Что такое отчет о заработной плате и налогах по форме W2? Что нужно знать работодателям и работникам

Вы сотрудник, которому интересно, что такое отчет о заработной плате и налогах по форме W2, или работодатель, который интересуется, нужно ли им их предоставлять? Крайне важно, чтобы работодатели и сотрудники понимали свои обязанности, когда речь идет о формах W2. Этот налоговый документ имеет жизненно важное значение для подачи налоговых деклараций и является неотъемлемой частью финансового ландшафта любого работника. В этой статье мы рассмотрим все, что вам нужно знать о тонкостях формы W2, ее назначении, содержании и сроках распространения. Давайте погрузимся!

Что такое форма W2?

Форма W2 — это налоговая форма Службы внутренних доходов (IRS), которая используется для сообщения заработной платы, окладов и других форм компенсации, выплачиваемых сотруднику. По сути, это всеобъемлющий финансовый отчет о доходах сотрудника за год. Работодатель должен предоставить работнику копию заполненной формы W2, чтобы он мог правильно и эффективно подавать свои налоги. В дополнение к предоставлению копии работнику, работодатель по закону также обязан предоставить копии формы в IRS и любые соответствующие налоговые органы штата для обеспечения прозрачности и соблюдения требований.

Кто получает Форму W-2 — Отчет о заработной плате и налогах?

Форма W2, также известная как отчет о заработной плате и налогах, отправляется сотруднику, который работал на работодателя в течение налогового года. Независимо от того, была ли работа неполный рабочий день или полный рабочий день, форма выдается работодателем в конце налогового года. Он включает подробную информацию о доходах сотрудника, удержанных налогах и любых полученных компенсациях, обеспечивая прозрачную регистрацию доходов сотрудника для целей налогообложения. Это требование, что все сотрудники должны получить копию этой формы, чтобы подать свои налоги. Работодатели должны представить копию этой формы в IRS и соответствующие налоговые органы штата.

Ваши обязанности как работодателя

Как работодатель, вы обязаны по закону предоставить сотрудникам форму W2 в конце налогового года. Эта форма, которую необходимо правильно заполнить и подать вовремя, является важной частью налоговых обязательств вашего бизнеса. Речь идет не только о соблюдении законодательства; своевременная и точная W2 также помогает поддерживать позитивные отношения с вашими сотрудниками. Важно, чтобы вы вели тщательный учет заработной платы сотрудников и налогов, удержанных в течение года, так как эта информация будет отражена в форме W2, а несоответствия могут привести к потенциальным проблемам с IRS или государственными органами.

Как я могу получить W-2?

Многие люди не знают, как получить форму W-2, но на самом деле это довольно просто. Вот несколько полезных советов о том, как обезопасить W-2:

• Обратитесь к своему работодателю: ваш работодатель является вашим первым контактным лицом для форм W-2. Они должны быть в состоянии предоставить вам необходимые документы или инструкции о том, как получить к ним доступ и скачать их в Интернете, если такая система существует.
• Войдите в свою онлайн-систему расчета заработной платы: если у вас есть онлайн-доступ к вашей системе расчета заработной платы, вы можете загрузить копию формы W-2 прямо с веб-сайта, что сделает процесс быстрым и безбумажным.
• Обратитесь в Администрацию социального обеспечения (SSA): SSA может предоставить вам копию формы W-2, если вы ее потеряли или не можете получить ее у своего работодателя. Это полезный вариант резервного копирования, если вы окажетесь в безвыходном положении.
• Запросите копию в IRS: Если вы не можете получить копию от своего работодателя, вы можете запросить бесплатную замену в IRS, заполнив форму 4506–T. Это хорошая альтернатива, если другие методы не увенчались успехом.
• Используйте сторонние службы. Существуют различные сторонние службы, которые могут помочь получить копии вашей формы W-2, если все другие методы не помогли. Эти компании обычно взимают плату за эту услугу, поэтому рекомендуется заранее провести надлежащее исследование, чтобы убедиться, что вы принимаете обоснованное решение.

Когда должны появиться формы W-2 в 2023 году?

Формы W-2 за 2022 налоговый год должны быть поданы до 31 января 2023 года. Работодатели должны выдавать формы W-2 в конце календарного года и должны быть отправлены до последнего дня февраля. Это критический срок, и его нарушение может привести к штрафным санкциям. Для работодателей важно обеспечить своевременное получение всеми работниками своих форм W-2, что позволит им точно и эффективно подготовить свои налоги.

Какую информацию включает форма W-2: Отчет о заработной плате и налогах?

