4 เคล็ดลับการบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การบัญชีเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจโดยไม่คำนึงถึงขนาด น่าเสียดายที่การเริ่มต้นอาจซับซ้อนและไม่สามารถผ่านเข้าไปได้ แม้แต่เจ้าของธุรกิจที่มีประสบการณ์ เนื่องจากการเก็บหนังสือและบันทึกของคุณให้เป็นระเบียบเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ไม่ใช่เรื่องที่คุณต้องการทำผิดพลาด

ข่าวดีก็คือมันไม่เลวร้ายอย่างที่คิด กุญแจสำคัญคือการรู้พื้นฐานที่คุณต้องพิจารณา ซึ่ง ณ จุดนี้คุณควรจะสามารถก้าวไปข้างหน้าได้หนึ่งก้าว มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้กระบวนการบัญชีราบรื่นยิ่งขึ้น

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีปรับปรุงการบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ ซึ่งจะรวมถึงการสำรวจความสำคัญของการเก็บบันทึกที่ถูกต้อง รับรองว่าคุณจะไม่สูญเสียการชำระเงิน และเหตุใดซอฟต์แวร์บัญชีเฉพาะจึงสามารถช่วยได้ มาเริ่มกันเลย!

1. รักษาบันทึกที่ถูกต้องเสมอ

เหนือสิ่งอื่นใด การจัดระบบถือเป็นส่วนสำคัญที่สุดของการบัญชี อาจฟังดูชัดเจน แต่ก็คุ้มค่าที่จะเตือนตัวเองถึงความจริงง่ายๆ นี้ เพราะการไม่เก็บบันทึกที่ถูกต้องจะทำให้เกิดอาการปวดหัวอย่างมาก

ก่อนอื่น การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดตามธุรกรรมทั้งหมดของคุณ จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการตรวจสอบของ IRS และจะเป็นประโยชน์อย่างมากในการจัดทำงบการเงิน ด้วยการติดตามเงินที่เข้าและออกจากธุรกิจของคุณ คุณจะสามารถตรวจสอบความคืบหน้าและช่วยให้คุณคาดการณ์ได้แม่นยำยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ระบุสถานที่ที่คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจหรือลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นได้ง่ายขึ้น

นี่เป็นเพียงการเกาพื้นผิวว่าเหตุใดการบันทึกที่ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก โชคดีที่การรักษาบันทึกที่ดีไม่จำเป็นต้องยากเกินไป ตราบใดที่คุณติดตามทุกธุรกรรมและเก็บใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินของคุณไว้ในที่เดียว คุณจะอยู่ในสถานะที่ดี

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับเงินตรงเวลา

นี่เป็นอีกประเด็นหนึ่งที่อาจฟังดูเกือบจะดูถูกเหยียดหยาม แต่คุณอาจแปลกใจที่รู้ว่ามีธุรกิจขนาดเล็กกี่รายที่ทำผิดพลาดนี้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจลืมติดตามลูกหนี้ที่มีอายุมากอย่างถูกต้อง หรือหลีกเลี่ยงการทำเนื่องจากคุณไม่ต้องการสร้างความยุ่งยากกับลูกค้าที่อาจมีความสำคัญ

อย่างไรก็ตามเห็นได้ชัดว่าไม่สามารถใช้งานได้ หากคุณทำงานเสร็จแล้ว คุณต้องได้รับเงิน และไม่มีอะไรน่าละอายหรือไม่เป็นมืออาชีพในการยืนหยัดในประเด็นนี้ อาจส่งผลเสียร้ายแรงต่อธุรกิจของคุณหากคุณปล่อยให้ใบแจ้งหนี้ค้างชำระจำนวนมาก เนื่องจากคุณทำงานได้ฟรีอย่างมีประสิทธิภาพและไม่มีความมั่นคงทางเศรษฐกิจ

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณควรตั้งค่าระบบเพื่อติดตามลูกหนี้ที่มีอายุมาก หากคุณยังไม่ได้รับเงินหลังจากระยะเวลาหนึ่ง ให้ไล่ตามลูกค้าที่เป็นปัญหา กรอบเวลาที่ดีคือ 14 วันหลังจากส่งใบแจ้งหนี้ เนื่องจากน่าจะมีเวลาเพียงพอสำหรับพวกเขาที่จะชำระเงิน

เมื่อคุณติดต่อกับพวกเขา จงเข้มแข็งแต่มีความเป็นมืออาชีพ ไม่มีอะไรได้มาจากการก้าวร้าวหรือกล่าวหา แม้ว่าพวกเขาจะเริ่มทำตัวไม่เป็นมืออาชีพก็ตาม หากสิ่งนี้ทำให้เกิดการเสียดสี ควรพิจารณาว่าลูกค้าควรค่าแก่การรักษาในระยะยาวหรือไม่ เมื่อพวกเขาได้จ่ายเงินให้คุณจริงแล้ว

