Как получить доступ к полной ценности виртуальных встреч для малого бизнеса

Малый бизнес может быть не в состоянии предложить ресурсы, предоставляемые крупным компаниям, и не может со 100% уверенностью предсказать, как будут выглядеть внутренние дела через несколько лет. В конце концов, они все еще растут, и текущие экономические перспективы временами кажутся мрачными. Что может предложить малый бизнес, так это встреча сотрудников там, где они есть.

Надежная, мощная и гибкая платформа для видеоконференций творит чудеса для малого бизнеса, даже если они не проводят много совещаний. Технология программного обеспечения для виртуальных совещаний эволюционировала, чтобы включить аналитику, управление задачами и временем, а также мониторинг рабочих процессов, доступных каждому сотруднику. Это закладывает основу для развивающегося малого бизнеса, который позволяет добавлять сотрудников и устанавливать прочные, устойчивые протоколы, независимо от того, насколько они велики.

Вот несколько ключевых соображений, которые следует учитывать малым предприятиям при покупке этого основного бизнес-инструмента:

Безопасно и безопасно

«Зомбомбирование» стало популярной шуткой в ​​​​начале пандемии COVID-19, когда большинство рабочих операций по всему миру перешли в онлайн. Идея заключалась в том, что незнакомец мог взломать идущую видеовстречу, чтобы вызвать путаницу и троллить участников. То, что начиналось как безобидное раздражение, переросло в угрозу безопасности, которая обошлась Zoom в копеечку: в 2021 году компания выплатила иск на 85 миллионов долларов.

Программное обеспечение для видеоконференций больше не может соответствовать самым высоким стандартам безопасности, и большинство поставщиков активизировали свою игру в области защиты. Начните с определения приоритетов программного обеспечения, которое поддерживает двухфакторную аутентификацию или даже требует ее. Он вводит дополнительный шаг, но эффективно блокирует любого мошенника без доступа к нескольким устройствам, принадлежащим отдельному пользователю. Некоторые поставщики программного обеспечения предлагают собственное программное обеспечение для аутентификации, и их совместное использование оптимизирует усилия по обеспечению безопасности. Кроме того, хотя большая часть современного программного обеспечения для видеочата основана на облаке, имеет смысл отдавать предпочтение поставщикам, которые управляют физическими центрами обработки данных, добавляя дополнительные возможности для хакеров.

Многих проблем можно избежать, если программное обеспечение дает полномочия лицу, осуществляющему вызов. Ищите предложения, которые позволяют хосту «блокировать» текущие вызовы. Это гарантирует, что никто из новых не сможет войти, даже если они были приглашены или им удалось получить ссылку на вызов. Расставьте приоритеты в программном обеспечении, которое также направляет запросы на совместное использование экрана и запись через людей, ведущих виртуальные встречи.

Вместе навсегда

Благодаря развитию SaaS, особенно возможностей автоматизации, программное обеспечение для совещаний может сосредоточиться на том, что происходит до и после самой встречи. Например, если компания проводит вебинар, программное обеспечение может позволить пользователям настраивать приглашения или отправлять опросы перед мероприятием, а затем отправлять всем участникам по электронной почте стенограмму разговора, созданную автоматически.

Малым предприятиям следует подумать об инвестировании в платформу для совещаний от того же поставщика, который запускает остальные приложения. Это дает многочисленные преимущества, в том числе повышенный уровень безопасности благодаря возможности поставщиков отслеживать проблемы из централизованного местоположения. Эта опция также разблокирует аналитические функции, встроенные в большинство программ для видеоконференций. В качестве продолжения приведенного выше примера веб-семинара правильное технологическое решение может автоматически извлекать информацию по завершении собрания, например, результаты опросов или ключевые цифры, обсуждаемые в виде слайдов, обрабатывать некоторые цифры и отправлять результаты каждому участнику и сотрудник. Последние получатели обнаружат важные задачи, добавленные в их календари, и мельчайшие цифры, встроенные в электронные таблицы отслеживания — все это возможно, потому что разрозненные части программного обеспечения беспрепятственно взаимодействуют друг с другом.

У малого бизнеса может возникнуть соблазн отказаться от этого процесса и просто пойти с тем поставщиком, который предлагает самое дешевое решение. Настоящая экономия достигается за счет функциональной совместимости нескольких связанных инструментов, объединенных и оцененных как пакет приложений для совместной работы.

Рядом или далеко

Правильная часть программного обеспечения для видеоконференций творит чудеса с опытом сотрудников. При объединении с другими приложениями сотрудники получают представление о ежедневной рутинной работе с высоты птичьего полета и могут быстро корректировать задачи для выполнения любых необходимых разворотов. Это также максимально экономит время сотрудников, позволяя распределять повестки дня перед виртуальными собраниями и позволяя использовать виртуальные доски во время разговора.

Однако мощное программное обеспечение для совещаний дает понять, что компания понимает, как работают ее сотрудники.

Малые предприятия должны отдавать предпочтение программному обеспечению для совещаний с мобильным компонентом. Звучит как само собой разумеющееся — разве все технологические компании не должны создавать мобильные приложения в дополнение к своим предложениям для настольных компьютеров? — но поставщика, который производит надежное программное обеспечение для совещаний и поддерживаемое, современное, технологически подкованное мобильное приложение, найти труднее. чем некоторые могут подумать. Кроме того, когда это программное обеспечение работает в рамках единой системы, даже мобильные совещания извлекают полезные данные для управления и обновления рабочих процессов.

Поскольку сотрудники теоретически будут работать с программным обеспечением со всего мира, для малого бизнеса важно использовать технологию, которая ведет журнал действий, который руководители могут просматривать постфактум. Если произойдет нарушение безопасности, это может быть бесценным ресурсом для отслеживания того, что произошло, и исправления уязвимости, чтобы она сохранялась в течение периодов роста.

Стандарты и практика виртуальных совещаний

Малые предприятия должны создавать свой программный пакет с учетом эффективности. Легко упустить из виду этот аспект, когда есть всего несколько сотрудников, которые могут делать исключения из каждого правила, но как только компания разрастется, станет важным установить лучшие практики для новых сотрудников, особенно новых менеджеров.

Программное обеспечение также создает прецедент: теперь, когда возникает что-то важное, сотрудники поощряются к проведению виртуальных встреч для распространения информации, зная, что она будет передана эффективно, и в случае пересечения проводов будет существовать виртуальный бумажный след.

Что наиболее важно, программное обеспечение для видеоконференций экономит время малого бизнеса — компании всех размеров должны защищать его любой ценой.