Как написать эффективную политику компании для вашего бизнеса

Ведение бизнеса может быть похоже на прогулку по минному полю. В любой момент вы можете столкнуться с проблемами, которые могут оказаться взрывоопасными для вашей компании.

Инциденты случаются на всех предприятиях, но политика компании может помочь вам снова встать на ноги.

Таким образом, мы понимаем, что написание политик и процедур может быть скучным и утомительным. Но поверьте нам, если у вас есть эффективная политика, вы обеспечите безопасность своих сотрудников — профессиональную, личную, физическую и юридическую.

И если вы владелец бизнеса или менеджер по персоналу, желающий создать политику компании, которая действительно имеет значение, тогда не ищите дальше. Мы собрали несколько ключевых советов, которые вы можете использовать для подготовки, написания и реализации политик, соответствующих вашей бизнес-модели.

Но прежде чем начать, важно понять , почему вам может понадобиться создать собственную политику компании.

Почему важно написать политику компании?

Есть несколько причин, по которым все компании должны создавать и внедрять политики, которым должны следовать их сотрудники.

Раскройте весь потенциал своего бизнеса с помощью универсального программного обеспечения Connecteam для управления —

Отличное первое впечатление о новых сотрудниках

Согласно исследованиям, 22% текучести кадров происходит в течение первых 45 дней работы, поэтому первое впечатление — это все. Одной из первых вещей, которые должны получить новые сотрудники, являются все соответствующие политики компании. Адаптация новых сотрудников с ключевыми целями и задачами на раннем этапе задаст тон и темп их трудоустройства.

Все на одной странице

Политика компании — это уникальная возможность убедиться, что все сотрудники согласны с целями, ценностями и правилами компании.

Снижает стресс

Когда сотрудники следуют политике, они менее склонны к ненужным ошибкам, недоразумениям. Это делает работу менее напряженной для сотрудников и руководства.

Все решения справедливы

Если все сотрудники обязаны читать, принимать и следовать одной и той же политике компании, они работают в честной и справедливой среде. Никто не наказывается произвольно.

Обеспечивает юридическую безопасность

Политика компании может заставить ваших сотрудников чувствовать себя в надежных руках, особенно если в ней четко прописаны их права и обязанности. Политика, которая способствует подотчетности и управлению взаимоотношениями с сотрудниками, повышает прозрачность по всем направлениям.

Повышает лояльность сотрудников

Политика компании может гарантировать, что работники останутся преданными делу компании, особенно если включены льготы для сотрудников.

Во многих отраслях большое количество новых сотрудников печально известно тем, что они не читают политики компании (например, руководства для сотрудников) во время адаптации. Это видно из инфографики выше.

Как подготовить политику компании

К сожалению, вы не можете просто начать списывать и рассчитывать на то, что в конечном результате вы получите идеальную политику. Владельцам бизнеса необходимо тщательно подготовить, что именно они будут включать и как они будут выражать это всем необходимым сторонам. Выполнение следующих шагов может иметь решающее значение.

Все стороны должны договориться о разработке политики компании

Независимо от того, начали ли вы строительный бизнес или гостиницу, руководство и сотрудники должны выразить единодушную поддержку предложенной политике компании. Должны быть приведены веские доводы в пользу рассматриваемой политики. После того, как все стороны договорились, можно приступать к реальному планированию.

Соберите команду по разработке политики компании

Политика компании всегда должна быть результатом совместных усилий. Чем больше людей вносят свои идеи, тем более унифицированным будет окончательный посыл политики. Но вы не можете просто нанять кого-то на работу. Важно использовать хороших менеджеров и сотрудников, которые являются экспертами в рассматриваемой теме.

Создайте стандартную структуру политики компании

Одним из наиболее важных элементов подготовки является обеспечение того, чтобы компания имела стандартизированную структуру политики компании. Эта структура будет варьироваться в зависимости от потребностей компании. Но независимо от того, являетесь ли вы менеджером по розничной торговле или сантехником, она должна включать цели политики, руководящие принципы и тех, к кому она применяется.

