• Домашняя страница
• Статьи
• Ведение блога
• Что такое виртуальный помощник и 47 задач, которые он может выполнить за вас

Что такое виртуальный помощник и 47 задач, которые он может выполнить за вас

Опубликовано: 2023-07-31

Читатель спрашивает:

Что делает виртуальный помощник?И как можно помочь моему бизнесу?У меня небольшой бизнес, но количество писем и запросов клиентов резко возросло.Трудно оставаться организованным.Тем не менее, мы не можем позволить себе нанять помощника по административным вопросам или офис-менеджера на полную ставку — у нас нет места, потому что наш офис крошечный.Коллега предложил мне нанять виртуального помощника.Можете ли вы дать мне некоторое представление о типах задач, которые может выполнять виртуальный помощник?

---

---

---

Продать свой бизнес

---

---

---

Усильте успех вашего мероприятия

---

---

---

---

Рекламируйте свой бизнес здесь

---

— Говард из Альбукерке, Нью-Мексико.

Говард, это отличный вопрос. Да, мы объясним, что именно делает виртуальный помощник. Мы пойдем лучше для вас.

В конце этой статьи мы описываем 42 различных задачи, которые виртуальный помощник (ВА) может выполнять для малого бизнеса, чтобы у вас были примеры для использования. Но сначала давайте ответим на некоторые основные вопросы.

Что такое виртуальный помощник?

Виртуальный помощник, часто сокращаемый до VA, — это профессионал, который работает в удаленной рабочей среде, оказывая помощь в различных областях, таких как административные задачи, инициативы по развитию бизнеса, управление социальными сетями, маркетинговые кампании и многое другое.

Эти специалисты играют ключевую роль в повседневной работе малого бизнеса, предпринимателей и управляющих, предлагая поддержку, управляя повторяющимися задачами и выполняя административную работу, которая в противном случае отнимает драгоценное время.

Хотя эти помощники обычно работают из своих домашних офисов, их географическое положение может быть где угодно — в Соединенных Штатах или за границей.

В последнее десятилетие популярность виртуальных помощников среди малого бизнеса резко возросла, в первую очередь из-за их гибкости.

В зависимости от потребностей вашего бизнеса, VA можно нанять на неполный или полный рабочий день. Независимо от того, требуются ли вам их услуги в течение 20 часов, 30 часов или даже полных 40 часов в неделю, VA обеспечивают универсальность для удовлетворения ваших уникальных требований.

Модель вознаграждения виртуальных помощников может быть самой разнообразной. Некоторые могут предпочесть почасовую оплату, в то время как другие могут выбрать фиксированную еженедельную или ежемесячную стипендию.

Во многих случаях вы можете найти более выгодное предложение, наняв виртуального помощника на полный рабочий день по нескольким причинам:

• Цены могут быть на удивление доступными, особенно для оффшорных рабочих.
• Легче интегрировать штатного ассистента в обычные рабочие процессы и получить более глубокую выгоду от такой договоренности.
• У штатного VA будет больше возможностей для изучения любых специальных программных приложений, которые вам нужны, развития сердечных отношений с коллегами и клиентами и роста вместе с вами по мере роста бизнеса.

Существует два основных типа виртуальных помощников — независимые фрилансеры и те, кто связан с компанией или агентством.

Когда вы сотрудничаете с компанией, занимающейся виртуальными помощниками, вы часто общаетесь с менеджером, который понимает ваши потребности и гарантирует, что вы получите виртуальную машину, которая лучше всего подходит для ваших операций.

Преимущества виртуального помощника

В быстро меняющемся деловом мире использование виртуального помощника может значительно повысить вашу производительность. Подумайте вот о чем: то, как владелец бизнеса или ключевой менеджер распределяет свое время, может быть самым важным фактором, определяющим успех бизнеса.

