Что такое форма W9 и как она используется?

Налоговый сезон приближается! Готовы ли вы к этому? При подаче налогов или управлении платежной ведомостью важно понимать и использовать правильные формы. Одна форма, в частности, относительно распространена, но часто неправильно понимается. В этой статье объясняется, что такое форма W9, кто должен ее заполнять и почему это важно как для компаний, так и для частных лиц. Читайте дальше, чтобы узнать больше об этом важном документе!

Что такое форма W9?

Форма W-9 — это документ IRS, используемый для сбора информации от частных лиц или предприятий. Это включает их имя, адрес, идентификационный номер работодателя (EIN) и другую важную информацию. Эта информация используется при подаче налогов или подготовке документов по заработной плате. Важно указать точную информацию в форме, чтобы обеспечить надлежащую налоговую отчетность в течение года. Форма позволяет своевременно сообщать о любых платежах, сделанных бизнесу, соответствующим федеральным, государственным и местным агентствам.

Кому необходимо заполнять форму W-9 — запрос на получение идентификационного номера налогоплательщика и форму подтверждения

Любой поставщик, подрядчик или владелец малого бизнеса, получающий платежи от компании, должен заполнить форму W-9. Эта форма должна быть заполнена для того, чтобы получать платежи от компаний, с которыми вы сотрудничаете. В дополнение к этому, все лица, претендующие на льготы по соглашению об избежании двойного налогообложения в своей декларации о подоходном налоге, также должны заполнить эту форму.

• Независимые подрядчики, оказывающие услуги бизнесу. Независимые подрядчики — это самозанятые работники, которые не наняты компанией, а вместо этого предоставляют предприятиям внештатные или контрактные услуги.
• Платежи из различных источников дохода. Лица, которые получают деньги и платежи от сделок с недвижимостью, списания долгов, дивидендов, процентов по ипотечным кредитам и других источников дохода, таких как роялти, должны предоставить плательщику форму W9.
• Сотрудники бизнеса. Если предприятие не удерживает налоги со своего дохода, сотруднику необходимо заполнить форму W9. Это позволяет плательщику узнать, сколько налогов необходимо заплатить.
• Инвестиционные консультанты и финансовые учреждения. Консультанты по инвестициям и финансовые учреждения, такие как банки и кредитные союзы, должны предоставить форму W9 каждому клиенту, чтобы должным образом сообщать о любом полученном доходе.
• Компании с ограниченной ответственностью. Любые ООО должны заполнить форму W9 для своих владельцев, чтобы сообщить о любом полученном доходе. Это гарантирует уплату надлежащих налогов.
• Поместья или трасты. Если человек получил средства от имения или траста, ему необходимо будет сообщить об этих средствах через налоговую форму W9. Хотя траст или недвижимость не обязаны производить платеж, необходимо сообщать о любых произведенных платежах.

Как заполнить налоговую форму W9

При заполнении налоговой формы W9 важно уделять пристальное внимание всей запрашиваемой информации. Неверная информация может привести к задержке подачи налоговой декларации. Ниже приведены пункты, которые необходимо заполнить для заполнения формы:

Загрузите налоговую форму W9 здесь

Ваше имя

Введите свое полное юридическое имя в соответствующее поле, как показано в вашем подоходном налоге. Если вы являетесь ООО, вместо этого введите название ООО, чтобы обеспечить соблюдение налогового законодательства. Убедитесь, что все имена написаны правильно и точно.

Наименование фирмы

Название компании должно быть включено, если оно отличается от вашего юридического имени, указанного в первой строке. Если это то же самое, вы можете оставить это поле пустым.

Федеральная налоговая классификация

В этом разделе вам нужно будет установить флажок с правильной налоговой классификацией для лица, указанного в разделе имени вашей формы. Варианты классификации включают Индивидуальное/индивидуальное владение или ООО с одним участником, Корпорация C, Корпорация S, Партнерство, Траст/имущество, Общество с ограниченной ответственностью и другие.

Коды освобождения

Здесь вы вводите коды для любых льгот, на которые вы будете претендовать. Эти коды применяются только к определенным организациям, а не к физическим лицам. Код освобожденного получателя платежа может быть введен здесь, если получатель платежа освобожден от удержания налогов.

Адрес

Введите здесь почтовый адрес вашей компании, включая любой применимый номер пакета, чтобы гарантировать, что налоговые документы будут отправлены в надлежащее место. Убедитесь, что эта информация актуальна, так как она будет использоваться для налоговой отчетности. Если вы сделаете это неправильно, это может вызвать проблемы для вас в будущем.