Создайте список приоритетов

Возможно, вам потребуется создать несколько политик компании, охватывающих самые разные темы и потребности. Поэтому, чтобы предотвратить перегрузку группы по разработке политик вашей компании, попробуйте расставить приоритеты политик в том порядке, в котором они нужны вашей компании в первую очередь. Любая политика, обеспечивающая краткосрочные выгоды, должна стоять на первом месте в списке приоритетов. Независимо от того, обучаете ли вы персонал по уборке или управляете производственными рабочими, вам необходимо провести мозговой штурм, какие политики требуют немедленного внимания.

Проведите исследование

Вам нужно сделать домашнее задание, прежде чем вы начнете писать политику компании. Наличие глубоких знаний как о вашей компании, так и о темах, которые вы хотите охватить в политике, имеет первостепенное значение. Исследования также могут помочь улучшить уже действующие политики компании, заполняя пробелы соответствующей информацией.

Вот несколько способов, которыми вы можете провести исследование политики компании:

• Консультируйтесь с экспертами по соответствующим темам.
• Проводите опросы компаний и опрашивайте сотрудников.
• Будьте в курсе последних законов, которые имеют отношение к политикам, которые вы хотите создать/обновить (например, законы штата о перерывах на обед и отдых).

Как написать политику для вашей компании

Говоря о том, как написать политику для вашей компании, важно убедиться, что вы отметили все поля и включили все детали, которым должны следовать как работодатель, так и работник.

Вообще говоря, работодатели должны рассмотреть возможность включения следующих компонентов в политику каждой компании.

Заявление о цели

Это объясняет читателю, почему компания с самого начала реализует политику и цели, которых она стремится достичь, используя ее.

Раздел «Технические характеристики»

Эта часть политики компании включает в себя конкретные правила, рекомендации и нормативные изменения, которым должны следовать сотрудники. Например, «Ожидается, что сотрудники будут носить униформу магазина с понедельника по пятницу. По субботам сотрудникам разрешено соблюдать деловой дресс-код».

Секция реализации

В этом разделе четко указывается, какие стороны должны следовать политике, и каким образом они могут ей следовать. «Управляющим ресторана разрешено определять, уместна ли одежда».

Дата вступления в силу

Дата вступления в силу политики компании. Например, «Все стороны обязаны соблюдать эту политику с 1 января 2024 года».

Глоссарий

Список общих терминов, используемых в политике компании, включая определения. Например, «униформа: профессиональная одежда, предоставляемая розничной компанией».

Однако стоит отметить, что политику не следует путать с контрактом или списком жестких правил, которым следует следовать именно так, как они написаны. Политика компании должна быть написана гибким языком, чтобы сотрудникам было легко ей следовать.

Как форматировать и оформлять политику компании

Дело не только в том , что вы пишете в политике вашей компании. Стиль и формат, в котором вы его пишете, также улучшают читабельность и, следовательно, повышают вовлеченность сотрудников.

Вот несколько важных советов по форматированию при написании политики:

• Выберите профессиональный шрифт, например, Arial, Calibri, Georgia или Times New Roman.
• Выберите размер шрифта, который легко читается (размер 12) и соответствует всему документу (заголовки, заголовки, подзаголовки исключены).
• Избегайте использования большого количества цветов, чтобы придать документу профессиональный вид. Придерживайтесь черного шрифта на белом фоне.
• Разделяйте абзацы и разделы соответствующим образом.

Неважно, начали ли вы бизнес в сфере недвижимости или являетесь разнорабочим. Когда дело доходит до стиля написания политики компании, необходимо обратить внимание на несколько важных моментов:

• Пишите политику четко и по делу.
• Пишите от третьего лица, например, «он», «она» и «оно».
• Если вы пишете об организации (например, Всемирной организации здравоохранения), убедитесь, что вы написали ее полностью, а затем вы можете включить фактический акроним (ВОЗ) в конце.
• Абсолютные слова, такие как «будет», «должен», «только», «всегда» и «никогда» не должны использоваться при описании того, как должны действовать сотрудники. Вместо этого работодатели должны прибегать к использованию таких терминов, как «обычно», «как правило» и «может быть», чтобы менеджеры могли быть более гибкими в различных ситуациях.