Таким образом, им необходимо сконцентрироваться на важных мероприятиях и стратегических вопросах, оставив рутинные и административные задачи своему надежному виртуальному помощнику.

Роб Левин, председатель Work Better Now, говорит об этом, исходя из собственного опыта.

«Чтобы тратить время на высокоценные занятия, мне было важно тратить меньше времени на малоценные занятия. Вот почему я не только нанял виртуального помощника 5 лет назад, но и стал соучредителем компании Work Better Now, чтобы предоставлять виртуальных помощников другим владельцам бизнеса».

Партнер Левина Эндрю Коэн и генеральный директор Work Better Now говорят, что наиболее частый вопрос, который задают потенциальные клиенты компании: «Что может сделать для меня виртуальный помощник?»

Чтобы ответить на этот вопрос, Коэн приводит список из 47 задач, которые может выполнять виртуальный помощник.

47 задач, которые может выполнять виртуальный помощник

Виртуальный помощник — это высококвалифицированный независимый подрядчик, который удаленно выполняет множество задач. Начиная от планирования встреч и заканчивая просмотром электронных писем и ответами на них, обязанности VA обширны.

Тем не менее, планирование и электронная почта — это лишь верхушка айсберга. Если задачу можно выполнить в режиме онлайн, виртуальная машина более чем способна ее выполнить.

Этот ресурс — исчерпывающее руководство по навигации в мире виртуальных помощников, разъяснение их ролей и существенных преимуществ, которые они могут принести вашему бизнесу.

Управление календарем

Задача управления календарем, как профессиональным, так и личным, часто представляет собой одну из самых больших проблем для предпринимателей.

Здесь в дело вступают виртуальные помощники, которые превращают сложную задачу в легкий процесс, предоставляя напоминания и назначая встречи. Они предлагают следующие услуги:

1. Координируйте и планируйте звонки и встречи.Задача, которая может сэкономить владельцам бизнеса примерно 10 часов в неделю, освободив их от выполнения тех задач, которые они считают громоздкими.

Ключом к успеху здесь является обеспечение вашего VA четкими правилами планирования, в том числе, кого и когда запланировать. Они также могут помочь в координации графиков для других членов команды.

2. Подтвердите встречи.Рекомендуется предоставить вашему VA список встреч для подтверждения, особенно на следующий день. Эта практика может предотвратить потерю времени, вызванную забытыми встречами или отменами в последнюю минуту другой стороной.

3. Предоставляйте напоминания о звонках и встречах.Можно легко забыть сделать звонок, особенно когда вы находитесь вне офиса или на совещаниях. VA может предоставлять своевременные напоминания, звоня или отправляя текстовые сообщения за несколько минут до вашего обязательства, чтобы убедиться, что вы помните.

4. Перенесите звонки и встречи.VA также служит вашим коммуникационным мостом, информируя другую сторону о любых изменениях в расписании и подтверждая перенесенное время.

5. Уведомлять других об изменениях в расписании.Виртуальный помощник также уведомит другую сторону и подтвердит перенесенное время.

6. Берегите время.Виртуальные машины также могут помочь защитить ваше время от ненужных прерываний. Они могут вмешаться и вежливо отклонить просьбы о встречах, которые могут не иметь первостепенного значения.

7. Отправляйте и поддерживайте «список ожидающих рассмотрения».Виртуальные помощники могут предоставить вам еженедельный список лиц, которые не ответили на запросы о встрече или звонке, предупреждая вас, когда может потребоваться ваше вмешательство.

8. Сообщите значимым другим, когда вас не будет в городе.Виртуальные машины также могут информировать ваших близких о вашем графике поездок. Они могут поделиться приглашением из календаря с датами выезда за город, информацией о вашем рейсе и отеле, что обеспечит беспрепятственную связь.

Электронная почта и управление контактами и коммуникации

В эпоху цифровых технологий огромный объем электронных писем может переполнить ваш почтовый ящик, и поддержание актуального списка контактов может стать задачей само по себе.

