Понимание роли информации, позволяющей установить личность (PII) в бизнесе

Данные управляют сегодняшним деловым миром, и среди различных типов данных личная информация (PII) выделяется своей уникальной ценностью и проблемами. Использование PII может улучшить маркетинговые усилия и улучшить взаимодействие с клиентами, что делает его востребованным активом для бизнеса. Однако сбор и использование персональных данных сопряжены с рядом этических и юридических обязанностей.

В этой статье раскрываются тонкости PII, подчеркиваются ее важность, соображения по ее использованию и ее влияние на современную деловую практику. Поскольку предприятия стремятся использовать PII ответственно и эффективно, становится необходимым четкое понимание ее нюансов.

Что такое информация, позволяющая установить личность (PII)?

Примеры PII включают, помимо прочего:

• Имена: полное имя, фамилия, девичья фамилия или псевдоним.
• Персональные идентификационные номера: номер социального страхования, номер паспорта, номер водительских прав, идентификационный номер налогоплательщика, идентификационный номер пациента.
• Адреса: почтовый адрес, адрес электронной почты.
• Личные характеристики: фотографические изображения (особенно лица или других идентифицирующих характеристик), отпечатки пальцев или почерк.
• Информация об активах: регистрационный номер транспортного средства или титульный номер и соответствующая информация.
• Контактная информация: номера телефонов, личные адреса электронной почты.
• Финансовая информация: номера кредитных карт или банковских счетов.

Важно отметить, что, хотя некоторые части личной информации всегда являются конфиденциальными, другие могут стать конфиденциальными при объединении или объединении. Например, имя само по себе не может быть однозначно идентифицирующим. Однако в сочетании с датой рождения или адресом он становится более явным идентификатором.

В контексте бизнеса, особенно в сфере маркетинга, PII может стать мощным инструментом. Это помогает организациям понять своих клиентов на более глубоком уровне, адаптировать свой охват и оптимизировать качество обслуживания клиентов. Однако обладание такими подробными данными требует и высокого уровня ответственности. В последующих разделах будут рассмотрены передовые методы работы с личными данными, их значение и проблемы, связанные с их использованием.

5 лучших инструментов маркетинговой аналитики, соответствующих требованиям HIPAA

Сбалансируйте рост маркетинга и соответствие требованиям HIPAA, используя инструменты маркетинговой аналитики и надежные протоколы безопасности.

ПРОЧИТАТЬ РУКОВОДСТВО

Важность личных данных в бизнесе

Возможности PII огромны и разнообразны: от маркетинга до управления рисками.

1. Адаптация клиентского опыта. Понимая такие элементы, как местоположение клиента, его предпочтения или предыдущие взаимодействия, компании могут предлагать персонализированный контент, рекомендации по продуктам или услуги. Например, интернет-магазины используют персональные данные, чтобы предлагать товары на основе прошлых покупок, что значительно повышает качество покупок.
2. Улучшение маркетинговых стратегий: PII играет жизненно важную роль в сегментировании аудитории и направлении маркетинговых кампаний на нужную демографическую группу. Знание возраста, географического положения или истории покупок позволяет компаниям создавать таргетированную рекламу, которая лучше находит отклик у потенциальных клиентов.
3. Упрощение деловых операций: будь то проверка личности клиента во время онлайн-покупки или подтверждение деталей для гарантийной претензии, PII обеспечивает бесперебойные и безопасные транзакции.
4. Управление рисками и обнаружение мошенничества. Финансовые учреждения и платформы электронной коммерции часто используют PII для обнаружения нерегулярных моделей, которые могут указывать на мошеннические действия. Сравнивая детали транзакций с сохраненными личными данными, такими как платежные адреса или данные карты, компании могут быстро выявлять и предотвращать потенциальные нарушения безопасности.

Этические последствия обращения с информацией, позволяющей установить личность

Обращение с информацией, позволяющей установить личность, подразумевает не только соблюдение правил, но и более глубокую ответственность компаний перед своими клиентами и заинтересованными сторонами.

Доверие и прозрачность

Когда клиенты делятся своими личными данными, возникает неявная уверенность в том, что компании будут защищать эту информацию. Компании должны быть прозрачными в том, как они собирают, хранят и используют персональные данные, гарантируя, что они используются только для заявленных целей.

