Connecteam — приложение для сотрудников №1, используемое агентствами по уходу

Несомненно, агентства по уходу могут стать настоящим спасением для людей, нуждающихся в помощи. Однако, как правило, это сложная задача как для пациента, так и для лица, осуществляющего уход, по нескольким причинам.

Агентства по уходу сталкиваются с множеством проблем, которые могут сделать повседневную работу трудоемкой и трудоемкой задачей. Например, ручное заполнение формы или составление расписания с помощью ручки и бумаги, что приводит к слишком большому объему бумажной работы и часто к ошибкам или ошибкам. Агентства по уходу также сталкиваются с высокой текучестью кадров, плохой коммуникацией, отсутствием вовлеченности и многим другим.

Вот почему мы решили сосредоточиться на том, как и почему сотни агентств по уходу обратились к Connecteam за помощью в преодолении этих проблем. С Connecteam агентства по уходу могут значительно улучшить свою деятельность, общение и взаимодействие с лицами, осуществляющими уход, и со всей командой. При этом лица, осуществляющие уход, могут сосредоточиться на обеспечении наилучшего ухода за своими пациентами, а высшее руководство может сосредоточиться на эффективном выполнении повседневных операций и процедур.

Проблемы, с которыми агентства по уходу столкнулись до Connecteam

Бесконечная бумажная работа

Все основные документы заполняются традиционными методами, такими как бумажные формы. Это неэффективный процесс, поскольку эти формы должны быть видны руководству и немедленно приняты к ним меры, но учреждения по уходу не всегда получают эти формы.

Кроме того, агентства по уходу также рассылают сотрудникам по электронной почте много информации и вложений; занимает слишком много времени.

Информация разбросана по разным местам

Материалы, которые регулярно нужны лицам, осуществляющим уход, либо находятся в офисе, либо доставляются в каждое место. Неудобно и бардак. В любое время, когда агентствам по уходу необходимо обновить эти материалы, вы должны распечатать новые бумаги и раздать их каждому опекуну, а это не всегда легко, учитывая расписание каждого. Невозможно быть уверенным, что у каждого воспитателя есть самые свежие материалы.

Отсутствие вовлеченности и коммуникации сотрудников

Персонал не может легко общаться друг с другом, большинство других опекунов сохранены в личных телефонах сотрудников или вообще отсутствуют.

Обновление опекунов занимает слишком много времени, будь то поздравление с днем ​​рождения или важное процедурное обновление, агентства либо рассылают массовые электронные письма, либо текстовые сообщения. Отслеживание того, кто читает ваше сообщение или электронную почту, утомительно и занимает слишком много времени.

Потеря времени на обучение и адаптацию

Агентства по уходу, как правило, увольняют многих опекунов в течение первых шести месяцев, поэтому все время, которое они тратят на обучение и адаптацию, не имеет значения. Агентствам по уходу нужен более эффективный и быстрый способ сделать это, при этом гарантируя, что новый опекун будет профессиональным и готовым к работе.

«Цели Phoenix Homecare and Support заключались в повышении вовлеченности сотрудников, оцифровке наших бумажных форм и создании центрального центра компании. Connecteam помог нам достичь всех этих целей. Наши сотрудники ежедневно используют приложение и заполняют важные формы чаще, чем раньше. Как агентство по уходу на дому, для нас важно иметь возможность предоставить нашим опекунам инструменты, необходимые им для эффективного выполнения своих функций». — Гаррет Уильямс

Основываясь на всех перечисленных выше проблемах, лица, осуществляющие уход, понимают, что с правильным приложением для ухода они могут оптимизировать повседневные процессы, чтобы не загружать слишком много документов. Вместо этого правильное решение позволяет им сосредоточиться на пациенте. Вот почему так много агентств по уходу обращаются к Connecteam.

На самом деле, прочитайте, как одно агентство по уходу смогло сэкономить много времени на административных задачах и сохранить связь и вовлеченность своей команды.