Здесь в игру вступает опыт виртуального помощника. Доверив эти задачи VA, вы можете вернуть драгоценные часы своего времени. Вот посмотрите на диапазон действий, с которыми может справиться VA:

9. Экранируйте электронные письма.Виртуальные помощники могут управлять вашим почтовым ящиком на основе определенных вами правил. Они могут выполнять такие задачи, как удаление, ответ, пересылка электронных писем или пометка критически важных для вашего внимания.

10. Добавляйте людей в контакты.Каждый раз, когда вы общаетесь с кем-то новым, будь то звонок, встреча или любая другая форма взаимодействия, ваш виртуальный помощник может гарантировать, что данные этого человека будут быстро добавлены в ваши контакты.

11. Обновите информацию о людях в контактах.Могут быть случаи, когда вы не сразу получаете доступ ко всей информации о контакте. В таких случаях виртуальный помощник может постепенно заполнить эти пробелы, добавляя информацию к контактам по мере ее появления, например сведения из подписи электронной почты.

12. Добавьте контакты в CRM.Основной причиной того, что малые предприятия не используют свои CRM-приложения эффективно, является трудоемкий ввод данных. Ваш VA может взять на себя эту задачу, добавив и организовав вашу CRM-систему.

Телефонные задачи

Если вам требуется, чтобы кто-то занимался общением по телефону или даже выполнял легкие обязанности регистратора без необходимости физического присутствия, виртуальный помощник может оказаться на высоте.

13. Выполнять легкие обязанности портье.Бывают случаи, когда вы ожидаете важных звонков, но не можете ответить на них лично. Именно здесь виртуальный помощник становится бесценным.

Перенаправляя такие звонки своему виртуальному помощнику, вы можете быть уверены, что не пропустите ни одного важного сообщения, а также сможете без помех сосредоточиться на своих основных задачах.

14. Расшифруйте голосовые сообщения.В нашу быстро развивающуюся цифровую эпоху доступ к большинству голосовых сообщений можно получить по электронной почте. Они могут быть перенаправлены вашему VA, который, помимо расшифровки содержимого голосовой почты, также может выполнять любые необходимые последующие действия.

Это может включать обращение к звонящему или установку напоминаний для вас, чтобы вы могли ответить, тем самым оптимизируя ваши процессы общения.

Путешествовать

Задача организации рейсов и гостиниц для деловых поездок может занимать на удивление много времени, часто отвлекая вас от основной деятельности. Здесь навыки виртуального помощника могут оказаться незаменимыми. VA может обрабатывать:

15. Исследовательские полеты.Учитывая ваши конкретные критерии, такие как предпочтительные авиакомпании, расположение мест и время, VA может провести тщательный анализ различных вариантов полета.

Затем они могут предложить вам лучшие альтернативы, гарантируя, что вы не только будете путешествовать с комфортом, но и сэкономите значительное количество времени в течение года.

16. Исследуйте отели.Как и в случае с авиарейсами, ваш VA может изучить варианты отелей на основе ваших уникальных предпочтений.

Это может включать в себя такие факторы, как тип жилья, местоположение, доступные удобства и любые специальные тарифы, на которые вы можете иметь право. Затем они могут составить короткий список, избавив вас от необходимости просматривать многочисленные варианты.

17. Бронируйте авиабилеты и гостиницы.Когда вы приняли решение и вооружились своей кредитной картой и информацией о часто летающих пассажирах, ваш VA может позаботиться о процессе бронирования.

Это может быть утомительной задачей, которую нужно решать лично, но виртуальный помощник может справиться с ней эффективно, сэкономив ваше время и снизив вероятность ошибок.

18. Исследуйте варианты транспорта.Это включает в себя различные возможности, от аренды автомобилей и совместного использования до местного общественного транспорта, в зависимости от ваших предпочтений и характера вашего путешествия.

