Полное руководство по управлению данными

Управление данными имеет важное значение для поддержания качества и безопасности информации внутри организации. Без эффективных процессов управления данными компании сталкиваются с риском неправильного управления данными и нарушений безопасности, что приводит к потере доверия и возможным юридическим последствиям.

Применяя методы управления данными, организации могут гарантировать, что их данные точны, доступны и безопасны, что позволяет принимать обоснованные решения и соблюдать правила конфиденциальности данных. Но что такое управление данными и как его эффективно реализовать?

Что такое управление данными?

Преимущества управления данными

Управление данными помогает бизнесу в достижении широкого круга целей. Это не просто нормативная необходимость; это приносит стратегические преимущества компаниям, которые в значительной степени полагаются на данные для принятия решений и разработки стратегий.

Улучшенное качество и целостность данных

Основным преимуществом управления данными является значительное улучшение качества и целостности данных организации. Более высокий уровень качества данных обычно достигается за счет:

• Управление метаданными. Управление данными помогает управлять данными и понимать их с помощью управления метаданными. Это включает в себя отслеживание происхождения данных, их использования и любых внесенных изменений. Он обеспечивает качество данных, отслеживая изменения в содержании и контексте ваших данных и исправляя любые ошибки.
• Управление данными: Распорядители данных, эксперты в этой области, поддерживают контроль данных и контролируют качество данных. Эти специалисты являются сердцем процесса управления данными, занимаясь оценкой, созданием, использованием, хранением, архивированием и удалением информации, за которую они несут ответственность.

Устанавливая четкую политику управления данными и назначая распорядителей данных, организации гарантируют точность, согласованность и надежность своих данных.

Установление этики данных

Этика данных оценивает методы работы с данными, используемые в организации, такие как сбор, создание и анализ данных, влияющих на клиентов и общество в целом.

Содействие этике данных помогает компаниям понять, почему они собирают определенные данные и чего они могут с их помощью достичь. Каждая транзакция на основе данных должна предлагать выгоду конечному пользователю. Если вы не решаете проблему с собираемыми данными, вам следует спросить, почему вы их собираете и что вы с ними делаете.

Этика данных особенно важна с появлением искусственного интеллекта. Клиенты и правительства все больше беспокоятся о том, как компании обращаются со своими данными и где они оказываются. Прозрачность в отношении того, как вы получаете данные и как они обрабатываются, имеет важное значение для укрепления доверия к бренду.

Соблюдение нормативных требований и управление рисками

Системы управления данными гарантируют, что организации соблюдают правила, связанные с данными, такие как GDPR и HIPAA. Соблюдение требований снижает риск дорогостоящих юридических проблем и штрафов. Более того, он защищает от утечки данных и инцидентов безопасности, сохраняя репутацию организации.

Улучшение процесса принятия решений

Установление контроля над всем объемом данных компании дает руководителям и менеджерам целостное представление о деловой активности, проблемах и возможностях. Знание того, где хранятся необходимые данные, и уверенность в их точности позволяет брендам быстро реагировать на растущие проблемы и заранее выявлять новые тенденции.

Это касается и обычных специалистов, выполняющих повседневные задачи. Наличие своевременного доступа к данным делает сотрудников более самостоятельными и позволяет им быстрее выполнять задачи, не дожидаясь очередной встречи, чтобы получить ответы на свои вопросы.

Повышенная безопасность данных

Управление данными включает определение того, кто может получить доступ к данным, при каких обстоятельствах и как данные защищаются. Такая повышенная безопасность имеет решающее значение в эпоху, когда утечка данных может иметь разрушительные последствия. Контролируя и отслеживая доступ к конфиденциальным данным, организации могут лучше защитить свои активы и информацию о клиентах.

Эффективная коммуникация внутри компании

По данным Gartner, в 2024 году мировые расходы на ИТ составят 5 триллионов долларов. Эта цифра растет каждый год примерно на 7% по мере того, как департаменты получают больше внутренних инструментов. Проблема здесь в том, что каждый инструмент производит данные, которые обычно находятся внутри этого отдела. Это приводит к разрознению данных во всей организации.