Список номеров счетов

Этот шаг является необязательным и позволяет вам перечислить номера счетов, связанных с любыми платежами, которые вы планируете получать, например, от поставщика. Это полезно для целей отслеживания и может упростить подачу налогов.

Правильный идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)

В этом разделе вам нужно будет ввести EIN вашей компании, номер социального страхования или индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика. ИНН должен совпадать с именем, указанным в первом поле, чтобы гарантировать отсутствие проблем с получением возмещения.

Подпись и дата

Наконец, не забудьте подписать форму и поставить дату. Когда вы подписываете этот документ, вы подтверждаете под страхом наказания за лжесвидетельство, что вы предоставили правильную информацию и что вы являетесь налогоплательщиком, указанным в первом поле. Обязательно проверьте правильность формы перед ее отправкой.

Когда следует запрашивать форму W-9?

Компании должны запрашивать форму W-9 у любой стороны, с которой они участвуют в деловых операциях, особенно когда эти операции связаны с оплатой за оказанные услуги. В частности, компаниям следует запрашивать форму W-9 у:

• Независимые подрядчики . Если вы платите независимому подрядчику 600 долларов или более в течение календарного года, вам необходимо в конце года выдать ему форму 1099-NEC. Чтобы заполнить форму 1099-NEC, вам потребуется информация, указанная в форме W-9.
• Фрилансеры : Как и в случае с независимыми подрядчиками, если вы платите фрилансеру 600 долларов или более в течение года, вам нужно будет получить от него форму W-9, чтобы подготовиться к налоговому сезону.
• Поставщики . Если вы ведете дела с другими компаниями или частными лицами, предоставляющими товары или услуги, рекомендуется получить форму W-9. Эта информация может понадобиться для будущей налоговой отчетности.
• Юридические фирмы : В определенных обстоятельствах необходимо сообщать даже о платежах юридическим фирмам. Таким образом, вам может потребоваться запросить у них форму W-9.
• Арендодатели : если компания вычитает арендную плату как коммерческие расходы, им может потребоваться выдать арендодателю форму 1099. Форма W-9 предоставит необходимую информацию для этого.
• Малый бизнес : Если вы ведете бизнес с малым бизнесом, будет разумно получить от него заполненную форму W-9. Это важно для ведения учета вашего бизнеса и может потребоваться для налоговой отчетности.
• Лица, претендующие на льготы по соглашению об избежании двойного налогообложения : эти лица должны будут заполнить форму W-9, чтобы предоставить необходимую информацию в IRS.

Собирая формы W-9, вы гарантируете, что у вас есть необходимая информация для выполнения обязательств по налоговой отчетности, тем самым смягчая любые потенциальные проблемы, связанные с налогами в будущем. Всегда храните эту информацию в безопасном месте, так как она содержит конфиденциальные данные.

Штрафы за несоблюдение формы W-9

Несоблюдение налоговой формы W9 может иметь серьезные последствия как для физических лиц, так и для предприятий. Крайне важно, чтобы все соответствующие организации заполнили эту форму точно и тщательно, чтобы избежать потенциальных ловушек. Некоторые из последствий несоблюдения этого мандата включают:

• Штрафы и санкции : Служба внутренних доходов (IRS) может налагать штрафы на предприятия, которые не собирают формы W9 от организаций, которым они платят. Насколько мне известно, в 2021 году штраф за неполучение W9 и неудержание резервного платежа при необходимости может достигать 530 долларов США за инцидент. IRS также может налагать штрафы, если информация, представленная в форме, является неточной или неполной.
• Задержки в оплате : если вы не предоставите заполненную форму W9 компании, с которой вы работаете, они могут задержать или удержать платеж. Это потому, что им нужна информация о W9, чтобы точно сообщать вам о платежах, которые они делают.
• Резервное удержание : если плательщик не получает правильно заполненную форму W9 от получателя платежа, от плательщика может потребоваться удержание части платежей, произведенных получателю, что известно как «дополнительное удержание». По состоянию на 2021 год резервная ставка удержания составляет 24%.
• Неверная налоговая отчетность : если ИНН или другая важная информация в форме W9 неточны, платежи могут быть неверно переданы в IRS. Это может привести к налоговым осложнениям как для получателя, так и для плательщика, включая возможные проверки.
• Юридические последствия : Помимо штрафов и пени, несоблюдение налогового законодательства может иметь и другие юридические последствия. Это может включать потенциальное гражданское или уголовное разбирательство, в зависимости от масштаба и характера несоблюдения.