19. Забронируйте транспорт.Как только лучшие варианты будут определены, ваш VA может сделать еще один шаг и обработать бронирование, аналогично тому, как они управляют вашим рейсом и бронированием отеля. Это гарантирует беспроблемное путешествие от начала до конца.

20. Организовывать мероприятия.Если ваша поездка связана с посещением или проведением мероприятий, ваш VA может провести исследование и принять необходимые меры. Это может включать в себя поиск подходящего ресторана для делового ужина, бронирование места для встречи или даже приобретение билетов на местный концерт.

21. Подвесьте газету или почту.Когда вы отсутствуете, ваш VA может обеспечить временное приостановление обычных услуг в вашем доме, таких как доставка газет или почта. Это добавляет еще один уровень удобства вашим путешествиям и гарантирует, что ваши домашние операции будут выполняться в ваше отсутствие.

Развитие бизнеса

Когда дело доходит до задачи развития бизнеса, объем работы может быть значительным и многогранным.

От поиска потенциальных потенциальных клиентов на таких платформах, как LinkedIn, до поиска важной контактной информации, такой как адреса электронной почты, эти действия часто требуют трудоемкой подготовительной работы.

Виртуальный помощник может взять на себя эти задачи, позволяя вам сосредоточиться на межличностном взаимодействии, имеющем ключевое значение для успешных продаж.

22. Исследования лидов в LinkedIn.Для предприятий B2B, а иногда и операций B2C, ведение списка потенциальных клиентов является обязательной задачей. Получив глубокое понимание ваших требований, виртуальный помощник может провести тщательный поиск в LinkedIn, создав исчерпывающий список потенциальных клиентов, которые соответствуют вашему идеальному профилю клиента.

23. Найдите адреса электронной почты.VA может умело перемещаться по базам данных и использовать эффективные стратегии поиска Google, чтобы найти адреса электронной почты потенциальных клиентов, с которыми вы хотите связаться. Это не только гарантирует, что у вас есть верная контактная информация, но и экономит ваше время и усилия, чтобы найти ее самостоятельно.

24. Оформление презентаций.Ваш VA может добавить профессиональный штрих к вашим предложениям, найдя и вставив логотип потенциального клиента и соответствующим образом подобрав цвет текста. Кроме того, они могут улучшить презентацию, анимируя слайды по мере необходимости, что дает вам преимущество в развитии вашего бизнеса.

Управление

По мере роста вашего бизнеса это неизбежно приводит к увеличению спроса на различные функции управления. Сюда могут входить такие задачи, как составление отчетов для клиентов, что может потребовать сопоставления огромных объемов существующих данных.

Или, возможно, вы хотите расширить свою команду и нуждаетесь в помощи в подборе персонала. Ваш виртуальный помощник может взять на себя эти обязанности, предоставляя вам время и гибкость, чтобы сосредоточиться на более стратегических аспектах вашего бизнеса.

25. Соберите отчеты.VA может разрабатывать и создавать отчеты, которые отслеживают ключевые показатели эффективности (KPI) через заданные интервалы времени. Эти отчеты дают четкое представление об эффективности вашего бизнеса, помогая вам принимать обоснованные решения.

26. Помогите набрать сотрудников.Борьба за поиск подходящего таланта часто может быть такой же напряженной, как и конкуренция за клиентов, если не больше.

Ваш VA может просматривать профили LinkedIn на основе предоставленных вами критериев, составляя список потенциальных кандидатов, которые могут подойти для вашей команды. Это не только упрощает процесс найма, но и гарантирует, что у вас будет более широкий выбор талантов.

Бухгалтерский учет

Если управление финансовыми аспектами вашего бизнеса, такими как ведение книг или отправка счетов, вызывает у вас чувство страха, возможно, пришло время делегировать эти задачи виртуальному помощнику.

