Что такое управление запасами: определение, преимущества, методы

Управление запасами играет важную роль в прибыльности любого бизнеса. Связанный с управлением цепочками поставок и логистикой, управление запасами контролирует закупку, перемещение, хранение и использование необходимого сырья для производства товаров и услуг.

Управление запасами также заботится о выходной стороне бизнеса — управлении тем, сколько продукта доступно для продажи, гарантируя, что его достаточно для удовлетворения спроса, но не настолько, чтобы компания потеряла деньги из-за непроданных запасов.

В конечном счете, управление запасами — это постоянное уравновешивание, манипулирование входными и выходными данными для снижения затрат и максимизации продаж и прибыли.

1. Управление запасами, определенное
2. Преимущества
3. Процесс
4. Управление запасами против контроля запасов
5. Роль управления заказами
6. Методы управления запасами
7. Проблемы
8. Системы управления запасами
9. Функции и возможности IMS

Что такое управление запасами?

Что касается входных данных, это включает в себя конкретные задачи, такие как поиск, покупка, получение, хранение, перемещение, продажа и отгрузка материалов, используемых для производства продуктов компании. Управление выпуском запасов включает в себя хранение готовой продукции, а также продажу и доставку клиентам.

Когда дело доходит до прибыльности бизнеса, управление запасами представляет собой сложное, быстрое жонглирование, которое может создать или разрушить чистую прибыль вашего бизнеса. Слишком много или слишком мало любых входных или выходных данных может поставить под угрозу производительность, удовлетворенность клиентов и прибыльность.

Каковы преимущества управления запасами?

Управление запасами является основой успеха в бизнесе. Без этого компания не может быть эффективной, прибыльной или устойчивой. Принимая во внимание множество экономических переменных, которые никто не контролирует, управление запасами является одной из областей, находящихся под жестким контролем каждого предприятия.

1. Повышенная эффективность . В производственных условиях поддержание оптимального уровня сырья для непрерывного производства помогает повысить эффективность. Два ключевых фактора — наличие под рукой нужных материалов и уверенность в том, что они находятся в нужном месте в нужное время. Кроме того, перемещение готовой продукции на хранение на склады предотвращает задержки производства из-за нехватки места. Остановы или задержки в любом месте процесса означают потерю времени, производительности и прибыли.
2. Снижение затрат. Поддержание оптимального количества (не слишком много и не слишком мало — идеальный баланс Златовласки) сырья сводит к минимуму риск порчи или отходов, а также позволяет избежать оплаты материалов до того, как они потребуются. Поддерживая необходимое количество продукта для удовлетворения спроса, компания не тратит деньги на рабочую силу и материалы для производства продуктов, которые не могут быть проданы достаточно быстро.
3. Улучшение удовлетворенности клиентов. Успешное управление запасами поддерживает необходимое количество продукции для максимально быстрого удовлетворения потребностей клиентов, сокращая дефицит и повышая удовлетворенность клиентов.
4. Лучшее управление денежными потоками. Точное прогнозирование наряду с точными уровнями запасов и эффективной логистикой позволяет сократить денежные затраты на ненужные расходы, производство и хранение. Это высвобождает денежный поток и позволяет более эффективно использовать денежные ресурсы.
5. Лучшее принятие решений . Управление запасами включает прогнозирование спроса, затрат и других потребностей. Все больше компаний используют программное обеспечение для измерения этих переменных, чтобы принимать более разумные решения на основе данных. Это помогает снизить стоимость ненужных расходов и ошибочного прогнозирования спроса.
6. Увеличение прибыли . Конечная цель бизнеса — получать прибыль от создания, производства, продажи и поставки отличного продукта. Эффективное управление запасами увеличивает прибыль за счет повышения эффективности и сокращения отходов.

Каков процесс управления запасами?

Процесс управления запасами — это план и руководство по тому, как ваша компания управляет запасами — как вы закупаете, получаете, храните, используете, продаете и отправляете свои запасы.

Процесс начинается с материалов и продуктов, которые вы покупаете и используете для производства собственных товаров и услуг, и продолжается на протяжении всего производственного цикла до продаж и доставки вашим клиентам.

Без процесса управления запасами невозможно приступить к его совершенствованию. А без процесса об эффективности не может быть и речи. Это приводит к напрасным расходам, потерянному времени и сокращению до несуществующей прибыли.