Приложение Connecteam Caregiver устраняет распространенные проблемы, вот как…

Планирование работы

Для диспетчеризации и управления звонками пользователей услуг агентства по уходу используют функцию планирования заданий Connecteam, чтобы легко и быстро предоставлять всю необходимую информацию своему опекуну:

• Назначение сиделок для оказания услуг на основе различных требований.
• Предоставление всей необходимой информации, включая время начала, адрес и специальные инструкции.
• Записи о приходе и уходе сотрудников, а также их местонахождении.
• При необходимости менеджеры и сотрудники могут добавлять заметки о смене с комментариями и фотографиями.
• Разрешение сотрудникам принимать и отклонять смены (опционально — можно отключить).
• Создавайте сменные задачи, чтобы иметь полный контроль над прогрессом вашей команды, а ваши сотрудники точно знали, что им нужно делать.
• Сотрудники могут напрямую отправлять сообщения менеджерам при включении своего расписания прямо со своего телефона, если что-то неясно или отсутствует.
• Получите автоматическое уведомление, если кто-то приближается к сверхурочной работе, чтобы вы могли немедленно решить этот вопрос.
• Вся информация о расписании работы сохраняется, и можно создавать отчеты для анализа производительности сотрудников, посещаемости и времени, затраченного на каждого клиента.
• Безошибочное планирование с вашими собственными настраиваемыми ограничениями.

На самом деле, Capterraпровела обзор ведущих программных решений для сиделок и медсестер и оценила Connecteam как лучшее решение для эффективного планирования.

Оптимизация связи

Общение с опекунами – важная, но непростая задача. Когда большая часть команды находится в движении, держать всех в курсе и быть вовлеченными может стать настоящей проблемой.

Вот некоторые из лучших методов и инструментов коммуникации, используемых учреждениями/поставщиками услуг по уходу, использующими Connecteam:

• Push-уведомления в режиме реального времени об обновлениях и объявлениях: как для формального, так и для неформального общения.От празднования дней рождения и событий до отправки памятной записки генеральному директору, до обновления информации о новых доступных услугах, изменениях смены или новых вакансиях в компании.
• Целенаправленная коммуникация :предоставление каждому сотруднику необходимой информации. Легкое различие между испытательным сроком, почасовой оплатой, временным сотрудником, менеджерами службы ухода, сиделками или сайтами. Менеджеры могут легко увидеть, кто не читал или не просматривал важные объявления или сообщения, и могут связаться с ними в частном порядке. Руководство также может определить, в какое время лучше всего размещать объявления или обновления для всей компании в зависимости от использования сотрудников.
• Каталог сотрудников: упростите для сотрудников поиск контактной информации с помощью цифрового каталога сотрудников.Воспитатели могут искать по имени, местонахождению или даже должности.
• Чат-группы и каналы: упрощайте повседневное общение легко и эффективно.Предоставьте опекунам прямой канал связи с их соответствующим менеджером или создайте групповые чаты для распространения информации среди группы опекунов.

Повышение вовлеченности сотрудников

Агентства по уходу часто чувствуют необходимость поставить лиц, осуществляющих уход, в центр внимания и повысить общую вовлеченность сотрудников в компании.

Некоторые из распространенных практик, используемых для повышения вовлеченности сотрудников, включают:

• Периодические опросы — будь то простой опрос обратной связи с двумя вопросами или развернутый опрос удовлетворенности сотрудников — агентства по уходу используют Connecteam, чтобы сотрудники могли легко и эффективно делиться своими отзывами.
• Обратная связь с тренером – позволяет лицу, осуществляющему уход, оставить отзыв о тренере и учебном занятии.
• Информационные бюллетени . Информационные бюллетени — это эффективный способ держать команду в курсе последних новостей о бизнесе, деятельности, росте и т. д.
• Фотоальбомы и изображения — обмен фотографиями и изображениями с ключевых событий с командой.
• Ящик предложений — часто используется, чтобы позволить всем членам команды в режиме реального времени делиться своими идеями и мыслями о том, как сделать что-то лучше, и предлагать идеи по улучшению.
• Политика «открытых дверей» — поставщики медицинских услуг с политикой «открытых дверей» позволяют своим опекунам обращаться к ключевым заинтересованным сторонам (руководителям служб, руководству, HR) с вопросами или проблемами, обеспечивая прямой канал, который отслеживается и является эффективным.
• Викторины — создавайте викторины и просматривайте ответы сотрудников, чтобы дать им отзыв о том, что они могут улучшить.
• События — публикуйте общекорпоративные мероприятия, такие как корпоративный день или счастливый час, чтобы сотрудники были вовлечены и оставались на связи.