Отчет о заработной плате и налогах по форме W-2 содержит исчерпывающий обзор финансовых данных сотрудника за год. Этот документ служит универсальным источником жизненно важной информации для подачи налоговых деклараций. Ниже приведен список сведений, включенных в форму W-2:

• Имя сотрудника, адрес и номер социального страхования
• Имя работодателя, адрес и идентификационный номер работодателя (EIN)
• Общий заработок, заработная плата и чаевые
• Удержанная сумма федерального подоходного налога
• Сумма удержанных налогов на социальное обеспечение и Medicare
• Удержанные государственные, местные и/или городские налоги
• Любой другой налогооблагаемый доход или вычеты, о которых сообщается в IRS

Как подать форму W-2

Давайте рассмотрим, как заполнить форму W-2 по пунктам ниже…

Коробки AF

Поле A предназначено для SSN сотрудника. Этот номер является важной частью идентификации личности для целей налогообложения. Ячейки B, C и D предназначены для EIN, адреса работодателя и контрольного номера. Эти данные содержат важную информацию о работодателе. Ячейки E и F предназначены для имени и адреса сотрудника, что является еще одним важным аспектом идентификации личности для налоговых отчетов.

Вставка 1 – Заработная плата, чаевые, другие компенсации

В этом разделе содержится общая налогооблагаемая заработная плата вашего сотрудника, чаевые и другие компенсации. Он включает в себя все виды доходов, которые подлежат налогообложению.

Вставка 2 – Удержание федерального подоходного налога

Здесь указывается общая сумма федерального подоходного налога, вычитаемого из заработной платы работника в течение года. Эта цифра представляет собой предварительно уплаченные федеральные налоговые взносы работника.

Вставки 3 и 4

В этих полях показаны валовая заработная плата вашего сотрудника и удержанные из его заработной платы налоги на социальное обеспечение. Это указывает на то, какая часть их заработка облагалась налогами на социальное обеспечение.

Вставка 5. Заработная плата и чаевые по программе Medicare

В этом поле указана сумма заработной платы и чаевых, облагаемая налогами Medicare. Это важная деталь, поскольку она напрямую влияет на будущие льготы Medicare для вашего сотрудника.

Вставка 6. Удержанный налог Medicare

В этом разделе указана общая сумма налогов Medicare, удержанных из зарплаты сотрудника. Как и налоги на социальное обеспечение, эти взносы влияют на льготы работника по программе Medicare.

Вставка 7 – Советы по социальному обеспечению

Если применимо, в этом поле содержится общая сумма чаевых, о которых сообщил вам ваш сотрудник. Эти чаевые учитываются как заработанный доход для целей расчета отчислений на социальное обеспечение.

Вставка 8 – Выделенные чаевые

В этом поле отображается количество чаевых, выделенных вашему сотруднику на основе заявленного дохода от чаевых. Это помогает получить более точную картину общего заработка сотрудника.

Вставка 9

Это поле больше не используется и его следует оставить пустым.

Вставка 10. Пособия по уходу за иждивенцами

В этом разделе показана сумма пособий по уходу за иждивенцами, предоставляемых вашей компанией. Это может включать в себя такие вещи, как уход за детьми, финансируемый работодателем, или услуги по уходу за взрослыми иждивенцами.

Вставка 11 – Неквалифицированные планы

В этот раздел включается сумма неквалифицированной отсроченной компенсации, выплаченная работнику. Он покрывает любые платежи, которые не являются частью плана отложенной компенсации, облагаемого налогом.

Вставка 12

В эту ячейку включены различные виды отсроченных компенсаций и пособий. Планы 401(k) Этот процесс может отличаться в зависимости от программного обеспечения.

Вставка 13

В поле 13 есть три флажка. Работодатель должен отметить, если что-либо из перечисленного применимо:

• Штатный работник: это относится к работникам, которые, несмотря на получение заработной платы, рассматриваются как самозанятые, когда речь идет о налогах FICA (социальное обеспечение и медицинская помощь). У IRS есть конкретные рекомендации относительно того, кто квалифицируется как штатный сотрудник.
• Пенсионный план: этот флажок следует отметить, если сотрудник участвовал в пенсионном плане вашей компании в течение налогового года. Это может повлиять на способность работника вычитать взносы в традиционную IRA.
• Плата за больничный третьей стороны: этот флажок следует отметить, если третья сторона, например страховая компания, выплачивала заработную плату по болезни вашему сотруднику.

Вставка 14 – Другое

В поле 14 работодатели могут указать любую дополнительную налоговую информацию, которая может не входить в стандартные поля. Сюда могут входить такие статьи, как профсоюзные взносы, медицинское страхование, спонсируемое работодателем, или отчисления после уплаты налогов в пенсионный план.

Ящики с 15 по 20

Эти поля относятся к государственным и местным налогам. Они включают штат работодателя и идентификационный номер налогоплательщика штата, заработную плату штата, чаевые и т. д., подоходный налог штата, название местности, местную заработную плату, чаевые и т. д., а также местный подоходный налог. Не у всех сотрудников будут записи в этих полях, но в соответствующих случаях работодатель должен точно сообщать эту информацию.