5-этапный процесс управления запасами:

1. Прием и проверка продукции. Установите плавный и эффективный процесс получения и проверки отгрузок, чтобы обеспечить движение материалов. Осмотрите посылку, чтобы убедиться, что вы используете материалы самого высокого качества и не платите за поврежденные или некачественные продукты, которые нужно будет либо вернуть, либо выбросить, либо, в худшем случае, они окажутся в ваших продуктах.
2. Сортировать и складировать продукты. Подготовка к производству, определите, какие продукты и материалы необходимо доставить на производство, а какие необходимо хранить. Постпроизводство, перемещение готовой продукции в соответствующие складские помещения для размещения заказов клиентов и выполнения заказов.
3. Принять заказ клиента . Будь то электронная коммерция, офлайн или что-то другое, принимайте заказы клиентов и убедитесь, что все стороны имеют представление о заказах и необходимой информации. Внутренне убедитесь, что отделы продаж, склада, выполнения заказов и доставки знают, что происходит.
4. Выполнить, упаковать и отправить заказ. Убедитесь, что клиент знает, что вы получили его заказ, и может легко узнать, когда он будет отправлен и когда ожидается его прибытие.
5. Закажите новый запас. Поддержание точной физической инвентаризации имеет жизненно важное значение. Знание того, когда и сколько заказывать, зависит от точных текущих данных о запасах.

Типы инвентаря

• Сырье - это предметы, компоненты и продукты, необходимые для производства продукта.
• Незавершенное производство — это производимый вами продукт, когда сырье и компоненты объединяются с трудом рабочих и машин для производства того, что продается.
• Готовая продукция – это готовая продукция, готовая к продаже и отгрузке покупателям.
• Товары для технического обслуживания (MRO означает техническое обслуживание, ремонт и эксплуатация) — это материалы, необходимые для производства продукции и ведения бизнеса, форма накладных расходов, которые считаются затратами на ведение бизнеса.
• Транзитный запас описывает готовую продукцию, которая была продана и отгружена покупателю, но еще не доставлена. Этот участок пути также называется транзитом, инвентаризацией трубопровода и транспортировкой.
• Буферный запас — это то же самое, что и страховой запас, который служит аварийным резервом, чтобы избежать исчерпания запасов до того, как запасы могут быть пополнены.
• Ожидаемые запасы аналогичны буферным или резервным запасам, но создаются и производятся для удовлетворения прогнозируемого увеличения спроса, особенно циклического или сезонного увеличения.
• Разделение запасов — это стратегия, которая выделяет определенное количество продукта на разных этапах производственного процесса, чтобы обеспечить непрерывность производства в случае нехватки или поломки где-либо на производственной линии.
• Запасы цикла хранятся под рукой, поэтому предприятия могут поддерживать минимальные производственные квоты. Это также принимает форму сырья и компонентов, необходимых для выполнения этих квот.

Управление запасами против контроля запасов

В бизнесе более мелкие, более целенаправленные системы работают внутри более крупных и широких систем. То же самое относится к взаимосвязи между управлением запасами и контролем запасов.

В более широком процессе управления запасами управление запасами, также часто называемое контролем запасов, контролирует логистику и перемещение материалов и продуктов на складе или в системе складов.

Быстрое обнаружение товаров и их эффективное перемещение необходимы как для производства, так и для выполнения заказов и доставки, что является основой для достижения высокой степени удовлетворенности клиентов.

Управление запасами включает в себя прямое перемещение материалов и продуктов на складах с использованием всего, от ручных тележек и вилочных погрузчиков до грузовиков, поездов и полуприцепов. Но это также включает в себя использование программного обеспечения для отслеживания, отслеживания и управления потоками материалов и продуктов на склады, из них и внутри них.

Наряду с контролем запасов другой частью экосистемы управления запасами является управление заказами. Это еще одна область, в которой правильное программное обеспечение может создать или разрушить ваш бизнес. Как следует из названия, управление заказами сосредоточено на заказах клиентов.

Однако управление заказами — это больше, чем прием заказов клиентов. Он включает в себя получение заказов, а также обработку и отслеживание каждого заказа. Когда вы получаете заказ, запасы должны быть обнаружены, перемещены, обработаны и отправлены. Все это время запасы должны обновляться по мере обработки и отправки заказа.

Лучшее программное обеспечение для управления заказами интегрировано в общую цифровую инфраструктуру контроля и управления запасами. Мало того, что физический инвентарь подсчитывается, перемещается, отслеживается и обновляется, но организация имеет представление об этом перемещении. Наглядность позволяет делать более точные прогнозы и в целом повышать эффективность.

Что такое логистика: определение, виды, преимущества

Логистика является жизненно важным аспектом конкуренции и победы на мировых рынках. Изучите основные виды и функции логистики и ее преимущества.

Каковы основные методы управления запасами?