Просмотрите свой черновик и получите одобрение

Жизненно важной частью написания политики компании является процесс рецензирования. Дайте всей группе по разработке политики возможность отредактировать первый черновик, оставить отзыв, выявить ошибки и добавить все, что может отсутствовать.

Когда команда будет довольна окончательным проектом, отправьте его исполнительному члену компании для утверждения.

После того, как вы сформулировали политику своей компании, вам нужно подумать о том, как вы собираетесь ее реализовывать.

Используйте лучшие инструменты для реализации политики вашей компании

Крайне важно подумать о том, как вы будете делиться политикой вашей компании с остальной частью вашей компании. Печатать его каждый раз, когда вы кого-то нанимаете, просто утомительно. Кроме того, сотрудники могут легко потерять печатную версию, и вы определенно хотите, чтобы все стороны имели к ней легкий доступ.

Connecteam — отмеченное наградами приложение для управления, разработанное специально для мобильных сотрудников, таких как удаленные команды и работники без рабочего стола.

Более 10 000 компаний из более чем 90 отраслей используют универсальное приложение Connecteam для управления обучением, чтобы создавать документы и политики и легко распространять их среди всех сотрудников, независимо от того, где они работают.

Вот лишь некоторые из преимуществ, которые дает Connecteam:

• Если сотруднику нужно просмотреть политику, он может просто обратиться к приложению, вместо того чтобы тратить время на беспорядочные бумажные документы.
• Сотрудники могут добавлять подпись и изображения в цифровую форму, чтобы гарантировать, что все охвачено.
• В Connecteam есть тайм-менеджмент (включая интеграцию QuickBooks Online и Gusto для плавного начисления заработной платы), командное общение и возможности центра знаний, отвечающие всем требованиям вашей компании.
• Это универсальное программное обеспечение для обучения сотрудников можно использовать бесплатно.

Connecteam предоставляет владельцам бизнеса и HR необходимые инструменты для оцифровки политики компании и ее обновления по мере необходимости без необходимости печати.

Научите своих сотрудников политике компании

Connecteam позволяет вам создать собственную базу знаний для всей команды, куда вы можете добавлять все политики вашей компании в режиме реального времени. Вы даже можете искать определенные политики по ключевому слову. Она доступна на собственном мобильном телефоне сотрудников, поэтому они имеют прямой доступ к политике в любое время (с момента ее обновления).

Избавьтесь от беспорядка и предоставьте сотрудникам специальные обучающие ресурсы. Назначьте несколько баз знаний разным отделам, а также несколько разделов с папками, подпапками, элементами и файлами.

Сообщите своей команде о политике вашей компании

Шаг к внедрению политики компании, который часто упускают из виду, — это эффективное доведение ее до ваших сотрудников. Недостаточно просто навязать политику сотрудникам компании. Вы должны четко передать ценность политики и то, почему всем сторонам важно следовать ей в первую очередь.

В то время как встречи, заметки и электронные письма являются действенными способами обновления сотрудников, программное обеспечение для вовлечения сотрудников может сделать общение более эффективным и действенным.

Connecteam также позволяет менеджерам отправлять простые, привлекательные обновления компании, которые могут быть интересны и понятны сотрудникам, используя изображения, видео и другие файлы. Кроме того, они могут видеть, кто из сотрудников читает обновление, и при необходимости могут легко следить за ними с помощью напоминаний или через чат 1:1.

Обновите политику вашей компании

Даже после того, как вы закончите писать, проверять и реализовывать ее, ваша политика все еще не закреплена на камне. Это должен быть живой, дышащий документ, который вы обновляете по ходу работы.

