การประชุมทางธุรกิจ: 7 สิ่งที่คุณต้องหลีกเลี่ยง

การประชุมทางธุรกิจสามารถเต็มไปด้วย เราทุกคนเคยเข้าร่วมการประชุมที่เริ่มช้า พูดนอกเรื่อง ก่อให้เกิดการโต้เถียง และไม่ได้ข้อสรุปที่สมเหตุสมผล อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น การจัดการประชุมที่ดีคืองานศิลปะ และใครๆ ก็เรียนรู้ได้

ด้วยเหตุนี้ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงเจ็ดสิ่งที่คุณต้องหลีกเลี่ยงเพื่อจัดการประชุมที่ให้ผลลัพธ์เชิงบวกที่แท้จริง

มาแตกกัน!

1. การประชุมที่ไม่จำเป็น

เริ่มต้นด้วยสิ่งแรกที่ต้องพิจารณา ก่อนที่คุณจะเรียกประชุม ให้ตัดสินใจว่าคุณจำเป็นต้องจัดการประชุมจริงๆ หรือไม่ การมีการประชุมที่ไร้จุดหมายไม่ได้เป็นเพียงการเสียเวลาของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นการเสียเวลาของคนอื่นๆ ที่เข้าร่วมด้วย

Harvard Business Review มีบทความซึ่งรวมถึงโครงสร้างการตัดสินใจเล็กๆ น้อยๆ ที่สามารถนำมาใช้เพื่อช่วยในการพิจารณาว่าการประชุมเป็นทางเลือกที่เหมาะสมหรือไม่

นอกจากนี้ ต้องแน่ใจว่าคุณต้องการข้อมูลของผู้ที่คุณตั้งใจจะเชิญให้เข้าร่วมการประชุม หากคุณรู้สึกว่าต้องการคำติชมจากภายนอก ให้ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการและใครมีความรู้ที่คุณต้องการเพื่อความก้าวหน้า

อย่าเชิญคนที่ไม่จำเป็นเพียงเพื่อทำให้การประชุมใหญ่ขึ้นและดูมีความสำคัญมากขึ้น การเชิญเฉพาะผู้ที่สามารถช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า นอกจากนี้ยังช่วยให้คนอื่น ๆ ที่ไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมเพื่อทำงานต่อไป

2. รับส่วนบุคคล

การประชุมทางธุรกิจเป็นเพียงเรื่องของธุรกิจ ผู้ที่เข้าร่วมส่วนใหญ่จะชื่นชมการเตือนให้ทุกคนในตอนเริ่มต้นอยู่ในหัวข้อ

จำไว้ว่าถ้าคุณไม่รู้จักความเชื่อ ความชอบ และไม่ชอบของทุกคนที่เข้าร่วม การท่องไปในดินแดนที่ไม่รู้จักของเรื่องราวส่วนตัวนั้นอันตราย หากคุณต้องการการประชุมที่ได้ผลและเป็นบวก ให้ยึดประเด็นสำคัญ – และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทำเช่นกัน

การทำให้แน่ใจว่าคุณจะไม่หลงประเด็นนอกเรื่อง คุณอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าที่จะไม่มีใครทำแบบนั้น ตั้งมั่นในเรื่องนี้ และตัดเรื่องส่วนตัวออกอย่างรวดเร็วโดยเตือนผู้บรรยายให้มุ่งความสนใจไปที่หัวข้อการประชุม

3. เสียเวลา

การประชุมที่เริ่มช้าหรือดำเนินไปตามเวลาเป็นความหายนะของการดำรงอยู่ของผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ตัวเองสร้างความทุกข์ยากนี้ ให้ชัดเจนว่าการประชุมของคุณจะเริ่มตรงเวลา จากนั้นปฏิบัติตามคำสัญญา คุณยังทำให้รู้ว่าใครก็ตามที่มาสายเกินห้านาทีจะไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมโดยทันที

หากมีคนไม่ตอบกลับเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขากำลังเข้าร่วมการประชุมหรือไม่ คุณควรดำเนินการเชิงรุกและตรวจสอบตัวเองหรือมอบหมายให้บุคคลอื่นทราบ

กำหนดวาระที่คุณสามารถล้างได้ในเวลาที่คุณจัดสรรและปฏิบัติตามนั้น นอกจากนี้ แบ่งพาร์ติชันการประชุมเพื่อให้แต่ละจุดมีเวลาพอสมควร บอกทุกคนว่ามาตราส่วนเวลานี้คืออะไร และไปต่อเมื่อหมดเวลา

หากมีปัญหาที่แก้ไขไม่ได้จริงๆ ในเวลาที่อนุญาต ให้กำหนดเวลาติดตามผลกับผู้ที่สามารถจัดการปัญหาเหล่านั้นได้

4. ปีกมัน

การเตรียมการคือทุกสิ่งในการประชุมทางธุรกิจ การประชุมโดยไม่มีโครงสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเป็นปัญหาที่เชื้อเชิญ คุณจะพบว่าทุกคนนำเสนอหัวข้อเกี่ยวกับสัตว์เลี้ยงของตนเอง ไม่ว่าพวกเขาจะเกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณต้องการจะพูดคุยหรือไม่ก็ตาม และความคิดดีๆ ใดๆ ก็ตามอาจจมอยู่ในเสียงนั้น

ทำงานกับผู้เข้าร่วมล่วงหน้าเพื่อกำหนดหัวข้อการสนทนา จากนั้นสร้างและแจกจ่ายวาระการประชุมเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าการประชุมจะครอบคลุมถึงอะไร