Как и в случае с управлением операциями, один размер не подходит для всех, когда речь идет об управлении запасами. Давайте рассмотрим четыре самых популярных метода управления запасами:

1. Управление «точно в срок» (JIT) : Управление кораблем настолько плотно, что материалы и компоненты поступают по мере необходимости (как раз вовремя) для производства, снижает потребность в хранении и оплате деталей, которые не будут использоваться немедленно. Этот японский метод, ставший популярным благодаря Toyota Motor, избавляет от большого количества жира. Но, как видно из последних лет, JIT сильно зависит от отлаженной глобальной цепочки поставок. Резкий рост спроса, небольшие сбои в цепочке поставок или даже трудовые споры могут нарушить эту хрупкую экосистему.
2. Планирование потребности в материалах (MRP) : этот метод основан на прогнозировании спроса и продаж. Как и в случае управления запасами в целом, точные записи о продажах и запасах играют важную роль. Волатильность спроса или цепочки поставок также может привести к недостаточной или чрезмерной подготовке бизнеса, потере продаж из-за нехватки доступных запасов или потере денег из-за избыточных непроданных запасов.
3. Экономичный объем заказа (EOQ) : этот метод основан на предпосылке экономии денег за счет меньшего количества заказов на большее количество товаров. Потребности в запасах рассчитываются таким образом, чтобы обеспечить наименьшее количество заказов на закупку необходимого количества материалов или компонентов для ожидаемых производственных потребностей. При заказе больших количеств компания соглашается с тем, что затраты на хранение будут выше. Этот метод включает использование формул EOQ для оценки стоимости заказа и затрат на хранение, которые учитываются ежегодно для определения оптимального количества.
4. Дни продаж запасов (DSI) : Другой подход учитывает, сколько времени в среднем требуется для перемещения запасов. При этом учитываются запасы готовой продукции, а также то, что находится в процессе производства и ожидает производства; менеджеры по запасам получают представление о том, как долго могут продержаться текущие уровни запасов. Цель состоит в том, чтобы поддерживать это соотношение — дни в обращении (DIO), количество дней в запасах (DII) и средний возраст запасов — как можно ниже.

Другие методы управления запасами включают в себя:

• ABC-анализ основан на принципе Парето, согласно которому 80% вашего дохода приходится на 20% ваших продуктов. ABC-анализ помогает определить наиболее и наименее ценные товары и услуги.
• Отслеживание партии группирует продукты с похожими характеристиками партии, такими как дата изготовления, местонахождение и срок годности, а также продукты с общим сырьем. Это помогает определить приоритет доставки и, в случае неудачного отзыва, позволяет отслеживать продукты и отслеживать любые проблемы до источника.
• Массовые поставки обычно снижают стоимость доставки отдельного товара, как это используется в методе управления запасами EOQ. Покупка оптом может создать другие проблемы, такие как место для хранения, порча и, возможно, заказ большего количества, чем необходимо для удовлетворения спроса.
• Консигнация означает, что производитель отправляет розничному продавцу товары для продажи, не заставляя розничного продавца покупать товары заранее. Это позволяет избежать потенциального заказа слишком большого количества продукта, платя только за то, что продано.
• Кросс-докинг сводит к минимуму перемещение и хранение запасов за счет погрузки поступающих запасов непосредственно в транспортные средства, отправляющие товары.
• Прогнозирование спроса использует исследования рынка, прошлые продажи и другие данные, чтобы предсказать, сколько продуктов купят клиенты. Это информирует о том, сколько запасов нужно держать в наличии, а также сколько необходимо произвести.
• Дропшиппинг позволяет розничному продавцу или торговому агенту продавать товары, не храня их на складе. Вместо этого заказ поступает к производителю для обработки и выполнения, отправляя его напрямую покупателю, при этом продавцу не нужно выполнять какие-либо операции по доставке или обработке.
• FIFO и LIFO — это расстановка приоритетов доставки товаров либо в порядке поступления (FIFO), либо в порядке поступления (LIFO).
• Бережливое производство стремится максимизировать производительность и эффективность, устраняя то, что не добавляет ценности.
• Минимальный объем заказа (MOQ) — это наименьшее количество товара, которое поставщик или производитель разрешает заказать. Это сумма, которую необходимо продать, чтобы по-прежнему получать прибыль или, по крайней мере, безубыточность.
• Формула точки повторного заказа рассчитывает точку, в которой необходимо заказать дополнительные запасы. Формула точки повторного заказа умножает ежедневные объемы продаж на время выполнения заказа (в днях) от заказа до прибытия, включая резервный запас на случай возможных задержек или всплесков продаж.
• Непрерывное управление запасами использует программное обеспечение для отслеживания уровней запасов в режиме реального времени, регистрируя каждую единицу поступающих запасов и каждую продажу.
• Страховой запас — это количество дополнительных запасов, хранящихся в качестве буфера на случай исчерпания запасов на случай неожиданного скачка продаж до того, как поступят повторно заказанные запасы.
• Six Sigma использует статистику и анализ данных для повышения эффективности при одновременном сокращении ошибок и потерь в производственных процессах.
• Метод «бережливое производство + шесть сигм» направлен на устранение потерь и неэффективности в производственных процессах и управлении запасами, особенно путем поиска и исправления основных причин недостатков и неэффективности.

Сложный процесс ставит множество задач

Неудивительно, что такая сложная функция, как управление запасами, сталкивается с трудностями на каждом шагу.

• Такие переменные, как скачки спроса, проблемы с цепочкой поставок или остановки производства, могут привести к слишком низкому уровню запасов. С другой стороны, более низкий спрос или перепроизводство могут привести к избытку непроданных запасов. Такие сценарии приводят к упущенной выгоде из-за упущенных продаж или траты денег на непроданные продукты.
• Неточные данные мешают прогнозированию спроса.
• Предотвращение сокращения запасов (поддержание точности запасов). Иногда в качестве временной меры по сокращению расходов уровни запасов снижаются и не пополняются. Но это уменьшает буферные запасы, увеличивая риск исчерпания запасов и разочарования клиентов.
• Потребительский спрос может измениться в одночасье.
• Управление устаревшими товарными запасами требует баланса между необходимостью продавать существующие менее востребованные запасы и изменением направления для удовлетворения новых потребностей клиентов.
• Управление несколькими точками и поставщиками.
• Интеграция с другими системами представляет собой еще одну потенциальную головную боль, когда предприятия пытаются обновить программное обеспечение и системы управления запасами только для того, чтобы обнаружить, что они не все совместимы друг с другом.
• Идти в ногу с инновациями и технологиями.

Что такое система управления запасами?

Система управления запасами (IMS) регулирует и выполняет ваш процесс отслеживания продуктов от входного запаса сырья и информации до процессов производства, хранения, продаж и отгрузки.

Вот три типа IMS:

• Ручные системы инвентаризации — это старомодный способ подсчета каждого предмета и обновления местоположения вручную.
• В системах периодической инвентаризации команда подсчитывает физические запасы каждый месяц или квартал. Системы штрих-кода могут быть более быстрым, простым и эффективным способом подсчета и отслеживания запасов путем сканирования штрих-кода на продукте.
• Системы непрерывной инвентаризации автоматически подсчитывают и отслеживают запасы с помощью программного обеспечения для обновления запасов при покупке или продаже материалов, компонентов и продуктов. Системы RFID используют метки радиочастотной идентификации для записи и отслеживания входящих и исходящих запасов, автоматически обновляя систему.

На что обращать внимание в системе управления запасами

Ваша IMS обрабатывает все, что вам нужно для успешного управления запасами и, соответственно, вашего бизнеса. Компании, инвестирующие в правильное программное обеспечение для поддержки IMS, получают конкурентное преимущество.

Вот некоторые особенности и функции, которыми должна обладать эффективная IMS:

• Автоматизированное отслеживание запасов ускоряет и упрощает работу, сокращая повторяющиеся задачи, которые подвержены человеческим ошибкам.
• Доступ к данным в режиме реального времени обеспечивает наглядность для принятия более разумных и прибыльных решений по управлению запасами.
• Прогнозирование спроса использует данные в режиме реального времени и аналитические возможности машинного обучения, чтобы помочь принять обоснованные решения о запасах, которые могут сократить потери и увеличить доход.
• Многоканальная интеграция позволяет вам сосредоточиться на фактическом управлении запасами, а не на борьбе с несовместимыми системами. Кроме того, улучшенная видимость данных в режиме реального времени в рамках всего бизнеса гарантирует, что все видят одни и те же данные и могут легко получить доступ к информации из любого места в любое время.
• Штрих-кодирование и сканирование обеспечивают более эффективное управление запасами с более точными данными.
• Оповещения и уведомления передают важную информацию людям, которым она нужна для принятия более взвешенных решений и быстрых действий.
• Мобильный доступ расширяет возможности IMS для полевых бригад, позволяя быстрее реагировать из любого места.
• Управление поставщиками обеспечивает бесперебойную работу с поставщиками и управление заказами, отгрузками, отслеживанием и утверждениями.
• Оптимизация запасов — это суть управления запасами; IMS должна помочь вам создать сбалансированный инвентарь, который минимизирует потери и максимизирует прибыль.
• Отчеты и аналитика являются важными инструментами для мониторинга производительности, чтобы увидеть, что работает и где можно сделать улучшения.

Наличие лучших методов и систем управления запасами может сделать разницу между борьбой за выживание и долгосрочным бизнесом. Будете ли вы задаваться вопросом, как это делают конкуренты, или будете наслаждаться довольными клиентами и прибыльностью, несмотря на трудности в экономике?