Что делать, если вы не получили форму IRS W2?

Если к концу февраля вы не получили форму W-2 от своего работодателя (или бывшего работодателя), вам следует сначала связаться с ними, чтобы узнать, была ли и когда форма W-2 была отправлена ​​по почте. Если оно было отправлено по почте, возможно, оно было возвращено вашему работодателю из-за неправильного адреса. Если вы не получили форму W-2, связавшись со своим работодателем, вы можете обратиться за помощью в IRS по телефону 800-829-1040.

Типы формы IRS W

Существует несколько типов форм W, выдаваемых IRS, вот некоторые из них:

Что делать, если вы нашли ошибку на W-2

Если вы обнаружите ошибку в своей форме W-2, вы должны немедленно уведомить своего работодателя и запросить исправленную форму W-2. Ваш работодатель выдаст W-2c, исправленную W-2. Никогда не изменяйте оригинальный W-2 самостоятельно.

Как прикрепить W2

Приложить форму W-2 к налоговой декларации очень просто. Вот как это сделать:

1. Соберите документы. Соберите форму W-2 и любые другие документы, которые вы будете прикладывать к своей налоговой декларации.
2. Скан или ксерокопия. Отсканируйте документы или сделайте копии, если они бумажные.
3. Создайте электронную папку. Создайте папку на своем компьютере, в которой вы будете хранить документы.
4. Загрузить документы. Загрузите отсканированные/фотокопированные формы в электронную папку.
5. Приложить документы к возврату. Используйте программное обеспечение, которое вы используете для подачи налогов, чтобы приложить документы к декларации.

Советы по форме W2

Подача налогов может быть сложной задачей для многих людей. Вот несколько советов, которые помогут вам правильно и вовремя подать форму W-2:

• Тщательно проверьте информацию . Убедитесь, что вся ваша информация является точной и актуальной.
• Дважды проверьте точность. Внимательно проверьте форму перед отправкой, чтобы убедиться в отсутствии ошибок.
• Присылайте вовремя. Обязательно подайте форму W-2 до истечения срока, чтобы не нести никаких штрафов за просрочку.
• Проконсультируйтесь со специалистом по налогам. Если вы сомневаетесь, обратитесь к квалифицированному налоговому специалисту за дополнительной консультацией и помощью в отношении налоговых вычетов и подачи формы W-2.
• Расчетные налоговые платежи. Если вы не получаете заработную плату или заработную плату, вам может потребоваться уплачивать расчетные налоговые платежи в течение года.

Заключительные слова

Понимание формы W-2 и ее последствий как для сотрудников, так и для работодателей имеет решающее значение. Это неотъемлемая часть процесса подачи налоговой декларации, которая может сыграть важную роль в определении суммы подоходного налога, которую физическое лицо должно заплатить. Эта форма также предоставляет ценную информацию для работодателей, помогая им отслеживать суммы, выплаченные ими в виде заработной платы и налогов в течение года.

Убедитесь, что ведете точные записи, своевременно подаете документы и понимаете свои обязанности, независимо от того, являетесь ли вы сотрудником или работодателем. Это может помочь вам избежать любых потенциальных проблем или штрафов в будущем.

Также важно найти лучшее налоговое программное обеспечение для индивидуальных предпринимателей и владельцев малого бизнеса, поскольку оно может упростить и повысить эффективность процесса подачи документов.

В чем разница между 1099 и W-2?

Форма 1099 предназначена для сообщения о доходах внештатных сотрудников, таких как внештатная работа или работа по контракту, а форма W-2 используется для сообщения заработной платы, окладов и других видов вознаграждения сотрудников.

Работодатели также обязаны удерживать налоги с доходов сотрудников, указанных в формах W-2, тогда как правила 1099 требуют, чтобы независимые подрядчики несли ответственность за уплату собственных налогов с доходов, указанных в формах 1099.

В чем разница между формой W-4 и формой W-2?

Форма W-4, также известная как Свидетельство об удержании работника, заполняется работниками, чтобы сообщить работодателям, сколько федерального подоходного налога нужно удерживать из их зарплаты. Сотрудник может изменить эту форму в любое время, когда изменится его личная или финансовая ситуация. Напротив, форма W-2 представляет собой годовой отчет, составляемый работодателями, в котором подробно указывается общий доход, полученный работником, а также сумма федеральных, государственных и других налогов, удержанных из его заработной платы в течение года. Таким образом, форма W-4 используется для прогнозирования налоговых обязательств, а форма W-2 отражает то, что фактически было заработано и удержано.

Что такое «Кафе 125» в налоговой форме W-2?