Лучшее соответствие требованиям во всей компании

Поскольку соблюдение требований является важной частью повседневной работы агентств по уходу и поставщиков медицинских услуг, формы «Прочитай и подпиши» являются обычным явлением и часто используются ответственными за соблюдение требований для индивидуального подтверждения политики и правил компании.

Обычно используемые агентствами по уходу документы о соответствии требованиям «Прочитай и подпиши»включают следующее:

• Отказ от директивы о 48-часовом рабочем времени
• Политика и процедуры в отношении лекарств
• Управление лекарственной политикой
• Помощь в самостоятельном составлении лекарственного полиса
• Аудит и мониторинг лекарственной политики
• Сбор рецептурных полисов
• Политика в отношении контролируемых наркотиков
• Политика лекарств вдали от дома
• Медикаментозная ошибка и политика потенциального промаха
• Безрецептурное лекарство
• Политика и процедура безопасной утилизации лекарств
• Политика и процедура хранения лекарств
• Политика и процедура обучения и компетентности
• Политика в отношении сексуальных домогательств
• Другие читают и подписывают документы.

Автоматизируйте контрольные списки и отчеты

Ежедневные операции часто сопровождаются соответствующими документами. Агентства по уходу, использующие Connecteam, могут оцифровывать ежедневные формы, контрольные списки и отчеты. Оцифровывая и автоматизируя ежедневные формы, контрольные списки и отчеты, агентства по уходу могут уменьшить трения в повседневной деятельности, автоматизировать поток информации, сократить время отклика и улучшить надзор.

Вот несколько популярных примеров:

• Сводный отчет о проверке супервайзера для лица, осуществляющего уход
• Оценка риска падения
• Оценка лекарственного риска
• Контрольный список подъемников
• Оценка рельса кровати
• Визуальный осмотр оборудования
• Оценка ночного работника
• Отчет об инциденте
• Ежегодный отпуск
• Отслеживание пробега (еженедельно или ежемесячно)
• Возмещение расходов
• Обзор эффективности сотрудников

Все записи, отправленные сотрудниками, регистрируются в цифровом виде, могут быть автоматически отправлены на предварительно определенный адрес электронной почты в виде копии PDF, а также могут быть экспортированы в поддерживаемый формат Excel.

Кроме того, вы можете получать автоматические отчеты, которые отправляются любому внутреннему или внешнему персоналу со всей информацией, которую они хотят получить, на основе функции фильтрации. Кроме того, вы можете использовать поля менеджера для мониторинга и предоставления пользователям отзывов о ежедневных формах. Кроме того, менеджеры также могут давать оперативную обратную связь сотрудникам непосредственно из отправленной ими формы, чтобы убедиться, что все сделано правильно. Connecteam доверяют более 1000 компаний-агентств по уходу — начните с бесплатной пробной версии прямо сейчас!

Плавный процесс адаптации

Необходимость иметь дело с высокой текучестью кадров и обеспечивать высокий уровень обслуживания заставляет агентства по уходу создавать процесс адаптации в приложении, чтобы сделать развитие команды более эффективным и быстрым. Кроме того, вы также можете архивировать старых сотрудников, чтобы их данные никогда не были потеряны. Обычно это включает в себя:

• Официальное письмо, приветствующее сотрудника в компании
• Справочник сотрудника
• Политика компаний
• Контрольный список нового сотрудника
• Форма личной информации
• Форма отказа (директива о 48-часовом рабочем времени)
• Объявление заранее забронированных отпусков
• Единая форма заказа
• Информация для значка компании
• Отзыв об итогах тренировки
• Прочтите и подпишите соответствующие формы

Conneteam доверяют более 1000 компаний-агентств по уходу — начните с бесплатной пробной версии прямо сейчас!