หากคุณมีระเบียบวาระที่คุณสามารถแจกจ่ายก่อนการประชุมได้ คุณสามารถเตรียมการได้ และคนอื่นๆ ที่ครบกำหนดเข้าร่วมก็สามารถเช่นกัน จากนั้นคุณสามารถจัดการสนทนาก่อนการประชุมอย่างไม่เป็นทางการกับบุคคล และวางแผนสำหรับการตอบกลับโดยอิงจากคำติชมเบื้องต้นของพวกเขา

5. การเผชิญหน้า

การอภิปรายเพื่อสุขภาพเป็นสิ่งที่ดีในการประชุม แต่เป็นเรื่องง่ายสำหรับสิ่งที่จะหลุดมือ การประชุมมักเกี่ยวข้องกับคนที่มีบุคลิกที่แตกต่างกันมาก และการโต้เถียงอาจเกิดขึ้นได้ นี่อาจเป็นความตายสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผล ดังนั้นให้ทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดความขัดแย้งขึ้น

ถ้าใช้น้ำเสียงให้เกียรติ คนอื่นก็จะทำตาม ดังนั้นแม้ว่าใครจะโยนของเล่นทุกชิ้นออกจากรถเข็น ให้เป็นผู้ใหญ่ในการสนทนาและจัดการกับมันอย่างใจเย็นแต่มั่นคง

หากคุณรู้ว่าใครบางคนมีแนวโน้มที่จะก่อกวน พยายามพูดล่วงหน้าและสรุปพฤติกรรมที่คุณคาดหวัง ในการประชุมเอง ให้กำหนดระยะเวลาสำหรับการบริจาคของแต่ละบุคคล ดังนั้นหากมีใครเดินเข้ามาหาข้อข้องใจที่คุณโปรดปราน คุณสามารถจัดการกับมันได้ทันที

พยายามสร้างฉันทามติโดยใช้คำนามกลุ่ม เช่น 'เรา' และ 'ของเรา' และเน้นย้ำความท้าทายหรือชัยชนะร่วมกัน ควบคุม – อย่าใช้การประชุมเพื่อกล่าวโทษ และอย่าทนต่อการโจมตีส่วนบุคคล ยิ่งน้ำเสียงของคุณเป็นกลางมากเท่าไร คุณก็จะยิ่งใช้อำนาจกับผู้อื่นน้อยลงเพื่อระบายความคิดเห็นส่วนตัว

6. การเลิกรา

บ่อยครั้งคุณจะพบคนหนึ่งหรือสองคนที่ออกจากการประชุมและเริ่มสนทนากันเอง นี่เป็นการก่อกวนอย่างมากและจำเป็นต้องได้รับการจัดการ

ถ้าจำเป็น ให้หยุดการประชุมเพื่อเพ่งความสนใจไปที่การพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ของพวกเขา ซึ่งควรได้รับความสนใจจากพวกเขา เมื่อคุณเข้าใจแล้ว ให้ขอความคิดเห็นจากพวกเขาในการอภิปรายหลัก และกลับมาหาพวกเขาเป็นระยะๆ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่พลาดการติดตามอีก

ขอให้ผู้คนปิดโทรศัพท์ของพวกเขา เว้นแต่จะมีสถานการณ์ความเป็นหรือความตาย หรือคู่ของพวกเขากำลังจะคลอดบุตร การไม่มีโทรศัพท์เป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้นก็ไม่ใช่ความหายนะ ถ้าทุกคนในโต๊ะนั่งดูอีเมลตลอดเวลา จะทำให้ไขว้เขวมากเกินไปสำหรับการประชุมส่วนใหญ่

7. ไม่ติดตาม

การประชุมหลายครั้งจบลงอย่างรวดเร็ว และเมื่อการประชุมจบลง ผู้คนแทบจะไม่ฉลาดไปกว่าตอนที่พวกเขาเข้ามาในห้อง นี่เป็นความอัปยศอย่างยิ่ง เพราะหากคุณคิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับความจำเป็นในการประชุมและสิ่งที่คุณต้องการอภิปราย คุณก็จะหวังว่าจะได้รับผลลัพธ์ที่นำไปใช้ได้จริง

เพื่อให้บรรลุผลเหล่านี้ คุณต้องสร้างชุดของจุด 'นำกลับบ้าน' ซึ่งเป็นรายการการดำเนินการที่ตกลงกันไว้ระหว่างการสนทนา รวมถึงรายละเอียดว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าปัญหาเฉพาะได้รับการแก้ไขแล้วหรือบรรลุผลสำเร็จ

สุดท้าย ให้จดบันทึกในระหว่างการประชุม ทุกประเด็นในระเบียบวาระควรได้ข้อสรุป – และคุณควรจดบันทึกไว้ในขณะที่คุณมีข้อมูลและข้อตกลงของผู้ที่เข้าร่วม

หลังการประชุม ให้เขียนรายงานหลังเหตุการณ์โดยระบุการกระทำเหล่านี้และเจ้าของ และแจกจ่ายให้กับทุกคนที่เข้าร่วม จากนั้นคุณสามารถใช้เป็นรายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าแผนของคุณเป็นไปตามกำหนดเวลา

บทสรุป

การจัดการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเป็นเครื่องมือสำคัญในการดำเนินธุรกิจ แต่การทำผิดพลาดทำได้ง่ายมาก เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมที่ดี คุณควร:

1. วิเคราะห์ว่าคุณต้องการการประชุมจริงๆ หรือไม่
2. หลีกเลี่ยงปัญหาส่วนตัว
3. หลีกเลี่ยงการจัดการเวลาที่ไม่ถูกต้อง
4. เตรียมตัวให้ดีก่อน
5. หลีกเลี่ยงการเผชิญหน้า
6. ส่งเสริมการมีส่วนร่วม
7. อย่าลืมสรุปการประชุม

คุณมีความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในการประชุมหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!