Учитывая эти потенциальные последствия, очень важно обеспечить правильное и своевременное заполнение формы W9 по запросу. Всегда перепроверяйте предоставленную информацию и консультируйтесь со специалистом по налогам, если у вас есть какие-либо сомнения или вопросы.

Советы по форме IRS W-9

Важно правильно и полностью заполнить форму IRS W-9. Вот несколько советов, которые помогут вам заполнить необходимую информацию.

• Внимательно и тщательно изучите инструкции. Это гарантирует, что вы понимаете всю информацию, требуемую в форме.
• Обязательно используйте последнюю версию формы. IRS часто обновляет форму, поэтому убедитесь, что вы используете самую последнюю версию.
• Не забудьте указать всю необходимую информацию, включая ваше имя, адрес и идентификационный номер налогоплательщика.
• Если вы претендуете на льготы по соглашению об избежании двойного налогообложения или дополнительные удержания, обязательно подайте заполненную форму W-9 вместе с декларацией о подоходном налоге.
• Перепроверьте всю предоставленную вами информацию, чтобы уменьшить вероятность ошибок.
• Чтобы облегчить жизнь, обязательно изучите и используйте лучшее налоговое программное обеспечение для самозанятых.
• Наконец, сохраните копию заполненной формы W-9 для своих записей. Вы никогда не знаете, когда вам это может понадобиться.

Чем форма W9 отличается от форм других типов?

По сравнению с другими типами налоговых форм форма W9 уникальна тем, что используется исключительно для целей отчетности. Не требует отчета о доходах; вместо этого он предоставляет IRS информацию о том, кто получил платежи и сколько было выплачено.

Хотя информация, собранная в этой форме, может использоваться для других целей, связанных с налогами, сама форма W9 не используется для подачи налоговых деклараций или расчета налоговой задолженности.

Форма W9 против формы W4

В отличие от формы W4, которая используется для расчета налога у источника для физических лиц, форма W9 предназначена исключительно для целей отчетности.

Хотя в обеих формах требуется информация об имени, адресе и идентификационном номере налогоплательщика, форма W9 обычно используется предприятиями для сообщения о платежах другим предприятиям, а форма W4 используется физическими лицами для сообщения о своих доходах и статусе удержания налогов.

Другие ключевые различия между формами W9 и W4 включают тот факт, что форму W9 обычно заполняют только предприятия, тогда как форму W4 могут заполнять как физические лица, так и предприятия.

Форма IRS W9 против формы IRS W2

Различие между формой IRS W-9 и формой IRS W2 заключается в том, что форма W2 используется для сообщения заработной платы и налогов, удержанных для сотрудников, а форма W9 используется для сообщения о платежах, произведенных предприятиями другим предприятиям или физическим лицам.

Другое отличие заключается в том, что форма W2 должна быть отправлена ​​в IRS работодателем, в то время как форма W9 обычно заполняется и отправляется непосредственно получателю платежа плательщиком.

Кроме того, форма W2 также включает информацию о налоговом статусе сотрудника и номере социального страхования, в то время как форма W9 просто собирает основную платежную информацию.

В целом формы W9 и W2 важны для обеспечения соблюдения налогового законодательства и отчетности по платежам, произведенным в течение года.

Форма 1099 против формы W-9

Основное различие между формой 1099 и формой W9 заключается в том, что форма 1099 используется для сообщения о платежах, произведенных только независимому подрядчику.

Для обеих форм требуется одна и та же основная информация, но форма 1099 требует более подробной отчетности. Убедитесь, что вы знаете правила 1099 для работодателей.

Как часто нужно получать W-9?

Форма W-9 должна быть получена каждый год, или в случае нового бизнеса или сотрудника, всякий раз, когда их информация меняется. Важно вести актуальную и точную запись этой информации, чтобы обеспечить надлежащую подачу налоговых деклараций и отчетность в течение года. Независимо от частоты, рекомендуется ежегодно получать новую форму W-9 от получателей платежей, чтобы обеспечить точное отражение любых изменений в их информации или налоговом статусе. Это просто, и это может сэкономить вам много времени и хлопот.

Должен ли я сообщать о своем W9 в IRS?

