Почему важна техническая документация (с примерами)

Как владелец бизнеса, никогда не недооценивайте важность профессиональной технической документации. Многие даже считают его одним из самых важных элементов контента, который создаст ваша компания.

В этом руководстве я собираюсь рассказать о том, почему это так и почему вы должны начать думать об этом контенте как о костяке вашей организации.

Давайте углубимся в это.

Что такое техническая документация?

Техническая документация — это тип письма, который описывает, как что-то делать.

На базовом уровне вы можете думать о технической документации как о наборе инструкций, поскольку большая часть технической документации часто включает пошаговые инструкции о том, как что-то делать, будь то объяснение того, как использовать программное обеспечение или как настроить продукт.

Однако техническая документация может быть намного больше.

Документация, такая как исследования, переписи и медицинские записи, также называется технической документацией. В этом случае он может даже включать такую ​​информацию, как предыстория и история темы, а также определения технических терминов.

Сочетая все это, возможно, правильнее было бы описать техническую документацию как письменный документ, демонстрирующий приложение, цель, архитектуру, использование или создание продукта, услуги или операции.

Читайте также; Зачем нужна документация по продукту?

Почему важна техническая документация?

С точки зрения бизнеса эта документация невероятно полезна для отслеживания процедур и процессов в бизнесе и даже может использоваться в качестве учебного пособия.

Например, если вы управляете производственным предприятием и устанавливаете новую машину (или выполняете какой-либо процесс), вам необходимо создать техническую документацию, описывающую, как работает машина и как ваши сотрудники должны ее безопасно эксплуатировать. Поставщик машины также должен предоставить техническую документацию о том, как работает машина, чтобы ваши инженеры могли поддерживать ее в рабочем состоянии.

Вам также может потребоваться проведение проверок и аудитов, чтобы убедиться, что вы действуете в соответствии с законами и правилами вашей компании. Опять же, вам понадобится техническая документация, чтобы гарантировать, что это выполняется и контролируется точно.

Когда новый сотрудник присоединяется к вашей компании, вы будете использовать техническую документацию, чтобы обучить его и показать, как устранять неполадки.

Каковы некоторые примеры технической документации?

Самым ярким примером технической документации будет руководство пользователя. Они могут быть разных форм и размеров и часто входят в состав недавно выпущенных и обновленных продуктов.

В настоящее время вы, вероятно, не так часто получаете бумажное руководство, но краткое руководство по настройке, а затем возможность доступа к большему контенту в Интернете, если вам это нужно.

Когда дело касается вашего бизнеса или ваших сотрудников, техническая документация может включать:

• Политики и процедуры
• Описание вакансии
• Справочники для сотрудников
• Технологические потоки
• Учебные материалы

В качестве обширного списка могут быть включены другие формы технической документации;

• Деловые предложения
• Руководства для пользователей и клиентов
• Справочники и инструкции для сотрудников
• Брошюры
• Заметки
• Маркетинговые планы
• Документы по управлению проектом
• Медицинские записи
• Новостная рассылка
• Процесс операций
• Руководства по ремонту
• Ссылки на SDK

Смотрите также; Что такое продукт Необходимый документ.

Для чего я должен уделить первоочередное внимание написанию технической документации?

При создании собственного «технического документа» (как вы думаете, он когда-нибудь приживется?) в первую очередь нужно выяснить, о чем вы должны писать. Конечно, вам, вероятно, понадобится некоторая документация при использовании ваших рабочих компьютеров или доступе к вашим серверам, но как насчет того, как использовать кофеварку?

Интересно, что да, у вас, вероятно, должна быть техническая документация для всего в вашем бизнесе. Это просто документация по кофемашине, которая обычно представляет собой наклейку на передней панели с несколькими схемами инструкций.

Все дело в расстановке приоритетов .

Вы должны начать с расстановки приоритетов в письме для вещей, которые наиболее важны для вашего бизнеса. Сюда могут входить процедуры и процессы, необходимые для повседневной работы вашего бизнеса, а также учебные материалы для новых сотрудников.

Помните, техническая документация не обязательно должна быть длинной и сложной. Это может быть простой лист бумаги с подробным описанием того, как используется машина, и мерами безопасности, которые необходимо принять.

Если вы не знаете, с чего начать, лучше всего начать с создания списка вещей, которые, по вашему мнению, будут наиболее важными для вашей технической документации.

Когда у вас есть этот список, вы можете начать писать!

Как создать собственную техническую документацию?

Теперь, когда мы рассмотрели, что такое техническая документация и почему она важна, вам может быть интересно, как создать собственную техническую документацию.

Это, несомненно, сложная задача, но, к счастью, существует множество различных инструментов и ресурсов, которые можно использовать для создания технической документации.

Вот пошаговое руководство о том, как к этому подойти.

1. Определите свою цель

Важно иметь в виду цель при создании технической документации, потому что вам нужно четко понимать направление, в котором вы хотите, чтобы она развивалась. В противном случае ваш текст будет разбросан по всему месту и может не охватывать то, что важно для вас.

