Что именно делает виртуальный помощник? Все, что вы хотели знать

Как владелец бизнеса, вы прекрасно знаете, что в сутках 24 часа, и даже этого недостаточно.

Со всем, что вам нужно делать — наймом сотрудников и управлением, администрированием и обеспечением прибыльности вашего бизнеса, у вас просто нет времени, чтобы сделать все на 100% в меру своих возможностей.

И вы не должны!

Одним из простых решений в такой ситуации является найм помощника. Но если в бюджете нет места для штатного помощника, хорошей альтернативой является найм виртуального помощника.

Но может быть трудно точно знать, как нанять виртуального помощника, а также тонкости того, что делает виртуальный помощник. Позвольте нам прояснить некоторые из этих вопросов, подробно рассказав о том, как виртуальный помощник может помочь вашему бизнесу.

Зачем и когда вам нужно нанять виртуального помощника?

По большей части никогда не бывает плохого времени, чтобы нанять виртуального помощника, поэтому всегда лучше нанять его непосредственно перед тем, как он станет абсолютно необходимым!

Виртуальные помощники могут выполнять множество различных задач и помогать самыми разными способами, помогая вам снизить рабочую нагрузку. Делегируя задачи, которые вам на самом деле не нужны, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на сути бизнеса, а не увязнуть в трудоемкой работе.

Наем виртуального помощника также может быть хорошей идеей для любого бизнеса, который находится в процессе масштабирования. Это всегда беспокойное время для бизнеса, а это означает, что важные задачи неизбежно теряются в беспорядке. Но наличие виртуального помощника может помочь гарантировать, что детали не будут упущены из виду и что в этот загруженный период все будет идти по плану.

Что делает виртуальный помощник?

Итак, «что делает виртуальный помощник?» вы можете подумать про себя. Это довольно открытый вопрос. В каком-то смысле это зависит от типа виртуального помощника, которого вы нанимаете, потому что существует множество специализаций. Но также вам решать, что вы хотите, чтобы ваш виртуальный помощник делал, а затем видеть, что виртуальный помощник, которого вы нанимаете, может делать все, что вам нужно (а также будет хорошим сотрудником для вашего бизнеса).

Чтобы быть более конкретным, существует множество задач, которые большинство виртуальных помощников смогут выполнять для вас, чтобы повысить производительность вашего рабочего места.

• Одной из самых основных обязанностей является управление вашим графиком, а также все ваши потребности в планировании работы. С виртуальным помощником станет проще планировать, подтверждать и получать напоминания обо всех ваших встречах, что сэкономит вам много времени и поможет вам работать более эффективно.
• Внутренняя и внешняя коммуникация — еще одна область, в которой виртуальные помощники могут оказать большую помощь. Виртуальный помощник может управлять списками контактов и просматривать электронные письма, передавая только те, которые требуют немедленного внимания. С помощью виртуального помощника также становится проще отправлять массовые электронные письма клиентам или сотрудникам и отслеживать нужный адрес электронной почты.
• В некоторых случаях виртуальные помощники могут выполнять некоторые бухгалтерские работы и помогать управлять бухгалтерскими книгами вашей компании. Это может означать просмотр транзакций на банковском счете вашей компании, отправку счетов или отслеживание платежей, которые не были получены. Излишне говорить, что это может сэкономить много времени и усилий, поскольку большая часть этой работы монотонна, но ее необходимо выполнить.

Как нанять виртуального помощника

Во многих отношениях знание того, как нанять виртуального помощника, требует тех же навыков, что и заполнение любой другой должности в вашей компании. Конечно, вам все равно придется адаптировать процесс; наем генерального директора отличается от найма рядового работника, поэтому вам нужно действительно адаптировать процесс найма — тест, вопросы на собеседовании, даже места, откуда вы набираете кандидатов — адаптированы для найма виртуального помощника.

Вот несколько быстрых советов:

1. Определите задачи, которые вы хотите, чтобы ваш виртуальный помощник выполнял. Оцените свои потребности и наметьте задачи, которые вы хотите поручить виртуальному помощнику. Имея это в виду, вы сможете написать должностную инструкцию того, что ваш виртуальный помощник должен делать во время работы. Короче говоря, вам нужно заранее знать, что вы попросите сделать своего виртуального помощника.
2. Рабочие задачи, которые вы записываете, будут по крайней мере частично связаны со следующим шагом — определением вашего бюджета. В конце концов, вы не можете просить слишком многого от виртуального помощника, не предлагая надлежащую компенсацию за эти задачи. Имеющийся у вас бюджет поможет определить, нанимаете ли вы помощника на полный рабочий день, помощника на неполный рабочий день или хотите нанять виртуального помощника для выполнения каждой задачи, что также может быть вариантом. Помните, что вы хотите оставить часть своего бюджета, предназначенную для развития сотрудников, в том числе для виртуального помощника, если вы можете видеть, что они останутся в вашей компании на длительный срок.
3. После завершения списка задач и бюджета вы можете опубликовать описание своей работы и ждать, пока кандидаты найдут вас. Оттуда все дело в рассмотрении кандидатов, проведении собеседований и проявлении должной осмотрительности, чтобы найти лучшего виртуального помощника, как для любой другой работы.

Когда вы нанимаете виртуального помощника, хорошей идеей будет составить короткий список кандидатов, а затем дать им тест, чтобы увидеть, справятся ли они с работой. Вы хотите, чтобы они сразу взялись за дело, поэтому составление теста поможет вам найти нужного человека. Как только вы поверите, что нашли подходящего виртуального помощника, важно установить ожидания в отношении того, что вы ожидаете получить от должности, а также составить контрольный список того, чего вы хотите, чтобы ваш новый виртуальный помощник достиг. Скорее всего, это совпадет с первоначальным списком задач, которые вы хотите передать на аутсорсинг. Но никогда не помешает повторить, почему вы наняли виртуального помощника и что вам нужно от этой роли.

Зачем нанимать виртуального помощника?

После всего процесса, через который вы проходите, чтобы нанять виртуального помощника, важно не забывать, зачем он вам вообще понадобился. Помните об этом, чтобы убедиться, что вы получаете максимальную отдачу от своего виртуального помощника, убедитесь, что у вас есть подходящий человек для работы, и что вы обеспечиваете наилучшее руководство и управление.

Для начала вы наняли виртуального помощника, чтобы сэкономить время на определенных задачах. Но вы также сделали это, чтобы сэкономить деньги, уменьшив некоторые накладные расходы, связанные с традиционными штатными сотрудниками. Также можно нанять виртуального помощника на неполный рабочий день, удаленного сотрудника или нанять кого-то, кто просто выполняет нужные вам задачи, что также может сэкономить деньги вашего бизнеса.

Наем виртуального помощника также делается для того, чтобы высвободить время владельцев бизнеса и менеджеров, чтобы они могли больше сосредоточиться на общих мерах, которые могут улучшить бизнес, а не тратить слишком много времени на повседневные операции — классическая «работа над своими делами». бизнесе, а не в нем». Эти повседневные операции должны выполняться более эффективно, что, в свою очередь, высвободит время для владельца и менеджеров, чтобы они могли более эффективно использовать свое время. Если этого не происходит, может потребоваться переоценить потребность в виртуальном помощнике или то, как выполняются задачи, назначенные виртуальному помощнику.

Программное обеспечение для управления бизнесом и сотрудниками: ваш универсальный цифровой помощник для управления

Но, если наем виртуального помощника кажется пугающим, вы всегда можете использовать интуитивно понятный и простой способ управления своим виртуальным помощником, а также легко управлять и делегировать некоторые из ваших самых трудоемких задач: с помощью сотрудника и бизнеса «все в одном». приложение для управления, например Connecteam.

Представьте себе мир, в котором вы можете просто сказать своему виртуальному помощнику, что делать, и пусть он позаботится обо всем (при этом предоставляя вам полный контроль)? Все, что вы, скорее всего, делегируете, можно решить с помощью приложения Connecteam — оно даже не требует обучения!

Представьте себе мир, в котором вы –

• Виртуальный помощник может подключаться в своем собственном темпе с помощью оцифрованных функций удаленного обучения.
• Повторяющиеся задачи, такие как составление расписания сотрудников, можно легко автоматизировать, а это означает, что вам больше не придется ломать голову, пытаясь выяснить, кто доступен для работы, и беспокоиться о возможных конфликтах в расписании.
• Сотрудники могут входить и выходить сами через свой смартфон (и даже из определенного геозонного местоположения).
• Коммуникация в масштабах компании может быть такой же простой, как публикация обновления в приложении, а затем отправка автоматических напоминаний всем, кто еще не видел его.
• Оптимизируйте рабочие процессы и управляйте проектами более эффективно с помощью встроенного инструмента управления задачами.

Отсутствие необходимости в обучении, бессрочный бесплатный план и 14-дневная бесплатная пробная версия всех платных планов — вот причина, по которой более 36 000 компаний любят использовать Connecteam для управления своими виртуальными помощниками, сотрудниками и бизнесом.

Попробуйте Connecteam сегодня и узнайте, как он может помочь вашему виртуальному помощнику взяться за дело, сделать ваш бизнес лучше, быстрее, сильнее и масштабировать!