Нет, вам не нужно сообщать о своей форме W-9 непосредственно в IRS. Тем не менее, всегда рекомендуется хранить копию заполненной формы W-9 для ваших записей на случай, если вам понадобится обратиться к информации позже. Если вы не знаете, как правильно подать налоговую декларацию, вы можете получить бесплатную налоговую консультацию по бесплатной линии обслуживания клиентов IRS.

Каков наиболее безопасный способ подачи формы налоговой службы W-9?

Наиболее безопасным способом подачи формы W-9 в IRS обычно является электронный файл или безопасный онлайн-портал. Это гарантирует, что ваша конфиденциальная личная и финансовая информация всегда будет защищена. Вы также можете рассмотреть возможность использования программного обеспечения для шифрования или других мер безопасности для дополнительной защиты ваших данных во время передачи. Какой бы метод вы ни выбрали, важно практиковать хорошие методы безопасности и защиты в Интернете, например использовать надежные пароли и никогда не делиться конфиденциальной информацией по электронной почте.

Должен ли я указывать свой EIN или SSN в форме W-9?

На этот вопрос нет однозначного ответа, поскольку IRS может использовать либо ваш EIN, либо SSN при сообщении о произведенных вам платежах. Однако в целом рекомендуется всегда указывать свой EIN в форме W-9, поскольку он обеспечивает дополнительный уровень защиты от кражи личных данных и мошенничества. Если у вас нет EIN и вы являетесь физическим лицом или индивидуальным предпринимателем, вы всегда можете использовать вместо него свой SSN.

Могу ли я отказаться от заполнения формы W9?

Да, вы можете отказаться от заполнения формы W-9. Однако, если вы это сделаете, лицо или компания, которые запросили это, могут быть обязаны удерживать и платить налоги с платежей, которые они вам делают. Поэтому обычно в ваших интересах выполнить запрос на форму W-9 и предоставить необходимую информацию.

Кто может попросить меня заполнить форму W9?

Запрос формы W-9 обычно отправляется любым юридическим лицом, которое платит другому лицу или компании в налоговом году. Это могут быть работодатели, банки, финансовые учреждения, кредиторы и другие предприятия, которые осуществляют платежи физическим или юридическим лицам за оказанные услуги или приобретенные товары. Физическим лицам также может быть предложено заполнить эту форму, если они получают доход от компании в виде арендной платы, роялти, занятости и т. д. информация.

Нужно ли отчитываться w9 по налогам?

Да, если вы получаете доход или платежи, для которых была запрошена форма W-9, этот доход должен быть указан в вашей налоговой декларации. Сюда входят любые платежи, полученные от работодателей, финансовых учреждений и других предприятий за приобретенные товары и оказанные услуги. Арендные платежи, роялти, заработная плата с работы — все это должно быть включено в налогооблагаемую сумму при подаче налоговой декларации. Вычтите любые применимые налоговые вычеты или кредиты, чтобы получить общую сумму к уплате.

Используется ли форма W-9 для самозанятых лиц?

Да, форма W-9 обычно используется для самозанятых лиц и независимых подрядчиков. Это связано с тем, что они, как правило, несут ответственность за уплату собственных налогов и отчетность о своих доходах, а не за то, чтобы работодатель их удерживал. Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером или владельцем малого бизнеса, важно понимать форму W-9 и то, как она может помочь вам обеспечить соблюдение налогового законодательства и отчетность. Обязательно изучите ответы о расчетных налоговых платежах для владельцев малого бизнеса и самозанятых.

Заключительные слова

Таким образом, форма W9 является жизненно важным документом для предприятий и частных лиц. Это позволяет им точно сообщать о платежах, произведенных в течение года, и помогает обеспечить надлежащее удержание или уплату налогов. Хотя поначалу это может показаться пугающей задачей, уделите время тому, чтобы понять, какая информация должна быть предоставлена ​​​​в форме, и это поможет уменьшить потенциальные штрафы за ошибки или упущения.

Понимание того, как эта форма сравнивается с другими формами IRS, такими как форма W4 и форма 1099, поможет вам лучше подготовить свои налоговые декларации в соответствии с действующими правилами. Имея в виду эти советы, заполнение формы W-9 больше не должно казаться пугающим, а должно стать частью вашей обычной бухгалтерской рутины. Вы также можете уменьшить беспокойство по поводу заполнения формы, изучив лучшее налоговое программное обеспечение для самозанятых лиц, чтобы убедиться, что вы делаете это правильно.

Изображение: Элементы Envato