Развивайте профессиональные навыки посредством обучения

Обучение в приложении используется агентствами по уходу для предоставления всех соответствующих учебных материалов для сотрудников агентства. Держите лиц, осуществляющих уход, в курсе последних событий благодаря непрерывному обучению, которое они могут проходить прямо на своем мобильном устройстве. Кроме того, отслеживайте прогресс сотрудников в обучении с обновлениями в режиме реального времени о пройденных курсах.

Общие методы обучения включают как профессиональное обучение, так и обучение, связанное с соблюдением требований:

• Обучение деменции
• Обучение уходу за стомой
• Курсы первой помощи
• Обучение подъему
• Обучение злоупотреблению пренебрежением эксплуатацией (ANE)
• Обучение сексуальным домогательствам
• Тесты и викторины.

Перенос политик компании в Connecteam

Агентства по уходу часто предоставляют цифровые ресурсы своим командам, чтобы они могли легко найти необходимую информацию в одном месте. Предоставляя легкодоступные цифровые ресурсы вашим опекунам, агентства по уходу могут уменьшить путаницу и ошибки, убедиться, что все опекуны находятся на одной волне, и повысить удовлетворенность сотрудников.

Наиболее распространенные ресурсы, которыми обычно делятся с командами, включают:

• Политики и протоколы
• Справочник сотрудника
• Руководства «Как» (использование электронного оборудования/вход в веб-службу и т. д.)
• Моральный кодекс
• Политика в отношении сексуальных домогательств
• Единая политика

Потребности в человеческих ресурсах

Отделы кадров и руководители агентств по уходу используют Connecteam для автоматизации процессов и лучшего контроля над вопросами, связанными с персоналом:

• Приведи друга;позволяет сотрудникам легко рекомендовать друзей на должность, что помогает увеличить охват их набором персонала.
• Форма личной информации для приема на работу новых сотрудников, такая как личная информация, контактная информация, экстренный контакт, документы, такие как налоговые формы и удостоверение личности с фотографией и т. д.
• Обновление контактной информации , такой как адрес, имя, номер мобильного телефона, адрес электронной почты, информация о банковском счете и многое другое.
• Опросы удовлетворенности сотрудников или обзоры производительности.

Точное отслеживание времени

Когда дело доходит до точного учета рабочего времени и платежных ведомостей, агентства по уходу полагаются на Connecteam, чтобы сделать этот процесс гладким.

• Для регистрации прихода и ухода смен с отметкой о местоположении GPS, чтобы сотрудники отмечались в правильном месте.
• Отправка push-уведомлений, чтобы напомнить сотрудникам о приходе или уходе.
• Использование заметок и тегов для удовлетворения конкретных потребностей (например, фильтрация по клиенту или конкретным датам).
• Вывоз зарплатных ведомостей, за смену или в целом. Интегрируется напрямую с QuickBooks Online и Gusto для безошибочного начисления заработной платы.
• Просмотр текущих и прошлых табелей учета рабочего времени.
• Запрос на отгул — сотрудники получают оповещение, как только запрос одобрен или отклонен.
• Добавьте вложения смены.
• Подписание табелей учета рабочего времени обеспечивает дополнительную безопасность для менеджеров, чтобы уменьшить кражу рабочего времени сотрудников.
• Загрузить файлы на часы.

Кроме того, вы можете использовать функцию геозоны, чтобы пользователи могли входить в систему только тогда, когда они действительно находятся дома у клиента, тем самым сокращая кражу времени.

Нижняя линия

Connecteam — это ведущее универсальное приложение для управления сотрудниками с различными возможностями, которое поможет расширить бизнес вашего агентства по уходу. С помощью Connecteam агентства по уходу упрощают планирование работы, оптимизируют общение, улучшают вовлеченность сотрудников, обеспечивают соответствие требованиям, автоматизируют контрольные списки и отчеты, эффективно принимают новых сотрудников и обучают существующих сотрудников новым навыкам, а также точно отслеживают и хранят часы работы и табели учета рабочего времени.

Кроме того, варианты ценообразования Connecteam очень просты, поэтому начните с бесплатной пробной версии и, чтобы узнать больше, перейдите по этой ссылке и не стесняйтесь заказать бесплатный тур по продукту, чтобы увидеть, соответствует ли Connecteam потребностям вашего бизнеса.