Задайте себе эти вопросы, чтобы направить свое мышление:

1. Чего вы хотите добиться от своей технической документации?
2. Вы хотите использовать его в качестве учебного пособия для новых сотрудников?
3. Вы хотите использовать его в качестве ориентира для сотрудников, которым необходимо устранять неполадки?
4. Документация для клиентов?
5. Является ли документация продуктом или услугой?

Как только вы определите свою цель, вы сможете лучше решить, какой тип технической документации вам нужно создать.

2. Выберите свой формат

Существует множество различных форматов, которые вы можете использовать для технической документации. Некоторые распространенные форматы включают руководства пользователя, технологические схемы и учебные материалы.

Как вы собираетесь представить документацию?

Вы используете физические папки и бумагу? Цифровое обучающее видео? База данных? Веб-страница?

Это действительно зависит от вас, но важно форматировать вашу документацию таким образом, чтобы это было наиболее полезно для ваших пользователей. Ведь они должны усваивать информацию быстро и легко, и места для непонимания должно быть мало.

Спросите себя, как лучше всего максимально быстро и лаконично передать необходимую информацию целевой аудитории, с которой вы работаете?

Это даст вам лучший формат, который вам нужно использовать.

3. Соберите информацию

К сожалению, вы не можете просто написать свою техническую документацию. Вам нужно потратить время на сбор всех ваших источников информации и, возможно, даже на проверку фактов, чтобы убедиться, что информация, которую вы используете, является точной и актуальной.

Эта информация может поступать из различных источников, таких как политики компании, должностные инструкции и справочники сотрудников. Собрав всю необходимую информацию, вы сможете приступить к созданию технической документации.

4. Создайте свою документацию

Теперь самое интересное. Создание своего контента.

Самый простой способ сделать это — использовать программу обработки текстов, например Google Docs или Microsoft Word. Оба имеют встроенные шаблоны, которые вы можете использовать для начала работы, и позволяют заполнить пробелы. Однако, несомненно, вам потребуется определенная степень настройки, а некоторые темы потребуют гораздо более сложной обработки текста.

К счастью, существует множество доступных инструментов, в том числе:

• Docsie: Если вы хотите упростить процесс и хотите, чтобы ваша техническая документация выглядела соответствующе и максимально функционально, Docsie — это путь вперед. Это отмеченное наградами приложение для документирования продуктов, позволяющее автоматически создавать документы с помощью мастера. Существует также множество инструментов для совместной работы и публикации.
• Monday.com предлагает множество продуктов, в том числе множество функций для управления работой и развития.
• Whatfix: это платформа для внедрения цифровых технологий, призванная разрушить границы между пользователями и новыми технологиями. Несмотря на нишу, это может быть очень полезно для оптимизации вашего творческого процесса и анализа того, что вы можете улучшить.

После того, как вы создали техническую документацию, вам необходимо сохранить ее в формате, доступном для сотрудников. Наиболее распространенным форматом технической документации является PDF. Однако вы также можете рассмотреть возможность сохранения технической документации в формате, который можно легко распечатать, например Word или HTML.

Не волнуйтесь, хотя это может показаться мощным процессом, тем более, что у вас, вероятно, есть безграничное количество вещей, для которых вы могли бы создавать техническую документацию, есть множество других инструментов, которые могут помочь.

5. Проверьте свою документацию

В технической документации важно, чтобы она была правильной.

В конце концов, бесполезно иметь техническое руководство, в котором подробно описано, как использовать машину, если информация неверна. Вот почему важно, чтобы вашу техническую документацию проверял кто-то, кто хорошо разбирается в предмете. После того, как вы проверили свою техническую документацию, вы можете раздать ее сотрудникам.

6. Поделитесь своей документацией

Как только ваша документация создана и готова для всего мира, пришло время поделиться ею, и это означает сообщить, что вы создали, почему, как это поможет и как к ним получить доступ. В конце концов, вы знаете, какими могут быть работодатели в подобных вещах.

Во-первых, сделайте свой контент доступным.

Вы можете опубликовать свою техническую документацию различными способами, например, на веб-сайте вашей компании или в интрасети, на портале для сотрудников, в информационном бюллетене компании или в списке рассылки.

Опубликовав техническую документацию, вы можете поделиться ею с сотрудниками и другими заинтересованными сторонами.

После того, как вы опубликовали, вам нужно разрешить общение между уровнями вашего бизнеса.

Ваша документация, вероятно, полна технического жаргона и сложных концепций, которые необходимо передать так, чтобы все поняли. Поэтому вам следует проводить встречи и создавать возможности для отзывов людей, что позволит вам настраивать и улучшать контент до тех пор, пока он не будет соответствовать цели.

7. Просмотр и обновление

Безусловно, самый недооцененный шаг в этом процессе, о котором многие компании забывают. То, что ваша техническая документация вышла, не означает, что она сделана. Стандарты и процедуры постоянно меняются. Продукты и услуги обновляются. Методы работы становятся более рациональными или внедряются новые технологии.

Эти факторы могут повлиять на техническую документацию, поэтому важно регулярно просматривать и обновлять техническую документацию.

Если вы будете следовать этим шагам, вы сможете создавать точную и актуальную техническую документацию, в конечном счете гарантируя, что у вас есть все, что вам нужно, чтобы максимально использовать то, что может предложить техническая документация.

Нужен инструмент для создания технических документов? Проверьте Докси!