3. คำนวณกำไรเป้าหมายขั้นต่ำ

ในขณะที่การเก็บบันทึกที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญมาก ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การวิเคราะห์ข้อมูลที่พวกเขาให้มาและนำไปใช้จริงนั้นแทบจะมีความสำคัญพอๆ กัน เมื่อพิจารณาจากจำนวนเงินที่ธุรกิจของคุณรับเข้าและใช้จ่ายไปแล้ว คุณควรจะสามารถคำนวณกำไรเป้าหมายขั้นต่ำที่คุณต้องได้รับทุกเดือน

การทำเช่นนี้มีประโยชน์มากมาย ทั้งสำหรับธุรกิจของคุณโดยรวมและบัญชีของคุณ โดยธรรมชาติแล้ว จะช่วยให้คุณติดตามได้อย่างง่ายดายว่าคุณต้องมีรายได้เท่าไรเป็นประจำ เพื่อให้ทราบว่าธุรกิจของคุณทำได้ดีเพียงใดในแต่ละเดือน อย่างไรก็ตาม ยังอาจสร้างความสับสนให้กับตัวเลขและทำให้ง่ายต่อการรวบรวมในลักษณะที่เหมาะสม

วิธีที่ง่ายที่สุดในการบรรลุผลกำไรเป้าหมายขั้นต่ำคือการพิจารณาต้นทุนขาออกทั้งหมดของคุณ รวมถึงต้นทุนในการผลิตสินค้าหรือบริการที่คุณให้ ตลอดจนค่าโสหุ้ยทางธุรกิจทั่วไปของคุณ จากนั้นลบสิ่งนี้ออกจากรายได้ทั้งหมดของคุณสำหรับเดือนนั้น

โดยปกติ ตัวเลขนี้มักจะผันผวน ซึ่งเป็นเหตุว่าทำไมการบันทึกที่ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ วิธีนี้จะช่วยให้คุณคำนวณตัวเลขเฉลี่ยที่คุณสามารถตั้งเป็นเป้าหมายขั้นต่ำได้

4. ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเฉพาะ

จนกระทั่งเมื่อไม่นานนี้ การทำบัญชีและการทำบัญชีของคุณเองเป็นงานที่ยากพอสมควร เนื่องจากต้องมีการติดตามใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม ด้วยการถือกำเนิดของซอฟต์แวร์การบัญชี กระบวนการนี้จึงง่ายขึ้นมาก

ซอฟต์แวร์บัญชีโดยทั่วไปจะขจัดส่วนที่ยากและใช้เวลานานที่สุดในการเป็นผู้ทำบัญชีของคุณเอง นอกจากนี้ยังช่วยจัดเก็บใบแจ้งหนี้ ใบเรียกเก็บเงิน ประมาณการ และใบเสร็จทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว ดังนั้นคุณจึงมีโอกาสน้อยที่จะสูญเสียการติดตามธุรกรรมใด ๆ หรือลืมติดตามลูกหนี้ที่มีอายุมาก

เมื่อใช้แอปพลิเคชันอย่าง Hiveage คุณสามารถสร้าง จัดการ และติดตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณได้ นอกจากนี้ยังทำให้ง่ายต่อการติดตามการเงินของธุรกิจของคุณ และช่วยให้คุณจัดเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียวกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างค่าประมาณและส่งให้กับลูกค้าได้ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนค่าประมาณเดียวกันเป็นใบแจ้งหนี้ได้ ซึ่งขจัดความยุ่งยากส่วนใหญ่ออกจากกระบวนการ

บทสรุป

สำหรับหลาย ๆ คน ความคิดในการทำบัญชีของคุณเองอาจดูน่ากลัวอย่างไม่น่าเชื่อ อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องยากอย่างที่คิด มีข้อควรพิจารณาที่สำคัญหลายประการและคำแนะนำที่เป็นประโยชน์หลายประการที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้ประสบการณ์ของคุณง่ายขึ้นในระยะยาว

ในบทความนี้ เราได้พูดถึงวิธีการบางอย่างที่คุณสามารถปรับปรุงการบัญชีของธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้ เช่น:

1. รักษาบันทึกที่ถูกต้องเสมอ
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับเงินตรงเวลา
3. คำนวณกำไรเป้าหมายขั้นต่ำ
4. ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเฉพาะ

คุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับการบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!