Управление данными гарантирует, что все приложения, производящие данные, подключены к централизованному хранилищу данных, где хранятся все данные компании. Общие данные позволяют всем командам быть на одной волне. Например, когда руководители имеют доступ ко всем показателям маркетинга и продаж, они могут корректировать стратегии и принимать решения, не дожидаясь неделю подробного отчета.

Решение проблем управления данными

Несмотря на все очевидные преимущества управления данными, его реализация может оказаться сложной и сложной. На ранних этапах сложно управлять огромными объемами данных, особенно если в организации нет устоявшейся культуры данных. Давайте рассмотрим наиболее распространенные проблемы управления данными.

Внимание высшего руководства

Задача: борьба за обеспечение поддержки высшего руководства инициатив в области управления данными.

Проблемы часто начинаются сверху, когда высшее руководство не видит потенциала управления данными. Эта задача включает в себя четкое представление важности и преимуществ управления данными высшему руководству и согласование инициатив по управлению данными с бизнес-целями. Обеспечение ясности ролей и решение конфликтов владения данными также создают значительные препятствия.

Решение: Обучить высшее руководство стратегическим ценностям управления данными.

Чтобы решить эту проблему, вам необходимо начать диалог с высшим руководством, чтобы определить важнейшую роль и преимущества управления данными. Создайте совет управления, в состав которого войдут высшие руководители, который будет направлять и одобрять стратегии управления, напрямую связывая их с бизнес-целями.

Позже назначьте руководящие роли руководителям, подчеркнув ценность их участия. Таким образом, вы сможете постепенно превратить их в поборников этой инициативы. Подкрепите процесс показателями производительности и отслеживанием прогресса, чтобы продемонстрировать влияние управления данными.

Интеграция данных

Проблема: неспособность собирать и стандартизировать разрозненные данные.

Одной из главных проблем является интеграция данных из разрозненных источников. Управление данными в масштабах компании включает сбор информации из разных доменов, которая имеет разную структуру, форматы и общее значение.

В условиях постоянного обмена технологиями и новыми источниками данных в каждом отделе сложно не упустить из виду какие-либо изменения в данных. Кроме того, это должен быть непрерывный процесс в реальном времени. Сбор данных вручную часто происходит нерегулярно и подвержен человеческим ошибкам.

Решение: Платформы интеграции данных для конкретной предметной области

Большинство организаций реализуют управление данными, пытаясь управлять всеми активами данных одновременно. Такой целостный подход означает медленный прогресс и создает риск того, что ваши усилия не смогут быть связаны с насущными потребностями бизнеса.

Платформы интеграции данных для конкретной области подключаются к вашим источникам данных через соединители API, чтобы обеспечить непрерывный поток данных в централизованное хранилище. Эти решения извлекают данные, преобразуют их в согласованный, готовый к анализу формат и загружают в хранилище по вашему выбору.

Подход, ориентированный на предметную область, позволяет расставить приоритеты для наиболее важных активов данных, требующих высокого уровня внимания (например, информация, позволяющая установить личность). Такой подход эффективно сокращает объем управленческой деятельности, концентрируя усилия на наиболее важных данных.

Внедрение инструментов интеграции данных для конкретной предметной области позволит получать более точные данные и проводить детальный анализ в будущем. Эти решения, как правило, имеют модели данных, адаптированные к данным, используемым конкретными отделами. Таким образом, у Improvado есть общая модель данных маркетинга, позволяющая нормализовать данные на платных, органических, электронных торговых платформах и других типах маркетинговых платформ.

Обеспечение качества данных

Задача: обеспечение высокого качества данных в рамках систем управления данными

Управление данными и качество данных неразрывно связаны между собой, однако обеспечение высокого качества данных является серьезной проблемой. Управление данными устанавливает основу для управления данными, но достижение и поддержание «качественности» данных — их точности, полноты, последовательности, актуальности и своевременности — является сложной задачей.

Решение: Определить проблемы с качеством данных и реализовать соответствующие решения.

