Вопросы и ответы: почему важно управление проектами?

Когда речь идет о проектах цифровой трансформации, управление проектами является важным аспектом обеспечения внедрения ваших технологий с минимальным количеством проблем.

В Impact мы курировали множество DX-проектов и за эти годы сами претерпели существенные преобразования, поэтому мы кое-что знаем об управлении проектами.

Мы встретились с Алексом Парком, директором отдела управления программами Impact, чтобы обсудить, что сегодня означает управление проектами и почему компании любого размера выигрывают от качественного управления проектами в своих проектах.

Давайте прыгать прямо в.

Насколько важна взаимосвязь между инициативами цифровой трансформации и управлением проектами?

АП: Абсолютно необходимо. Исторически сложилось так, что проекты всех типов страдали от проблем с бюджетом, объемом и согласованностью. По мере объединения усилий вокруг цифровой трансформации (DX) — объединения старого и нового — эти исторические риски значительно возрастают.

Какую пользу управление проектами получает от цифровых инструментов?

АП: По моему опыту, правильный набор инструментов настолько хорош, насколько хороши лежащие в его основе данные, управляющие выполнением работы. При правильном составлении плана проекта и правильном распределении ответственности многие традиционные задачи управления проектами могут быть автоматизированы при условии, что все участники проекта вносят свои точки данных в набор инструментов.

Напоминания о рабочем процессе могут автоматизировать запросы на обновление «регистрации задач» и «назначения открытых элементов». При достижении порога принятия решения или утверждения автоматические рабочие процессы могут быть предварительно запрограммированы на отправку и обновление по определенному расписанию.

Базовые релевантные данные включают в себя такие вещи, как бюджет проекта, состояние графика, кадровое обеспечение, открытые позиции, вехи и многое другое — обо всем этом можно сообщать.

Многие проекты DX считаются предприятиями неудачными , когда их ожидаемые результаты не достигаются. Как вы думаете, в чем компании склонны ошибаться в своем подходе к результатам?

АП: Недостаток исполнительного руководства, согласованности и постоянной заинтересованности — это начало проблем, по нашему опыту.

Привлечение всех вовлеченных сторон за стол для обсуждения целей, ключевых бизнес-требований, показателей успеха и показателей эффективности жизненно важно для начала работы по DX, но еще более важно продолжать последовательно переоценивать все это на протяжении всего проекта.

Бизнес-ландшафт постоянно меняется и требует последовательного итеративного подхода, чтобы оставаться в соответствии с текущими целями и задачами исполнительного руководства и бизнес-менеджеров — нам достаточно оглянуться на прошлый год, чтобы увидеть, как быстро могут измениться обстоятельства.

Точно так же многие организации не учитывают время, необходимое для реализации культурных изменений. Время ресурсов не только от руководства и руководства, но и от непосредственных конечных пользователей, которые обеспечивают жизненно важную обратную связь по удобству использования.

Кроме того, предприятия часто недооценивают техническое и управленческое мастерство, необходимое для эффективной разработки, координации, внедрения, итерации и доставки решений, отвечающих поставленным целям, что является одной из причин, по которой люди обращаются к нам в первую очередь.

Как эффективное управление проектами помогает смягчить эти проблемы, связанные с текущими подходами среди малого и среднего бизнеса?

АП: Управление проектом может помочь смягчить некоторые из этих проблем на стороне реализации, если сообщаемые показатели и требования актуальны и соответствуют ожиданиям руководства и руководства.

Если эти согласования никогда не происходят или они не происходят последовательно и итеративно в ходе DX-путешествия компании, то независимо от того, насколько хорошо распределяются ресурсы или насколько строго план соответствует графику развертывания, проект все равно будет отказ.

Что следует учитывать компаниям при управлении проектами собственными силами по сравнению с привлечением третьей стороны?

АП: Как и все остальное, компания должна провести анализ соотношения затрат и результатов, чтобы понять, что имеет смысл для ее организации.

Вот некоторые вопросы, которые предприятия должны задать себе; насколько деловая активность связана с проектной работой? Какие проекты реализуются? Отдается ли технический талант на аутсорсинг; и каковы возможности их внутренних ресурсов управления по сравнению с доступной третьей стороной?