27. Ведите книги.При соответствующем обучении и инструкциях ваш виртуальный помощник может выполнять финансовые задачи, такие как просмотр и сопоставление транзакций, а также проведение ежемесячных сверок. Это обеспечивает оптимизированный процесс бухгалтерского учета и согласованные финансовые отчеты для вашего бизнеса.

28. Создавайте и отправляйте счета.Используя шаблоны счетов, виртуальный помощник может составлять профессиональные счета и распространять их среди ваших клиентов. Это обеспечивает своевременное и точное выставление счетов, способствуя здоровому денежному потоку.

29. Преследуйте авансовые платежи.Создание процесса дебиторской задолженности имеет решающее значение для всех предприятий. Ваш VA может следовать этому процессу для сбора причитающихся платежей, что может включать в себя передачу вопроса владельцу бизнеса или соответствующему лицу, когда это необходимо.

Личные поручения

Управление личными жизненными обязанностями наряду с процветающим бизнесом может быть требовательным. Такие задачи, как заказ столика в ресторане или отправка подарков, являются неотъемлемой частью поддержания ваших личных отношений.

Однако они также могут занимать много времени. Используя услуги виртуального помощника, вы можете более эффективно выполнять эти обязанности.

30. Делайте личные заказы в ресторане.Имея доступ к вашим личным предпочтениям и данным для входа на такие платформы бронирования, как Open Table, ваш виртуальный помощник может бронировать столики в ресторане от вашего имени и даже координировать свои действия с гостями.

31. Делайте покупки.Иногда даже на таких платформах, как Amazon, может не быть того, что вам нужно, или процесс покупки может быть слишком утомительным. Ваш VA может помочь с покупками в Интернете, чтобы защитить нужные вам товары.

32. Исследуйте и отправляйте подарки.В тех случаях, когда обычной подарочной карты недостаточно, ваш помощник может найти что-то особенное и организовать его доставку.

33. Управляйте логистикой вашего хобби.Будь то обеспечение студии для репетиций вашей гаражной группы или организация собраний вашего книжного клуба, VA может облегчить материально-техническое бремя, позволяя вам заниматься своими хобби без стресса.

34. Отслеживайте проблемные заказы.Если заказ не поступает вовремя, ваш VA может связаться с поставщиком, регулируя время ожидания и устраняя неполадки, информируя вас на протяжении всего процесса.

35. Управляйте семейным календарем.Планирование семейных мероприятий и отслеживание встреч могут быть легко обработаны вашим виртуальным помощником, высвобождая больше вашего личного времени.

36. Планируйте визиты к врачу.Учитывая соответствующие детали, такие как даты рождения и информацию о страховке, VA может организовать визиты к врачу и даже начать заполнять необходимые документы.

37. Оплачивайте личные счета.Для нечастых покупок или поставщиков, которые не предлагают варианты онлайн-платежей, виртуальный помощник может управлять оплатой счетов.

38. Звоните в магазины, чтобы получить информацию.Ищете ли вы редкую бутылку виски или особый подарок, ваш VA может сделать необходимые звонки, чтобы найти магазин, в котором продается то, что вы ищете.

Операции

Как владелец малого бизнеса вы должны сосредоточиться на стратегическом планировании будущего вашей компании, разработке концепции новых продуктов и услуг и реализации инициатив, которые поднимут ваш бизнес. Поэтому оперативные задачи, такие как заполнение онлайн-форм и управление файлами, можно делегировать надежной системе поддержки, виртуальному помощнику.

39. Заполните онлайн-формы.Ваш виртуальный помощник, снабженный соответствующей информацией о компании, может заполнять различные формы, например те, которые необходимы для подписки на продукты «Программное обеспечение как услуга» (SaaS), экономя ваше драгоценное время.

40. Делайте заметки с вебинаров.Если вы заинтересованы в содержании вебинара, но не можете выделить время для его просмотра, даже если он проводится по запросу, ваш виртуальный помощник может «присутствовать» от вашего имени, записывать ключевые моменты и предоставлять исчерпывающее резюме.