Первым шагом в решении этой проблемы является ее четкое определение. Количественная оценка проблемы и цели, которую вы пытаетесь достичь, должна стать вашим первым шагом. Например, вы можете сказать: «Мы обнаружили, что 20% записей маркетинговых данных являются дубликатами. Мы хотим снизить этот показатель до менее 1%».

Если проблема правильно определена, гораздо проще найти инструмент, который поможет ее решить. Если вы столкнулись с повторяющимися записями, вам, вероятно, понадобится инструмент очистки данных или платформа интеграции данных с возможностями нормализации. Также стоит проверить, как данные попадают в ваше хранилище, поскольку дубликаты могут возникнуть из двух разных источников, содержащих одни и те же данные. Здесь могут пригодиться инструменты определения происхождения данных.

Масштабируемость

Задача: масштабирование управления данными наряду с организационным ростом

По мере расширения организаций их системы управления данными также должны развиваться, чтобы управлять растущими объемами данных и новыми типами данных. Эта масштабируемость имеет решающее значение для поддержания эффективного управления на всех уровнях организации. Без масштабируемых решений организации рискуют столкнуться с неправильным управлением данными и неэффективностью, что может препятствовать росту и поставить под угрозу целостность данных.

Решение: разработка гибких и масштабируемых политик управления данными

Чтобы решить проблемы масштабируемости, организациям необходимо разработать гибкую политику управления данными, которая может легко адаптироваться к росту и изменениям в структуре данных. Внедряя такие адаптивные структуры управления, организации могут обеспечить постоянную целостность и актуальность данных.

Соответствие нормативным требованиям

Задача: ориентироваться в меняющихся правилах защиты данных

Соблюдение развивающихся правил защиты данных, таких как GDPR и CCPA, является постоянной проблемой для организаций. Без регулярных проверок политики и практики обработки данных для обеспечения соответствия правовым стандартам компании рискуют несоблюдать их, что может привести к потенциальным правовым и финансовым последствиям.

Решение: адаптация структуры управления данными для обеспечения соответствия нормативным требованиям

Организации должны активно адаптировать свои системы управления данными, чтобы соответствовать текущим и будущим нормам. Это требует проведения регулярных проверок политики и практики обработки данных, гарантируя их соответствие новейшим правовым стандартам. Встраивая соблюдение требований в основу управления данными, организации могут защититься от рисков несоблюдения требований, обеспечивая эффективное соблюдение нормативных требований.

Лучшие практики управления данными

Эффективное управление данными имеет решающее значение для организаций, поскольку позволяет гарантировать точность, безопасность и использование их активов данных в полной мере. Вот ключевые рекомендации по улучшению процессов управления данными:

1. Установите четкую политику управления

Определите комплексную политику управления данными, включающую стандарты качества данных, конфиденциальности, безопасности и соответствия требованиям. Обеспечьте, чтобы эти политики были хорошо документированы и доступны всем заинтересованным сторонам.

При разработке политик крайне важно учитывать уникальные аспекты данных, с которыми вы работаете. Например, в маркетинговых данных есть оговорки, известные только экспертам в этой области, например, стандарты безопасности бренда, которые различаются в зависимости от рекламной платформы.

Improvado предлагает структурированное управление данными кампании, обеспечивая соблюдение правил безопасности бренда. Всякий раз, когда кампания нарушает эти правила, лицо, ответственное за запуск кампании, получает уведомление со всем контекстом, необходимым для оперативного исправления кампании.

Внедрение таких платформ может значительно ускорить процесс разработки и соблюдения политик в отношении данных, специфичных для конкретной предметной области.

2. Назначьте распорядителей данных

Распорядители данных играют решающую роль в процессе управления, выступая в качестве хранителей качества данных и соблюдения требований. Назначьте знающих людей, которые понимают как бизнес, так и технические аспекты данных.

3. Обеспечьте межведомственное сотрудничество.

Управление данными должно осуществляться совместными усилиями всех отделов. Вот как межведомственное сотрудничество может ускорить внедрение управления данными:

• Это улучшает качество данных, обеспечивая точность, согласованность и надежность благодаря общему опыту.
• Гелиос для совместной работы для оптимизации использования данных путем согласования стратегий и сокращения разрозненности.
• Открытое общение способствует развитию культуры данных, повышению грамотности, ответственности и подотчетности.
• Это улучшает результаты инициативы, делая измеримое влияние управления данными и связанных с ним показателей доступными для всех.