«Кафе 125» в налоговой форме W-2 относится к разделу 125 кодекса IRS. Этот раздел относится к доналоговым взносам, которые сотрудники вносят в план кафетерия, который включает в себя такие льготы, как медицинские, стоматологические и страховые взносы на зрение. Эти взносы производятся в долларах до вычета налогов и, следовательно, не облагаются удержанным федеральным подоходным налогом, налогами на социальное обеспечение или налогами на Medicare. Обозначение «Кафе 125» в форме W-2 является показателем таких взносов, сделанных работником в течение налогового года.

Что такое форма W-2G?

Форма W-2G, также известная как «Определенные выигрыши в азартных играх», представляет собой налоговую форму, используемую для отчетности о доходах, полученных от определенных видов азартных игр. Эти действия включают лотереи, лотереи и другие виды ставок, которые соответствуют определенным пороговым значениям выплат. Плательщики таких выигрышей обязаны выдать получателю форму W-2G, если выигрыши превышают определенные значения, которые варьируются в зависимости от типа азартных игр и облагаются федеральным подоходным налогом.

Сколько денег вам нужно заработать, чтобы получить W-2?

Как правило, работодатели обязаны предоставлять форму W-2 любому сотруднику, который в течение года заработал не менее 600 долларов США в виде заработной платы, чаевых или другой компенсации. Это правило также применяется, если с работника была удержана какая-либо сумма налогов, независимо от его общего дохода. Однако важно отметить, что даже если вы заработали менее 600 долларов, вы все равно обязаны сообщать обо всех своих доходах в IRS.

Что делать, если я потерял форму W-2?

Если вы потеряли форму W-2, вам следует незамедлительно обратиться к своему работодателю и попросить дубликат. Работодатели по закону обязаны предоставить замену по запросу. Если ваш работодатель не может предоставить замену, вы можете связаться с IRS, которая может заставить вашего работодателя выдать новую. IRS также может предоставить вам замену формы W-2, которую вы можете использовать, если ваш работодатель не предоставит замену своевременно.

К какой дате должны быть отправлены формы W-2 сотрудникам?

IRS требует, чтобы работодатели распространяли формы W-2 среди своих сотрудников не позднее 31 января года, следующего за налоговым годом. Это дает сотрудникам достаточно времени для подачи налоговых деклараций до крайнего срока 15 апреля. Если работодатели не соблюдают этот срок, они могут быть оштрафованы. Таким образом, сотрудники должны связаться со своими работодателями напрямую, если они не получили форму W-2 к началу февраля.

Что делать, если копия формы W-2 сотрудника возвращена как недоставленная?

Если копия формы W-2 работника возвращается как недоставленная, работодатель обязан предпринять разумные попытки получить исправленный почтовый адрес. Затем работодатель должен повторно отправить форму W-2 на новый адрес. Если работодатель не может получить исправленный адрес, он должен надежно хранить недоставленную форму W-2 и предоставить ее сотруднику по запросу лично или по электронной почте.

Могут ли работодатели предоставлять работникам формы W-2 в электронном виде?

Да, работодателям разрешено предоставлять формы W-2 своим сотрудникам в электронном виде. Однако работодатель должен сначала получить письменное согласие работника на получение формы W-2 в электронном формате. Это согласие может быть дано в электронном виде, и после его предоставления оно действует на все будущие годы, если сотрудник не отзовет его.

Может ли сотрудник получить более одной формы W-2?

Да, сотрудник может получить несколько форм W-2, если он работал более чем у одного работодателя в течение налогового года. Они также могут получить исправленную форму W-2, если их работодатель допустил ошибку в исходной форме, что привело к необходимости внести изменения и переиздать форму. Каждая форма W-2 представляет доходы и налоги, удерживаемые отдельным работодателем.

Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную подачу формы W-2?

Штрафы за несвоевременную подачу форм W-2 основаны на том, когда вы подаете правильную информацию в IRS. Штраф составляет 50 долларов США за форму, если вы подаете ее в течение 30 дней до установленного срока, и увеличивается до 110 долларов США за форму, если она подается в период с 31 дня после установленного срока до 1 августа. После 1 августа или если вы вообще не подаете форму, штраф может составлять до 270 долларов США за форму. Штраф за преднамеренное игнорирование составляет не менее 550 долларов за форму без максимального ограничения.

Может ли работодатель взимать плату за замену формы W-2?

Да, работодателям разрешено взимать разумную плату за выдачу заменяющей формы W-2. Эта плата обычно эквивалентна фактическим затратам, которые работодатель несет при обработке и создании заменяющей формы, включая расходы, связанные с исследованиями, поиском данных и подготовкой документов. Однако стоит отметить, что многие работодатели предоставляют эту услугу бесплатно в знак вежливости по отношению к своим сотрудникам.

Изображение: Элементы Envato