображение: Depositphotos.com