4. Мониторинг, измерение и отчетность

Установите показатели для измерения эффективности ваших инициатив по управлению данными. Регулярно отслеживайте эти показатели и сообщайте о прогрессе заинтересованным сторонам, чтобы продемонстрировать ценность и определить области для улучшения.

5. Обзор и адаптация

Управление данными — это не инициатива «установил и забыл». Регулярно пересматривайте свои методы и структуру управления, чтобы адаптироваться к новым задачам, технологиям и бизнес-целям.

Измерение рентабельности управления данными

Количественная оценка окупаемости инвестиций (ROI) в инициативы по управлению данными имеет решающее значение для обоснования их ценности для заинтересованных сторон. Хотя преимущества управления данными очевидны — от улучшения качества данных до соблюдения нормативных требований, — перевод этих преимуществ в измеримые финансовые показатели может оказаться сложной задачей. Вот структурированный подход к доказательству финансовых последствий управления данными.

Определить повышение операционной эффективности

Начните с оценки экономии средств и времени, полученной благодаря более эффективным процессам управления данными. Вот некоторые количественные показатели, которые вы можете использовать для подтверждения рентабельности инвестиций в управление данными:

• Сокращение времени на поиск данных (%)
• Сокращение времени на понимание данных (%)
• Сокращение времени использования данных (%)
• Сокращение времени на исправление ошибок и несоответствий данных (%)

Оценка снижения рисков

Управление данными играет жизненно важную роль в снижении рисков, связанных с утечкой данных и несоблюдением правил. Оцените финансовые последствия предотвращения этих рисков, рассмотрев потенциальные штрафы, судебные издержки и стоимость усилий по исправлению ситуации, которые помогает предотвратить управление данными. Кроме того, учтите влияние на репутацию и его потенциальное влияние на доходы.

Оцените экономию технических затрат

Не забудьте подсчитать экономию затрат на инфраструктуру в результате внедрения управления данными:

• Меньше инженерных ресурсов для хранения дублирующихся данных в разных хранилищах.
• Меньше инженерных ресурсов для сбора данных из разрозненных источников и обеспечения их доступности для различных заинтересованных сторон.
• Снижение затрат на инфраструктуру
• Снижение затрат на обслуживание нескольких хранилищ в бизнес-подразделениях.

Рассчитать стоимость инвестиций

Чтобы измерить рентабельность инвестиций, важно учитывать общую стоимость вашей программы управления данными. Сюда входят инвестиции в технологии, затраты на обучение и время, затрачиваемое сотрудниками на функции управления данными. Суммируйте эти затраты, чтобы получить четкое представление о необходимых инвестициях.

Начните свой путь к управлению данными с данных, специфичных для доходов

Качество данных, связанных с доходом, продолжает расти, поскольку количество приложений для создания данных в отделах маркетинга, продаж и финансов продолжает расти. Реализация инициатив по управлению данными на основе данных о доходах может открыть новые возможности роста и способствовать принятию решений в вашей организации. Кроме того, к этой инициативе легче привлечь высшее руководство, поскольку данные о доходах являются одним из наиболее ценных активов в любой организации.

Improvado — это унифицированная платформа маркетинговой разведки и аналитики на базе искусственного интеллекта, предназначенная для маркетологов и предприятий, позволяющая раскрыть потенциал данных для принятия эффективных бизнес-решений. Improvado объединяет более 500 источников данных, интегрирует данные в централизованное хранилище, превращая их в стратегическую информацию и упрощая анализ и представление с помощью насыщенных, практичных отчетов.

Платформа помогает соблюдать рекомендации, оптимизируя управление разнообразными кампаниями с помощью системы оповещений и пользовательских правил, которые вы можете создавать, используя естественный язык. Improvado также занимается управлением доступом к данным, предоставляя отдельные рабочие места для команд, работающих над разными суббрендами или региональными филиалами внутри организации.

Часто задаваемые вопросы