Затем у вас есть дополнительные соображения о выполнении проекта, такие как сроки проекта, возможности доставки в эти сроки, разделение ответственности между заинтересованными сторонами, спонсорство со стороны руководства, а также измерение результатов и отчетность.

Другими словами, если бизнес может быть уверен во всех различных аспектах, необходимых для реализации проекта, то это здорово. Однако, если компания чувствует, что у нее нет ресурсов или возможностей для развертывания проекта DX, возможно, стоит обратиться за помощью к третьей стороне.

При заключении контракта с третьей стороной для управления проектом DX, на что бы вы посоветовали потенциальным клиентам обращать внимание в MSP?

AP: Знакомство и опыт работы с платформами, процессами или системами, задействованными в DX в компании.

В Impact мы используем внутренние операции в качестве испытательного стенда для всех решений, которые мы создаем для наших клиентов.

Помимо надлежащего технического опыта и надлежащей методологии и опыта управления проектами, бизнес должен искать партнера, который может понять их управленческие цели или помочь направить их, легко построить отчетность по этим показателям, которые будут информировать их, если эти цели будут достигнуты. и у кого есть установленный и зрелый процесс реализации проекта, который предоставляет потребляемую информацию в режиме реального времени, связанную с рисками, решениями, проблемами, сроками, этапами, бюджетом и эффективностью проекта и портфеля в целом.

Масштабы цифровой трансформации увеличиваются с каждым годом, и сегодня инициативы более доступны для предприятий любого размера. С учетом этого, насколько важную роль будут играть руководители проектов в 2021 году и далее, и что это означает для компаний, стремящихся к оцифровке?

АП: Руководители проектов преобразуют бизнес-цели в этапы, а затем разбивают эти этапы на небольшие результаты.

Они переводят деловую речь на технический язык, который могут интерпретировать и выполнять другие ресурсы, строят отчеты по данным ключевых показателей производительности, чтобы визуализировать ход проекта для руководства и управления, и работают над тем, чтобы все ресурсы оставались в рамках задачи/графика, и сообщают о корректировках. когда и где требуется вверх и вниз по цепочке подчинения.

Зная, что DX обычно пересекает несколько клиентских хранилищ, координация и управление всеми взаимосвязанными частями важнее, чем когда-либо, и жизненно важны для комплексной и стратегической работы DX.

Есть ли обстоятельства, при которых вы бы порекомендовали бизнесу не нанимать менеджера проекта?

АП: Стоимость команды управления проектом не может быть больше ценности, которую команда приносит организации.

То, как организация определяет «ценность», является гибким в этом контексте.

Организации без многих определенных процессов или хорошего разделения труда могут не реализовать преимущества менеджера проекта. Организации, у которых нет исполнительного лидерства или согласования с руководством, не получат полной выгоды от менеджера проекта, поскольку усилия, которые будет возглавлять PM, будут нечеткими с точки зрения масштаба, цели результата и т. д.

В этих случаях необходимо сосредоточить внимание на исполнительном видении и лидерстве, а затем PM может помочь направить инициативы, как только появится правильное направление.

Каковы ваши заключительные мысли и рекомендации для бизнес-лидеров, которые не уверены, нужен ли им выделенный менеджер проектов для их инициатив?

АП: Прежде чем задуматься о том, сдерживает ли управление проектом ваши цели и усилия, проверьте в реальности, хорошо ли вы определили свои цели «УМНО» — конкретные, измеримые, достижимые, актуальные, своевременные — какова явная цель, которую вы преследуете. достичь?

Поняв свою конечную цель, поработайте с руководителями вашего бизнеса, чтобы определить ключевые операционные требования (OKR) для каждого подразделения.

Как только у вас будет хорошее понимание и структура этих областей, вы можете подумать о найме менеджера проекта, который поможет формализовать эти цели и OKR в план реализации с основными этапами и результатами.

Затем можно получить ключевые показатели эффективности (KPI) от руководства и руководства, чтобы судить об успешности OKR, и соответствующие отчеты объединяют эти данные для оценки статуса проекта.

В долгосрочной перспективе управление проектом и организационная согласованность необходимы для обеспечения того, чтобы усилия по реализации на стороне проекта постоянно соответствовали бизнес-целям на стороне руководства.

Подпишитесь на наш блог , чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий (не волнуйтесь, мы не будем вас доставать).