Это особенно актуально, когда правительства и штаты принимают новые законы, которые могут повлиять на вашу компанию. Например, если минимальная заработная плата в штате, в котором находится ваша компания, изменяется, вы можете включить в политику своей компании информацию о том, как компания будет реагировать на это в будущем. (И как только вы обновите политику в Connecteam, все ваши сотрудники получат самую последнюю актуальную версию.)

Часто задаваемые вопросы о политике компании

Что такое политика компании?

В общем, политика компании — это документ, который включает в себя инструкции о том, как правильно делать определенные вещи в вашем бизнесе.

Политика компании помогает формировать решения, которые владельцы бизнеса и сотрудники принимают ежедневно. Это может повлиять на многие аспекты жизни компании, такие как трудовая этика, корпоративная культура, поведение в офисе, здоровье и безопасность.

Каждой компании требуется свой собственный уникальный набор политик, зависящий от поставленных целей, как краткосрочных, так и долгосрочных, а также от ее всеобъемлющей миссии.

Какие примеры политик компании следует использовать моей компании?

Отрасль, в которой находится ваш бизнес, и потребности вашей компании будут определять, какую политику компании вам необходимо создать. И есть так много разных примеров политики компании. Хотя не все из них применимы к вашей конкретной компании, многие из следующих политик компании можно найти в большинстве компаний в той или иной форме:

• Политика безопасности на рабочем месте (на основе законов города/страны/штата/федерального законодательства)
• Поведение сотрудников (дресс-код, политика в отношении домогательств, правила техники безопасности, надлежащее поведение)
• Описание вакансии
• Кадровая политика (рабочее время, условия найма, государственная заработная плата, оклад/премии, отпуска/больничные/декретные, страховки/льготы, пенсионный план)
• Управление компанией (культура и ценности компании)
• Структура компании (таблица с указанием имени каждого сотрудника и отдела, в котором он работает)
• Политика равных возможностей/недискриминации (раса, пол, сексуальная ориентация, религия, культура)
• Правила посещаемости (расписания, отгулы, невыходы на работу)
• Политика в отношении злоупотребления психоактивными веществами (алкоголь, наркотики, табак)
• Дисциплинарная политика (плохая работа, проступки, нечестность)
• Технологическая политика (устройства, мобильные телефоны, электронная почта, интернет)
• Финансовая политика (различные виды компенсаций, пособий, выплаты задним числом, разрешение на расходы)
• Политика конфиденциальности
• Политика обслуживания клиентов

Стоит отметить, что этот список не включает все политики, которые используют компании. Но многие политики компании подпадают под вышеупомянутые примеры политики компании.

Итог по написанию политики компании

Как владелец бизнеса (или менеджер по персоналу), мы понимаем, могут ли вы быть перегружены всеми представленными шагами.

Хотя это может показаться слишком сложным, особенно если вы пишете свою самую первую политику компании, мы рекомендуем не торопиться и посмотреть, что работает для вас. В конечном счете, чем детальнее политика, тем безопаснее будут ваши сотрудники. Для создания лучших политик компании требуется время, опыт и рабочая сила.

Но если у вас есть политика вашей компании, ее внедрение может быть быстрым, простым и доступным. Использование цифрового решения, такого как Connecteam, позволяет менеджерам и сотрудникам легко получать доступ к вашим политикам.

Всего за пару кликов вы можете загрузить, прочитать и подписать все соответствующие документы. Кроме того, вы можете использовать это приложение для общения, чтобы инициировать диалог о политике, отправлять отзывы, чтобы улучшить ее, и отправлять напоминания, чтобы убедиться, что все прочитали и поняли ее.

Так что отложите ручки и бумагу и приступайте к оцифровке, потому что подготовка, написание и внедрение политики компании никогда не были такими простыми.

Приложение 1 # для реализации политики вашей компании

Открой для себя больше

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь