7 เหตุผลในการใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนคลาวด์

อนาคตของใบแจ้งหนี้กำลังมุ่งสู่ระบบอัตโนมัติและนวัตกรรม และวิธีดั้งเดิมที่ยุ่งยากในการจัดการกระบวนการชำระเงินกำลังถูกส่งไปที่ถังขยะ

การวิจัยตลาดของ Zion คาดการณ์ว่าตลาดการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทั่วโลกจะมีมูลค่าถึง 20,529 ล้านดอลลาร์ภายในปี 2569 โดยมีอัตราการเติบโตต่อปี 20.4% ในช่วงระหว่างปี 2562 ถึง 2569 การเพิ่มขึ้นนี้ส่วนใหญ่เกิดจากการรวมเอาเทคโนโลยีบนคลาวด์ของบริษัทต่างๆ ซึ่งช่วยลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และส่งเสริมการเติบโตของธุรกิจอย่างยั่งยืน

ขั้นตอนแรกสู่การยอมรับเส้นทางนี้สู่อนาคตคือการได้มาซึ่งซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์ที่เหมาะสมในตลาดสำหรับธุรกิจของคุณ ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้อย่างง่ายช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณสามารถดูแลลูกค้าได้มากขึ้นในช่วงเวลาที่สั้นลง โดยมีค่าใช้จ่ายน้อยลงซึ่งนำไปสู่รอบการชำระเงินที่เร็วขึ้น และนั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้น

ข้อดี 7 ข้อของซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้มีดังนี้

1. จัดการลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพด้วยซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนคลาวด์

เป้าหมายของทุกธุรกิจคือการมีบริการลูกค้าที่เป็นตัวเอก เมื่อพูดถึงการออกใบแจ้งหนี้ วิธีที่ดีในการรับประกันว่าผู้อุปถัมภ์ของคุณพึงพอใจคือการทำให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่หลุดพ้นจากวงจรโดยแจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับการประมาณราคา การประกาศบัญชี และรายงานต้นทุน และอื่นๆ คุณสามารถทำได้โดยขอความช่วยเหลือจากซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

นอกเหนือจากนี้ ข้อดีอย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์ก็คือการเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็วโดยไม่มีใครขัดขวาง ซึ่งทำให้คุณสามารถจัดหารายงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสำหรับลูกค้าของคุณ ความโปร่งใสเป็นปัจจัยสำคัญในการส่งเสริมความไว้วางใจ และแพลตฟอร์มที่เหมาะสมสามารถสร้างแรงบันดาลใจและผลักดันให้ลูกค้าพึ่งพาธุรกิจของคุณมากขึ้น ทั้งหมดนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับเงินเร็วขึ้น

2. อยู่เหนือการเงินของคุณโดยไม่ต้องพึ่งพาใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ

การจัดการกระแสเงินสดเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับเงินที่เข้าและออกจากองค์กรของคุณ หากเงินสดเข้ามากกว่าเงินสดที่จ่ายออกไป คุณสามารถพูดได้อย่างปลอดภัยว่ากิจการของคุณมีฐานะทางการเงินที่ดี

คุณสามารถกำหนดสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายด้วยซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เมื่อองค์กรวิเคราะห์กระแสเงินสด พวกเขาจะหารือเกี่ยวกับการดำเนินงาน การลงทุน และกิจกรรมทางการเงิน

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์สามารถตอกย้ำกระบวนการเก็บบันทึกของบริษัทของคุณด้วยการให้ข้อมูลตัวเลขที่แม่นยำและล่าสุดเกี่ยวกับกระแสเงินสดของคุณ คุณลักษณะนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้การจัดการเงินสดปราศจากความเครียดสำหรับผู้ใช้ เพื่อให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด: ประสบความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจและจัดหาสินค้าและบริการที่ดีที่สุดให้กับลูกค้า

3. การติดตามเวลาบนคลาวด์และการติดตามค่าใช้จ่าย

แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินที่เรียบง่ายทำมากกว่าการสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก นอกจากนี้ยังสามารถติดตามทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับรายการหรือบริการของคุณ อำนวยความสะดวกในการจัดการโครงการได้ง่ายขึ้น

ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดช่วยให้คุณจับตาดูเวลาที่คุณใช้ทำงานให้สำเร็จ ฟังก์ชั่นการติดตามเวลานั้นง่ายต่อการเข้าใจ: เมื่อผู้ใช้พร้อมที่จะเริ่มงานแล้ว ก็สามารถกดที่ตัวจับเวลาได้เลย เมื่อพวกเขาต้องการหยุดพัก พวกเขาสามารถหยุดได้ และหากพวกเขาไม่พอใจกับงาน พวกเขาสามารถเลือกที่จะเริ่มต้นใหม่ได้ เมื่องานเสร็จสิ้น พวกเขาสามารถเข้ารายการและฆ่าเวลาได้

ในแง่ของการแพร่ระบาดทั่วโลก คุณลักษณะนี้สามารถช่วยพนักงานแก้ปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานจากที่บ้านได้อย่างแน่นอน

เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่มีอัตราค่าบริการที่เรียกเก็บเงินได้ คุณสามารถใช้เวลาที่บันทึกไว้ในการเรียกเก็บเงินกับลูกค้าของคุณอย่างเป็นธรรม ซึ่งทำให้กระบวนการติดตามง่ายขึ้นและเพิ่มทั้งความโปร่งใสของลูกค้าและความไว้วางใจของลูกค้า

สำหรับค่าใช้จ่าย ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้อย่างง่ายสามารถตรวจสอบต้นทุนสำหรับบัญชีแยกประเภทของกิจการและแปลงต้นทุนเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าของคุณได้อย่างสะดวก

ด้วยแพลตฟอร์มที่เชื่อถือได้ คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลที่จำเป็นซึ่งเชื่อมโยงกับค่าใช้จ่ายผ่านการแนบเอกสารและจัดเรียงด้วยป้ายกำกับที่เหมาะสม คุณยังสามารถลดหย่อนภาษีเพื่อการเรียกเก็บเงินที่แม่นยำยิ่งขึ้น และเมื่อเรียกเก็บเงินแล้ว คุณสามารถจัดประเภทรายการที่เรียกเก็บเงินได้อย่างราบรื่นโดยไม่ต้องสร้างการประกาศที่ไม่จำเป็น

4. ติดตามข้อผูกพันในการเรียกเก็บเงิน

เพื่อไม่ให้พลาดการชำระเงินใดๆ คุณสามารถไว้วางใจซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์เพื่อติดตามธุรกรรมที่ยังไม่เสร็จโดยอัตโนมัติตามการตั้งค่าการเรียกเก็บเงินของคุณ

นอกจากนี้ยังสามารถส่งการเตือนการชำระเงินไปยังลูกค้าของคุณได้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลกับการชำระเงินล่าช้าหรือไล่ตามลูกค้าอีกต่อไป หากการชำระเงินล่าช้า แอปพลิเคชันของคุณสามารถกำหนดเวลาการแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติได้

นอกเหนือจากนี้ คุณยังสามารถใช้คุณสมบัติของแพลตฟอร์มของคุณเพื่อปรับปรุงกระแสเงินสดโดยการตรวจสอบวันที่ทำธุรกรรม โปรไฟล์ลูกค้า จำนวนเงินที่ถึงกำหนดชำระ จำนวนเงินที่ชำระ รวมถึงการชำระเงินบางส่วนและที่รอดำเนินการ

ข้อได้เปรียบที่สำคัญอย่างหนึ่งของการใช้เครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้คือความสามารถในการทำให้บางแง่มุมของกระบวนการเรียกเก็บเงินเป็นแบบอัตโนมัติ: คุณสามารถจัดการการเรียกเก็บเงินการสมัครรับข้อมูล (เรียกอีกอย่างว่าการเรียกเก็บเงินแบบเป็นงวด) และการชำระเงินตามกำหนดเวลาโดยใช้ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ เนื่องจากไม่มีกระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองหรือใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ จึงช่วยให้จัดการใบแจ้งหนี้แบบไม่จำกัดได้ง่ายขึ้นมาก

5. ดูแลพนักงานและสถานประกอบการด้วยการลงชื่อเข้าใช้ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินเพียงครั้งเดียว

การดูแลการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย ภาระงานหนักเช่นนี้ต้องการการทำงานเป็นทีม ซึ่งคุณสามารถอำนวยความสะดวกและส่งเสริมผ่านซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้อย่างง่าย

ข้อดีอย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคือความสามารถในการมอบหมายงานการเรียกเก็บเงินให้กับพนักงานได้อย่างรวดเร็วและสะดวก คุณไม่จำเป็นต้องเด้งจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่งหรือส่งอีเมลถึงสมาชิกในทีมแต่ละคนด้วยตนเอง ด้วยเครื่องมือของคุณ คุณยังสามารถกำหนดบทบาทที่สำคัญให้กับพนักงานของคุณ ซึ่งรับน้ำหนักกับระดับการเข้าถึงของพวกเขา คุณสามารถแต่งตั้งสมาชิกให้เป็นผู้ดูแลระบบ ผู้รับจ้าง และผู้จัดการ เพื่อให้การดำเนินงานของคุณมีลำดับชั้นที่มั่นคง

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กยังมุ่งสู่การทำงานร่วมกัน และทำให้แน่ใจว่างานจะปราศจากความเครียดสำหรับพนักงานของคุณ โซลูชันนี้ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันใบเรียกเก็บเงิน ใบแจ้งหนี้ และการคาดการณ์ต้นทุนให้กับพนักงานของคุณ และให้พื้นที่แก่คุณสำหรับการอภิปรายไฟล์ที่เกี่ยวข้องเหล่านี้

หากคุณเป็นกิจการขนาดเล็กที่มีสถานประกอบการหลายแห่ง ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์ที่ดีที่สุดสามารถจัดการการเงินขององค์กรของคุณได้ด้วยบัญชีเดียว ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องซื้อแพลตฟอร์มอื่นหรือสร้างโปรไฟล์ใหม่สำหรับความพยายามอื่นๆ

6. รองรับการชำระเงินออนไลน์และการทำธุรกรรมออฟไลน์

องค์กรและผู้บริโภคจำนวนมากมองหาตัวเลือกการชำระเงินแบบทันที เช่น บัตรเครดิตและบัตรเดบิต องค์กรที่เสนอวิธีการชำระเงินแบบต่างๆ จะได้รับการชำระเงินเร็วขึ้น ตามแนวโน้มของ Small Business

เพื่อให้เข้ากับเทรนด์นี้ คุณต้องซื้อซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ซึ่งช่วยให้คุณรับชำระเงินออนไลน์ โดยใช้เกตเวย์การชำระเงิน เช่น Paypal, Square และ Stripe เพื่อรองรับลูกค้าทั่วโลก

สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกบริการที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณ และคุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้ทันที คุณยังสามารถยอมรับและรวมเกตเวย์การชำระเงินหลายช่องทางเพื่อเพิ่มโอกาสในการชำระเงินได้ทันท่วงที

ผู้ค้าปลีกที่เจาะลึกโลกของการชำระเงินออนไลน์ก็ทราบดีว่าผู้บริโภคมีความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยทางออนไลน์อยู่เสมอ ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กได้รับการดูแลโดยใช้โปรโตคอลความปลอดภัยและมาตรการที่ทำงานในระดับเดียวกันกับธนาคารออนไลน์ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถรับประกันได้ว่าข้อมูลของคุณจะได้รับการปกป้องจากการสอดรู้สอดเห็นและหน่วยงานที่ไม่ต้องการ

สำหรับลูกค้าที่ต้องการหรือต้องการทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้นโดยไม่มีการแทรกแซงทางดิจิทัล ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดยังช่วยให้คุณได้รับเงินสดและการชำระเงินด้วยเช็ค ซึ่งคุณสามารถจัดทำเป็นเอกสารควบคู่ไปกับการชำระเงินออนไลน์ของคุณ

หากคุณใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ ให้ตัวเลือกการชำระเงินเป็นเรื่องง่าย เป็นโบนัสสำหรับประสบการณ์การซื้อของลูกค้า และสะดวกสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีแนวโน้มจะเจอปัญหากระแสเงินสดที่เกิดจากการชำระเงินล่าช้า

7. กำจัดการติดตั้งซอฟต์แวร์ด้วยซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้

สุดท้ายนี้ เนื่องจากซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์โฮสต์อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการของคุณ คุณจึงสามารถเข้าถึงแพลตฟอร์มออนไลน์ของคุณได้ทุกที่ทุกเวลา คุณยังสามารถข้ามขั้นตอนการติดตั้งซอฟต์แวร์ที่มาพร้อมกับโซลูชันภายในองค์กรได้อีกด้วย

สำหรับผู้บริโภค

แม้ว่าบริษัททั้งหมดจะมีผลิตภัณฑ์และวัตถุประสงค์ของตนเอง แต่พวกเขาก็รวมกันเป็นหนึ่งเดียวกัน นั่นคือ ลูกค้าที่จ่ายเงิน ลูกค้าของพวกเขาต้องการใบเรียกเก็บเงินและใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าที่ซื้อหรือบริการที่พวกเขาจ้าง ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมหากคุณต้องการมอบสิ่งที่ดีที่สุดให้กับผู้ซื้อของคุณจริงๆ คุณควรพิจารณาจัดเตรียมซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ให้กับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

หากคุณเพิ่งเริ่มต้นหรือยังไม่ได้ขยาย เราขอแนะนำให้คุณใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์อย่างง่าย เพราะนั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องการ