Получение четкого согласия перед сбором PII имеет решающее значение. Недостаточно иметь длинные положения и условия, которые мало кто читает. Вместо этого компании, такие как некоторые службы подписки, теперь используют простой язык, чтобы объяснить, как они будут использовать PII, и предоставить пользователям контроль над своими данными, позволяя им отказаться от этого, если они того пожелают.

Еще одним основным принципом является минимизация данных. Это означает, что компания должна собирать только ту PII, которая необходима для конкретной цели.

Ответственность в случае нарушений

Ошибки могут случиться, но мера этики компании часто определяется тем, как она на них реагирует. В случае утечки данных необходимы быстрые действия, четкая связь и меры по исправлению положения. Вспомните случаи, когда крупные корпорации, обнаружив нарушения, быстро предупреждали пострадавших клиентов и предлагали услуги по защите.

Правовые аспекты персональных данных

Понимание правовой базы, касающейся информации, позволяющей установить личность, имеет важное значение для предприятий, стремящихся поддерживать позицию соответствия, а также защищать свою деятельность и репутацию.

1. Общий регламент защиты данных (GDPR): GDPR, принятый Европейским Союзом в 2018 году, является одним из наиболее полных законов о защите данных. Он регулирует обработку персональных данных граждан ЕС, требуя, среди прочего, четкого согласия, переносимости данных и права на забвение. Несоблюдение может привести к значительным штрафам.
2. Закон Калифорнии о конфиденциальности потребителей (CCPA): Специально разработанный для жителей Калифорнии, CCPA предоставляет людям больший контроль над своей личной информацией, включая право знать, какие данные собираются, право удалять данные и право отказаться от продажи данных.
3. Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Специально для США HIPAA устанавливает стандарты защиты конфиденциальных данных пациентов. Предприятия, занимающиеся защищенной медицинской информацией, должны обеспечить принятие и соблюдение всех необходимых мер.
4. Закон о защите конфиденциальности детей в Интернете (COPPA). Разработанный для защиты личной информации детей до 13 лет, COPPA содержит строгие правила относительно того, какие данные можно собирать, как их можно использовать и какое согласие родителей необходимо.
5. Трансграничная передача данных. Для предприятий, работающих в нескольких странах, важно знать юридические положения, касающиеся передачи личных данных через границы. В разных регионах существуют разные взгляды и стандарты, и согласование операций с ними имеет решающее значение.
6. Законы об уведомлениях об утечке данных. Многие юрисдикции требуют, чтобы компании уведомляли пострадавших лиц и регулирующие органы в случае утечки данных, связанных с личными данными. Своевременное реагирование и полное раскрытие информации могут иметь обязательную юридическую силу.
7. Политика хранения. Некоторые законы диктуют не только то, как следует обращаться с личными данными, но и как долго их можно хранить. Регулярное удаление старых или ненужных данных — это не просто хорошая практика, но иногда и требование закона.
8. Управление согласием. Общей темой во многих правилах защиты данных является принцип явного согласия. Будь то сбор, обработка или обмен данными, компаниям часто необходимо получить четкое и осознанное разрешение от отдельных лиц.

Проблемы в управлении личной информацией

Управление личной информацией — сложная задача, сопряженная с различными проблемами. Однако для каждого препятствия есть потенциальное решение.

Задача 1. Защита конфиденциальности

Даже при использовании передовых мер безопасности всегда существует риск взлома, будь то в результате изощренных кибератак или внутренних ошибок.

Решение: принять многоуровневый подход к обеспечению безопасности. Это может включать в себя сочетание шифрования, двухфакторной аутентификации и регулярных проверок безопасности.

Задача 2: Соблюдение меняющихся правил

В разных регионах действуют разные законы о защите данных, и они постоянно развиваются. Соблюдение требований может оказаться непростой задачей.

Решение: регулярно обновлять методы обработки данных и инвестировать в постоянное обучение персонала. Кроме того, рассмотрите возможность привлечения специального персонала или инструментов, которые смогут отслеживать изменения в нормативных актах, таких как GDPR в Европе или CCPA в Калифорнии, и соответствующим образом корректировать практику.

Проблема 3: перегрузка данными

Из-за постоянно растущего объема данных, собираемых ежедневно, предприятия могут легко оказаться перегруженными, что затрудняет точное отслеживание и управление личными данными.

Решение: внедрить надежную систему управления данными, которая классифицирует и фильтрует данные. Это может упростить процесс, гарантируя сохранение только соответствующих PII. Например, розничная компания может использовать программное обеспечение, которое отделяет транзакционные данные от личных данных, обеспечивая простоту управления.

Задача 4: Интеграция с другими системами

Личные данные часто должны проходить через различные системы. Обеспечение плавной интеграции PII на этих платформах может стать серьезным препятствием. Несовпадающие форматы данных, устаревшие системы, устойчивые к интеграции, или даже простое отсутствие совместимости могут привести к фрагментации данных PII, что делает управление ими более сложным и рискованным.

Решение: принять решение промежуточного программного обеспечения или платформу интеграции как услугу, которая может выступать в качестве моста между различными программными приложениями. Такие платформы не только облегчают поток личных данных между системами, но также обеспечивают их согласованность и целостность.

Задача 6: выбор правильной аналитической платформы

Неправильный выбор решения для маркетинговой аналитики может привести к неправильному пониманию показателей PII, неоптимальному пониманию или даже к потенциальным нарушениям PII, если на платформе отсутствуют надежные функции безопасности.

Решение: ищите платформы, которые отдают приоритет конфиденциальности, предлагают надежные функции безопасности и демонстрируют четкое понимание соблюдения требований и этических соображений.

Improvado — это передовое решение для маркетинговой аналитики, которое автоматизирует весь цикл маркетинговой отчетности. Платформа подразумевает надежные протоколы безопасности данных, которые позволяют компаниям безопасно агрегировать, хранить и анализировать данные по всем каналам, сегментам аудитории и географическим регионам.

Improvado имеет комплексную систему защиты конфиденциальной информации, которая включает в себя надежные меры шифрования, регулярные проверки и оценки рисков, политику безопасного удаления данных и процедуры уведомления о нарушениях. Improvado соответствует требованиям SOC-2 Type II, HIPAA, CCPA и GDPR.

Лучшие практики обработки личной информации

Навигация по PII требует внедрения и поддержания лучших практик оптимального и этичного управления данными. Вот несколько ключевых правил, которые должен принять каждый бизнес.

Понимание того, что представляет собой PII

Первым шагом является точное знание того, что квалифицируется как PII. Сюда входит не только очевидная информация, такая как имена и адреса, но и данные, которые могут косвенно идентифицировать человека, например история покупок или IP-адреса.

Свести к минимуму сбор личной информации

Собирайте только те персональные данные, которые абсолютно необходимы. Сокращение объема хранимых персональных данных не только сводит к минимуму риск, но и упрощает процессы управления и соблюдения требований.

Безопасное хранение личных данных

PII должен храниться надежно. Сюда входит физическая безопасность, такая как запертые шкафы для бумажных документов, и цифровая безопасность, такая как шифрование электронных данных. Соблюдение требований к хранению данных PII и использование безопасных баз данных имеет важное значение.

Используйте надлежащие средства контроля доступа

Не все в организации должны иметь доступ к PII. Внедрение надлежащего контроля доступа гарантирует, что только авторизованный персонал сможет просматривать или обрабатывать данные. Внедрите ролевой контроль доступа и регулярное обучение этих людей, чтобы подчеркнуть важность безопасного обращения.

Проводить регулярные аудиты и оценки

Регулярный аудит и оценка обработки персональных данных помогает выявить любые потенциальные слабости или нарушения. Это включает в себя как внутренний аудит, так и внешнюю оценку для обеспечения соблюдения стандартов защиты персональных данных.

Имейте четкую политику конфиденциальности

Чрезвычайно важно иметь четкую и письменную политику, описывающую, как собираются, используются, хранятся и удаляются личные данные. Он должен соответствовать всем соответствующим правилам и включать примеры правильной обработки данных, позволяющих идентифицировать личность.

Быстрое реагирование на нарушения

В случае неудачного взлома жизненно важно быстро отреагировать. Наличие хорошо подготовленного плана, включающего уведомление пострадавших лиц и принятие немедленных корректирующих мер, может смягчить ущерб.

Подведение итогов

Поскольку предприятия продолжают углубляться в стратегии, основанные на данных, понимание и управление PII становится важной основой ответственной деятельности. Приоритизация обработки личных данных не только обеспечивает соблюдение требований и защиту от потенциальных ошибок, но также укрепляет репутацию компании как заслуживающей доверия организации.

Часто задаваемые вопросы