41. Конвертируйте файлы.Если вам нужен другой формат файла, скажем, JPEG вместо PDF, ваш VA может выполнить преобразование для вас.

42. Проведите исследование.Ваш VA может провести начальное исследование для принятия важных решений, таких как оценка различных продуктов SaaS, чтобы определить, какой из них будет наиболее подходящим для ваших нужд.

43. Настройте проекты в вашей системе управления проектами.VA может создавать новые проекты в вашем инструменте управления проектами и отправлять приглашения соответствующим участникам, обеспечивая плавный старт.

44. Управление файлами.Будь то Dropbox или локальный сервер для хранения файлов, ваш виртуальный помощник может обеспечить надлежащую организацию файлов с точными соглашениями об именах. Они также обеспечивают правильное распределение прав доступа.

45. Расписание социальных сетей.Ваш виртуальный помощник может оптимизировать вашу стратегию в социальных сетях, планируя ваши публикации в соответствии с описанным вами процессом.

46. ​​Вычитывайте и редактируйте письма, блоги и презентации.Чрезмерная рабочая нагрузка иногда может привести к непреднамеренным ошибкам. Ваш VA может помочь вычитывать и редактировать важные сообщения, такие как письма, блоги и презентации, обеспечивая профессиональный и безошибочный контент.

47. Поддерживайте руководство виртуального помощника.Владельцы бизнеса часто предпочитают налаживание процессов строгому их соблюдению. Ваш виртуальный помощник может вести руководство, документируя свои задачи, что очень удобно, особенно во время неожиданного отсутствия.

Вот краткое изложение разнообразных задач, с которыми может справиться виртуальный помощник, аккуратно упакованных в удобную сравнительную таблицу.

Вещи, которые виртуальный помощник не делает

Конечно, есть несколько вещей, которые ваш виртуальный помощник делать не будет. Вам не нужно беспокоиться об отношении виртуального помощника, если вы попросите его что-то сделать. ВА не:

• Прокатите его или ее глаза на вас.По крайней мере, вы этого не увидите, если это случится! И вы не услышите его ни в каком общении.
• Требуется больший офис или другой стол .Эти люди не будут делить ваш офис, поэтому нет необходимости освобождать дополнительное место.
• Интерактивная драма.С виртуальными помощниками у вас не будет большого эгоизма. Вам не нужно будет ходить по яичной скорлупе или беспокоиться о том, что сплетни важнее профессионализма. Природа отношений на расстоянии означает, что офисная драма отсутствует.

Следующие шаги, чтобы получить виртуального помощника

• Определите задачи в вашем бизнесе, которые лучше всего передать на аутсорсинг.Совет: сосредоточьтесь на задачах, которые не требуют вашего опыта.Спросите себя, является ли задача наилучшим использованием вашего времени или ее лучше выполнить кому-то другому?
• Используйте такие сервисы, как Work Better Now, чтобы найти виртуальных помощников, соответствующих вашим потребностям.

Если вы хотите масштабировать свой бизнес, перестать выполнять задачи, которые вас раздражают, или просто хотите больше свободного времени, VA изменит правила игры. Я думаю, вы видите, что найм виртуального помощника может стать ключом к вашему успеху. Надеюсь, это поможет вам решить, подходит ли виртуальная машина для вашего бизнеса.

Удачи!

Для получения дополнительной информации о виртуальных помощниках прочитайте:

• Как добиться успеха в малом бизнесе, делая меньше с виртуальными помощниками?
• 22 секрета правильного найма виртуального помощника

Все ответы на вопросы читателей дает Редакция журнала «Тенденции малого бизнеса», обладающая более чем 50-летним опытом работы в бизнесе. Если вы хотите задать вопрос, пожалуйста, задайте его здесь.

Изображение: Depositphotos.com